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會計信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)
胡仁昱
會計信息系統(tǒng)是管理信息系統(tǒng)（MIS）的重要子系統(tǒng)，同時會計信息系統(tǒng)本身也是多層次的軟件系統(tǒng)，且不同層次的系統(tǒng)之間存在著數(shù)據(jù)依賴關(guān)系：高層次的會計管理信息系統(tǒng)、會計決策支持系統(tǒng)和會計檢查系統(tǒng)的數(shù)據(jù)主要來源于會計核算系統(tǒng)。而目前國內(nèi)商品化的會計軟件由于在數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、開發(fā)工具以及數(shù)據(jù)文件的存儲格式不盡相同，在數(shù)據(jù)交換的接口方面不公開、不統(tǒng)一，嚴(yán)重阻礙了高層次的會計信息系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用。
現(xiàn)代會計信息技術(shù)的發(fā)展為我們構(gòu)造了現(xiàn)代會計新體系。隨著信息時代的到來，人們的時間觀念、空間觀念、思維模式、工作方式、生活方式等都將發(fā)生巨大的變化�，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了常規(guī)的想象，將來的世紀(jì)就是一個信息經(jīng)濟的社會，會計作為經(jīng)濟生活不可缺少的一部分，必將更多地運用信息技術(shù)。要使得這一系列的技術(shù)在會計信息系統(tǒng)中廣泛的應(yīng)用，就需要有一個統(tǒng)一的、公認(rèn)的技術(shù)準(zhǔn)則——會計軟件的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口文件。
一、規(guī)定會計軟件標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口的必要性
1．企業(yè)的需要：隨著計算機應(yīng)用的迅速發(fā)展，企業(yè)會計電算化的水平日益提高。目前很多企業(yè)都已實現(xiàn)了會計電算化。然而，由于企業(yè)管理水平的提高，對信息的要求越來越高。越來越多的企業(yè)都用要開發(fā)適合本企業(yè)特點的會計管理系統(tǒng)、會計決策支持系統(tǒng)。會計信息系統(tǒng)要提高管理層次，就要和企業(yè)管理信息系統(tǒng)的其他子系統(tǒng)進行有機結(jié)合，并且這種結(jié)合是密切而不是松散的，各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)應(yīng)充分共享和交換。因而，擁有一個規(guī)范的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，正是企業(yè)目前所急需解決的問題。
2、軟件公司發(fā)展的需要：財務(wù)軟件應(yīng)該具有很強的規(guī)范性，可以按照公認(rèn)的會計軟件數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)進行數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，而目前市場上各種版本的財務(wù)軟件卻缺乏一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，使得不同的財務(wù)軟件之間不能相互交換數(shù)據(jù)。為了更好地使軟件公司在公平競爭的基礎(chǔ)上共同發(fā)展，擁有一套標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口也是他們所急需的。有了統(tǒng)一的、公認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口，使企業(yè)在選用或開發(fā)管理型財務(wù)軟件時，不必更換已有的財務(wù)軟件，就可以順利地實現(xiàn)系統(tǒng)集成。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，即使系統(tǒng)不斷地更新，這些數(shù)據(jù)資料也能長期保存下來并有效利用。
3、政府組織、企業(yè)集團等審計與統(tǒng)計的需要：計算機的應(yīng)用已經(jīng)滲入到集團公司、企業(yè)主管機關(guān)的審計工作之中；同時，國家財政、稅務(wù)、審計、統(tǒng)計部門也要求加快發(fā)展審計電算化。要想成功地發(fā)展審計電算化，統(tǒng)一各行各業(yè)的會計核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是必不可少的。由于審計業(yè)務(wù)大部分必須到客戶那里去完成，并且是對在客戶的計算機上的會計信息系統(tǒng)進行分析和測試，在項目進行過程中還會不斷有數(shù)據(jù)更新和交換。設(shè)想一下，如果各行業(yè)運用不同的財務(wù)軟件，數(shù)據(jù)格式五花八門，對審計電算化工作來講就要為每一個會計核算系統(tǒng)匹配一個相適應(yīng)的審計軟件，才能正常地進行工作，那將造成多大的麻煩和浪費。因此，無論是內(nèi)部審計、社會審計還是政府審計，都需要一套數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，將不同格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成同一格式，從不同版本的會計軟件中直接取得數(shù)據(jù)。
