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誰(shuí)說(shuō)ERP實(shí)施沒(méi)有捷徑可走？
中小企業(yè)ERP快速實(shí)施的八大準(zhǔn)則
眾所周知，中小企業(yè)在ERP實(shí)施過(guò)程中一直遇到挑戰(zhàn)。一方面是管理精細(xì)化對(duì)管理信息系統(tǒng)的要求，另一方面是ERP系統(tǒng)的實(shí)施投資大、周期長(zhǎng)，實(shí)際效果也似乎不明顯。為了縮短ERP系統(tǒng)的實(shí)施周期，降低系統(tǒng)實(shí)施成本，企業(yè)需要立足于公司的實(shí)際情況和現(xiàn)實(shí)需要，參照已經(jīng)成功實(shí)施ERP系統(tǒng)的企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)。其實(shí)，實(shí)施ERP確實(shí)有捷徑可走。
簡(jiǎn)化ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理是ERP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中一項(xiàng)非常繁瑣的工作�；A(chǔ)數(shù)據(jù)的整理來(lái)源于記錄業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的需要，而公司每天發(fā)生的業(yè)務(wù)形形色色，如果什么樣的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都想記錄在ERP系統(tǒng)中，那ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理量就會(huì)很大，而業(yè)務(wù)的變更往往又需要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重新整理。從ERP系統(tǒng)的實(shí)用性出發(fā)，20%的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)往往決定了ERP系統(tǒng)80%的運(yùn)行效果。簡(jiǎn)化ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，只整理關(guān)鍵的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，可以減少項(xiàng)目實(shí)施的工作量，縮短實(shí)施周期。
周詳完善的實(shí)施范圍和實(shí)施計(jì)劃
在實(shí)施ERP項(xiàng)目之初，很多企業(yè)都沒(méi)有根據(jù)企業(yè)所在行業(yè)的特征以及目前的狀況制定完善的實(shí)施計(jì)劃和確定明確的實(shí)施范圍，什么模塊都想上，結(jié)果上線以后真正使用的只是很小的一部分。由于規(guī)劃錯(cuò)誤造成的金錢(qián)和時(shí)間的浪費(fèi)普遍存在，對(duì)企業(yè)整個(gè)項(xiàng)目的負(fù)面影響也難以估量。
所以，有一個(gè)周詳完善的實(shí)施規(guī)劃是保證高效完成這個(gè)項(xiàng)目的大前提。企業(yè)需要與項(xiàng)目實(shí)施方在項(xiàng)目剛開(kāi)始的時(shí)候把項(xiàng)目的范圍確定好，雙方達(dá)成共識(shí)，然后再來(lái)實(shí)施。
企業(yè)在選型時(shí)應(yīng)該開(kāi)始分析自己的需求，著眼于未來(lái)幾年的發(fā)展計(jì)劃，考慮在這期間的經(jīng)營(yíng)管理需要什么樣的工具來(lái)輔助，然后再和最主流的ERP平臺(tái)比對(duì)，用科學(xué)的方式把系統(tǒng)分解為不同的功能，再看看哪些是經(jīng)營(yíng)管理所必需的，哪些是可有可無(wú)的，哪些是對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)沒(méi)有什么影響的，按比重進(jìn)行打分。在這些基礎(chǔ)上，最終確定企業(yè)的實(shí)施范圍。
同時(shí)，對(duì)于一個(gè)龐大的ERP工程，實(shí)施工作一般會(huì)從企業(yè)的一個(gè)實(shí)體或者是一個(gè)職能部門(mén)開(kāi)始。通常，實(shí)施階段分為試點(diǎn)期和推廣期兩個(gè)階段，用戶可以在試點(diǎn)期先從一個(gè)點(diǎn)入手，比如一個(gè)集團(tuán)下面有幾個(gè)工廠，可以首先選定一個(gè)基礎(chǔ)比較好的工廠來(lái)實(shí)施。在這個(gè)工廠運(yùn)行基本成熟以后，再向其他的工廠進(jìn)行推廣；或者選擇一個(gè)模塊先上。企業(yè)需要結(jié)合各公司的實(shí)際情況，選擇適合企業(yè)特性的實(shí)施策略。
在實(shí)施范圍和實(shí)施策略確定后，企業(yè)需要與實(shí)施方一起制定周詳完善的實(shí)施計(jì)劃、里程碑和每個(gè)階段所達(dá)到的工作，以及質(zhì)量保證措施。
盡量使用ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程和功能
