淺談如何做好機關辦公室工作

    隨著公司機關機構改革的不斷深入,公司機關中除個別部門設有單獨的辦公室外,其它絕大多數(shù)單位都沒有單獨設立的辦公室。沒有了辦公室的設置但并不是說沒有了辦公室的工作了。相反對辦公室的工作提出了更多、更新、更高的要求，如何搞好辦公室的工作，作為一個從事辦公室工作不久的新手，筆者提出一點個人看法，以期拋磚引玉，為共同搞好辦公室的工作,為公司的改革發(fā)展提供服務、為基層單位提供服務。
   　　一、要想做好辦公室工作，就要仔細研究辦公室的各項職能
   　　辦公室是一個部門不可缺少的重要部門，之所以重要是因為辦公室具有管理服務、綜合協(xié)調、監(jiān)督指導、參謀咨詢等多項職能。這些職能發(fā)揮得好壞，對部門的全局工作有著直接的、重要的影響。
   　　管理服務職能是辦公室工作的重要組成部分。其內容主要包括以下幾個方面：一是公文管理，即辦公室負責公文的收發(fā)、傳遞、催辦等各個環(huán)節(jié)的具體事宜；二是事務管理，如會議的安排，會場的布置，接待上級和兄弟單位的來人；辦公室的值班、保衛(wèi)、通訊聯(lián)系，單位的辦公環(huán)境管理等；三是信息處理，即利用計算機網(wǎng)絡等各種現(xiàn)代化手段，為辦公自動化服務；四是搞好服務，即為保證部門的中心工作而提供全方位的物質和精神兩方面的服務。
   　　綜合協(xié)調職能有如下內容，一是統(tǒng)一步調，切實保證領導班子的正確決策能夠認真貫徹落實；二是化解矛盾，即在單位局部利益發(fā)生沖突及局部利益與全局利益發(fā)生沖突時，進行協(xié)調，進而化解矛盾；三是合理安排，協(xié)助領導班子安排好決策實施過程中的人和事，將矛盾解決在萌芽之中。
   　　監(jiān)督指導職能是指對工作人員的檢查、考核、督促和指導，其目的是使他們迅速、準確、有效地完成決策目標，其主要內容：一是監(jiān)測工作進度，檢查工作質量；二是督辦；三是排憂解難；四是通過傳達、制訂有關方針政策及做出解釋進行指導。
   　　參謀咨詢職能辦公室要發(fā)揮參謀作用，積極出謀獻策，這是領導決策民主化、科學化的迫切需要，也是新時期賦予辦公室的一項重要任務。參謀咨詢工作主要包括以下內容：一是通過各種現(xiàn)代化手段為領導決策搜集提供各種信息；二是協(xié)助決策，發(fā)揮參謀、助手作用。
   　　研究辦公室的職能內容，對于我們明確辦公室的職責和權力，做好辦公室工作有著十分重要的意義。
   　　根據(jù)辦公室職能的要求，辦公室應有一批政治素質與業(yè)務素質都過硬的隊伍。辦公室人員要不斷學習，提高自身素質，這樣才能適應辦公室工作的需要。
   　　二、如何做好辦公室的工作
   　　我認為，要做好辦公室工作，應做到“一實”、“一快”、“一博”、“兩勤”、“三心”。
   　　“一實”、即求實。辦公室工作，無論是辦文，還是辦事，都要從實際出發(fā)，實事求是，對癥下藥。就是工作人員作風要踏實，不弄虛作假，不可無中生有，不能搞形式主義，不做表面文章，自覺實事求是。
   　　“一快”，即辦事要快捷，好中求快，快中求好，努力提高工作效率。辦事拖拉，作風疲沓，時間觀念不強，是影響工作效率的主要因素。辦公室的工作人員必須牢固樹立時間觀念、效率觀念，增強只爭朝夕的緊迫感和責任感。切實做到當日事當日畢，急事急辦，特事特辦，及時完成領導交辦的工作。
   　　“一博”，即博學。辦公室工作千頭萬緒，涉及面廣，標準高，要求嚴，這就需要辦公室人員必須具備廣博的綜合性知識和社會常識。要做到這一點，沒有捷徑可走，必須勤學苦練，博采眾長，使自己成為“雜家”，成為復合型人才。只有知識積累多了，知識面寬了，理論功底厚了，才能提高“謀”的層次和質量。　
