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地方文獻(xiàn)工作五十年之探討
地方文獻(xiàn)近年來(lái)在地區(qū)的社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化教育、科研活動(dòng)中所起的作用日益明顯，不少公共圖書館把它作為本館主要的特色館藏，增加入藏量，加大開發(fā)利用的力度。如何通過地方文獻(xiàn)工作，把地方文獻(xiàn)藏書建設(shè)成為一個(gè)特色顯著、服務(wù)效益良好的體系？筆者試以廣東省中山圖書館的地方文獻(xiàn)工作為例進(jìn)行研究和探討。
一
（一）堅(jiān)持把收藏地方文獻(xiàn)作為公共圖書館的地方特色館藏建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo),這是地方文獻(xiàn)事業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展的重要保證。
文化部1982年頒布的《�。ㄗ灾螀^(qū)、市）圖書館工作條例》規(guī)定：“搜集整理與保存文化典籍和地方文獻(xiàn)”是省市公共圖書館的主要任務(wù)之一，因此，各省市圖書館應(yīng)根據(jù)本地區(qū)需要和特點(diǎn)，有計(jì)劃、有目的地補(bǔ)充館藏，逐步形成具有地方特色、適合本地讀者需要的藏書體系，這是省市公共圖書館特色館藏建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)。
杜定友先生1941年復(fù)館之時(shí)，就提出要設(shè)立廣東文獻(xiàn)特藏，要以保存廣東文獻(xiàn)為第一，把地方文獻(xiàn)作為省館藏書建設(shè)的重要任務(wù)之一。當(dāng)時(shí)我館建立地方文獻(xiàn)藏書的目標(biāo)明確，盡管白手起家，戰(zhàn)爭(zhēng)環(huán)境惡劣，缺乏購(gòu)書經(jīng)費(fèi)，但在杜先生的主持下，克服困難，竭力搜求。到1949年底，藏書達(dá)20余萬(wàn)冊(cè)，其中廣東文獻(xiàn)則有近萬(wàn)冊(cè)。50多年過去了，雖然經(jīng)歷了多次政治風(fēng)雨和人事變動(dòng)，但始終沒有改變我館建立地方文獻(xiàn)專藏的決心和目標(biāo)。由于數(shù)代人的努力，才使地方文獻(xiàn)資源通過不斷的積累，規(guī)模不斷擴(kuò)大，其優(yōu)勢(shì)不斷加強(qiáng)，發(fā)揮的作用也就越明顯。
目前，我館已收藏了廣東地方文獻(xiàn)資料8．3萬(wàn)種，約30萬(wàn)冊(cè)。包括建國(guó)前后出版的圖書、報(bào)紙、期刊、地圖、手稿、照片等各種類型的資料。其中藏有建國(guó)前編修的廣東地方志498種，占全國(guó)現(xiàn)存廣東方志總量94．8％，建國(guó)后出版的各種方志也有1000多種，區(qū)域遍及全省100多個(gè)市、縣、區(qū)、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)和街道；藏有廣東族譜90姓氏， 490多種；藏有民國(guó)以前的粵籍人士，以及在粵工作有影響的外籍人士約2600多人的6100種著作、傳記及手稿；藏有建國(guó)前出版的報(bào)刊3800多種，包括146種辛亥革命時(shí)期的報(bào)刊；藏有建國(guó)前的地圖1770種，包括綜合、行政、軍事、交通、水利、土壤圖等；還藏有約2000余種海南和南海諸島的文獻(xiàn)資料和660種建國(guó)前的港澳史料；此外，1987年在廣東文獻(xiàn)基礎(chǔ)上組建的“孫中山文獻(xiàn)專藏”，現(xiàn)已擁有孫中山專著、傳記、研究資料、照片、手跡、錄音唱片、辛亥革命資料等共2600種，3700冊(cè)（件）。
豐富的地方文獻(xiàn)藏書成為發(fā)展本地區(qū)社會(huì)建設(shè)、修纂地方史志和從事學(xué)術(shù)研究的寶貴信息資源，發(fā)揮了巨大的作用。
80年代的全國(guó)編史修志高潮，我館地方文獻(xiàn)資源的利用達(dá)到空前的高峰。百多個(gè)來(lái)自各地的修志機(jī)構(gòu)長(zhǎng)駐廣州，《廣州百年大事記》、《廣州市志》、《廣州財(cái)政發(fā)展史》、《黃埔港史》等史志編撰人員長(zhǎng)年不間斷利用我館的地方文獻(xiàn)資料直至編寫完成。80年代至90年代以來(lái)出版的上千種新編廣州史志大多是利用我館地方文獻(xiàn)資源后所創(chuàng)造出來(lái)的學(xué)術(shù)成果，我館所藏的南海諸島文獻(xiàn)豐富，多年來(lái)在我國(guó)南海諸島的國(guó)際爭(zhēng)端中，歷次為國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供文獻(xiàn)依據(jù)：1975年配合南海艦隊(duì)某部出版西沙綜合性資料一冊(cè)（列有密級(jí)），1983年4月中國(guó)地名委員會(huì)授權(quán)公布的我國(guó)南海諸島部分標(biāo)準(zhǔn)地名，我館提供不少資料； 1988年廣東地圖出版社出版的近100萬(wàn)字的《南海諸島地名資料匯編》，25％取自我館，為維護(hù)我國(guó)領(lǐng)土主權(quán)作出了貢獻(xiàn)。我館所藏的孫中山文獻(xiàn)資料，對(duì)推動(dòng)本地區(qū)科研事業(yè)的發(fā)展，取得令人矚目的成績(jī)。我館利用館藏地方文獻(xiàn)資源，積極舉辦各種展覽，進(jìn)一步擴(kuò)大地方文獻(xiàn)的影響，促進(jìn)地區(qū)文化事業(yè)建設(shè)。例如：1956年紀(jì)念孫中山誕辰90周年、1996年紀(jì)念孫中山誕辰130周年之際，我館與其他單位共同籌辦“孫中山文物文獻(xiàn)展覽”，以及1992年籌辦“建國(guó)后大陸孫中山研究成果展覽”時(shí)，我館都提供了數(shù)百件（冊(cè)）文物文獻(xiàn)資料參展。
