論地方文獻(xiàn)報刊信息數(shù)據(jù)庫及主題標(biāo)引工作

1 地方文獻(xiàn)報刊信息數(shù)據(jù)庫

地方文獻(xiàn)是指內(nèi)容上具有地域性，同時具有重復(fù)使用價值的文獻(xiàn)。由于它完整、系統(tǒng)地記錄了特定地域內(nèi)自然和人文方面的各種信息，從而為人們提供了研究特定地域內(nèi)歷史、現(xiàn)代及未來的有關(guān)資料。

地方文獻(xiàn)的類型多種多樣，報刊文獻(xiàn)是其中的一種。它具有信息量大，傳遞周期短，內(nèi)容相對客觀、翔實等特點。但由于它的總量太大，有關(guān)的地方文獻(xiàn)信息分散在不同時期、不同品種的報刊之中。僅靠瀏覽原始文獻(xiàn)，迅速查到有關(guān)資料，幾乎是不可能的。地方文獻(xiàn)報刊索引就是為解決這一問題而編制成的一種檢索工具。

在手工時代，地方文獻(xiàn)報刊索引表現(xiàn)為篇目索引或題錄索引的形式，即將報刊中所載地方文獻(xiàn)篇目按一定順序編排起來，以利讀者查找文章的所在位置。這種索引不反映文章的具體內(nèi)容，只具有指向和示址作用。同時，也對地方事物起著揭示和報道的作用。除了作為一種綜合性的檢索工具外，還可以在這種索引的基礎(chǔ)上編制各種情報報導(dǎo)刊物，或圍繞特定學(xué)科及專業(yè)進(jìn)行定向報導(dǎo)和檢索，以服務(wù)于地方的各項事業(yè)。

鑒于地方文獻(xiàn)報刊索引的重要作用，許多公共圖書館都曾積極編制這種索引。例如，首都圖書館自50年代起開始編制《北京地方文獻(xiàn)報刊資料索引》，涵蓋了本世紀(jì)以來的內(nèi)容；甘肅省圖書館也是在同一時期開始編制西北五省的地方文獻(xiàn)報刊索引；長春市圖書館也曾編制了《東北地方文獻(xiàn)索引》等檢索工具。為了避免目錄體系過于龐大，這種卡片式篇目索引一般僅以分類方式編排。因此讀者也只能從分類途徑對報刊上的地方文獻(xiàn)信息進(jìn)行檢索。 進(jìn)入計算機(jī)時代以來，以數(shù)據(jù)庫形式來處理地方文獻(xiàn)信息已成為圖書館地方文獻(xiàn)工作的必然趨勢。計算機(jī)所具有的自動識別與排序功能，使地方文獻(xiàn)信息的編排檢索變得更加方便、更加快捷。通過全文掃描技術(shù)完成的報刊全文數(shù)據(jù)庫，使得報刊上的地方文獻(xiàn)信息得到更充分地揭示和利用。由于計算機(jī)具有一次性輸入，多途徑輸出的功能，因而在對地方文獻(xiàn)信息進(jìn)行存儲與檢索時，增加了篇名、著者、出版、文摘等多方面的途徑。尤其是從主題途徑檢索地方文獻(xiàn)信息的問題得到了很好地解決。

在地方文獻(xiàn)報刊信息數(shù)據(jù)庫（以下簡稱報刊信息庫）中，分類標(biāo)引和主題標(biāo)引都是以揭示文獻(xiàn)內(nèi)在特征為目的的標(biāo)引方法，只是揭示的角度有所不同。由于地方文獻(xiàn)的史料特征極為明顯，故地方文獻(xiàn)的讀者往往是從特定的事件、人物、時間、地域的角度入手進(jìn)行檢索。因而可以說主題檢索是一種最直接反映地方文獻(xiàn)內(nèi)容特征的檢索途徑，也是建立檢索工具和檢索系統(tǒng)的基礎(chǔ)和前提。近些年來，圖書情報界對有關(guān)主題標(biāo)引的原則和操作方法有過許多研究和探討，撰寫過很多的著作和文章。但由于地方文獻(xiàn)中連續(xù)出版物本身所具有的特征，其主題標(biāo)引的原則和方法與其它類型文獻(xiàn)的標(biāo)引還是有所不同。本文擬從報刊信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)入手，探討有關(guān)地方文獻(xiàn)報刊信息主題標(biāo)引的一些問題。