   　　“兩勤”，即腿勤、口勤。辦公室人員應經(jīng)常到各部門走走，遇事多問問，有用的資料多記記，別人的意見多聽聽，做到心中有數(shù)，這樣做起工作來才能得心應手�！　�
   　　“三心”，即耐心、專心、細心。服務是辦公室的一項重要工作，做服務工作一定要耐心，要有禮貌，熱情周到，不擺架子，盡量讓人滿意。做工作時要專心，不能三心二意，要仔細研究，能夠深入進去。平時工作中還要細心，多觀察，多思考，自覺找工作中的漏洞和不足，以不斷改進。
   　　三、處理好關系到辦公室工作的“四個關系”
   　　一是處理好“�！迸c“博”的關系，既要成為辦公室自身業(yè)務的行家，又要了解各類知識，做到博學多藝。
   　　公司機關機構改革后多數(shù)單位實行的是黨政辦公室。這種情況下辦公室的“專”，是說自身業(yè)務，諸如在公文寫作、黨政事務、文檔統(tǒng)計等方面應是相對的專家，應在本單位起主導和咨詢中心的作用。說“博”，是指在與企業(yè)事務有關的其它方面的知識，諸如預算管理、人力資源管理與開發(fā)、醫(yī)改、房改，乃至企業(yè)所在地的人文地理、政策環(huán)境等，也必須涉足其中，不能當門外漢。某種意義上說，辦公室人員的“博”本身就相當于職能部門的“專”。這樣，才能達到辦公室工作不僅僅是秘書功能，而且是拳打腳踢的全能。
   　　二是處理好“動”與“靜”的關系，既要在忙忙碌碌中憑借自身能力、素質做好每一件事，更要注意事后的反思。
   　　誰都知道辦公室事務性工作多，其實就是每天在辦事、辦會、辦文中度過。這“三辦”使辦公室在“動”中忙碌不堪。但事情都是人辦的，辦公室人員的素質是工作質量的第一要素。工作成效如何，往往是為人處事能力的真實寫照。古人講的“先做人后做事”就是這個道理。我們雖然做不到孔子所言的“吾日三省吾身”的要求，但也要學會在“動”中干事，在“靜”中總結提高，使自己的知識、技能、性格、能力、品格素質適應辦公室工作要求。學會做人，做事就可能事半功倍，有時甚至達到“四兩撥千斤”的效果；反之，事倍功半，吃力不討好，還可能招來非議。
   　　三是處理好“虛”與“實”的關系，既要虛事實做，又要從實事中抽象理性的東西。
   　　作為黨政合署辦公的辦事機構，承擔黨務、紀檢、精神文明建設、工會、指導群眾組織開展有關活動等工作。有些事看起來很虛，但將虛事做實，就容易贏得黨員和職工的理解、支持、參與。如近些年開展的職工體檢、工會、團委系統(tǒng)開展的活動等。作為企業(yè)行政辦事機構，面對企業(yè)管理上的實事要學會從中抽象出規(guī)律性的東西。如實紀錄過去不是辦公室的主要工作，而要達到一種“重要的不是事實，重要的是對事實的理解，是如何對新的事實作新的理解�！钡妮^高境界。
   　　四是處理好“忙”與“閑”的關系，既要忙而不亂，又要在相對輕松時注意平峰填谷。俗話說文武之道，一張一弛。忙與閑都是相對的，辦公室工作不應總是顯得忙，像是一條沒有彈性的直線，而應是一條有張弛有度的曲線。一是要加強工作的預見性，每年的工作會、職代會的材料可以預知的，其它工作盡量避免和可以預見的工作撞車。平時多觀察、多積累，有事就不用臨時抱佛腳。二是要分清主次，要以主要精力、干好最重要的工作，用放松大腦時間處理大量的一般性事務性工作。
   　　四、如何使辦公室工作更上一個臺階
   　　作為一個綜合辦事機構，辦公室主要負責公司的上傳下達、綜合協(xié)調、內外溝通、內部行政管理等事項，是服務領導、服務基層的窗口，是部門能否有效開展各項工作的關鍵，從事辦公室工作責任重大。我認為有兩點特別重要。
