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秘書(shū)怎么跟領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)
“四帶”
主要是帶要點(diǎn)、帶耳朵、帶眼睛、帶筆記本。
“帶要點(diǎn)”就是跟領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)之前首先思考一下跟領(lǐng)導(dǎo)講幾件事情，每件事情有哪些關(guān)鍵要點(diǎn)，哪些是難點(diǎn)所在，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心哪些事項(xiàng)，需要領(lǐng)導(dǎo)決定什么內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)可能還要問(wèn)哪些事項(xiàng)，提前把這些要點(diǎn)寫(xiě)到本子上，不寫(xiě)到本子上起碼也要有腹稿，把這些事想明白后就可找領(lǐng)導(dǎo)談事情了。講話(huà)要點(diǎn)沒(méi)搞清楚就不能冒然找領(lǐng)導(dǎo)，找了就很有可能匯報(bào)不清楚，匯報(bào)不清楚不如晚匯報(bào)或者寧可不匯報(bào)。
“帶耳朵”就是在跟領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)時(shí)要認(rèn)真、準(zhǔn)確聆聽(tīng)領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)，精準(zhǔn)捕捉領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)要點(diǎn)和把握領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，聽(tīng)不清楚或者有歧義的要當(dāng)面跟領(lǐng)導(dǎo)詢(xún)問(wèn)清楚，領(lǐng)導(dǎo)講過(guò)的話(huà)還要入耳入心，不能這個(gè)耳朵進(jìn)去、那個(gè)耳朵出來(lái)。實(shí)踐中不帶耳朵跟領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)的大有人在，領(lǐng)導(dǎo)講過(guò)幾天就忘得不知道哪里去了，時(shí)間一長(zhǎng)就讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你產(chǎn)生丟三落四的不良印象。
“帶眼睛”就是跟領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)時(shí)不但要帶耳朵認(rèn)真聆聽(tīng)，而且還要善于察言觀色。察言觀色主要包括以下內(nèi)容：
注意觀察領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你匯報(bào)內(nèi)容的興趣程度及反應(yīng)情況，如果不感興趣就及時(shí)調(diào)整匯報(bào)重點(diǎn)及表達(dá)方式，迅速考慮重新調(diào)整或壓縮匯報(bào)內(nèi)容，或者干脆適可而止；
注意觀察領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你匯報(bào)內(nèi)容的態(tài)度，主要是爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你匯報(bào)內(nèi)容要有明確指示或者意見(jiàn)，但要把握好在領(lǐng)導(dǎo)分管工作及職責(zé)范圍之內(nèi)；
注意觀察領(lǐng)導(dǎo)情緒，如果領(lǐng)導(dǎo)手頭繁忙、心情不佳、注意力不集中或者即將離開(kāi)辦公室的話(huà)，就要迅速打�。�
注意觀察領(lǐng)導(dǎo)辦公室是否需要清理垃圾或者整理、飲水杯是否需要續(xù)水，是否有其他需要你做或者你能做也應(yīng)該做的活，實(shí)際上就是眼里有活。
秘書(shū)呆頭呆腦本質(zhì)上就是呆在眼睛�，F(xiàn)實(shí)中跟領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)不帶眼睛的也大有人在，領(lǐng)導(dǎo)忙得不可開(kāi)交還盯著匯報(bào)不停，在領(lǐng)導(dǎo)流露不悅時(shí)還不知進(jìn)退；甚至看到辦公室紙簍里堆成小山了還視而不見(jiàn)。這些都是不帶眼睛的具體表現(xiàn)。
“帶筆記本”就是跟領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)手里一定要有筆記本。不論是領(lǐng)導(dǎo)還是秘書(shū)，一般工作交流時(shí)都應(yīng)該做些筆記，特別是事關(guān)重大的事項(xiàng)。從秘書(shū)角度來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)交辦了哪些事項(xiàng)要逐一記錄在案，以備做好落實(shí)，同時(shí)防止疏漏誤事。從領(lǐng)導(dǎo)角度來(lái)說(shuō)，什么時(shí)間交代了哪些事項(xiàng)，有個(gè)記錄也可備查。秘書(shū)要養(yǎng)成隨身攜帶筆記本習(xí)慣，以備第一時(shí)間將領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)記錄下來(lái)，千萬(wàn)不能過(guò)分依賴(lài)記性好，再好記性事情多了也有疏漏；對(duì)于重要事項(xiàng)，記下來(lái)如還不十分肯定，就要及時(shí)跟領(lǐng)導(dǎo)再請(qǐng)示確認(rèn)，以防誤差。
