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地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)
一、前言
地方文獻(xiàn)是我國公共圖書館藏書建設(shè)的重要組成部分。這些出版物記載和反映了當(dāng)?shù)厣鐣l(fā)展的歷史進(jìn)程，是國家的重要資源和財(cái)富。目前，地方文獻(xiàn)工作在我國省市、自治區(qū)公共圖書館已受到普遍重視，許多館建立了地方文獻(xiàn)專藏，對文獻(xiàn)的收集、整理、報(bào)道和利用做了大量工作，為當(dāng)?shù)氐乃幕ㄔO(shè)發(fā)揮了積極的作用。但是，我國的地方文獻(xiàn)工作基本上還是沿用傳統(tǒng)的理論和方法，在各方面已遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)今信息社會的要求。在今天新技術(shù)革命浪潮蓬勃興起的形勢下，公共圖書館的地方文獻(xiàn)工作怎樣才能適應(yīng)時(shí)代的需要這一重要課題，已歷史地?cái)[在我們圖書館工作者的面前。我們認(rèn)為，面對新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)，地方文獻(xiàn)工作必須實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，才能使傳統(tǒng)的地方文獻(xiàn)工作獲得新的發(fā)展，從而達(dá)到促進(jìn)地區(qū)出版物資源共享的目的�；谶@種認(rèn)識，我館在原有地方文獻(xiàn)工作的基礎(chǔ)上，開始用電腦建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。經(jīng)過一年多的研制，該數(shù)據(jù)庫已初步建成并投入使用。為與國內(nèi)同行交流，本文對該數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)作簡要介紹。
二、收錄范圍與文獻(xiàn)源
建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，首先要明確收錄范圍和解決文獻(xiàn)源問題。對地方文獻(xiàn)的收錄范圍，我館前館長杜定友先生曾提出過著名的“史料、地方出版物和地方人士著述”三部分的論述。在杜定友先生的倡導(dǎo)下，我館致力于地方文獻(xiàn)的收集工作，建立了廣東地方文獻(xiàn)專藏。根據(jù)我館地方文獻(xiàn)的收集入藏情況，我們擬定了地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫收錄范圍的原則：
1．具有廣東地方特點(diǎn)，并有一定學(xué)術(shù)、史料價(jià)值的文獻(xiàn)資料（包括有地方特點(diǎn)的科技文獻(xiàn)）。
2．反映本省人物（包括廣東籍知名人士以及在廣東有過影響的非廣東籍人士）生平、傳記、事跡的文獻(xiàn)資料。
3．有廣東地方特點(diǎn)的本省出版物和外省出版物。
4．廣東人士著述（擁有地方特點(diǎn)的文獻(xiàn)資料部分）。
對不予收錄的文獻(xiàn)，也作了如下規(guī)定：
1）雖是地方出版物，但內(nèi)容并無地方特點(diǎn)的文獻(xiàn)資料。
2）作者雖是廣東人士，但文獻(xiàn)內(nèi)容并無地方特點(diǎn)的著述。
3）無地方特點(diǎn)的科技文獻(xiàn)。
4）印刷質(zhì)量差，內(nèi)容貧乏的非正式出版物。
5）同收錄原則相悖的其它文獻(xiàn)資料。
具體的收錄范圍有24項(xiàng)。
地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫所收錄文獻(xiàn)的類型包括：專著，期刊、報(bào)紙、會議錄、匯編、學(xué)位論文、科技報(bào)告、專利文獻(xiàn)、手稿、地方志、族譜、檢索工具、參考工具、圖表、古籍等。其中檢索工具包括反映本省圖書館館藏的各種書目、文摘、聯(lián)合目錄；圖表包括地圖、氣象圖、地質(zhì)圖；參考工具包括年鑒、手冊等；專利文獻(xiàn)只限于本省單位和個(gè)人申請的國內(nèi)外專利；報(bào)紙限于本省出版報(bào)紙的目錄。
