“小”企業(yè)上ERP必讀——選型篇

我廠引進(jìn)ERP時(shí)是這樣選型的：上級(jí)主管電子局指定所屬兩家效益好的企業(yè)上ERP，我廠是其中之一。同時(shí)上級(jí)也指定了兩家ERP供應(yīng)商 F和Q——二選一，企業(yè)看著辦。接到指示后，領(lǐng)導(dǎo)班子鄭重開了碰頭會(huì)，散會(huì)前作出決策，選F。原因是F的辦事處離我廠所在城市最近……這是95年的事兒。對(duì)于這段過去，現(xiàn)在的F和Q們?nèi)匀荒钅畈煌�，感嘆銷售ERP哪象今天這樣難！當(dāng)然，同樣難的還有今天的小企業(yè)們，沒有了上級(jí)的指示，要自己對(duì)所做的決策負(fù)責(zé)，咋選？選誰？

問題一：誰負(fù)責(zé)選型？

答：老板。

    辦公室主任選行不行？IT人員選行不行？財(cái)務(wù)經(jīng)理選行不行？生產(chǎn)經(jīng)理選行不行？行。可是沒用，拍板還是要老板說話，徒然延長時(shí)間，拖泥帶水，降低效率。小企業(yè)別學(xué)大企業(yè)那套做法，層層把關(guān)，逐級(jí)匯報(bào)。事實(shí)上，小企業(yè)生存的根本之道就在于靈活高效。如果老板并不出面，假借手下人代勞，只能說明老板并不重視ERP這事兒。未來的女婿第一次上門，女兒當(dāng)然要請父母把把關(guān)，絕對(duì)沒有老丈人不見女婿的道理。常說ERP是一把手工程，一把手從一開始就不重視，那以后這ERP還能成功？其實(shí)，老板是否懂ERP并不重要，哪個(gè)小企業(yè)的老板不熟悉自己的業(yè)務(wù)？

問題二：咋選？

答：一想二聽三看四咨詢。

    要成立選型小組嗎？不用。小企業(yè)老板除了可能對(duì)財(cái)務(wù)不太精通外，其他業(yè)務(wù)門清得很。

    小企業(yè)選型之前的“想”很重要。想什么？想您的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀和未來幾年的發(fā)展可能，想您期望的應(yīng)用范圍和應(yīng)用目標(biāo)，想您的可支付能力。

    聽什么？打聽一下ERP市場中有哪些供應(yīng)商，他們的產(chǎn)品大致是什么層面的，口碑如何。問問同行，問問已用ERP的企業(yè)，實(shí)在打聽不到，上網(wǎng)查一下�；�本圈定您的目標(biāo)是奔馳級(jí)、君威級(jí)、普桑級(jí)還是奧拓級(jí)。唱歌要先找到123，1都找不到這歌沒法唱。

    看什么？帶著自己的設(shè)想看產(chǎn)品，看供應(yīng)商。

    因?yàn)槟壳坝袑�業(yè)的咨詢公司，如果您能花點(diǎn)小錢做些咨詢，效果就會(huì)好很多，別以為咨詢公司都是賣點(diǎn)子的，他們會(huì)帶給您意想不到的效果。

問題三：和供應(yīng)商見面之前做什么？

答：明確目標(biāo)并告知供應(yīng)商。

    在要求供應(yīng)商上門介紹產(chǎn)品時(shí)，一定要提前告知供應(yīng)商您的目標(biāo)了解范圍和相關(guān)情況，比如產(chǎn)品概況、產(chǎn)品具體功能，另外還要說明企業(yè)有哪些人員出席，見面時(shí)間多長等等。以往，這個(gè)問題經(jīng)常不被重視，造成雙方想法不一致，最后導(dǎo)致企業(yè)認(rèn)為供應(yīng)商講的不是自己要聽的，供應(yīng)商卻認(rèn)為企業(yè)不尊重其勞動(dòng)，自己也費(fèi)力不討好。

