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淺談現(xiàn)代地方文獻的搜集整理
地方文獻的搜集、整理是公共圖書館的一項重要工作。經(jīng)過十多年的艱苦努力，我國地方文獻的搜集整理，已經(jīng)從起步階段進入了完善發(fā)展時期。許多地區(qū)圖書館先后組建了地方文獻資料室、參考室等機構(gòu)，并且形成了具有一定藏書、人員的地方文獻管理隊伍。但是擺在我們面前的問題是：如何加強現(xiàn)代化地方文獻的搜集，整理工作，建立具有一定特色的現(xiàn)代文獻資料庫，這項工作在整個公共圖書館事業(yè)中顯得很有必要。
地方文獻從內(nèi)容結(jié)構(gòu)上包括：地方史料、地方人士著述和現(xiàn)代出版物三部份構(gòu)成。這幾部份之間相輔相成不可缺少，但是很明顯，在這幾個構(gòu)成部份中，人們一般只注重地方史料的搜集、整理而忽視了地方人士著述，特別是現(xiàn)代地方人士著述和現(xiàn)代地方出版物的搜集。
我國地方文獻搜集中，從古至今只重視前人的著述，無論是古代的藏書樓到今天的圖書館，在相當長的一段時期內(nèi)，人們的頭腦中已經(jīng)形成，一提地方文獻搜集整理工作，只會聯(lián)想到“地方史料”。也就是說：只有古人留下的資料，才能稱之為“地方文獻”，這種思想狀況需要得到根本改變，關(guān)鍵在于重視和完善現(xiàn)代地方文獻搜集整理工作。
一、現(xiàn)代地方文獻搜集目標范圍
在當今社會中，面臨信息量爆炸性增長情況下，現(xiàn)代地方文獻出版數(shù)量增長迅速，所以確定現(xiàn)代地方文獻搜集的目標、范圍是搜集整理工作的重要環(huán)節(jié)。
現(xiàn)代地方文獻搜集目標，一般來說是指“現(xiàn)代文獻搜集過程中所涉及的人員、地域，經(jīng)費、管理等等方面”。搜集目標制定時要做到合理的安排人力，經(jīng)費的投入量與整體的比例，即處理好局部與整體的關(guān)系。因為現(xiàn)代地方文獻搜集是一項永久性的工作，搜集工作過程中需要相當?shù)娜肆徒?jīng)費投資。這項工作對于一個館來講短時期是不會產(chǎn)生社會效益和間接的經(jīng)濟效益的，因此必須根據(jù)各館實際情況制定出具有各館特色的搜集目標。目標制定時需要考慮確定搜集工作中可預(yù)見性目標，綜合分析、研究搜集工作中所涉及到的各個環(huán)節(jié)，最后確定搜集時必備的經(jīng)費、人員、范圍等數(shù)額、標準以保證整個搜集工作流程暢通無阻。
現(xiàn)代地方文獻搜集工作的特點是，類型多、品種雜，搜集范圍較廣。其范圍應(yīng)該包括以下幾個方面：①本地的及籍貫屬本地但在外地工作的現(xiàn)代、當代文化人士著述。②近年來本地區(qū)著者及文化人士在各種期刊、報紙上公開發(fā)表的各種學術(shù)論文、文學作品等專業(yè)文章，論文資料。③公開發(fā)表的各種譯著、小說、散文、劇本、詩歌、雜文、美術(shù)作品、攝影、書畫作品等，無論匯集成冊成單張的均屬搜集范圍。④各種學會、協(xié)會及地方史志編纂機構(gòu)編輯出版的各種正式出版及非正式出版的各種資料（包括手稿、油印稿、文稿）均應(yīng)收集�？傊F(xiàn)代、當代文化人所著述的一切資料都應(yīng)屬搜集的范圍。
二、搜集中幾項可行性措施
確定了地方文獻搜集范圍后，還應(yīng)該針對現(xiàn)代地方文獻的不同特征進行綜合性分析，抓住特征，制定切實可行的搜集措施。