廣泛征集地方文獻(xiàn)資料，保證地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫有充足的文獻(xiàn)源，是建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫極為重要的一環(huán)。我館地方文獻(xiàn)工作，早在解放前即已引起重視。建國后，更加廣泛深入地開展了地方文獻(xiàn)的收集和整理工作。省人民政府曾先后發(fā)出三個(gè)關(guān)于地方文獻(xiàn)工作的文件，指定我館為全省地方文獻(xiàn)的征集工作機(jī)構(gòu)和收藏中心，要求各級人民政府和各企事業(yè)單位，將所出版的文獻(xiàn)資料無償向我館繳送二冊，這為征集地方文獻(xiàn)打下了良好的基礎(chǔ)。在全省各有關(guān)單位的大力協(xié)助下，經(jīng)過幾十年的努力，我館已逐步建立起擁有18萬冊，在海內(nèi)外有一定影響的廣東文獻(xiàn)專藏，形成了廣東文獻(xiàn)的收藏中心。這是建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)。
建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，在確定收錄范圍的同時(shí)，還要認(rèn)真選擇和挖掘文獻(xiàn)源。因?yàn)榈胤轿墨I(xiàn)包括了反映當(dāng)?shù)貧v史和現(xiàn)狀的文獻(xiàn)資料，數(shù)量以萬計(jì)，內(nèi)容極為繁雜。圖書館應(yīng)該首先選擇利用率高，有一定學(xué)術(shù)和史料價(jià)值的文獻(xiàn)存貯進(jìn)電腦，其中科技文獻(xiàn)應(yīng)占有相當(dāng)?shù)谋壤＿@是時(shí)代的要求。因此，我館在建庫前對文獻(xiàn)源的選擇進(jìn)行了較深入的研究，最后決定從現(xiàn)代期刊入手，對符合收錄范圍的期刊論文進(jìn)行著錄標(biāo)引，然后輸入電腦。目前文獻(xiàn)的前處理工作正順利進(jìn)行，現(xiàn)已標(biāo)引出地方文獻(xiàn)資料8，000多篇，輸入電腦5，000篇。對于其它類型的文獻(xiàn)資料，今后將有計(jì)劃按步驟地進(jìn)行輸入，從而逐步建立起我省的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。
三、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)目標(biāo)與模式
作為地方性情報(bào)檢索系統(tǒng)的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，其總目標(biāo)是：收錄和存貯反映本省歷史和現(xiàn)狀的地方文獻(xiàn)資料目錄，編輯出版綜合性的地方文獻(xiàn)通報(bào)（書目）和各種專題的地方文獻(xiàn)目錄，為當(dāng)?shù)攸h政軍領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和各科研生產(chǎn)單位提供文獻(xiàn)檢索服務(wù)；作為地方文獻(xiàn)的查目中心，將通過聯(lián)機(jī)網(wǎng)絡(luò)同當(dāng)?shù)氐闹饕獔D書情報(bào)部門聯(lián)網(wǎng)，逐步實(shí)現(xiàn)地方文獻(xiàn)的聯(lián)機(jī)編目和檢索，從而促進(jìn)地區(qū)性的資源共享。
為了實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，我們根據(jù)本省的實(shí)際情況，為地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)了下述模式：
1．選擇具有良好漢字處理功能的遠(yuǎn)程通訊能力的微型電腦作為數(shù)據(jù)錄入工作站和脫機(jī)檢索系統(tǒng)，這一系統(tǒng)配有完整的外部設(shè)備，可獨(dú)立進(jìn)行地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)的錄入、檢索和編輯出版地方文獻(xiàn)通報(bào)。對已輸入電腦的大量數(shù)據(jù)，可轉(zhuǎn)貯到軟盤，為將來在中、大型電腦上建庫作好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。我館已購置了四套IBM5550中文電腦，其中一至二套用于地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建庫工作。
