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ERP在龍飛集團(tuán)的實(shí)施和應(yīng)用
保定龍飛集團(tuán)有限公司是集科、工、貿(mào)于一體的規(guī)模龐大、多元化的大型企業(yè)集團(tuán)，公司總資產(chǎn)4億元，總占地20萬(wàn)平方米，總部位于保定市。公司主導(dǎo)產(chǎn)品為“妙士一品乳”。公司已在全國(guó)150多個(gè)大中城市建立營(yíng)銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò)，以特有的“冷鏈運(yùn)輸”終端消費(fèi)營(yíng)銷(xiāo)方式迅速占領(lǐng)全國(guó)市場(chǎng)，是全國(guó)液態(tài)奶行業(yè)中的一匹黑馬。2000年實(shí)現(xiàn)銷(xiāo)售收入2億元，利稅3500萬(wàn)元。
公司下屬有保定妙士公司、青島、大慶、武漢、奶牛養(yǎng)殖基地和包裝公司等六個(gè)分公司。
一、實(shí)施ERP的主要構(gòu)想
1．統(tǒng)一管理分布在各地的分公司及營(yíng)銷(xiāo)渠道
龍飛集團(tuán)的主導(dǎo)產(chǎn)品“妙士一品乳”在全國(guó)各地的生產(chǎn)和銷(xiāo)售工作由各地的分公司及下設(shè)的直銷(xiāo)區(qū)完成。目前，全國(guó)已有4家分公司，產(chǎn)品銷(xiāo)售覆蓋全國(guó)20多個(gè)省，150多個(gè)大中城市，4家分公司共設(shè)有百家分銷(xiāo)商和千家專(zhuān)賣(mài)店，銷(xiāo)售網(wǎng)點(diǎn)延伸到中等以上城市，規(guī)模大，網(wǎng)點(diǎn)多。面對(duì)這樣的生產(chǎn)和銷(xiāo)售網(wǎng)絡(luò)，雖然各級(jí)員工在長(zhǎng)期的工作實(shí)踐中已初步建立起一套管理辦法，但隨著網(wǎng)點(diǎn)的不斷增加和企業(yè)的發(fā)展壯大，原有的管理手段和方式已經(jīng)落后，因此產(chǎn)生了管理信息不暢，效率較低及無(wú)法對(duì)各經(jīng)營(yíng)機(jī)構(gòu)進(jìn)行合理評(píng)估等弊端。目前公司針對(duì)此情況，急需借助現(xiàn)代化的管理方式和管理工具加強(qiáng)產(chǎn)、供、銷(xiāo)等方面的管理，重新規(guī)范生產(chǎn)體系和市場(chǎng)渠道。
2．資金統(tǒng)一管理，財(cái)務(wù)實(shí)時(shí)監(jiān)控
保定妙士經(jīng)營(yíng)公司是龍飛集團(tuán)原來(lái)的產(chǎn)品銷(xiāo)售部發(fā)展起來(lái)的獨(dú)立分公司，目前已完全獨(dú)立核算，自負(fù)盈虧。其主要職責(zé)是管理全國(guó)的銷(xiāo)售工作和營(yíng)銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò)，面對(duì)龐大的銷(xiāo)售隊(duì)伍，眾多的銷(xiāo)售網(wǎng)點(diǎn)，大批量的物流，如何進(jìn)行資金合理、有效的管理是公司經(jīng)營(yíng)中的主要問(wèn)題之一。如果公司對(duì)各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)不進(jìn)行集中管理，勢(shì)必造成資金在各級(jí)機(jī)構(gòu)滯留且易相互拖欠，而且必然造成帳目繁多，報(bào)表無(wú)法合并，對(duì)帳困難。因而造成財(cái)務(wù)管理工作的混亂。由此可見(jiàn)，對(duì)資金進(jìn)行集中管理，財(cái)務(wù)統(tǒng)一監(jiān)控是最有效的管理方式，這就要求公司要建立一套現(xiàn)代化的財(cái)務(wù)管理方式和財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)，以便實(shí)時(shí)、有效地進(jìn)行財(cái)務(wù)管理。
3．進(jìn)、銷(xiāo)、存與財(cái)務(wù)系統(tǒng)既可獨(dú)立使用，也可在需要時(shí)合并