我館多年的地方文獻(xiàn)工作實(shí)踐證明：只有把地方文獻(xiàn)作為館藏建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，才能堅(jiān)持長(zhǎng)期積累，逐漸形成有規(guī)模、實(shí)力雄厚、效益顯著的藏書體系；只有目標(biāo)明確，才能有目的、有計(jì)劃、，有系統(tǒng)地搜集，形成有個(gè)性、有特色的藏書體系，真正滿足本地區(qū)社會(huì)發(fā)展需要。
（二）建立科學(xué)化的管理系統(tǒng)，把地方文獻(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作納入正規(guī)化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理軌道，使地方文獻(xiàn)成為一個(gè)功能完善，服務(wù)效益顯著的體系。
1．成立專門工作機(jī)構(gòu)，專人專責(zé)，使地方文獻(xiàn)搜集、整理、保存、開發(fā)、使用等業(yè)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)正規(guī)化、制度化的管理。
我館地方文獻(xiàn)專藏從創(chuàng)建起至今，一直保持由專門工作機(jī)構(gòu)和專職人員負(fù)責(zé)有關(guān)業(yè)務(wù)工作，堅(jiān)持實(shí)施各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的制度和標(biāo)準(zhǔn)。采訪工作由地方文獻(xiàn)征集小組負(fù)責(zé)，按照不同時(shí)期的收藏范圍和原則征集文獻(xiàn)；整理編目工作由地方文獻(xiàn)專職編目人員負(fù)責(zé)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)文獻(xiàn)的分類、著錄標(biāo)準(zhǔn)以及本館地方文獻(xiàn)編目工作細(xì)則操作；讀者服務(wù)、文獻(xiàn)開發(fā)和藏書保管工作都設(shè)有專職人員，并實(shí)施有關(guān)的規(guī)章制度。通過專人專責(zé)和制度化管理，保證了地方文獻(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，為文獻(xiàn)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理打下基礎(chǔ)，從而建立起一個(gè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能發(fā)揮良好、符合地方文獻(xiàn)讀者使用的藏書系統(tǒng)。
2．根據(jù)圖書館方針、性質(zhì)、任務(wù)、館藏基礎(chǔ)、本地區(qū)特點(diǎn)和發(fā)展需要確定本館地方文獻(xiàn)的藏書范圍、藏書重點(diǎn)及藏書布局。
作為一個(gè)省級(jí)公共圖書館，我館的任務(wù)是為本地區(qū)社會(huì)建設(shè)和讀者學(xué)習(xí)研究而服務(wù)，因此，決定了其藏書建設(shè)的目標(biāo)是建立有地方特色的藏書體系。我館從創(chuàng)建廣東文獻(xiàn)之始就依照杜定友先生所定的“史料、人物、出版”三方面確立地方文獻(xiàn)的收藏范圍。
我館地方文獻(xiàn)專藏在力求完整、全面和系統(tǒng)前提下，已確立以地方史料、地方志、族譜、孫中山文獻(xiàn)為重點(diǎn)藏書的體系。在地方文獻(xiàn)中，凡是有代表性的、學(xué)術(shù)及史料價(jià)值高、有效信息量集中、為讀者長(zhǎng)期反復(fù)使用的資料可作為重點(diǎn)藏書。確定重點(diǎn)藏書的目的在于，一方面可提高地方文獻(xiàn)整體藏書的質(zhì)量，增強(qiáng)其特色優(yōu)勢(shì)，提高服務(wù)能力；另方面可作為地方文獻(xiàn)補(bǔ)充的主要目標(biāo)。具體地說(shuō)，重點(diǎn)藏書有地方志、地方譜諜、連續(xù)出版的史書（如文史，黨史資料等）、年鑒、重要的報(bào)紙和期刊、重要人物資料等。
我館地方文獻(xiàn)專藏一直以來(lái)是以獨(dú)立的藏書組織形式進(jìn)行集中管理，其優(yōu)點(diǎn)是方便工作人員熟悉和研究藏書，提高工作質(zhì)量；可以根據(jù)地方文獻(xiàn)的特點(diǎn)組織藏書，利于工作人員迅速找到所需的資料，提高讀者服務(wù)工作效率；便于讀者利用資料，節(jié)省查檢時(shí)間；保證藏書的系統(tǒng)完整，避免丟失和損壞�？偟膩�(lái)說(shuō)，集中管理地方文獻(xiàn)藏書，使其可得到妥善的保存和有效的開發(fā)利用，事實(shí)上，我館由于館舍分散、藏書布局、購(gòu)書經(jīng)費(fèi)不足等原因影響，地方文獻(xiàn)專藏中的文獻(xiàn)并不是地方文獻(xiàn)的全部，那些不具有廣東特點(diǎn)的廣東出版物就分散在其它書庫(kù)中。因此，從目前圖書館的現(xiàn)狀來(lái)看，廣義范圍內(nèi)的地方文獻(xiàn)難以全部集中收藏管理，只能集中其核心部分，即地方史料。
3．地方文獻(xiàn)采訪。
（1）貫徹目的性、系統(tǒng)性、主動(dòng)性的采訪工作原則，這是根據(jù)地方文獻(xiàn)的特點(diǎn)和讀者使用的需要而確定的，是做好藏書補(bǔ)充工作的前提。