2．設(shè)置電腦聯(lián)機(jī)通訊線路，同當(dāng)?shù)赜?jì)算中心的中、大型機(jī)聯(lián)網(wǎng)。利用主權(quán)的計(jì)算機(jī)資源建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，一般可存貯幾百萬篇的文獻(xiàn)，從而為實(shí)現(xiàn)地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)的資源共享打下基礎(chǔ)。我館已同省計(jì)算中心達(dá)成協(xié)議，利用該中心引進(jìn)的IBM 4341主機(jī)建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，并在86年二月成功地進(jìn)行了利用市內(nèi)話線聯(lián)機(jī)通訊的試驗(yàn)，計(jì)劃在明年內(nèi)實(shí)現(xiàn)我館IBM5550同主機(jī)的聯(lián)網(wǎng)。
3．在本館購置中、小型主機(jī)后，將進(jìn)一步完善地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，在省、市領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和主要科研機(jī)構(gòu)設(shè)置檢索終端，并同當(dāng)?shù)氐闹饕獔D書情報(bào)部門聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)行聯(lián)機(jī)編目和檢索，從而使地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫真正達(dá)到資源共享的目的。
4．把電腦同縮微技術(shù)結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)地方文獻(xiàn)資料的全文檢索。我館準(zhǔn)備在條件具備時(shí)，購置一套16毫米的縮微拍攝設(shè)備，用于拍攝地方文獻(xiàn)資料。在數(shù)據(jù)庫中檢索命中的文獻(xiàn)，可根據(jù)其文獻(xiàn)號，在縮微閱讀機(jī)上獲得原文。
在我省有關(guān)部門的大力支持下，經(jīng)過全館同志的努力，廣東地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)目標(biāo)正在逐步實(shí)現(xiàn)。目前，在IBM 5550微機(jī)上已實(shí)現(xiàn)了以下功能：
1）地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)的錄入與存貯。針對地方文獻(xiàn)具有多種類型的特點(diǎn)，本數(shù)據(jù)庫根據(jù)國家文獻(xiàn)著錄標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置了多種文獻(xiàn)類型的自動格式識別程序，不但提供了完善的人機(jī)對話錄入和修改方式，而且能夠?qū)︿浫氲臅繑?shù)據(jù)自動進(jìn)行著錄格式的自動識別，從而使書目數(shù)據(jù)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化的要求。
2）編輯和打印綜合性檢索刊物《廣東文獻(xiàn)通報(bào)》。該刊物以及時(shí)報(bào)道我館新入藏地方文獻(xiàn)為宗旨，兩月出版一期。每期通報(bào)正文約70頁，按《中圖法》分類體系排列，并附有地區(qū)索引，方便縣、市圖書館、檔案館等有關(guān)單位從地區(qū)途徑查找文獻(xiàn)。從86年五月起，至今已出版文獻(xiàn)通報(bào)六期及通報(bào)的年度累積索引一冊。
3）自動編目功能，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可根據(jù)輸入的地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)，自動生成數(shù)據(jù)庫倒排文檔，供文獻(xiàn)檢索之用。另外，還可根據(jù)指定的專題，編制各種類型的地方文獻(xiàn)專題書目，以及編制地方文獻(xiàn)的累積本。