集團公司、企業(yè)的主管機關(guān)、稅務(wù)和統(tǒng)計部門在進行數(shù)據(jù)、報表匯總時也由于下屬單位使用的會計軟件數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一而難以進行。由此可見，標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口無論是對集團企業(yè)、政府組織的審計或統(tǒng)計工作都是具有重要意義的。
4、中外軟件的交流：隨著對外經(jīng)濟的發(fā)展，出現(xiàn)越來越多的三資企業(yè)。由于會計制度的不同，公司通常同時采用兩種財務(wù)軟件對同一數(shù)據(jù)進行操作管理。一方面，利用外方的會計軟件產(chǎn)生報表，進行會計信息匯總，提供給高層管理人員，進行管理、分析、決策；另一方面，公司利用本國的會計軟件，對公司日常的財務(wù)經(jīng)營狀況進行處理等。然而，這兩者之間由于缺乏標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口而無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。
財務(wù)軟件應(yīng)有廣泛的適應(yīng)性，既要有處理國內(nèi)事務(wù)的能力，還應(yīng)考慮處理國際事務(wù)的能力。國外的管理軟件進入國內(nèi)市場，帶來了國外企業(yè)的許多新的管理思想，如果實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口對數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，不僅可以提高我國會計軟件的水平，同時也促進了中外軟件的交流。因此，為了提高我國會計軟件的性能，使我國的會計軟件能早日達到國際先進水平，有必要參照國際慣例，制定商品化會計軟件的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)。
二、實施方案和過程
1、立項：上海市財政局為此確定了關(guān)于建立標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口的項目�？紤]到各種不同層次對此項目的需求以及緊迫性，上海市軟件行業(yè)協(xié)會會計軟件專業(yè)委員會就此問題的具體實施方案立項。1998年4月，上海市會計學(xué)會會計電算化專業(yè)委員會接受上海市軟件行業(yè)協(xié)會委托，為上海市財政局會計處制定商品化會計軟件的數(shù)據(jù)輸出接口標(biāo)準(zhǔn)，成立了該課題的項目組。
2、調(diào)查：上海市會計學(xué)會會計電算化專業(yè)委員會針對制定標(biāo)準(zhǔn)接口這一課題進行了許多次討論；對上海市各財務(wù)軟件公司、會計師事務(wù)所、企業(yè)集團財務(wù)審計部門等，進行了大量的調(diào)查研究；參考和查閱了國外有關(guān)數(shù)據(jù)接口的文獻資料。在完成這些準(zhǔn)備工作的基礎(chǔ)上，設(shè)計了會計軟件數(shù)據(jù)接口問卷；走訪了用友、萬能、博科、金蝶、大滬、科發(fā)、恒遠(yuǎn)、奇勝、安易、海天、達易、卓越、鉑金、佛氏、明鴻、智光、SAP、SSA等軟件公司，以及紡織、化工、石化、機電、外經(jīng)、建材、冶金、商委等行業(yè)財務(wù)審計部門，并進行了問卷調(diào)查。
該問卷共分為八個部分，分別對各公司使用的會計電算化軟件總體系統(tǒng)要求進行調(diào)查、對帳務(wù)處理系統(tǒng)進行調(diào)查、對報表生成系統(tǒng)進行調(diào)查、對工資核算系統(tǒng)進行調(diào)查、對固定資產(chǎn)處置系統(tǒng)進行調(diào)查。對銷售系統(tǒng)進行調(diào)查、對材料核算系統(tǒng)進行調(diào)查以及對存貨核算系統(tǒng)進行調(diào)查。 &nb
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在調(diào)查各單位使用會計電算化軟件的總體情況中，主要針對各種軟件所包括的功能模塊、應(yīng)用平臺、開發(fā)該軟件所用的工具，以及軟件所輸出數(shù)據(jù)的格式和接口標(biāo)準(zhǔn)等各方面的具體實施細(xì)節(jié)進行提問。
項目組在大量調(diào)查研究和問卷提問的基礎(chǔ)上，再通過召開研討會和進行個別咨詢等，進行了極為廣泛的意見征求后，制定了《上海市會計軟件數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口規(guī)范》。