“三不”
主要是不插話(huà)、不搶話(huà)、不廢話(huà)。
“不插話(huà)”就是領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)時(shí)不要插話(huà)。任何人都不喜歡講話(huà)時(shí)別人插話(huà)打斷自己思路，同時(shí)也認(rèn)為下級(jí)隨便插話(huà)本身還是不尊重自己的表現(xiàn)。秘書(shū)跟領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)一定要等領(lǐng)導(dǎo)講完讓你講再講話(huà)，哪怕你要講的內(nèi)容非常正確，也要等領(lǐng)導(dǎo)講完后再以恰當(dāng)方式講話(huà)。實(shí)際上，不插話(huà)對(duì)所有人都同樣適用。任何人在社會(huì)交往過(guò)程中都要自覺(jué)尊重講話(huà)禮儀，在別人講話(huà)時(shí)不要隨意插話(huà)，如果實(shí)在需要插話(huà)，也要征得講話(huà)人同意后才可插話(huà)，否則非常不禮貌。
“不搶話(huà)”就是不該講話(huà)時(shí)不要搶著講話(huà)，或者說(shuō)是跟領(lǐng)導(dǎo)搶話(huà)說(shuō)，一定要等領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)結(jié)束后才能接著講話(huà)，務(wù)必注意什么時(shí)候該說(shuō)，什么時(shí)候不該說(shuō)，不該說(shuō)時(shí)要做到沉默是金，領(lǐng)導(dǎo)讓你說(shuō)話(huà)你再說(shuō)話(huà)，沒(méi)輪到你講話(huà)就要規(guī)規(guī)矩矩把耳朵豎起來(lái)好好聆聽(tīng)即可。同樣道理，秘書(shū)參加各類(lèi)會(huì)議或者討論場(chǎng)合時(shí)同樣要堅(jiān)持不搶話(huà)，任何時(shí)候搶話(huà)了都會(huì)被人家視為不禮貌，還有可能影響領(lǐng)導(dǎo)形象。秘書(shū)一點(diǎn)點(diǎn)不慎重行為，到了人家嘴里就變成“某某領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)一開(kāi)會(huì)就喜歡搶話(huà)”。不問(wèn)在什么單位工作，秘書(shū)都應(yīng)將不搶話(huà)作為跟領(lǐng)導(dǎo)、同事溝通交流的基本準(zhǔn)則。
“不廢話(huà)”就是跟領(lǐng)導(dǎo)不講無(wú)用或者多余的話(huà)。秘書(shū)跟領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)工作，該請(qǐng)示哪些事項(xiàng)，該匯報(bào)什么內(nèi)容，事先需要思考清楚，講話(huà)要求直奔主題、重點(diǎn)突出、簡(jiǎn)潔明了、條理清晰，不能連湯帶水、絮絮叨叨、沒(méi)完沒(méi)了、東拉西扯，跟匯報(bào)事項(xiàng)沒(méi)有關(guān)系的半個(gè)字不說(shuō)；拿不準(zhǔn)的寧可不講或者少講，也不要打腫臉充胖子越說(shuō)越亂。
總的來(lái)說(shuō)，不論在什么單位，秘書(shū)跟領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)都是一件勞心費(fèi)神的事情，需要注意時(shí)間、地點(diǎn)、環(huán)境、場(chǎng)合、詳略，同時(shí)把握好尺度及火候；認(rèn)真觀察和掌握領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)風(fēng)格及個(gè)性特征，及時(shí)調(diào)整跟領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)方式方法，力求適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)，并爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)適應(yīng)自己。
跟領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)后回到辦公室第一件事情就是好好消化吸收講話(huà)要點(diǎn)，針對(duì)講話(huà)要點(diǎn)做好針對(duì)性工作安排或者貫徹落實(shí)工作，并在合適時(shí)間報(bào)告落實(shí)情況，千萬(wàn)不能領(lǐng)導(dǎo)講完你也擱置了。
另外，秘書(shū)在跟領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)過(guò)程中還要禁得住“三問(wèn)”，就是要熟悉情況及前因后果，在領(lǐng)導(dǎo)詢(xún)問(wèn)相關(guān)事項(xiàng)時(shí)能夠及時(shí)應(yīng)答，防止情況不清楚被問(wèn)個(gè)手足無(wú)措。在提升講話(huà)水平方面，筆者不建議大家去看專(zhuān)家意見(jiàn)，講話(huà)功夫確實(shí)是“紙上得來(lái)終覺(jué)淺、須知此事要躬行”，只有在實(shí)踐中用心觀察揣摩與調(diào)整改進(jìn)才能講得妥貼恰當(dāng)。
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