現(xiàn)代地方文獻特征，一般可分為分散性和廣泛性兩方面。分散性指：所搜集的文獻資料比較分散，大部份尚未成冊，多數(shù)分散在各種公開發(fā)表或未公開發(fā)行的期刊中，這些資料往往與新知識、新研究成果密切聯(lián)系，無論是各種類型的論文、學會、協(xié)會資料匯編、經(jīng)驗交流文章，都具活力，反映現(xiàn)代特點快，搜集整理后，深受讀者歡迎，其查閱率較高；廣泛性指：現(xiàn)代地方文獻資料應(yīng)用范圍較廣，搜集時所涉及的人員、范圍面寬，搜集整理面十分廣泛。當今社會特點是，政治、經(jīng)濟、文化，藝術(shù)各個學科之間已經(jīng)形成了一個多元沖擊的整體，各類出版物迅速增長。據(jù)不完全統(tǒng)計，目前我國各種期刊（包括內(nèi)部期刊）已經(jīng)突破一萬種。這些上萬種期刊可分為某一學科、某一領(lǐng)域?qū)I(yè)期刊和跨學科的綜合性期刊兩大類。再從文獻信息的增長量來講，全世界先進技術(shù)普及率高的地區(qū)，文獻信息增長量已經(jīng)達到最高水平�，F(xiàn)代地方文獻搜集工作盡管所涉及的范圍僅局限一個地區(qū)，但是如果分散在各個學科的專業(yè)性或綜合性期刊中，其范圍是相當廣泛的。
掌握了現(xiàn)代地方文獻的分散性和廣泛性特征后，為了充分做到搜集時的系統(tǒng)性、完善性工作必須有針對性的制定出搜集整理的具體措施。
1、大膽設(shè)想，勇于創(chuàng)新應(yīng)該作為現(xiàn)代地方文獻搜集工作的主要原則�，F(xiàn)代地方文獻搜集除了廣泛調(diào)查采訪外，不能局限于填訂書目，訂單單一渠道。必須結(jié)合各地具體情況大膽創(chuàng)新。如云南省大理州圖書館，根據(jù)該地區(qū)屬于民族自治區(qū)特點，與州人大及有關(guān)部門聯(lián)系、協(xié)作、爭取到以州人大、州政府辦公室的名義，用文件的形式下發(fā)“征集本地區(qū)現(xiàn)代地方人士著述的有關(guān)通知。”并且還與當?shù)匚穆?lián)、民間文學家協(xié)會配合，利用各種民族節(jié)日活動有目的、有計劃的搜集地方文獻資料。今年5月結(jié)合紀念毛澤東同志《在延安文藝座談會上的講話》發(fā)表50周年活動中，大理州圖書館聯(lián)合州作家協(xié)會，州民間文學集成組織舉辦“大理州作家作品展覽。”通過展覽搜集到該地區(qū)多種民族組成的老、中、青作家在各種報紙、期刊發(fā)表的近百件作品，其中包括詩歌、散文、小說、民間文學、文學評論、論文等方面內(nèi)容。該館這種創(chuàng)造性的利用各種活動搜集整理現(xiàn)代地方文獻方法是值得提倡和推廣。
2、走捷途，密切與出版部門聯(lián)系，掌握當?shù)爻霭鎰討B(tài)，搜集新近出版的著述，目前各地文化部門先后成立了新聞出版科（室），這類機構(gòu)一般說來，都屬于文化局管轄。圖書館可以充分利用各種有利因素，草擬出有關(guān)征集現(xiàn)代出版物的條文，與新聞出版機構(gòu)聯(lián)系，給本地所有出版單位下發(fā)“征集贈送現(xiàn)代出版物給圖書館的文件”，文件中注明贈送出版物的種數(shù)、冊數(shù)、時間，有目的性的進行征集。
3、抓住時機，及時搜集。近年來各地盛行編纂各種地方史志，部門志，這些地方志編纂機構(gòu)某種意義上，都屬于臨時性機構(gòu)，經(jīng)過一段時間編纂后，各種類型的地方史志、部門志均先后出版發(fā)行。圖書館搜集整理這類地方文獻時必須抓住目前各種地方志、部門志出版發(fā)行的有利時機及時搜集。除了搜集各類型的正式出版發(fā)行的文獻資料外，更重要的是不能放過這些出版物的手稿、油印稿的搜集，這些珍貴資料如果不及時搜集，將會錯失良機留下遺憾。