3、調(diào)試：標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口課題組用標(biāo)準(zhǔn)接口文件測試了上海焦化有限公司、建材集團總公司、上海東方航空公司、上海高橋石化公司、上海金山石化公司、上鋼三廠、江南重工股份有限公司等單位的數(shù)據(jù)，并與上海大學(xué)的計算機技術(shù)人員進行探討，進一步修定原方案，提出了2.0和2.1兩個版本。大家一致認(rèn)為此文件是現(xiàn)行條件下比較合適的，有利于統(tǒng)一各軟件間數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，有利于各軟件公司的公平競爭，有利于國家財稅部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，有利于統(tǒng)一的電算化審計，有利于和國際財務(wù)軟件發(fā)展方向接軌。這反映了上海市會計電算化科研方面的水準(zhǔn)，為在更大范圍內(nèi)全面開展管理信息化提供了可能。
4、完成情況：如今隨著標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口的出現(xiàn)，使得市場上各種版本的財務(wù)軟件因缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不同軟件公司的軟件產(chǎn)品之間不能相互交換數(shù)據(jù)的問題，得到了圓滿的解決。
在中日合資企業(yè)攝陽國際貿(mào)易有限公司等一些單位，利用上海市標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口項目組制定的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，已成功地使立成軟件的數(shù)據(jù)得到轉(zhuǎn)換，并為其所用，從而圓滿解決了共享數(shù)據(jù)的問題。在此項實驗中已充分證明了不同軟件公司之間的數(shù)據(jù)可以通過應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口來實現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。法國索迪斯餐飲服務(wù)有限公司通過萬能財務(wù)軟件公司應(yīng)用由上海市標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口項目組制定的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口，成功地將國外軟件數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成功。由德國SAP軟件公司與海天軟件公司共同合作，也已經(jīng)將上海麥得龍大型超市日常數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成功。這已充分證明了中外軟件數(shù)據(jù)的交流，也可以通過標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口來實現(xiàn)，同時也提高了我國會計軟件的性能。
在上海焦化有限公司的關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口實驗中也已取得了可喜的成果。他們通過運用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口文件，將計算機中心小型機上的RPT文件轉(zhuǎn)換成DBF文件，再運用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口將其轉(zhuǎn)換成TXT的格式，使數(shù)據(jù)能夠運行在通用辦公自動化軟件Excel的XLS文件上，實現(xiàn)將小型機上的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出，使這些數(shù)據(jù)同樣可以運行在微機上，從而實現(xiàn)了定點開發(fā)的軟件數(shù)據(jù)與商品化通用軟件數(shù)據(jù)之間的轉(zhuǎn)換。這也證明了企業(yè)間的各種應(yīng)用軟件數(shù)據(jù)也可用標(biāo)準(zhǔn)接口來進行轉(zhuǎn)換。
在會計人員電算化考核中，也已經(jīng)用到標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口，將各種應(yīng)用軟件的DBF文件、MBD文件、XLS文件等數(shù)據(jù)，順利轉(zhuǎn)成TXT文件，進行統(tǒng)一閱卷。
以上這些實驗的完成，充分體現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口具有十分廣闊的前景和強大的生命力。
5、評審：1999年4月16日，由上海市財政局會計處組織，上海市計算機信息產(chǎn)業(yè)辦、上海市軟件行業(yè)協(xié)會、上海市計算機軟件技術(shù)中心等組成的專家評審委員會，經(jīng)過討論一致認(rèn)為：該項目成果對于規(guī)范會計軟件市場的管理，防止會計信息失真，提高審計工作的效率，開發(fā)電算化審計軟件，評價與審查各類會計軟件在信息處理方面的完整性和準(zhǔn)確性，提供了良好的工具。項目通過了評審。
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