①目的性原則。
根據(jù)本館確定的地方文獻(xiàn)收藏范圍、內(nèi)容、地區(qū)、形式、時(shí)間，進(jìn)行有目的、有計(jì)劃搜集文獻(xiàn)資源，這是目的性之一；由本地區(qū)歷史和現(xiàn)實(shí)需要而形成的重點(diǎn)文獻(xiàn)，是藏書補(bǔ)充的重點(diǎn)，是目的性之二；根據(jù)本地區(qū)的新變化（區(qū)域、形式、任務(wù)）的需要而相應(yīng)調(diào)整藏書補(bǔ)充的目標(biāo)，這是目的性之三。
目的性體現(xiàn)在既要全面收集目標(biāo)范圍之內(nèi)的文獻(xiàn)資源，又要突出重點(diǎn)補(bǔ)充；既要收集符合本地歷史發(fā)展特點(diǎn)的文獻(xiàn)，又要收集滿足本地現(xiàn)實(shí)形勢(shì)和任務(wù)需要的文獻(xiàn)，只有有目的積累文獻(xiàn)，才能保證館藏地方文獻(xiàn)的質(zhì)量，才能形成有特色、符合本地區(qū)讀者使用需要、能充分為本地區(qū)建設(shè)服務(wù)的地方文獻(xiàn)藏書體系。
②系統(tǒng)性原則。
在確定收藏范圍的前提下，保證收集資料的全面完整和連續(xù)性，這是系統(tǒng)性原則。
首先，在文獻(xiàn)內(nèi)容方面，要求保持其歷史延續(xù)性，對(duì)連續(xù)出版的重點(diǎn)文獻(xiàn)，如地方志、年鑒、文史資料、叢書、會(huì)議文件、期刊、報(bào)紙等等，必須確保其收藏完整、系統(tǒng)。一旦發(fā)現(xiàn)缺藏，則要想方設(shè)法通過各種途徑（復(fù)制，交換，購(gòu)買）補(bǔ)齊。另外，在收藏范圍之內(nèi)的各學(xué)科內(nèi)容的地方文獻(xiàn)，都需要收全。尤其注意收集自然科學(xué)、應(yīng)用技術(shù)學(xué)科等方面有關(guān)本地區(qū)的調(diào)查統(tǒng)計(jì)、情況介紹、科研成果或具有本地區(qū)特點(diǎn)的研究論著等，這對(duì)促進(jìn)本地資源開發(fā)、經(jīng)濟(jì)實(shí)業(yè)建設(shè)、科學(xué)研究有著重要意義。
其次，在文獻(xiàn)載體類型方面，凡各種類型載體的地方文獻(xiàn)都必須盡量收全，這是杜定友先生的觀點(diǎn)。近年來(lái)，隨著高科技和出版業(yè)的迅速發(fā)展，各種新載體形式的文獻(xiàn)不斷涌現(xiàn)，如音像型、機(jī)讀型的地方文獻(xiàn)就必須及時(shí)搜集。
第三，所有關(guān)于本地區(qū)的文獻(xiàn)品種，無(wú)論是正式或非正式出版的，團(tuán)體機(jī)構(gòu)或私人出版發(fā)行的，都要盡全收集。
③主動(dòng)性原則。
采訪人員在熟悉地方文獻(xiàn)館藏情況和讀者需要的基礎(chǔ)上，主動(dòng)積極征集文獻(xiàn)的原則。
目前，地方出版物出版不規(guī)則，尤其是民間出版物迅速增多，而出版發(fā)行消息不通暢等一系列的現(xiàn)實(shí)問題，給地方文獻(xiàn)收集工作帶來(lái)不少困難，這就要求采訪人員本著對(duì)工作的高度責(zé)任感，以主動(dòng)積極的態(tài)度進(jìn)行文獻(xiàn)的搜集工作。主動(dòng)了解出版信息，主動(dòng)上門征求，及時(shí)收集新文獻(xiàn)，想方設(shè)法、隨時(shí)隨地搜羅重點(diǎn)文獻(xiàn)，積極運(yùn)用多種方式征求文獻(xiàn)，以達(dá)盡全搜集目的。
（2）實(shí)行多渠道的采訪方式。
我館采取的是以呈繳本方式為主，其它方式結(jié)合進(jìn)行補(bǔ)充藏書，我館和其它館的經(jīng)驗(yàn)說(shuō)明，在地方政府和出版部門的支持下，推行出版物呈繳本制度，是收集地方文獻(xiàn)資源的重要方式之一，是有效可行的方法。但是僅靠呈繳本方式是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。目前地方文獻(xiàn)出版物的出版發(fā)行的復(fù)雜情況決定了要做好藏書補(bǔ)充，還必須不失時(shí)機(jī)運(yùn)用多種方式同時(shí)進(jìn)行地方文獻(xiàn)征購(gòu)。
地方文獻(xiàn)發(fā)行方式的特殊性決定了要采用多種方式征集。80年代以來(lái)，出自民間社團(tuán)和私人的非正式出版物劇增，其不正規(guī)的發(fā)行渠道，以及不貫徹呈繳制度，造成收藏單位征集困難。地方出版物品種多、類型多、發(fā)行機(jī)構(gòu)多、發(fā)行渠道多變，給地區(qū)的新聞出版機(jī)構(gòu)的管理造成困難，使呈繳本制度無(wú)法全面推行；另方面由于大量地方出版物缺乏發(fā)行信息，（如廣東新華書店辦的《廣東新書目》于1997年停辦），也使收藏單位難以及時(shí)征集新地方文獻(xiàn)。也有不少出版機(jī)構(gòu)不保留樣書，導(dǎo)致收藏單位無(wú)法進(jìn)行補(bǔ)缺；地方出版機(jī)構(gòu)也不按規(guī)定繳送樣本，經(jīng)常出現(xiàn)漏繳現(xiàn)象，造成收藏單位缺藏。地方文獻(xiàn)收藏范圍是以史料為主，除了本省出版的地方史料外，省外和國(guó)外，以及港澳臺(tái)等地出版的地方文獻(xiàn)仍需要采用其它方式征購(gòu)。
以上種種情況，說(shuō)明地方文獻(xiàn)的搜集不能單依靠呈繳本方式，還必須根據(jù)實(shí)際情況采用上門征求、交換、購(gòu)買、復(fù)制等多種方式補(bǔ)充藏書。
4．地方文獻(xiàn)整理。
