省級圖書館地方文獻的搜集、整理和利用

[摘要] 本文從省級圖書館的角度出發(fā)，在地方文獻傳統(tǒng)工作模式的基礎(chǔ)之上，對其搜索征集、加工整理、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)．提出了一些新的觀點和方法。

一個省圖書館之所以區(qū)別于他省圖書館，其主要征別，即在于該省圖書館所收藏的具有地方特色的文獻資料。省級圖書館中地方文獻的收藏，是該省區(qū)域內(nèi)政治經(jīng)濟、文化藝術(shù)、教育科技、歷史地理、民俗民情等方面的綜合反映；是一個省之內(nèi)社會百科的歷史記錄；是省級圖書館藏書的主要內(nèi)容和重要的組成部分。由此可見，地方文獻在省級圖書館中的地位是何等的重要，故圖書館界中之先賢和當(dāng)今有識之上，一直都非常重視地方文獻工作，并為之搖旗吶喊、身體力行，為我國省級圖書館地方文獻的建設(shè)作出了極大的貢獻。

既然地方文獻對于省級圖書館如此之重要，那么地方文獻的搜索征集、加工整理和開發(fā)利用這三項基本工作完成得好壞，則直接影響到地方文獻的質(zhì)量、能量和價值，同時也反映出省級圖書館藏書的內(nèi)在檔次和水平。

1 地方文獻的搜索征集

目前，地方文獻的搜索征集存在著諸多難點。其一，不少負責(zé)地方文獻征集的人員缺乏對本省地方文獻出版情況整體的了解和把握，尤其是非省會的出版物更是所知寥寥，很難做到有計劃、有方向、更全面、更具體地進行征集工作。其二，地方文獻作為省級圖書館的最基本的收藏內(nèi)容之一，尚未被全社會所認識，即便是一些文化單位和文化人士對此也不甚了解，很少有人主動與圖書館聯(lián)系，呈繳有關(guān)的文獻資料。其三，地方文獻中非出版物例如名人的手稿和筆記、政府內(nèi)部的有關(guān)行文、鄉(xiāng)村里的村志和族譜，浩如煙海、綜跡難覓。

搜索征集地方文獻既有這么多難點，作為省級圖書館和征集人員應(yīng)該如何排除困難，努力在最大范圍內(nèi)和最大可能的情況下，盡量全面地、系統(tǒng)地搜索征集地方文獻呢？

1．1加強政府行為。由政府出面加強宣傳。在報紙、電視、街頭廣告欄上，用公益廣告的形式向人民大眾宣傳地方文獻的概念、范疇和意義及公民應(yīng)具有的主動呈繳地方文獻的權(quán)力和義務(wù)。這種公益廣告不但可以加強社會對地方文獻的認識和理解，同時它還使國家所倡導(dǎo)的精神文明建設(shè)具有更深層的意義。

1．2省級圖書館應(yīng)建立專門機構(gòu)即地方文獻部，實行實實在在的地方文獻搜索征集工作，同時還應(yīng)深入進行數(shù)量上的征集、門類上的挖掘、來源上的登記等諸方面的工作。

1．3借鑒報紙的通訊員制度，在各處招募地方文獻信息征集員，配合省館地方文獻部進行征集工作。

1．4編制《本省地方文獻征集索驥手冊》，采用電話簿式的方法，將可能產(chǎn)生地方文獻的來源加以分門別類，如政府機構(gòu)、民間團體、廠礦企業(yè)、學(xué)校醫(yī)院及社會名流等，將這些單位中負責(zé)編寫文獻的具體部門及聯(lián)系方式加以詳細登記，以便隨時地或定時地進行聯(lián)系，確保及時地將文獻資料征集上來。

1．5在征集地方文獻中正式出版物的同時，還要注意加強對非正式出版物和非出版物的搜索征集工作，如一些文化名人的手稿、筆記。

1．6發(fā)揮地區(qū)、市、縣圖書館的地方優(yōu)勢，組成地方文獻的征集網(wǎng)絡(luò)，加強和擴大省級圖書館在地方文獻方面的征集力度、廣度和深度。

1．7在地方文獻的搜集中，既要注意到資料來源的廣闊性，還要注意到資料來源的連續(xù)性，特別要注意社會各界中負責(zé)地方文獻編制人員的人事更替，及時與后任人員建立起良好的人際關(guān)系和良好的業(yè)務(wù)關(guān)系，避免文獻資料斷檔。