4）文獻(xiàn)檢索功能。因受1BM 5550系統(tǒng)外存的限制，目前數(shù)據(jù)庫的存貯容量為25，000篇文獻(xiàn)。如將外存擴(kuò)大到40MB，數(shù)據(jù)庫容量將可擴(kuò)大到10萬篇。在此范圍內(nèi)，用戶可從篇名、著者、分類、主題、地名等五個(gè)途徑進(jìn)行聯(lián)機(jī)檢索，并允許用多個(gè)主題詞或多個(gè)檢索途徑進(jìn)行組配，以提高檢準(zhǔn)率。輸出結(jié)果既可在屏幕顯示，也可以用打印機(jī)輸出。
5）詞表管理功能。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可對地方文獻(xiàn)標(biāo)引詞表、地名表和機(jī)內(nèi)分類表進(jìn)行插入、修改、刪除等項(xiàng)操作，并提供編輯打印詞表的功能。目前我館已編制出《地方文獻(xiàn)標(biāo)引詞表》、《廣東省地名表》和《地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫分類表》。
6）地方文獻(xiàn)征集和標(biāo)引管理功能。數(shù)據(jù)庫能為地方文獻(xiàn)中的連續(xù)性出版物建立檔案，并有催索、記到、裝訂以及標(biāo)引管理等功能，可以對地方文獻(xiàn)征集和標(biāo)引實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。
除了上述功能外，我們計(jì)劃在87年上半年前，為該數(shù)據(jù)庫增加MARC機(jī)讀目錄生產(chǎn)、遠(yuǎn)程聯(lián)機(jī)通訊等程序，使數(shù)據(jù)庫的各種功能進(jìn)一步完善。
四、數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
本數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)使用IBM5550高檔微機(jī)作處理機(jī)，其主要技術(shù)性能指標(biāo)為：主機(jī)內(nèi)存512-640KB,15英寸高分辨度顯示器、24針漢字打印機(jī)和鍵盤各一臺，可配8.1或20MB硬盤及5.25英寸軟盤各一臺。操作系統(tǒng)為IBM5550中文DOS（由MS-DOS演變而來），配有BASIC、COBOL、PASCAL、TORTRAN以及宏匯編等程序設(shè)計(jì)語言，還有dBASE2.0、DBASE3.0、SORT/MERGE、CWP、WORDSTAR、LOTUS 1-2-3等軟件。該機(jī)具有良好的多語種處理功能（中、英、日、俄均可處理）和遠(yuǎn)程聯(lián)機(jī)通訊能力。屏幕顯示和打印輸出字形美觀。根據(jù)上述計(jì)算機(jī)資源的特點(diǎn)和省級公共圖書館地方文獻(xiàn)工作的業(yè)務(wù)流程，我們首先進(jìn)行了數(shù)據(jù)庫的總體設(shè)計(jì)。該數(shù)據(jù)庫分為文獻(xiàn)庫、期刊庫、詞表庫三大部分：文獻(xiàn)庫實(shí)現(xiàn)各種地方文獻(xiàn)資料目錄的存貯和檢索（包括打�。�；征集庫實(shí)現(xiàn)連續(xù)出版物（包括圖書）的征集管理；詞表庫實(shí)現(xiàn)廣東地方文獻(xiàn)標(biāo)引詞表的管理。所有程序在總控程序的調(diào)度下分塊進(jìn)入內(nèi)存運(yùn)行。
總體設(shè)計(jì)方案確定后，使用什么語言實(shí)現(xiàn)？開始我們考慮用DBASE3.0。但后來經(jīng)模擬試驗(yàn)和論證，發(fā)現(xiàn)dBASE3.0用于開發(fā)文獻(xiàn)型的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)并不理想，原因是(1)記錄字段不能適應(yīng)書目數(shù)據(jù)可變長的特點(diǎn)；(2)不能使用數(shù)組，而且程序變量限于128個(gè)，響應(yīng)速度慢；(3)如作組配檢索一般要幾十秒的等待時(shí)間；(4)難以實(shí)現(xiàn)人機(jī)對話方式的檢索，即在檢索過程中無法修改檢索策略�；谏鲜鲈�，我們決定用編譯BASIC進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)。在開發(fā)的過程中，盡可能采用自頂向下、分塊實(shí)現(xiàn)、逐步求精等行之有效的軟件開發(fā)技術(shù)，僅用了四個(gè)多月的時(shí)間，就完成了程序的設(shè)計(jì)和調(diào)試。經(jīng)過半年多的試運(yùn)行，根據(jù)暴露出的問題，我們又對程序作了較大修改，形成了第2版本。目前該系統(tǒng)的源程序共有4，000多行，17個(gè)運(yùn)行模塊（占260KB）。以下對本數(shù)據(jù)庫的文件結(jié)構(gòu)和主要算法作簡要介紹：