地方文獻(xiàn)整理工作是讀者服務(wù)、藏書組織管理、文獻(xiàn)開發(fā)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的重要基礎(chǔ)，為了能準(zhǔn)確揭示地方文獻(xiàn)的特性，需要根據(jù)其形式和內(nèi)容的特點(diǎn)，制定有關(guān)工作條例和細(xì)則，結(jié)合文獻(xiàn)工作的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)一起使用，只有這樣的整理和編目，才能建立起有地方特色、便于管理使用的藏書組織，以及高質(zhì)量、多檢索功能，體現(xiàn)地方性的書目數(shù)據(jù)系統(tǒng)。
（1）根據(jù)地方文獻(xiàn)形式的特征進(jìn)行加工整理。地方文獻(xiàn)非正式出版物多，版式不規(guī)范，項(xiàng)目不完整；不定期的連續(xù)出版物多，如簡(jiǎn)報(bào)、�？�、宣傳材料、各式小報(bào)等；散張散件資料多，如會(huì)議文件、傳單、手稿、特刊等；類型多，除書刊報(bào)外，還有地圖、照片、音像制品、縮微品等，地方文獻(xiàn)形式上的特征，產(chǎn)生了集中或分散組織文獻(xiàn)的問題；產(chǎn)生如何對(duì)各種不同類型及不規(guī)則版式的文獻(xiàn)進(jìn)行規(guī)范整理問題。例如：年鑒、年報(bào)、會(huì)議錄、文史資料均作書處理；連續(xù)出版的通訊、簡(jiǎn)報(bào)、小報(bào)則作報(bào)刊處理。另外，零散資料一般按其事件、主題、時(shí)間進(jìn)行歸類集中，裝訂成冊(cè)后，依內(nèi)容擬定題名，作書處理，如會(huì)議文件可將同一會(huì)議的資料集中裝訂后再編目。因此，根據(jù)文獻(xiàn)不同的實(shí)際情況，建立規(guī)范的工作程序、方法、制度、規(guī)則是十分必要的，既要立足于目前，又要為長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，要為建立一個(gè)方便今后長(zhǎng)期管理和使用的藏書組織打下良好的基礎(chǔ)。
（2）根據(jù)地方文獻(xiàn)內(nèi)容上的特點(diǎn)進(jìn)行編目。地方史料文獻(xiàn)與一般文獻(xiàn)在內(nèi)容上最大的不同是地方性。因此在編目標(biāo)引時(shí)尤其注意揭示其內(nèi)容的地方性。例如，主題標(biāo)引時(shí)，對(duì)每種文獻(xiàn)的揭示必須能運(yùn)用地方性主題詞，尤其是地方名稱的主題詞；分類標(biāo)引時(shí)，盡可能揭示文獻(xiàn)的學(xué)科和地區(qū)屬性，便于組織有地方特點(diǎn)的藏書排架體系和目錄體系，方便讀者從地區(qū)角度查檢文獻(xiàn)。
（3）注意積累名稱數(shù)據(jù)，例如，地方人物名稱、團(tuán)體機(jī)構(gòu)名稱、地區(qū)名稱和地方性主題詞等。為建立名稱規(guī)范數(shù)據(jù)庫(kù)作準(zhǔn)備。
5．地方文獻(xiàn)讀者服務(wù)
（1）地方文獻(xiàn)讀者服務(wù)是高層次、高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)工作。
我館地方文獻(xiàn)專藏的讀者對(duì)象主要有學(xué)術(shù)研究人員、編史修志人員、政治宣傳或文化宣傳工作者，其他讀者。
第一、二類讀者主要來(lái)自省、市各科學(xué)學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)、各大學(xué)研究所、文教單位的高、中級(jí)專業(yè)技術(shù)人員及海外從事學(xué)術(shù)研究的學(xué)者、教授，他們承擔(dān)各學(xué)科學(xué)術(shù)研究課題、撰寫學(xué)術(shù)論文、編修各地方志，編撰史書及人物傳記等。他們研究的課題水平高、難度大，利用資料內(nèi)容范圍覆蓋面廣及層次專深，對(duì)提供的資料、信息和線索要求全面而準(zhǔn)確。在讀者群中，這類讀者數(shù)量多，使用資料時(shí)間長(zhǎng)。
第三類讀者主要是來(lái)自黨政機(jī)關(guān)、文化系統(tǒng)等單位的工作人員，因工作之需查閱資料、信息，例如：籌辦展覽、進(jìn)行政治宣傳活動(dòng)、制作影視片或宣傳品等等。他們對(duì)提供的資料要求有一定廣度、深度和專指度。
最后一類讀者大多因個(gè)人的特定需要查找資料、信息。例如：查尋家族史、搜集先人資料、尋找證據(jù)資料、查詢最新法規(guī)和政策等等，他們對(duì)資料的要求仍有一定的專深度。
地方文獻(xiàn)的讀者群是以研究型、高層次的讀者為主體，其對(duì)文獻(xiàn)資料要求的專深度和廣度，決定了地方文獻(xiàn)必須提供高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)。
（2）增強(qiáng)讀者自我服務(wù)能力，是提高服務(wù)質(zhì)量的重要措施之一。
讀者自我服務(wù)能力是指讀者能否充分利用圖書館各種檢索工具和館藏原始文獻(xiàn)，迅速自行解決問題的能力。
地方文獻(xiàn)專藏讀者中，部分長(zhǎng)期使用文獻(xiàn)的讀者及那些解決簡(jiǎn)單問題的讀者一般具備完全自我服務(wù)的能力，他們可以利用檢索工具、有關(guān)參考資料及館藏原始文獻(xiàn)獨(dú)立解決問題；但是相當(dāng)部分讀者還需要在咨詢?nèi)藛T協(xié)助下才能解決所需問題，例如需提供有關(guān)資料的線索、代為查找原始資料及信息等等。