ERP系統(tǒng)實(shí)施的根本原則是在保證ERP系統(tǒng)實(shí)施效果的前提下，將ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)得越簡(jiǎn)單實(shí)用越好。實(shí)施ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能，一方面可以減少定制開(kāi)發(fā)的工作量，另一方面可以避免ERP系統(tǒng)運(yùn)行當(dāng)中的程序出錯(cuò)，同時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)功能往往是最簡(jiǎn)單的。正因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)功能的上述優(yōu)點(diǎn)，實(shí)施ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能可以降低實(shí)施難度和實(shí)施成本，縮短實(shí)施周期。
對(duì)很多企業(yè)的ERP實(shí)施調(diào)查表明，絕大部分企業(yè)在ERP實(shí)施過(guò)程中不使用標(biāo)準(zhǔn)流程和標(biāo)準(zhǔn)功能，不是產(chǎn)品問(wèn)題，而是企業(yè)中的業(yè)務(wù)部門(mén)站在本部門(mén)的角度，希望ERP系統(tǒng)能盡可能和當(dāng)前的手工操作一致，而不愿意改變當(dāng)前的業(yè)務(wù)操作模式。其實(shí)，ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能往往是系統(tǒng)最有價(jià)值的部分，實(shí)施ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能可以滿足企業(yè)80%以上的管理信息化要求。
從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，實(shí)施ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能，有利于以后系統(tǒng)的升級(jí)，可以降低升級(jí)的難度和成本。
為了快速和成功實(shí)施ERP系統(tǒng)，需要項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，從項(xiàng)目的實(shí)施周期、實(shí)施成本等總體效益出發(fā)，嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)部門(mén)提出的系統(tǒng)定制開(kāi)發(fā)量。
簡(jiǎn)化ERP系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)
構(gòu)成ERP系統(tǒng)的主要元素有組織結(jié)構(gòu)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程、控制參數(shù)和交易數(shù)據(jù)等，而組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)又是影響ERP系統(tǒng)實(shí)施和運(yùn)行最關(guān)鍵的因素，組織結(jié)構(gòu)的變化可能要求ERP系統(tǒng)的重設(shè)計(jì)和重實(shí)施。
公司組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)是從利潤(rùn)最大化、快速滿足客戶需求等企業(yè)目標(biāo)出發(fā)，優(yōu)化企業(yè)運(yùn)行當(dāng)中的物流、資金流和信息流。例如，某集團(tuán)按設(shè)計(jì)和分工將子公司分為四大類：研究院、制造公司、采購(gòu)公司和銷(xiāo)售公司，包括供應(yīng)鏈上的產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、原材料供應(yīng)、生產(chǎn)制造、銷(xiāo)售和分銷(xiāo)四個(gè)環(huán)節(jié)。為簡(jiǎn)化組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)，在采購(gòu)公司、銷(xiāo)售公司可以暫時(shí)不走物流（即庫(kù)存），先在制造公司實(shí)施完整的物流系統(tǒng)，等一期實(shí)施完畢再實(shí)施采購(gòu)公司和銷(xiāo)售公司，這樣可以簡(jiǎn)化ERP系統(tǒng)中有關(guān)物流的設(shè)計(jì)，減少供應(yīng)鏈上的供需循環(huán)，減少信息流的傳輸途徑，并有利于減少庫(kù)存量，降低供應(yīng)鏈的“牛鞭”效應(yīng)，使供需信息和庫(kù)存信息更透明。
重點(diǎn)關(guān)注影響ERP系統(tǒng)集成的控制參數(shù)
ERP系統(tǒng)的最大優(yōu)點(diǎn)是信息集成，某些系統(tǒng)控制參數(shù)的設(shè)計(jì)影響業(yè)務(wù)流程和信息的集成，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中必須給予重點(diǎn)關(guān)注。另一方面，為了擴(kuò)大ERP系統(tǒng)的使用面，軟件公司在開(kāi)發(fā)和設(shè)計(jì)ERP軟件時(shí)，在集成功能的基礎(chǔ)上往往還會(huì)開(kāi)發(fā)出一些對(duì)個(gè)別部門(mén)有用的小功能，這些小功能對(duì)某些行業(yè)可能有用，而具體到某個(gè)企業(yè)卻不一定實(shí)用，過(guò)分注意這些小功能的實(shí)施和使用，會(huì)分散項(xiàng)目組的實(shí)施精力，延長(zhǎng)項(xiàng)目實(shí)施周期。
ERP系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行主要有兩條主線：以管理會(huì)計(jì)為核心的物流、資金流的集成和以供需平衡為核心的物流、信息流的集成，在實(shí)施ERP系統(tǒng)時(shí)，也主要是關(guān)注影響這些業(yè)務(wù)集成的控制參數(shù)。