（一）文獻(xiàn)庫
文獻(xiàn)庫的任務(wù)是通過書目控制字段實(shí)現(xiàn)書目控制；按國家標(biāo)準(zhǔn)錄入和存貯文獻(xiàn)記錄；編輯和打印各種書目；提供多途徑的文獻(xiàn)檢索手段。文獻(xiàn)庫共設(shè)置了書目控制文件、主數(shù)據(jù)文件和倒排文件。
1）書目控制文件—該文件采用雜湊隨機(jī)文件結(jié)構(gòu)，每個(gè)記錄由書目記錄控制關(guān)鍵字、文獻(xiàn)地址和沖突鏈組成（見圖1）。每個(gè)記錄的控制關(guān)鍵字，首先考慮用ISBN號（我國今年出版的圖書開始使用該號）。對沒有該號的圖書文獻(xiàn)，采用下述方法取號：
①整本文獻(xiàn)和非書資料，用：題名首字符 著者末字符 地區(qū)代碼 出版年 頁數(shù)。
②析出文獻(xiàn)用錄入號（即系統(tǒng)分配的順序號）。
書目控制關(guān)鍵字的取號要求是唯一性較為方便。本系統(tǒng)通過該文件將可對所有輸入數(shù)據(jù)庫的書目記錄進(jìn)行控制，實(shí)現(xiàn)快速查找或修改。
2）主數(shù)據(jù)文件—該文件采用固定長記錄可變長字段的隨機(jī)文件結(jié)構(gòu)，記錄長256字節(jié)。如有數(shù)據(jù)溢出，溢映部分將存入溢出文件中。本系統(tǒng)將所有書目數(shù)據(jù)劃分為3種類型：整本文獻(xiàn)、析出文獻(xiàn)和非書資料。每種類型的字段雖有不同，但可存貯于同一數(shù)據(jù)文件中，通過文獻(xiàn)類型代碼進(jìn)行識別。為便于新數(shù)據(jù)的處理，本系統(tǒng)又將主數(shù)據(jù)文件分為新書文件和數(shù)據(jù)庫主文件兩種。新錄入的數(shù)據(jù)暫存于新書文件中，待打印出文獻(xiàn)通報(bào)和地區(qū)索引后，再合并入數(shù)據(jù)庫主文件。數(shù)據(jù)庫主文件的記錄是按文獻(xiàn)通報(bào)的順序號排列的。主數(shù)據(jù)文件的記錄字段考慮了同國家機(jī)讀目錄的一致性，在必要的時(shí)候可通過一個(gè)格式轉(zhuǎn)換程序，把書目數(shù)據(jù)的系統(tǒng)內(nèi)部格式轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)格式，以利于資源共享。本系統(tǒng)的書目記錄輸出，采用了漢字取整裝配技術(shù)，并按國家文獻(xiàn)著錄標(biāo)準(zhǔn)在各著錄項(xiàng)目中加入分隔符號。
3）數(shù)據(jù)庫倒排文件---該文件采用二級索引結(jié)構(gòu)：第一級是雜湊隨機(jī)文件，每記錄分為前鏈和后鏈兩個(gè)字段。第二級是順序隨機(jī)文件，每記錄分為文獻(xiàn)地址和后鏈兩個(gè)字段。這樣，一級索引作為檢索入口指向二級索引，二級索引通過每個(gè)記錄的后鏈集中了相關(guān)文獻(xiàn)，通過文獻(xiàn)地址就能查得所需文獻(xiàn)。圖2為示意圖。采用這種文件結(jié)構(gòu)的文獻(xiàn)檢索算法如下：
①接收一個(gè)檢索表達(dá)式→KEYS
②生成提問表（即把表達(dá)式中的關(guān)鍵字存入檢索比較工作區(qū)）
③生成檢索邏輯尺
④根據(jù)工作區(qū)中元素的映射地址（雜湊）取出前鏈→R
⑤從R指示地址在二級索引中取出真正的文獻(xiàn)地址→后鏈→L
⑤按B指示地址在主數(shù)據(jù)文件中讀出一個(gè)書目記錄
⑦將該記錄同工作區(qū)元素作字符串比較，得到其文獻(xiàn)邏輯值
⑧文獻(xiàn)邏輯值同檢索邏輯尺作比較，符合者為命中文獻(xiàn)
⑨判L等于零？是則檢索結(jié)束，否則L→R，轉(zhuǎn)⑤
我們認(rèn)為，這種以二級索引文件結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，用雜湊映射作為快速尋址，用邏輯尺進(jìn)行二次精確檢索的算法，是一個(gè)新穎有效的算法。同時(shí)，在索引中僅存貯指針，可比傳統(tǒng)的索引文件節(jié)省75％的空間。本系統(tǒng)首次檢索的響應(yīng)時(shí)間均低于2秒，二次檢索的響應(yīng)時(shí)間則因檢索式的復(fù)雜程度而有不同程度的減慢。