增強(qiáng)讀者自我服務(wù)的能力，一方面需提高咨詢?nèi)藛T的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以幫助讀者熟悉目錄系統(tǒng)和館藏文獻(xiàn)情況；另方面提高文獻(xiàn)標(biāo)引的深度，加大對(duì)文獻(xiàn)信息開發(fā)和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的力度。讀者所需的大量信息隱含于原始文獻(xiàn)之中，只有通過文獻(xiàn)開發(fā)才能揭示出來(lái)，只有通過文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，才能為讀者提供多檢索途徑和先進(jìn)快捷的檢索手段，從而提高讀者自我服務(wù)能力，使地方文獻(xiàn)充分發(fā)揮作用。
6．地方文獻(xiàn)開發(fā)。
地方文獻(xiàn)開發(fā)是根據(jù)本地區(qū)形勢(shì)、任務(wù)以及讀者的特定需求，對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行再加工整理的過程。包括對(duì)原始文獻(xiàn)的再加工整理和對(duì)文獻(xiàn)內(nèi)部隱含信息的整理組織兩部分。地方文獻(xiàn)開發(fā)的目的是，挖掘館藏地方文獻(xiàn)資源的潛力，建立有地方特色的、穩(wěn)定的、實(shí)用的文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以滿足讀者最大的需求。在開發(fā)時(shí)需要注意幾個(gè)問題：
（1）選準(zhǔn)開發(fā)的目標(biāo)。
首先，選擇符合地方文獻(xiàn)讀者普遍需求，符合本地區(qū)社會(huì)形勢(shì)任務(wù)發(fā)展需要的課題或有關(guān)文獻(xiàn)信息作為開發(fā)目標(biāo)，例如：地方人物資料、本省內(nèi)各個(gè)地區(qū)史料、某一特定歷史階段的資料（如抗日戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期）等都是長(zhǎng)期以來(lái)為眾多讀者所廣泛使用的文獻(xiàn)信息，應(yīng)選為開發(fā)的主要目標(biāo)之一。其次，選擇地方文獻(xiàn)中最具代表性、在國(guó)內(nèi)外有一定影響和地位、且館藏占有一定優(yōu)勢(shì)的文獻(xiàn)作為開發(fā)目標(biāo)。例如：杰出的地方名人專藏（如孫中山專藏）、具有特殊意義的地區(qū)史料（如南海諸島）。第二，具有長(zhǎng)期史料價(jià)值，為讀者反復(fù)使用的文獻(xiàn)或信息作為開發(fā)目標(biāo)，如地方志、地方族譜、地方圖片等。
（2）實(shí)事求是做好地方文獻(xiàn)開發(fā)的調(diào)研工作。
選題必須先進(jìn)行調(diào)查研究。調(diào)查研究目的是：為了能全面、客觀摸清情況，明確文獻(xiàn)開發(fā)的方向和課題。選準(zhǔn)開發(fā)課題（目標(biāo)）是文獻(xiàn)開發(fā)的關(guān)鍵，只有選準(zhǔn)目標(biāo)開發(fā)，才能真正滿足讀者需要，提高館藏的利用率，避免盲目開發(fā)而造成人力物力的浪費(fèi)。
（3）地方文獻(xiàn)開發(fā)必須與數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)結(jié)合進(jìn)行。
通過文獻(xiàn)開發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，使文獻(xiàn)信息的檢索手段科學(xué)化，才能對(duì)讀者提供多種檢索功能，最大限度滿足讀者對(duì)文獻(xiàn)信息的需求。標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，使地方文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)資源得到廣泛使用。
地方文獻(xiàn)開發(fā)中編制的各種專題聯(lián)合目錄、提要、辭典、題錄、索引等可以利用計(jì)算機(jī)建立各種專題、不同類型的數(shù)據(jù)庫(kù)，從而形成地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)。如我館利用《中國(guó)期刊辭典》（機(jī)讀版）的數(shù)據(jù)建立廣東期刊的書目提要數(shù)據(jù)庫(kù)，又如，利用編制《廣東百年圖錄》過程中搜集的圖片信息，建立廣東圖片數(shù)據(jù)庫(kù)。
7．地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。
我館地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)已建立12年。1986年創(chuàng)建時(shí)雖然開了我國(guó)公共圖書館計(jì)算機(jī)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)之先河的典范。但時(shí)至今日，該數(shù)據(jù)庫(kù)中貯存的書目數(shù)據(jù)僅3萬(wàn)條，題錄數(shù)據(jù)約3萬(wàn)余條，始終沒能形成規(guī)模，而且利用率低下，沒能發(fā)揮應(yīng)有的作用，怎樣才能使地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)建成符合地區(qū)社會(huì)發(fā)展需要，能充分發(fā)揮效益的數(shù)據(jù)庫(kù)呢？這是個(gè)值得探討的問題。筆者認(rèn)為：