2 地方文獻(xiàn)報刊信息數(shù)據(jù)庫中的主題標(biāo)引

2．1詞表的編制

報刊信息庫與其它類型數(shù)據(jù)庫相比，最突出的特點是要反映地方文獻(xiàn)本身所具有的特征。同時還要滿足地方文獻(xiàn)用戶特殊的檢索需求。因此，選擇一部適合地方文獻(xiàn)特征的主題詞表是開展標(biāo)引工作的首要問題。

《漢語主題詞表》（以下簡稱漢表）是一部供機(jī)檢使用的綜合性基礎(chǔ)型詞表。它所收錄的詞匯可以供各個機(jī)構(gòu)和行業(yè)從中選詞，以編制適合本專業(yè)或本機(jī)構(gòu)使用的專業(yè)詞表。實際上，我國很多專業(yè)情報機(jī)構(gòu)和圖書館都是在參考這部國家詞表的基礎(chǔ)上編制自己詞表的。在編表過程中，抽取主題詞時當(dāng)盡可能不破壞原有詞表的詞間關(guān)系。但必要時，詞間關(guān)系及基本范疇還是需要重新確定的。

由于地方文獻(xiàn)是對某一地域自然和人文現(xiàn)象的客觀描述，它所表現(xiàn)出的地域性和專指性極強(qiáng)。用綜合性的《漢表》來標(biāo)引各地的地方文獻(xiàn)，則將有相當(dāng)部分的文獻(xiàn)不能被準(zhǔn)確地表達(dá)其主題概念；其次，地方文獻(xiàn)的內(nèi)容范疇與《漢表》中的基本范疇也有所不同�！稘h表》是以學(xué)科體系作為劃分范疇的基本依據(jù)；而地方文獻(xiàn)則是以特定地方的自然環(huán)境、人文環(huán)境和地方事業(yè)作為劃分范疇的基本依據(jù)。所以地方文獻(xiàn)主題詞表需要在《漢語主題詞表》的基礎(chǔ)上自行編制。

地方文獻(xiàn)主題詞表中所收錄的主題詞來源主要有：

①《漢表》中已有的詞匯。這是地方文獻(xiàn)與非地方文獻(xiàn)都使用的綜合性詞匯，它占將來的地方文獻(xiàn)主題詞表所收詞匯的絕大部分。由于是從《漢表》中選詞，所以它們是相對規(guī)范的。

②《漢表》中沒有的，帶有地方特點的詞匯，如：北京地方文獻(xiàn)的“琉璃廠”、天津地方文獻(xiàn)中的“皇會”、廣東地方文獻(xiàn)中的“早茶”等，這部分詞匯雖然在未來的地方文獻(xiàn)主題詞表中所占比例不會很大，但它們卻是出現(xiàn)頻率相對較高的詞匯。對于這部分詞匯及其詞間關(guān)系，地方文獻(xiàn)工作者需要加以規(guī)范。

③《漢表》作為階段性產(chǎn)品，它的編制受時間的限制，對于編表以后新產(chǎn)生的一些詞匯它不可能收錄，在新編的地方文獻(xiàn)主題詞表中收錄這部分詞，也需要加以規(guī)范。

由于編制先組式的主題詞表需要一段相當(dāng)長的時間，同時還要編制一系列的標(biāo)引細(xì)則，這將會影響報刊信息庫主題標(biāo)引工作的迅速展開。因此，可以采用另一種方式，即首先確定一段時間為試驗期，先進(jìn)行地方文獻(xiàn)的標(biāo)引工作。由標(biāo)引人員直接從報刊所載的地方文獻(xiàn)信息內(nèi)容中選取有檢索意義的關(guān)鍵詞作為主題詞。這種主題詞是未經(jīng)規(guī)范的自然語言，也無詞間關(guān)系可言，待積累了一定數(shù)量之后，再對其進(jìn)行修改、充實，并參照《漢表》使之規(guī)范化。確定好詞間關(guān)系和基本范疇，從而形成適用的詞表。這種詞表是后控式的，采用這種方式選詞更直觀，專指性強(qiáng)，還能使標(biāo)引工作與修改詞表同時進(jìn)行。而且標(biāo)引時不用考慮詞間關(guān)系及查表抽詞，所以標(biāo)引速度快。在標(biāo)引時采用自然語言，對標(biāo)引人員的要求也相對較低。目前，廣東省中山圖書館的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)主題標(biāo)引就采用了這種方法。

