機關單位環(huán)境保護科技檔案管理要點

摘要：隨著國民經(jīng)濟不斷進步和發(fā)展，環(huán)境保護的重要性日益突顯，越來越多的人希望能加強環(huán)境保護，維護人們賴以生存的家園。尤其是環(huán)保局等機關單位，更應積極開展環(huán)境保護工作，通過對科技檔案的管理和使用，來對環(huán)境保護工作的效果進行記錄。本文將對環(huán)境保護科技檔案管理工作中存在的問題進行分析，并探索科技檔案管理的重點和要點。

關鍵詞：機關單位；環(huán)境保護；科技檔案管理；要點

所謂環(huán)境保護科技檔案，是指國家及其下屬的環(huán)保部門記錄的環(huán)境保護檔案，對國家和社會的環(huán)境保護工作有一定的價值和意義。機關單位的環(huán)境保護科技檔案管理內(nèi)容主要包括對科技檔案的載體進行保護和對內(nèi)容進行填充。對環(huán)境保護科技檔案的管理是我國機關單位的重要內(nèi)容之一，見證了我國地方對環(huán)境保護工作所付出的努力，也是維護社會穩(wěn)定發(fā)展的關鍵之一。

一、環(huán)境保護科技檔案管理中存在的問題

1.過分重視文件收集，不注重文件歸檔

在環(huán)境保護檔案管理工作中，很多人都非常重視檔案的收集工作，比較重視檔案本身的真實性，在收集過程中要求對原件進行驗證，防止檔案存在不真實的現(xiàn)象。在滿足了檔案工作真實性的同時，他們卻沒有按照一定的規(guī)范和標準來進行歸檔，甚至過分要求原件，使得一些重要的科技檔案無法收入其中，降低了檔案管理的參考價值。

2.沒有認識到資源建設的重要性

環(huán)境保護科技檔案是一種信息資源，具有非常重要的應用價值，但如果檔案管理人員沒有對其進行正確開發(fā)和建設，就很容易使科技檔案信息不完善，影響科技檔案的權威性。由于檔案管理人員缺乏相關專業(yè)知識，在歸檔工作中無法切實反應其中的技術完整性，使得環(huán)境保護工作的連續(xù)性、專業(yè)性沒有得到全面反映。

二、機關單位環(huán)境保護科技檔案管理工作要點

1.加強歸檔管理

環(huán)境保護科技檔案的歸檔管理就是資料的交接工作，為了使歸檔管理更加科學，要制定符合機關單位實際情況的歸檔管理制度，使所有部門的人員嚴格按照歸檔制度履行自身職責，從而使歸檔工作順利進行。因此，在環(huán)境保護工作開展前，應由部門負責人對項目中的內(nèi)容、范圍、進度等進行密切關注和記錄，并按照國家規(guī)定的歸檔范圍、期限和密級劃分表，對文件材料進行系統(tǒng)整理和歸檔。在歸檔過程中，要注重對原始資料的審查，使其符合歸檔的基本眼球，并對同一項目的相關材料都統(tǒng)一管理，防止丟失，以便于日后查詢。對于一些不符合歸檔要求的材料，要將材料退回到原本部門，待整理合格之后才能再度接收。

2.科學對環(huán)境保護科技檔案進行分類

科技檔案分類就是指根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質和形成特點，把一定范圍內(nèi)的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的科技檔案庫藏系統(tǒng)，包括農(nóng)業(yè)科技檔案、基本建設檔案、設備檔案、自然科學研究檔案、醫(yī)藥衛(wèi)生檔案和自然現(xiàn)象觀測檔案等�？萍紮n案的分類有很多種方式，具體應根據(jù)機關單位的性質和專業(yè)特征來劃分。環(huán)境保護涉及到大氣、地理、生態(tài)、植物和群落等多個專業(yè)，這就需要檔案管理人員對這些專業(yè)的性質和特征非常熟悉，根據(jù)環(huán)境保護專業(yè)的特點，并結合科技檔案的劃分規(guī)范，來對環(huán)境保護科技檔案進行分類。

3.加強對環(huán)境保護科技檔案的儲存

當科技檔案歸檔、收集之后，就應對其進行細致統(tǒng)計和儲存。對機關單位來說，檔案的儲存和統(tǒng)計是科技檔案管理的重要內(nèi)容之一。在對檔案進行保管的過程中，應根據(jù)機關單位的實際情況，建立并優(yōu)化檔案管理制度，設立專門的環(huán)境保護科技檔案儲存場所，按照環(huán)境保護科技檔案的數(shù)量進行存放，并選擇質量好、防潮的地點，以使科學技術檔案得到妥善保存。檔案管理人員應根據(jù)檔案的具體情況，將其進行整理，并錄入檔案管理系統(tǒng)中，方便其他部門的人查閱和使用。

4.在科技檔案管理中加入信息化手段

隨著科技檔案數(shù)量不斷增加和電子文獻不斷發(fā)展，在當前的科技檔案管理中，應積極采用創(chuàng)新技術，實現(xiàn)對科技檔案全方位、多層次、現(xiàn)代化的管理，使科技檔案在計算機與網(wǎng)絡技術的支持下，轉變儲存方式，打破時間和空間的限制，實現(xiàn)各種文件、信息、資源的遠程傳遞。例如，傳統(tǒng)的紙質文件可以制作成為word、excel等格式，也可以掃描成為圖片格式，儲存在計算機、光盤或網(wǎng)絡資源庫中，實現(xiàn)快速查閱、傳遞和檢索，從而使科技檔案在此基礎上獲得延續(xù)發(fā)展。電子文獻具有載體穩(wěn)定性、多樣性，信息可控制性、易變性、占有體積小等特性，因此，我們應根據(jù)電子文獻的特點，改變傳統(tǒng)的文獻保存和管理方法，建立電子信息管理系統(tǒng)，將與科技檔案有關的各種資料進行整合、分類，儲存在網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫中。

三、結語

環(huán)境保護科技檔案是對國家級地區(qū)環(huán)境保護工作成果的展示，作為機關單位的工作人員，我們應認識到環(huán)境保護的重要性，并在工作中落實環(huán)境保護檔案管理工作，從而使我國整體環(huán)境保護檔案管理水平得到提升，進一步完善環(huán)境保護科技檔案管理體系，促進我國環(huán)境保護事業(yè)的良性發(fā)展。

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作者：陳慧吉 單位：吉林公主嶺市環(huán)境保護局科技科