（1）在確立建庫(kù)的總體規(guī)劃的前提下，必須突出重點(diǎn)，制定分期實(shí)施計(jì)劃，使數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)有目標(biāo)、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地進(jìn)行。 圖書館地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)是圖書館數(shù)據(jù)庫(kù)的重要組成部分之一，又是本地區(qū)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的組成部分，我館可以利用藏書上的優(yōu)勢(shì)，建立以本館地方文獻(xiàn)資源為主體的本省地區(qū)數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而促進(jìn)本省乃至全國(guó)地方文獻(xiàn)事業(yè)的建設(shè)進(jìn)程，這是建設(shè)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的總體目標(biāo)。在此基礎(chǔ)上擬定具體建庫(kù)計(jì)劃。
首先，突出重點(diǎn)建庫(kù)，使數(shù)據(jù)庫(kù)切合本地區(qū)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)用性、特色性和整體質(zhì)量。
突出重點(diǎn)體現(xiàn)在內(nèi)容上，是建立以地方文獻(xiàn)的重點(diǎn)藏書為核心部分的數(shù)據(jù)庫(kù)。
突出重點(diǎn)體現(xiàn)在類型上，是建立以書目型數(shù)據(jù)為主體的數(shù)據(jù)庫(kù)。
其次，制定分期實(shí)施的建庫(kù)計(jì)劃。
包括兩部分內(nèi)容。第一部分，根據(jù)建庫(kù)的總規(guī)劃和突出重點(diǎn)原則，制定分期實(shí)施、分期完成的計(jì)劃。第二部分，根據(jù)本地區(qū)不同時(shí)期的任務(wù)要求，制定相應(yīng)目標(biāo)的建庫(kù)計(jì)劃。1986年，我館以80年代出版的廣東期刊論文人主體創(chuàng)建了“廣東地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)”，當(dāng)時(shí)正值全國(guó)地方志的編修高潮，讀者對(duì)館藏舊方志和舊地方史料的使用達(dá)到最高峰。建庫(kù)的目標(biāo)卻沒有根據(jù)這一形勢(shì)動(dòng)向制定，沒能建立讀者急需的地方志、地方史料數(shù)據(jù)庫(kù)，而建立的新廣東期刊論文題錄庫(kù)卻一直沒能真正發(fā)揮作用。
（2）堅(jiān)持長(zhǎng)期建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷充實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)容量，把地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)建成資源充足、服務(wù)能力強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。
我館的地方文獻(xiàn)專藏經(jīng)過長(zhǎng)期的日積月累，才形成今天的規(guī)模效應(yīng)。地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)只有在數(shù)據(jù)資源豐富充足的情況下，才能產(chǎn)生影響，發(fā)揮作用，最大限度滿足讀者的各種需求。因而，在建庫(kù)目標(biāo)內(nèi)的各種專題、類型的數(shù)據(jù)庫(kù)都需要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的實(shí)施計(jì)劃，堅(jiān)持有目的地、長(zhǎng)期地積累有效信息數(shù)據(jù)。在地方文獻(xiàn)中，具有地方特點(diǎn)的時(shí)效性強(qiáng)的信息在經(jīng)過一定時(shí)間后會(huì)轉(zhuǎn)化為地方歷史信息，因此，地方文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)積累的持久性就顯得十分重要。
增加數(shù)據(jù)庫(kù)的容量包括新數(shù)據(jù)的不斷補(bǔ)充和回溯數(shù)據(jù)建庫(kù)，我館地方文獻(xiàn)專藏?fù)碛?萬(wàn)多種文獻(xiàn)資料，但目前數(shù)據(jù)庫(kù)中只有3萬(wàn)種80年代后出版的圖書書目數(shù)據(jù)，原建的題錄庫(kù)也由于種種原因而中斷。專藏中占有優(yōu)勢(shì)、利用廣泛的古舊地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)則一直沒能進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，使數(shù)據(jù)庫(kù)缺乏吸引力和影響力，因此，地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)必須通過不斷增加新數(shù)據(jù)和有計(jì)劃補(bǔ)充回溯數(shù)據(jù)的工作，達(dá)到充實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)容量的目的。