集團(tuán)擁有現(xiàn)代化的營(yíng)業(yè)大廳和倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)施，相當(dāng)規(guī)模的運(yùn)輸隊(duì)伍，運(yùn)輸快捷、服務(wù)周到。隨著公司業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，物流管理即進(jìn)、銷(xiāo)、存系統(tǒng)逐漸成為公司管理的重要方面。在公司信息化建設(shè)初期，由于管理及使用方便等因素，進(jìn)、銷(xiāo)、存系統(tǒng)與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)需要相互獨(dú)立實(shí)施和工作，這樣可使公司從傳統(tǒng)的管理方式，有計(jì)劃、分步驟地過(guò)渡到信息化的管理方式，而且不會(huì)影響公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。因此，物流管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)能否實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接是企業(yè)信息化建設(shè)要考慮的重要問(wèn)題之一。
4．管理上臺(tái)階，全面實(shí)現(xiàn)信息化，平穩(wěn)過(guò)渡到電子商務(wù)化
此次信息化建設(shè)目標(biāo)，不僅要實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部高效管理，而且要在管理上上千新臺(tái)階，要向集團(tuán)化、正規(guī)化、國(guó)際化方向發(fā)展。目前，國(guó)內(nèi)各行業(yè)企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)激烈，隨著中國(guó)加入WTO，國(guó)內(nèi)企業(yè)也必將面對(duì)國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)。因此國(guó)內(nèi)很多企業(yè)都加快了信息化建設(shè)的速度。同時(shí)，隨著電子商務(wù)時(shí)代的來(lái)臨，企業(yè)原有的信息系統(tǒng)已無(wú)法滿(mǎn)足電子商務(wù)的要求。因此，此次信息化建設(shè)必一步到位，為企業(yè)全面實(shí)施電子商務(wù)打下基礎(chǔ)。
二、龍飛ERP系統(tǒng)的主要內(nèi)容
由北京擇易信息技術(shù)有限公司和北京億坤管理咨詢(xún)公司對(duì)龍飛集團(tuán)目前的經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀和管理框架進(jìn)行了認(rèn)真的調(diào)查研究，找出了管理的關(guān)鍵點(diǎn)，指出了管理的癥結(jié)所在，針對(duì)這些問(wèn)題，提出了新的管理方案和企業(yè)經(jīng)營(yíng)方式。包括以下各經(jīng)營(yíng)模塊：
1．供應(yīng)商關(guān)系管理模塊
本模塊可以方便地加強(qiáng)與供應(yīng)商的交流，降低企業(yè)的采購(gòu)成本，它讓供應(yīng)商能查詢(xún)與企業(yè)的業(yè)務(wù)往來(lái)情況和對(duì)帳單。
2．客戶(hù)關(guān)系管理模塊
為幫助企業(yè)最大程度地實(shí)施以客戶(hù)為中心的戰(zhàn)略思想，為客戶(hù)提供更快更好的服務(wù)，本模塊對(duì)客戶(hù)信息進(jìn)行收集與分析，提供客戶(hù)注冊(cè)、客戶(hù)查詢(xún)、客戶(hù)社區(qū)、精品推薦、營(yíng)銷(xiāo)指南、服務(wù)寶典等功能。
3．銷(xiāo)售管理模塊
此模塊用于管理銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，可以打印報(bào)價(jià)單、銷(xiāo)售定單、發(fā)票等多種單據(jù)。
4．采購(gòu)管理模塊
本模塊提供跟蹤請(qǐng)購(gòu)單和采購(gòu)定單，定單收貨確認(rèn)與定單列印等一系列功能，幫助企業(yè)執(zhí)行采購(gòu)、安排生產(chǎn)計(jì)劃、對(duì)于有效降低庫(kù)存成本，保持產(chǎn)供銷(xiāo)平衡，提高預(yù)測(cè)、決策的能力具有重要意義。
5．庫(kù)存管理模塊