2．2主題詞字段的設(shè)置

無論是先有詞表，還是先進(jìn)行標(biāo)引工作，在報刊信息庫中，都需要設(shè)置若干個主題詞字段，以便展開具體的標(biāo)引工作。在設(shè)置主題詞字段時，一定要注意反映地方文獻(xiàn)的時空特征；在空間方面完整、系統(tǒng)地記錄特定地域內(nèi)自然和人文方面的各種信息；在時間上又形成了一個連續(xù)的信息集合。這是一切地方文獻(xiàn)工作最基本的原則。

在報刊信息庫中，首先應(yīng)設(shè)置涉及文獻(xiàn)基本內(nèi)容的“內(nèi)容主題詞”字段。此字段選詞靈活性大，標(biāo)引的內(nèi)容也十分廣泛。它對所有地方文獻(xiàn)信息的內(nèi)容范疇進(jìn)行涵蓋，也是以后編制地方文獻(xiàn)主題詞表時確定詞表基本范疇的依據(jù)。從地方文獻(xiàn)的性質(zhì)和特征來看，它是對特定地區(qū)自然、社會、人文諸般事物的歷史與現(xiàn)狀進(jìn)行全面系統(tǒng)地綜合性記錄，涉及的內(nèi)容極為廣泛。如反映一個地區(qū)所能觀察到的天文現(xiàn)象、地質(zhì)水文結(jié)構(gòu)、地形地貌、氣候與氣象、物種與資源以及反映該地區(qū)的人文地理、歷史、地方人物、社會經(jīng)濟(jì)、地方政治、社會結(jié)構(gòu)、地方文化、教育等各個方面。

報刊信息庫中“內(nèi)容主題詞”字段的主題詞性質(zhì)絕大部分是綜合性的，與其它非地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫中的主題詞無太大區(qū)別。例如“社會治安”，“計量管理”、“住宅區(qū)”、“軟件產(chǎn)業(yè)”等；也有一部分是地方文獻(xiàn)內(nèi)容所特有的地方性詞匯，如“敦煌石窟”、“庚子事變”、“廠甸”等；另外，新產(chǎn)生的一些地方文獻(xiàn)信息的內(nèi)容，也應(yīng)通過內(nèi)容主題詞來表達(dá)�？傊�，凡是涉及到地方文獻(xiàn)的所有內(nèi)容特征，都應(yīng)在此字段予以反映。

這一字段并非地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫所特有，有關(guān)具體標(biāo)引方法的討論從略。

另一種主題字段的設(shè)置應(yīng)反映地方文獻(xiàn)內(nèi)容特征以外的其它特征。地方文獻(xiàn)最大的特點，就在于文獻(xiàn)所記載的現(xiàn)象、事實和人物都被限定在某一特指的時空范圍內(nèi)。也就是說。地方文獻(xiàn)所涉及的內(nèi)容范疇均會通過特定的時間、地點、團(tuán)體機(jī)構(gòu)、人物等因素反映和輸出。地方文獻(xiàn)用戶的檢索習(xí)慣也往往是從某一地域范疇、地區(qū)名稱、某一事件、某一人物入手。因此，有必要在地方題錄庫中設(shè)置“地域主題詞”、“時間主題詞”、“團(tuán)體主題詞”和“個人主題詞”諸字段。它們是揭示地方文獻(xiàn)的本質(zhì)特征所必須的字段。同時也是地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中所特有的。

以上四個主題詞字段所反映的是有關(guān)地方文獻(xiàn)信息中客觀存在的某些因素，如“地域主題詞”中的“東城區(qū)”、“梅山縣”、“個人主題詞”中的“梅蘭芳”、“秋瑾”等。盡管這四種主題詞的標(biāo)引與“內(nèi)容主題詞”的標(biāo)引相比，相對容易些，但仍需積累到一定數(shù)量后進(jìn)行規(guī)范。例如“團(tuán)體主題詞”中的機(jī)構(gòu)名稱是用全稱還是用簡稱，以及“個人主題詞”中的人物名稱是用本名還是用筆名，這些都需要地方文獻(xiàn)工作者在以后的工作中根據(jù)本地區(qū)的具體情況加以規(guī)范。