（二）詞表庫
詞表庫的任務(wù)是對存貯在機(jī)內(nèi)的地方文獻(xiàn)標(biāo)引詞表進(jìn)行查詢和管理。本系統(tǒng)詞表文件可分為主表和付表文件，主表存貯正式標(biāo)引詞，付表存貯同義詞。為了實(shí)現(xiàn)首詞集中和快速查詞的目的，還設(shè)置了詞表入口文件。圖3為示意圖。
1）詞表入口文件--該文件為映射隨機(jī)文件，每記錄僅存第一個(gè)標(biāo)引詞的地址，通過該詞第一個(gè)漢字的ASCLLI碼映射尋址。
2）主表文件--該文件為隨機(jī)文件，每記錄由標(biāo)引詞字段和后鏈組成。通過后鏈便可查到首字相同的所有標(biāo)引詞。
3）付表文件--該文件為順序文件，用于存貯正式標(biāo)引詞的同義詞。
本系統(tǒng)通過上述文件結(jié)構(gòu)和算法，已在機(jī)內(nèi)建立了擁有4，000多個(gè)標(biāo)引詞的詞庫，實(shí)現(xiàn)了標(biāo)引詞快速查找、首詞集中顯示、標(biāo)引詞擴(kuò)檢與縮檢、同義詞參見和詞表打印等功能。
（三）征集庫
征集庫的任務(wù)是建立地方文獻(xiàn)連續(xù)出版物檔案，實(shí)現(xiàn)征集工作的現(xiàn)代化管理。征集庫的文件主要有刊號控制文件、現(xiàn)刊管理文件、期刊主文件、記到數(shù)據(jù)文件。
1）刊號控制文件---該文件用于存貯每種廣東期刊的刊號（包括郵局刊號和內(nèi)部期刊登記號），對數(shù)據(jù)庫的期刊進(jìn)行控制，其結(jié)構(gòu)為雜湊隨機(jī)文件。每記錄有刊號和文獻(xiàn)地址兩個(gè)字段。
2）現(xiàn)刊管理文件---該文件用于存貯每種期刊的刊名、刊號、索取號、出版單位、地址、裝訂周期等管理數(shù)據(jù)，其結(jié)構(gòu)為順序隨機(jī)文件。
3）期刊主文件---該文件用于存貯每種期刊的基本著錄事項(xiàng)。每記錄長256字節(jié)，溢出部分存入溢出文件。
4）記到數(shù)據(jù)文件---用于存貯每種期刊的記到數(shù)據(jù)，每種刊作為一個(gè)邏輯記錄，采用二維數(shù)組結(jié)構(gòu)。該文件以年為單位存貯數(shù)據(jù)，即每年生成一個(gè)記到文件。
以上文件的每個(gè)記錄均存在映射關(guān)系，即每種期刊記錄在不同文件中的地址是一致的。只要在刊號控制文件中查得某刊的地址，就可在各個(gè)文件中訪問有關(guān)記錄。由于我們采取了合理的文件結(jié)構(gòu)，因而能使系統(tǒng)適應(yīng)期刊經(jīng)常發(fā)生的創(chuàng)刊、合刊、增刊、停刊、改刊期、改刊名、改發(fā)行方式等動態(tài)變化，有較強(qiáng)的實(shí)用性。這點(diǎn)對于地方文獻(xiàn)征集工作的電腦化管理是至關(guān)重要的。
五、地方文獻(xiàn)的著錄與標(biāo)引
為了達(dá)到資源共享的目的，地方文獻(xiàn)的著錄與標(biāo)引也必須實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。我館在建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的過程中，對地方文獻(xiàn)的著錄和標(biāo)引的標(biāo)準(zhǔn)化十分重視，采取了下面的一些做法：
1．在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫總體設(shè)計(jì)的同時(shí)，請本館有豐富文獻(xiàn)工作經(jīng)驗(yàn)的同志組成科研課題組，起草制定了《文獻(xiàn)標(biāo)引員手冊》。該手冊對數(shù)據(jù)庫的收錄范圍、文獻(xiàn)著錄標(biāo)引工作細(xì)則、文獻(xiàn)通報(bào)編制體例等都作了規(guī)定。從而為文獻(xiàn)著錄標(biāo)引工作的標(biāo)準(zhǔn)化奠定了基礎(chǔ)。
2．在建庫前，對文獻(xiàn)標(biāo)引員進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，選擇工作責(zé)任心強(qiáng)，經(jīng)過圖書館專業(yè)培訓(xùn)，有三年以上圖書館工作經(jīng)驗(yàn)，并有一定文獻(xiàn)工作實(shí)踐的同志擔(dān)任文獻(xiàn)標(biāo)引員。