4、現(xiàn)代地方文獻搜集工作中，必須制定與搜集整理相適應(yīng)的配套措施，以便搜集整理進一步完善提高。現(xiàn)代地方文獻搜集進館后，一般采取的方式是：將搜集整理后的文獻資料分藏在各個部門中，這種傳統(tǒng)入藏方式，不利于反映一個地區(qū)文化動態(tài)，更不利于讀者檢索利用。為了充分反映出一個地區(qū)文化成果，弘揚本地區(qū)，本民族的民族文化，可以采取將搜集到的現(xiàn)代地方文獻集中起來統(tǒng)一入藏組建“本地區(qū)文化人著述文獻資料檔案庫�！奔泻蟮奈墨I資料按學科以人為基數(shù)入藏，這種統(tǒng)一管理的方式有利于系統(tǒng)、全面完整的檢索利用，對征集者本人還可以針對著者作品數(shù)量、質(zhì)量發(fā)給“入藏證”證明該作者在圖書館檔案庫的入藏號、作者單位、學科類型。組建現(xiàn)代文化人著述檔案庫后，作者及研究人員可以更廣泛的按人、按學科檢索所需要的資料。
5、針對目前一般作者不愿將作品交圖書館收藏的情況，制定有利于搜集整理的對策。搜集現(xiàn)代地方文獻時往往會碰到著述者成果較多，自已所留的保存本，僅僅只有一份，不愿將保存本交圖書館收藏，針對這種情況可以復(fù)制、復(fù)印辦法解決。對個別突出人員還可以通過獎勵形式解決，認真處理好搜集整理工作中出現(xiàn)的各種矛盾，以便有利于擴大搜集范圍，形成具有一定規(guī)模的現(xiàn)代地方文獻資料庫。
三、搜集整理中注意的幾個問題
加強現(xiàn)代地方文獻搜集整理，組建具有地方性特點的現(xiàn)代、當代文化人著述資料室，對于圖書館事業(yè)的發(fā)展，形成具有一定特色的藏書體系是一項十分重要的工作，必須不失時機的抓緊抓好，但是具體工作中還應(yīng)該注意以下幾個問題：
1、搜集整理時應(yīng)該注意按各個地區(qū)圖書館特點，確定優(yōu)先搜集范圍。現(xiàn)代地方文獻搜集是一項長久性的工作，搜集之前根據(jù)各個館情況、組建相應(yīng)的“搜集整理小組”，人員可以專設(shè)或兼職。搜集人員在廣泛調(diào)查、了解、采訪基礎(chǔ)上區(qū)分搜集的先后。那么怎樣才能確定先后呢？那些方面需要重點考慮呢？首先，應(yīng)該選擇具有一定時間限制的現(xiàn)代、當代地方文獻。如各地新修的各類地方志、部門志。另外，要選擇對地區(qū)發(fā)展具有促進作用的現(xiàn)代地方文獻資料。如各種戰(zhàn)略性的研討性論文匯編。反映某一地域的資源調(diào)查報告、國土資料開發(fā)利用資料等應(yīng)該采取急用先搜的原則，優(yōu)先進行搜集整理。
2、采取由近到遠原則，逐步擴大搜集范圍�，F(xiàn)代，當代文化人士著述搜集要做到搜集的完整性、系統(tǒng)性并不是件容易的事，需要工作人員作仔細的了解、尋訪、征集的過程。搜集中應(yīng)該不失時機的了解情況，由遠到近、似點帶面逐步擴大搜集。
3、現(xiàn)代、當代地方文獻搜集整理中，必須重視零散資料的搜集整理工作。零散資料一般來說內(nèi)容廣泛，人員涉及面廣，搜集起來困難重重。但是這類資料一旦經(jīng)過搜集整理后，最能體現(xiàn)出一個地方文獻特色，也能夠促進該地區(qū)政治、經(jīng)濟、文化事業(yè)的發(fā)展。搜集工作中應(yīng)該把這類資料列為重點。
4、搜集整理過程中還應(yīng)該注意對各種搜集的文獻資料作認真仔細的鑒別，最后根據(jù)作者作品數(shù)量、質(zhì)量區(qū)分出重點入藏和一般入藏的人員和文獻。作品鑒別可以請各學科具有一定影響的人員承擔，鑒別后的作品一經(jīng)入藏后可發(fā)給著者“入藏證”。凡獲得“入藏證”的文化人士著述都屬重要收藏對象，這樣更有利搜集工作的發(fā)展。
總之，現(xiàn)代地方文獻搜集、整理是圖書館工作的一項重要內(nèi)容，各地圖書館必須針對具體實際情況，有目標、有計劃地進行搜集、整理工作，逐步形成一個具有自己館藏特色的地方文獻藏書體系。
〔出處〕 圖書館理論與實踐 1992（4）
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