具體的標(biāo)引方法是：

地域主題所標(biāo)引的不是整體地方文獻(xiàn)的地域，而是文章內(nèi)容涉及的某一具體區(qū)域的名稱，或者給文章內(nèi)容帶來影響的區(qū)域名稱。如有關(guān)北京地方文獻(xiàn)的內(nèi)容不用標(biāo)“北京”，直接標(biāo)引具體的“東城區(qū)”、“昌平縣”等行政區(qū)劃名稱；內(nèi)容涉及到較具體的地名時也可標(biāo)引地名，例如“王府井大街”、“方家胡同”等；如果文章中所反映的地區(qū)更詳細(xì)，區(qū)（縣）、街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）、村等具體名稱都有，可逐級進(jìn)行標(biāo)引，中間用分隔符隔開，如北京地方文獻(xiàn)中的“順義縣%趙全營鎮(zhèn)%北郎中村”；在標(biāo)引中，遇到舊有的行政區(qū)劃名稱或舊地名時，為反映某一地區(qū)名稱的歷史發(fā)展沿革，應(yīng)將現(xiàn)行行政區(qū)劃名稱與舊有行政區(qū)劃名稱同時標(biāo)引作為檢索點，現(xiàn)有行政區(qū)劃名稱或新地名標(biāo)在前面， 舊行政區(qū)劃名稱或舊地名注于其后，可用括號括起。如“東城區(qū)（內(nèi)三區(qū)）”。以上的標(biāo)引方法主要是針對地方文獻(xiàn)用戶特定的檢索需求而言。

年代主題標(biāo)引的是文獻(xiàn)內(nèi)容所涉及的時間范圍，而不是文獻(xiàn)撰寫或出版發(fā)行的時間。清以前的歷朝歷代均可使用“朝代%年號”的方法標(biāo)引．如“清代%乾隆”，中華民國時期（1919年前）可標(biāo)引成“民國時期”，到了1920年以后可以標(biāo)引成“二十年代”、“六十年代”等。

團(tuán)體主題和個人主題標(biāo)引的是文章內(nèi)容所涉及到某一具體機(jī)構(gòu)、個人，或與某地方有關(guān)系的機(jī)構(gòu)和個人。團(tuán)體主題標(biāo)引時，用機(jī)構(gòu)和單位的標(biāo)準(zhǔn)全稱，如“北京市中級人民法院”、“重慶市技術(shù)監(jiān)督局”等；而個人主題的標(biāo)引，是標(biāo)具體人名，例如“梅蘭芳”；如果遇到同一人物有本名與筆名時，要同時標(biāo)引，如“魯迅”與“周樹人”、“老舍”與“舒舍予”之間可用符號“%”隔開；遇到清代人物或少數(shù)民族人物的名稱較長時，一般應(yīng)標(biāo)引人物的全名，如“愛新覺羅·溥儀”。

總之，無論標(biāo)引什么類型的主題詞，標(biāo)引人員都要站在用戶的角度，即從索引的終極使用目的出發(fā)，給地方文獻(xiàn)實際使用者提供有價值的地方文獻(xiàn)信息。因此，在對報刊信息庫進(jìn)行主題標(biāo)引過程中一定要確定好標(biāo)引深度。地方文獻(xiàn)報刊索引的標(biāo)引深度，則取決于地方文獻(xiàn)各類用戶的檢索需求。地方文獻(xiàn)的研究級用戶的檢索需求包括：決策、管理人員宏觀的檢索需求、科研人員較專深的檢索需求及設(shè)計生產(chǎn)人員的針對性檢索需求等。

盡管采用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)處理地方文獻(xiàn)信息這一手段在全國各類圖書館的地方文獻(xiàn)業(yè)務(wù)中開展得還不夠普遍，但這是地方文獻(xiàn)工作發(fā)展的必然趨勢。結(jié)合地方文獻(xiàn)本身的特點來制訂適用的主題詞表、分類表，是實現(xiàn)地方文獻(xiàn)信息處理標(biāo)準(zhǔn)化的必要步驟。它可為今后進(jìn)行聯(lián)機(jī)檢索，進(jìn)入國家和地區(qū)網(wǎng)絡(luò)，從而實現(xiàn)地方文獻(xiàn)資源共享打下堅實的基礎(chǔ)。同時，計算機(jī)多途徑檢索所產(chǎn)生的效果也會使地方文獻(xiàn)信息資源得以更充分地研究與利用。

參考文獻(xiàn)

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〔出處〕 圖書館學(xué)刊 1999（2）

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