    在和供應(yīng)商見面之前，企業(yè)各參加人員應(yīng)事先擬好問題清單，免得到時(shí)提不出問題，降低溝通效率。

問題四：如何看演示？

答：盯住三個(gè)問題，看透它。

    期望通過幾個(gè)小時(shí)的介紹演示就對(duì)ERP產(chǎn)品了然于胸是不可能的，別說您是外行人士，就是ERP顧問也做不到。如果您看的產(chǎn)品具有20年或30年的發(fā)展歷史，表明產(chǎn)品是成熟和穩(wěn)定的。對(duì)這樣的企業(yè)不用花時(shí)間去考察它產(chǎn)供銷的流程是什么樣子，邏輯是否正確。

    那么，企業(yè)應(yīng)該盯住哪三個(gè)問題？

    一是模塊覆蓋面。假設(shè)產(chǎn)品有采購、銷售等模塊，但沒有天氣預(yù)報(bào)模塊，而天氣預(yù)報(bào)這部分又是您需要的，怎么辦？記住，即使做得不深，功能隨著研發(fā)和升級(jí)產(chǎn)品也會(huì)有改善的可能，但如果沒有，開發(fā)新的模塊不知要等到猴年馬月去了，除非有明確的后續(xù)開發(fā)計(jì)劃，否則一定要讓原廠商提供書面資料，口頭許諾沒用。

    二是選定一個(gè)您關(guān)心的或您認(rèn)為重要的流程，要求ERP顧問從頭到尾完整地展示出來。展示過程中只看即可，不要隨意插話提問。一個(gè)流程下來，基本上就能看出軟件的設(shè)計(jì)思路。比如說，顧問給您展示了生產(chǎn)訂單生成以及生產(chǎn)訂單下達(dá)的流程，您發(fā)現(xiàn)，生產(chǎn)訂單的狀態(tài)要由開放狀態(tài)手工改為下達(dá)狀態(tài)，才能進(jìn)入生產(chǎn)過程，您可以考慮一下，您一次的生產(chǎn)訂單下達(dá)量有多大，是幾張還是成百上千張，訂單狀態(tài)的改變是否可以成批處理？這時(shí)再提問，有的放矢。如果系統(tǒng)不能成批更改訂單狀態(tài)，意味著此軟件是設(shè)計(jì)給業(yè)務(wù)量非常小的企業(yè)使用的。當(dāng)然，您也不要一錘定音地認(rèn)為這款軟件不能用于業(yè)務(wù)量大的企業(yè)，您可以問一下顧問或您的IT人員，成批更改訂單狀態(tài)在技術(shù)上是否可行，代價(jià)有多大。

    三是看數(shù)據(jù)提取的難易程度。通俗地講就是做報(bào)表，搞清楚有沒有供用戶使用的報(bào)表編制工具，這個(gè)工具是只能提取和財(cái)務(wù)有關(guān)的數(shù)據(jù)還是可以提取其他業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)，是否需要有計(jì)算機(jī)知識(shí)的人才編制。一套軟件如果提供了靈活的報(bào)表編制工具，將會(huì)直接提高20%以上的使用滿意度。

問題五：“這個(gè)字段是什么意思？”

答：別問這樣的問題。

    頭一次看到ERP，感到新鮮在所難免，當(dāng)顧問打開一個(gè)屏幕或PPT畫面時(shí)，您也許會(huì)發(fā)現(xiàn)自己不明白其中很多字段的意思。老板不是也說了嘛，各部門有問題就問，一時(shí)還真想不出來什么問題，于是乎在眾多不明白的字段中隨口挑出一個(gè)，問是什么意思。

    ERP顧問很愿意回答這樣的問題，一來可以不動(dòng)腦筋地背出此字段的含義（當(dāng)中又夾雜著若干您聽不懂的詞語或英文縮寫字母），并聯(lián)系此字段在系統(tǒng)中的地位與作用，充分顯示出ERP的高深，您也就在這種高深的幻像中自動(dòng)地聯(lián)想出了ERP對(duì)管理的神奇功效；二來顧問可以借機(jī)轉(zhuǎn)移話題。在此之前您或別人提出來的一個(gè)重要話題會(huì)因此時(shí)ERP顧問的長篇大論而被淡化掉，最后的結(jié)果自然是重要的話題被不幸地漏回答了，恰好符合了有些ERP顧問避重就輕的愿望�？赡�呢，得到的只是一大段名詞解釋。