   　　第一、銳意進取，不斷加強自身學習，提高業(yè)務能力。
   　　辦公室人員是部門領導的左膀右臂，直接影響到領導的工作效率。不僅工作態(tài)度要好，善于處理各方面的關系，而且自身的能力、水平要高。要做一名優(yōu)秀辦公室管理人員，首先要發(fā)揮主動性和積極性，不要像個鬧鐘，扭一下，轉一下，有問題要自己尋求答案；其次要有較強的組織和表達能力，多思考，說話、做事要有分寸，又要有水平；最后要有耐心。辦公室工作很繁雜，有時好比是七個壺七個蓋，你要同時保證每個茶壺上都有一個蓋。比爾.蓋茨說過，“辦公室人員要能勝任公司的各種復雜的工作而不厭其煩”。因此，必須不斷學習，提高自身的業(yè)務素質。
   　　第二、堅持不斷創(chuàng)新，逐步完善工作機制，反對因循守舊。
   　　創(chuàng)新是辦公室工作的持久動力。辦公室工作要善于找到和找準全局工作的突破口，在創(chuàng)新上下功夫。辦公室工作包羅萬象，消防長安工程、治安管理、部門方針目標、勞資、人事的、教育培訓、規(guī)章制度制定和執(zhí)行等等，制高和創(chuàng)新點很多，關鍵是要不斷解放思想，勤于思考，勇于實踐。
   　　一是思維觀念要創(chuàng)新。思想是行動的總開關。思想保守，觀念守舊，辦事過于謹小慎微，那么講創(chuàng)新，也就只會是空口號；想有為，也不可能有大作為。所以必須解放思想，只要是符合“三個代表”的要求，只要能更好地促進辦公室工作，就要敢于突破陳規(guī)，破除一些不適合形勢發(fā)展的舊框框，放開手腳去干。
   　　二是制度建設要創(chuàng)新。沒有規(guī)矩，不成方圓。有了制度必須執(zhí)行，一令既出，雷打不動。唯有如此，制度才有權威，人們的工作、言行才有約束。制度是人定的，隨著形勢的發(fā)展，也應不斷健全完善和創(chuàng)新，絕不可能一成不變。在制度建設創(chuàng)新中，特別應當高度重視激勵約束機制的創(chuàng)新和落實。有功不獎，或獎而不當，就會挫傷人的積極性，自我松懈；有過不罰，或罰而不準，就會使人產生惰性，無所顧忌。如此一來，雖有重律
   　　，僅同空文。所以，制度建設要創(chuàng)新，更要重視創(chuàng)新后的落實。評價制度創(chuàng)新的標準不在于制定得多么細，多么具體，而在于是否緊扣工作需要，堵塞管理上的漏洞，是否真的達到了按章辦事、獎勤罰懶的效果。
   　　三是服務方式要創(chuàng)新。辦公室是一個純服務部門，不能只滿足于日常的服務，服務方式也必須創(chuàng)新。要多考慮如何更好地創(chuàng)新管理，開源節(jié)流，加強基礎設施建設，保證辦公室正常高效運轉。同時，參謀要參到點子上，既要想領導之所想，又要超前思考，想領導之未想，從淺層次的被動服務中向深層次的主動服務轉變，事前、事中、事后都要主動介入，緊扣領導的思路、想法、指示等加以完善和細化，力爭提供可借選擇的方案讓領導決策；同時既要考慮一項決策帶來的正面效果，又要考慮可能產生的不利因素，經(jīng)常深入基層，調查研究，總結成績不夸大，反映失誤不縮小，為領導科學決策提供準確的依據(jù)，提高領導對參謀意見的選用和參謀建議向決策的轉化率，不斷提高服務質量。協(xié)調要協(xié)調到面上，形成合力。要全面權衡利弊，緩解利益沖突，使有關各方面形成共識，達成可接受的方案，調動方方面面的力量，凝聚合力，共同干好工作。督查要一抓到底，推動重大決策見實效，為群眾謀利益。
   

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