庫(kù)存管理模塊具備庫(kù)存與倉(cāng)庫(kù)管理的多種功能，提供各式庫(kù)存報(bào)表及產(chǎn)品目錄，并與銷(xiāo)售管理模塊、應(yīng)收款管理模塊、采購(gòu)管理模塊與應(yīng)付款管理模塊緊密結(jié)合，共享庫(kù)存資料。
6．應(yīng)付款管理模塊
本模塊著重于企業(yè)業(yè)務(wù)預(yù)算和應(yīng)付款項(xiàng)的管理和控制，便于平衡收支，提供安排付款，列印電腦支票，手寫(xiě)支票及更新庫(kù)存數(shù)量，并自動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證，更新到總帳中等多種功能，可大大提高業(yè)務(wù)處理速度。
7．應(yīng)收款管理模塊
及時(shí)回收資金，加速資金流轉(zhuǎn)是企業(yè)資金管理的核心。本模塊通過(guò)對(duì)客戶(hù)、銷(xiāo)售和應(yīng)收款進(jìn)行智能化的管理和控制，使得企業(yè)能夠及時(shí)全面了解資金回收和應(yīng)收款情況，此外還提供了多方面的銷(xiāo)售、客戶(hù)、產(chǎn)品和服務(wù)等分析報(bào)告。
8．總帳管理模塊
本模塊是一個(gè)可用于企業(yè)、商業(yè)等多個(gè)行業(yè)，簡(jiǎn)潔易用而又功能強(qiáng)大的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，可快速審核與分析總帳，自動(dòng)完成從憑證匯總到報(bào)表生成的一系列財(cái)務(wù)核算過(guò)程。
9．網(wǎng)上商店
本模塊將公司所售商品一一陳列在網(wǎng)上，讓客戶(hù)可以隨時(shí)隨地直接在網(wǎng)上快速瀏覽并選購(gòu)商品，所生成的網(wǎng)上定單能夠自動(dòng)轉(zhuǎn)入銷(xiāo)售管理模塊進(jìn)行處理。
10．決策分析系統(tǒng)
本模塊可按照用戶(hù)需求，統(tǒng)計(jì)打印出各種財(cái)務(wù)、庫(kù)存、應(yīng)收、應(yīng)付等統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為管理決策提供依據(jù)。
三、ERP帶來(lái)的變化
1．促進(jìn)了集團(tuán)總部與各分公司之間的信息溝通，使總部能對(duì)各分公司的庫(kù)存、財(cái)務(wù)和銷(xiāo)售工作情況隨時(shí)了解并加以監(jiān)控。
2．促進(jìn)了集團(tuán)與供應(yīng)商、主要客戶(hù)等合作伙伴之間的信息溝通，使供應(yīng)商、客戶(hù)能隨時(shí)了解企業(yè)的各種需求及產(chǎn)品信息等。
3．建立了網(wǎng)上營(yíng)銷(xiāo)系統(tǒng)，使龍飛集團(tuán)全面進(jìn)入了電子商務(wù)化。
4．集團(tuán)的財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)集中控制，減少或避免呆死帳的發(fā)生，加快了資金回籠和資金運(yùn)作效率。
5．財(cái)務(wù)實(shí)行收支兩條線管理，使整體財(cái)務(wù)帳目更加清晰明了，并通過(guò)集中處理方式使公司財(cái)務(wù)人員的工作量大大降低。
6．集團(tuán)總部可隨時(shí)監(jiān)控各地分公司生產(chǎn)資料、輔料的庫(kù)存情況，必要時(shí)加入合理調(diào)撥，降低公司整體
的運(yùn)輸費(fèi)用及庫(kù)存數(shù)量，更重要的是縮短貨物到位時(shí)間，最大程度地滿(mǎn)足了生產(chǎn)的需求。
7．集團(tuán)總部和各分公司均可對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為下一步?jīng)Q策提供有力參考。
8．改變了員工的工作方式和思想觀念，融入了現(xiàn)代化的管理思想，提高了工作效率和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，為企業(yè)的更快發(fā)展注入了活力。同時(shí)，為企業(yè)培養(yǎng)了一批高層次的復(fù)合型人才，增強(qiáng)了企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，加快了企業(yè)現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。
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