    其實(shí)，ERP領(lǐng)域中您沒聽過的新名詞多了，任何一個(gè)ERP顧問都能把您侃暈。因此，這事到以后實(shí)施培訓(xùn)時(shí)再刨根問底不遲，現(xiàn)在問只會(huì)把自己帶到溝里去。

問題六 ：如何聽ERP顧問介紹產(chǎn)品？

答：別激動(dòng)，別失望。

    來給您做講解的ERP顧問有的表達(dá)能力強(qiáng)些，說話具有極強(qiáng)的煽動(dòng)性�！疤�好了，就是我想要的！”如果您當(dāng)場就有這種感覺的話，您需要用冷水洗一把臉——說得比唱得還好聽，這事您可要當(dāng)心 ；有些ERP顧問表述得平淡一些，說話不那么吸引人，您千萬別以此作為對(duì)ERP產(chǎn)品

的評(píng)價(jià)，這樣您可能會(huì)錯(cuò)失一款非常適合您的產(chǎn)品。

    聽話聽音兒。如果ERP顧問對(duì)您提出的問題以外交部新聞發(fā)言人的技巧來回答，您權(quán)當(dāng)聽故事，別當(dāng)真；如果ERP顧問對(duì)您提出的問題回答都是YES，您也可以理解，這家供應(yīng)商半年沒開張了，心里起急，滿嘴跑火車；如果ERP顧問對(duì)您提出的問題有相當(dāng)一部分都表示系統(tǒng)還沒提供直接的解決方案，您也別一棍子打死。原因在于，第一，ERP的實(shí)施不是將現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程原封不動(dòng)地復(fù)制進(jìn)系統(tǒng)，要經(jīng)過不同程度的改變；第二，您所提出的功能點(diǎn)需求是每個(gè)部門的人員站在局部角度提出的，ERP的實(shí)施應(yīng)用要從業(yè)務(wù)整體的角度以及系統(tǒng)的角度來考慮，您現(xiàn)在提出的需求從以后實(shí)施的角度來說可能不是需求或者需求的重點(diǎn)會(huì)發(fā)生變化 ；第三，您現(xiàn)在提出的需求不見得就是關(guān)鍵需求，尤其是當(dāng)這些需求的得出僅僅是各部門人員零星想到的，而并不是經(jīng)過詳細(xì)調(diào)研分析得出的確定了優(yōu)先級(jí)的總體需求。
最后提醒您一句，別忘了對(duì)ERP顧問的產(chǎn)品介紹表示感謝，人家大老遠(yuǎn)跑來一趟，大熱的天穿著西裝，沒功勞有苦勞。再說了，萬一以后合作了，人家也不會(huì)給您偷工減料，因?yàn)槟鷱囊婚_始就懂得換位思考，都是有文化的人嘛。

問題七：方案建議書？

答：形式主義要之何用。

    先要求供應(yīng)商作ERP演示，緊接著要求供應(yīng)商出方案建議書，似乎是ERP選型的標(biāo)準(zhǔn)流程。您是上帝，供應(yīng)商不能不寫，于是以下方案建議書閃亮出爐，全文共400頁：

    第一部分是XXX有限公司介紹，約1頁，從其公司網(wǎng)站上復(fù)制而來。

    第二部分闡述XXX公司為什么要上ERP，開頭是這個(gè)樣子的：“為了迎接WTO的挑戰(zhàn)，為了進(jìn)一步適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的要求……”約2頁，摘自某中央文件。

    第三部分描述XXX公司需求及ERP解決方案，約3頁，從YYY公司方案建議書中復(fù)制而來。

    第四部分是ERP產(chǎn)品介紹，約394頁，從ERP產(chǎn)品白皮書中復(fù)制而來。

    第五部分是報(bào)價(jià)，約1頁。

    您看了如同嚼蠟，供應(yīng)商也有苦說不出，沒有機(jī)會(huì)充分調(diào)研，也就只能閉門造車，虛無縹緲，像霧像雨又象風(fēng)了。

    不要和供應(yīng)商打啞迷，選型的好與壞是您自己的事，也是一件重要的事，多花些精力和時(shí)間做點(diǎn)功課，受益的是您自己。RPG電纜公司的CIO介紹了他們的方法，或許會(huì)給您一些啟示。