只記錄關(guān)鍵的交易數(shù)據(jù)
ERP系統(tǒng)并不是一種即插即用的解決方案，無(wú)論是實(shí)施、升級(jí)、集成還是棄用，都不是一件很容易的事情。在企業(yè)信息化過(guò)程中，不是說(shuō)信息越集成越好，一般來(lái)講，越集成的信息系統(tǒng)越難實(shí)施和使用。另一方面，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展，系統(tǒng)中記錄的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)每天都在增加，對(duì)硬件的要求也越來(lái)越高，只記錄關(guān)鍵的交易數(shù)據(jù)可以減少數(shù)據(jù)的記錄量和存儲(chǔ)量，降低企業(yè)信息化過(guò)程當(dāng)中的硬件投資。
企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)中，一般優(yōu)先實(shí)施財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)、生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)管理、銷(xiāo)售管理和庫(kù)存管理等模塊，而質(zhì)量管理、設(shè)備維護(hù)等模塊的實(shí)施則必須重點(diǎn)區(qū)別對(duì)待
，有時(shí)候用其他的系統(tǒng)記錄質(zhì)量信息或設(shè)備信息在信息集成上可能效果不太好，但ERP系統(tǒng)簡(jiǎn)單了，ERP系統(tǒng)的實(shí)施難度和實(shí)施成本也就降低了。
ERP系統(tǒng)關(guān)鍵數(shù)據(jù)主要有兩類：物流、資金流集成數(shù)據(jù)以及產(chǎn)品的供需數(shù)據(jù)，而這些數(shù)據(jù)又具有很強(qiáng)的時(shí)效性，過(guò)期的數(shù)據(jù)可以歸檔或刪除，以減少信息存儲(chǔ)量和過(guò)多的硬件投資。
采取同步工程的項(xiàng)目管理方法
ERP系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目大體可以分為項(xiàng)目準(zhǔn)備、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)藍(lán)圖、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、上線準(zhǔn)備、上線支持及持續(xù)改進(jìn)等階段，各階段的工作既有側(cè)重點(diǎn)，又有交叉。ERP實(shí)施過(guò)程當(dāng)中的同步工程式項(xiàng)目管理方法與新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的管理在原理和技巧上是類似的。采取同步工程式的項(xiàng)目管理方法，可以在同一時(shí)期內(nèi)同時(shí)進(jìn)行兩項(xiàng)或兩項(xiàng)以上的項(xiàng)目具體工作，從而縮短ERP系統(tǒng)的實(shí)施周期。
成熟的ERP系統(tǒng)都有一套完整的實(shí)施方法和項(xiàng)目管理方法，企業(yè)需要學(xué)習(xí)和借鑒其項(xiàng)目管理方法，同時(shí)結(jié)合同步工程的方法和技巧，確保ERP系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目的質(zhì)量，縮短項(xiàng)目實(shí)施周期。
以我為主進(jìn)行系統(tǒng)實(shí)施
企業(yè)內(nèi)部ERP系統(tǒng)實(shí)施人員因?yàn)槭煜て髽I(yè)現(xiàn)實(shí)情況，認(rèn)同企業(yè)的文化和經(jīng)營(yíng)理念，同時(shí)又在企業(yè)長(zhǎng)期工作，在實(shí)施ERP系統(tǒng)過(guò)程當(dāng)中往往會(huì)從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)考慮ERP系統(tǒng)的實(shí)施，如果對(duì)他們予以系統(tǒng)的培訓(xùn)，同時(shí)采取快速化ERP系統(tǒng)實(shí)施原則，關(guān)鍵依靠他們，不僅可以降低ERP系統(tǒng)實(shí)施成本，還可以確保項(xiàng)目質(zhì)量。另外，在企業(yè)中建立和培養(yǎng)一支具備綜合素質(zhì)的企業(yè)內(nèi)部管理咨詢和ERP實(shí)施隊(duì)伍，使其在項(xiàng)目結(jié)束后能獨(dú)立有效地進(jìn)行最終用戶使用指導(dǎo)和系統(tǒng)維護(hù)工作，這樣的ERP項(xiàng)目實(shí)施才算得上成功。
總之，企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)是一項(xiàng)時(shí)效性強(qiáng)且成本比較大的投資，就投資的性質(zhì)而言，一方面要控制投資的金額，一方面還要使投資盡快見(jiàn)效。本著簡(jiǎn)單、有效、實(shí)用的原則，采取快速的ERP系統(tǒng)實(shí)施方法和理念，可以降低系統(tǒng)實(shí)施成本，縮短系統(tǒng)實(shí)施周期，提高系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目的性價(jià)比。
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