（3）不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫(kù)，為實(shí)現(xiàn)地方文獻(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化打下良好基礎(chǔ)。
圖書館地方文獻(xiàn)自動(dòng)化系統(tǒng)在實(shí)踐和應(yīng)用過程中需要不斷進(jìn)行完善和優(yōu)化，以適應(yīng)地方文獻(xiàn)事業(yè)的不斷發(fā)展，選擇使用代表圖書館自動(dòng)化最新水平的、性能更優(yōu)良、功能更完善、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化程度更高和更全面、操作手段更方便快捷的系統(tǒng)進(jìn)行管理，可以促使地方文獻(xiàn)工作向更高層次的方向發(fā)展，以及網(wǎng)絡(luò)化的早日實(shí)現(xiàn)。 地方文獻(xiàn)有其自身的特點(diǎn)和規(guī)律：包括文獻(xiàn)內(nèi)容和類型的特點(diǎn)，讀者利用文獻(xiàn)的特點(diǎn)和規(guī)律，文獻(xiàn)管理工作的特點(diǎn)和規(guī)律等，這些都決定地方文獻(xiàn)對(duì)自動(dòng)化系統(tǒng)有較高的要求，只有級(jí)別高，性能好、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的軟件才能滿足地方文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)制作、使用、交換和業(yè)務(wù)工作自動(dòng)化的需求。
我館地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)， 1997年在AS／400系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)行第一次系統(tǒng)的轉(zhuǎn)型、升級(jí)，采用息洋公司的通用編目系統(tǒng)，制作標(biāo)準(zhǔn)的CNMARC數(shù)據(jù)，1998年，又進(jìn)行第二次升級(jí)，采用北京丹誠(chéng)公司的“丹誠(chéng)圖書集成系統(tǒng)”。該系統(tǒng)采用WINDOWS為平臺(tái)；具有超文本和事件驅(qū)動(dòng)界面；服務(wù)于聯(lián)機(jī)編目和INTERNET；全面支持CNMANC格式，為圖書和期刊的采購(gòu)、編目、典藏、流通、裝訂等各項(xiàng)環(huán)節(jié)提供統(tǒng)一完整的業(yè)務(wù)流程和用戶界面，為地方文獻(xiàn)管理工作開拓新局面創(chuàng)造了有利條件。
標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫(kù)要依靠標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)的支持，具有先進(jìn)水平的圖書館自動(dòng)化系統(tǒng)，為制作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化數(shù)據(jù)提供了優(yōu)越條件。標(biāo)準(zhǔn)化程度高的數(shù)據(jù)庫(kù)兼容性強(qiáng)，是實(shí)現(xiàn)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)交流和共享的保證。我館的AS/400系統(tǒng)一直沒有采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的機(jī)讀格式制作數(shù)據(jù)，當(dāng)進(jìn)行與深圳圖書館系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)時(shí)，發(fā)生障礙，后來(lái)通過完善改版，將原數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成準(zhǔn)CNMARC格式數(shù)據(jù)，才實(shí)現(xiàn)與深圖的聯(lián)網(wǎng)。因此，地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)必須堅(jiān)持全面高度的標(biāo)準(zhǔn)化，才能真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。
二
當(dāng)前文獻(xiàn)信息的急速增長(zhǎng)以及社會(huì)建設(shè)飛躍發(fā)展對(duì)信息日趨增大的需求，使地方文獻(xiàn)工作面臨新的挑戰(zhàn)，因而，必須通過不斷改進(jìn)和更新，使地方文獻(xiàn)工作達(dá)到新的提高和完善。為此，筆者對(duì)我館地方文獻(xiàn)工作提出幾點(diǎn)展望。
（一）強(qiáng)化地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)地方文獻(xiàn)工作自動(dòng)化管理，促進(jìn)全省地方文獻(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)。
1、充分發(fā)揮我館館藏地方文獻(xiàn)資源的優(yōu)勢(shì)，建立以我館文獻(xiàn)資源數(shù)據(jù)為主體的全省公共圖書館地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)。