1．8在地方文獻的搜集中還要注意對本館藏于其它部室中含有地方文獻性質(zhì)的資料進行挖掘，認真地進行自我透視。

2 地方文獻的加工整理

對地方文獻進行加工整理，是地方文獻為社會服務(wù)的橋梁，是地方文獻建設(shè)中的重要一環(huán)。地方文獻種類繁雜，包羅萬象。地方文獻的這種特殊性，給其加工整理出了一個大大的難題。地方文獻的加工整理應(yīng)該如何進行呢？

2．1由省級圖書館地方文獻部就地方文獻加工整理組織專門班子，根據(jù)加工整理的具體情況和環(huán)節(jié)。設(shè)人設(shè)崗，各司其責(zé)。

2．2在對文獻進行具體加工整理的過程中，鼓勵各環(huán)節(jié)崗位人員發(fā)現(xiàn)新問題、透視新層次、挖掘新題材、變換新角度、拓展新視野，將這些新的思想體現(xiàn)在文獻的加工整理中，并作為工作人員的成績記錄在案。

2．3做足案頭工作，從不同問題、不同層次、不同角度、不同視野出發(fā)，建立特色卡片系統(tǒng)，制定出立體的檢索模式，使其具有更多的檢索點，以方便讀者檢索查閱。

2．4為防止一些特殊的珍品文獻資料在重復(fù)利用時出現(xiàn)污、損、盜乃至氧化問題的發(fā)生，應(yīng)備出復(fù)印件或影印件以供查閱。

2．5除關(guān)注地方文獻地域性和文獻性之外，還要關(guān)注時效性，尤其是對各種年鑒和各種統(tǒng)計資料，需要先加工或最先加工、快加工、或特快加工，以避免因加工不出而造成的拒借。

3 地方文獻的利用

地方文獻的搜索征集和加工整理，說到底，是為了服務(wù)社會、方便讀者。因此，地方文獻的利用，才是這些工作的最終目的。所謂地方文獻的利用，就是讀者對地方文獻的查閱并對其所載知識和信息的占有。占有的越多，利用度也就越高。那么如何提高地方文獻的利用度呢？

3．1做好前期的登記工作。變地方文獻的被動利用為主動利用，對圖書館來講是個新課題。要做到這一點須有一個準(zhǔn)備期或稱為啟動期。在此期間，對來館查閱地方文獻的讀者進行問卷調(diào)查，其內(nèi)容可有：A、單位名稱；B、本人姓名；C、查閱內(nèi)容；D、查閱目的；E、有何意見。調(diào)查結(jié)果有助于了解讀者所需所用，為開展“主動利用”奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

3．2建立讀者利用檔案。檔案內(nèi)容大概兩點：一為常來查閱的單位和人員及查閱周期建立檔案。二對被查閱的文獻內(nèi)容及其被查頻率建立檔案，從中找出規(guī)律性的數(shù)據(jù)，為文獻的“主動利用”做到心中有數(shù)。

3. 3按照檔案數(shù)據(jù)，把最新地方文獻的相關(guān)目錄，用各種可能的形式通知讀者，使讀者更有準(zhǔn)備地進館查閱，從而最大限度地減少讀者進入圖書館之前的盲目性。

3．4設(shè)計專題，采用走出去、請進來的方法，加大地方文獻的利用度。所謂走出去，是把專題中地方文獻的內(nèi)容經(jīng)加工整理后，對外進行展覽和宣傳。所謂請進來，是請名人名家就本省的某一課題和內(nèi)容舉行學(xué)術(shù)講座，其中可以是文學(xué)的、歷史的、地理的等等。

3．5把地方文獻中發(fā)現(xiàn)的學(xué)術(shù)或其它疑難問題，通過當(dāng)?shù)貓蠹垙埌裾f明，請社會各界的有識之士踴躍揭榜、給予求證解決，并將其成果刊登于相應(yīng)的學(xué)刊之中，同時在報紙上鳴謝。這樣做既充分利用了地方文獻、解決了學(xué)術(shù)上的問題、活躍了本省的學(xué)術(shù)氣氛，還可以對地方文獻從概念到范疇向社會進行一次生動的宣傳。

3．6在地方文獻的利用中，還可以將其分為無償利用和有償利用兩個部分。在當(dāng)前，“有償利用”將是地方文獻工作健康發(fā)展的一個十分必要的措施和環(huán)節(jié)。筆者認為：凡是通過地方文獻的利用、并經(jīng)過地方文獻部分人員的直接勞動而獲得的具有商品交換性質(zhì)的、并可獲取利潤的信息，都屬于“有償利用”的范圍。

總之，最大限度地搜集、加工、整理出地方文獻，使地方文獻充分的開發(fā)和利用，使之更好地發(fā)揮作用，進而擴大省級圖書館的職能是十分重要的。

〔出處〕 河南圖書館學(xué)刊 2000(4)

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