3．印制地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)錄入工作單，要求文獻(xiàn)標(biāo)引員根據(jù)國家文獻(xiàn)著錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行著錄，并按錄入單格式進(jìn)行填寫。這樣可以減少因不熟悉著錄格式而產(chǎn)生的錯(cuò)誤。
4．標(biāo)引員標(biāo)引的數(shù)據(jù)錄入單，由數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn)工作組最后審核定稿。審核的內(nèi)容包括：著錄文獻(xiàn)的選題、著錄的格式、分類和主題標(biāo)引。在實(shí)踐中我們感到，標(biāo)引文獻(xiàn)的審核，對提高數(shù)據(jù)庫的文獻(xiàn)質(zhì)量，有著十分重要的作用，因此，應(yīng)由有較高業(yè)務(wù)水平的同志負(fù)責(zé)把關(guān)，并注意保持文獻(xiàn)標(biāo)引人員隊(duì)伍的相對穩(wěn)定。
5．?dāng)?shù)據(jù)庫書目數(shù)據(jù)均采用《中圖法》分類體系。對同一文獻(xiàn)的多個(gè)主題，盡量采取了組配方式生成分類號，以便充分發(fā)揮電腦多途徑檢索的優(yōu)勢。
6．以《漢語主題詞表》為基礎(chǔ)，根據(jù)地方文獻(xiàn)的特點(diǎn)編制文獻(xiàn)標(biāo)引詞表。《漢語主題詞表》是一部綜合性的文獻(xiàn)標(biāo)引工具，收詞多而廣泛。但由于《漢語主題詞表》的編制是從全國范圍的通用性來考慮的，對標(biāo)引地方獨(dú)特事物，便缺乏實(shí)用性。因此，我們在力求使用詞表中正式主題詞的同時(shí)，根據(jù)地方文獻(xiàn)標(biāo)引的需要，使用了許多“表外詞”，有些地方，還對詞表的規(guī)定作了一些變動。這可以從兩方面來說明：
1）由于新概念的大量涌現(xiàn)，詞表未及收入的新學(xué)科、新事物的新名詞，現(xiàn)已形成可描述的敘詞，例如：“經(jīng)濟(jì)法”、“經(jīng)濟(jì)糾紛”、“體制改革”、“第三產(chǎn)業(yè)”、“信息業(yè)”、“港元”……等等。它們在文獻(xiàn)中出現(xiàn)的頻率很高，但沒有合適的直接上位詞可用，也沒有合適的概念接近的詞可用，我們就把這些詞作為正式詞使用。
2）由于地方文獻(xiàn)的特性需要，常常為綜合性大型詞表所難以照應(yīng)，如名勝、古跡這一范疇內(nèi)，就只列了“圓明園”等15個(gè)詞，其中除“黃鶴樓”“孔廟”等詞外，多數(shù)是北京地區(qū)的名勝古跡，這確實(shí)是不合用也不夠用的。對這類情況我們作了一些調(diào)整。如詞表規(guī)定，“東江縱隊(duì)”、“瓊崖操隊(duì)”統(tǒng)用“華南抗日游擊隊(duì)”，也就是以上位概念取代具體事物，這從全國范圍的檢索需要來看可能是合理的。但從本地區(qū)出發(fā)，“東縱”和“瓊縱”卻是專指性極強(qiáng)的詞。這兩支革命武裝有各自不同的歷史、活動地區(qū)、代表人物文獻(xiàn)量又很大。因此，我們改變“用”、“代”關(guān)系，不用“華南抗日游擊隊(duì)”，而直接用“東江縱隊(duì)”、“瓊崖縱隊(duì)”。有些類似情況而文獻(xiàn)量不大的，則采用直接上位詞做正式主題詞，加地方特有事物的關(guān)鍵詞，以“，”號倒置。如“寺廟，華南寺”、“寺廟，光孝寺”、“刺繡，廣繡”、“刺繡，潮繡”等。“，”號后的關(guān)鍵詞，僅起限定和說明的作用，不參加累積索引的輪排，也不作為檢索入口。凡地方事物、事件、人物而沒有相應(yīng)的主題詞的，如：“黃埔軍�！薄ⅰ扒鸱昙住钡鹊�，則一律標(biāo)關(guān)鍵詞。我們對這些使用過的關(guān)鍵詞，也注意了規(guī)范。
六、結(jié)束語
隨著我國圖書館事業(yè)的發(fā)展，地方文獻(xiàn)工作的現(xiàn)代化已是歷史發(fā)展的必然趨勢。地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建立，不但是我國地方文獻(xiàn)工作的新發(fā)展，而且必將推動和促進(jìn)地區(qū)出版物的資源共享，其意義是十分重大的。我們衷心希望地方文獻(xiàn)工作的現(xiàn)代化走向新的水平。
〔出處〕 現(xiàn)代圖書情報(bào)技術(shù) 1987（2）
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