    “如果不和公司業(yè)務(wù)目標(biāo)聯(lián)系起來，IT投入是無效的。因此必需闡述清楚業(yè)務(wù)目標(biāo)。我們在公司內(nèi)部對(duì)每項(xiàng)業(yè)務(wù)的關(guān)鍵成功因素進(jìn)行了分析和確認(rèn)，然后我們回顧了現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，以確定有待提高之處。所有的分析都以書面形式體現(xiàn)。在此基礎(chǔ)上，形成一份詳細(xì)的業(yè)務(wù)需求清單，包括了每個(gè)模塊的功能需求。這是我們檢驗(yàn)ERP功能的指南。我們下一步是召集ERP供應(yīng)商，向他們提出我們的業(yè)務(wù)需求，我們以此來評(píng)估ERP產(chǎn)品的功能和合適性。我們要求供應(yīng)商事先和我們簽訂一份業(yè)務(wù)保密協(xié)定。”

問題八：什么因素最重要？

答: 供應(yīng)商的承諾。

    價(jià)格最重要嗎？一般工薪階層購物最看重價(jià)格，1萬和1萬5對(duì)個(gè)人來說差別很大。不過，企業(yè)和個(gè)人不同，雖然是小企業(yè)，資金有限，但對(duì)價(jià)格的敏感比個(gè)人低得多，一套軟件是20萬還是25萬，對(duì)企業(yè)來說都差不多，都能接受。軟件功能最重要? 俗話講，一分錢一分貨，軟件行業(yè)也是這樣。就功能上講，同一價(jià)位產(chǎn)品在功能上差別不大，可以說各有特點(diǎn)。同樣，定位于小型企業(yè)的產(chǎn)品在功能上也都只提供基本滿足企業(yè)實(shí)踐的必需部分，在功能的覆蓋面和深度上都要遜色于大型產(chǎn)品。換句話說，小企業(yè)要求小型產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)大型產(chǎn)品的功能是不現(xiàn)實(shí)的。

    使用了ERP的企業(yè)都深有體會(huì)：供應(yīng)商的重視和承諾最重要。一個(gè)人能力再強(qiáng)，態(tài)度不端正，活兒也干不好。相反，能力雖不強(qiáng)，但態(tài)度認(rèn)真，這活兒就差不到哪去。

    一套成品化的軟件，尤其是小軟件，不可能照顧到所有類型用戶的要求，如果供應(yīng)商不重視您，您也就只能鞋小委屈一下您的腳，鞋大磕磕絆絆地將就著穿了。相反，供應(yīng)商對(duì)您的問題要求都能認(rèn)真及時(shí)地給予解決，也能提供二次開發(fā)，效果就不一樣了。

    什么樣的供應(yīng)商或者實(shí)施服務(wù)商會(huì)重視您？會(huì)拿您當(dāng)個(gè)寶？假如一個(gè)軟件供應(yīng)商在同一地區(qū)同一時(shí)間實(shí)施900家客戶，而您這個(gè)小企業(yè)是其中之一，您認(rèn)為您在供應(yīng)商心目中的位置會(huì)很重要嗎？他有900多個(gè)好妹妹，您這個(gè)好妹妹流不流眼淚恐怕他就顧不了這么細(xì)了吧。所以，選擇大的服務(wù)商不一定就好，因?yàn)橥ǔ４蟮姆��?wù)商都忙。

問題九：ERP產(chǎn)品選擇的重要程度如何？

答：只占整個(gè)ERP成功應(yīng)用的20%。

    除價(jià)格外，大家都很看重產(chǎn)品功能，您或許發(fā)現(xiàn)一個(gè)現(xiàn)象，各行各業(yè)大公司的ERP選擇基本只有一家，就是SAP，您也會(huì)發(fā)現(xiàn)國內(nèi)眾多的小軟件也廣泛應(yīng)用于五花八門的企業(yè)，這個(gè)現(xiàn)象說明什么？說明同一套產(chǎn)品在不同企業(yè)使用效果會(huì)有差異，但完全因?yàn)楫a(chǎn)品功能而無法使用的情況是極少見的。換句話說，ERP成功應(yīng)用的關(guān)鍵不在于您選用的是哪款ERP，成功應(yīng)用的關(guān)鍵在哪？請看下期將要刊登的《“小”企業(yè)上ERP必讀——實(shí)施篇》。

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