（1）加速書目型數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)進(jìn)度，使館藏資源豐富、內(nèi)容范圍覆蓋全省各地區(qū)的書目數(shù)據(jù)庫(kù)成為本省地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)的中心部分。實(shí)現(xiàn)全省聯(lián)網(wǎng)后，該數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)可為全省各公共圖書館地方文獻(xiàn)的藏書建設(shè)、藏書補(bǔ)充、分類編目、文獻(xiàn)檢索等方面的協(xié)調(diào)協(xié)作及現(xiàn)代化管理的實(shí)施提供了可靠的保證。
（2）根據(jù)我省社會(huì)發(fā)展和讀者研究需求，有計(jì)劃開發(fā)地方文獻(xiàn)資源，建立多種類型的數(shù)據(jù)庫(kù)。例如：全文型數(shù)據(jù)庫(kù)方面，建立孫中山文獻(xiàn)、地方志、族譜、圖片等數(shù)據(jù)庫(kù)；題錄型數(shù)據(jù)庫(kù)方面，建立地方人物資料題錄庫(kù)、期刊或報(bào)紙論文題錄庫(kù)；專題文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)庫(kù)（書目型），建立港澳歷史資料數(shù)據(jù)庫(kù)、南海諸島歷史文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)等，在此基礎(chǔ)上，編制出版適合市場(chǎng)需要、利用率高、特色顯著的地方文獻(xiàn)電子信息產(chǎn)品，擴(kuò)大地方文獻(xiàn)的影響，創(chuàng)造更大的效益。
（3）加強(qiáng)橫向聯(lián)系，爭(zhēng)取與本省地方歷史文獻(xiàn)資源充足的中山大學(xué)圖書館、華南師范大學(xué)圖書館、暨南大學(xué)圖書館、廣東省檔案館共同建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)。使本省的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)容量更加豐富，服務(wù)社會(huì)能力進(jìn)一步提高。
（二）加強(qiáng)對(duì)地方文獻(xiàn)宣傳的力度。爭(zhēng)取政府和全社會(huì)的重視和支持。
學(xué)習(xí)汕頭市圖書館、澄海市圖書館等單位征集潮汕地方文獻(xiàn)的經(jīng)驗(yàn)，通過報(bào)紙、廣播、電視等新聞媒介以及圖書館服務(wù)周、宣傳欄對(duì)地方文獻(xiàn)進(jìn)行廣泛的宣傳推介，使廣大市民從認(rèn)識(shí)和利用地方文獻(xiàn)，到支持地方文獻(xiàn)工作。發(fā)動(dòng)社會(huì)各界熱心人士參與征集地方文獻(xiàn)。逐步形成社會(huì)支持地方文獻(xiàn)工作的聲勢(shì)和熱潮。
通過加大宣傳的力度，提高地方文獻(xiàn)在社會(huì)建設(shè)中的地位，爭(zhēng)取政府對(duì)圖書館地方文獻(xiàn)工作的重視，從法規(guī)、政策方面給予地方文獻(xiàn)建設(shè)一定的支持。例如：確立地方文獻(xiàn)工作在公共圖書館工作中的地位；保障圖書館地方文獻(xiàn)的收集和保護(hù)，以及組織機(jī)構(gòu)和人員編制；逐步加大對(duì)地方文獻(xiàn)建設(shè)事業(yè)的經(jīng)費(fèi)投入等，以保證地方文獻(xiàn)事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。
（三）發(fā)揮省級(jí)公共圖書館的業(yè)務(wù)輔導(dǎo)和業(yè)務(wù)研究的職能，開展多形式、多層次的地方文獻(xiàn)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動(dòng)，逐步培養(yǎng)一支具有一定思想素質(zhì)和理論水平、具有一定專業(yè)知識(shí)和工作能力的圖書館地方文獻(xiàn)的專業(yè)人才隊(duì)伍，促進(jìn)地方文獻(xiàn)事業(yè)不斷發(fā)展。
加強(qiáng)對(duì)基層圖書館工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。通過業(yè)務(wù)短訓(xùn)班、講座、交流會(huì)等活動(dòng)，普及地方文獻(xiàn)知識(shí)，學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù)，提高對(duì)圖書館地方文獻(xiàn)工作的認(rèn)識(shí)，從而進(jìn)一步引導(dǎo)他們?cè)诟黟^建立有本地特色的藏書體系。
重視對(duì)在職地方文獻(xiàn)工作人員的繼續(xù)教育，以適應(yīng)日益發(fā)展中的地方文獻(xiàn)事業(yè)。定期舉辦地方文獻(xiàn)學(xué)術(shù)研討會(huì)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，提高人員的地方文獻(xiàn)理論水平和實(shí)際工作能力，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)和技術(shù)，培養(yǎng)一批中高級(jí)的地方文獻(xiàn)工作者，推動(dòng)地方文獻(xiàn)的理論研究和圖書館地方文獻(xiàn)工作向更高水平發(fā)展。
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〔出處〕 《圖書館論壇》，1999年第1期
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