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建立地方文獻書目數(shù)據(jù)庫過程中解決的幾個疑難問題
［摘 要］ 在近半年的反復(fù)試驗和推敲中，我們解決了在建立地方文獻書目數(shù)據(jù)庫與館藏數(shù)據(jù)庫中相互混淆的幾個疑難問題，富有創(chuàng)意地進行了大膽改革，從而為更快地建設(shè)地方文獻數(shù)據(jù)庫掃清了障礙。
［中圖分類號］ G250.74
［文獻標識碼］ B
地方文獻完整系統(tǒng)地記錄了特定地域內(nèi)自然和人文方面的各種信息，從而為人們提供了研究特定地域內(nèi)歷史、現(xiàn)代及未來的有關(guān)資料，因此它在一所中等城市公共圖書館中具有重要地位，是一種具有獨立性的特藏書和專門藏書，在發(fā)揮作用的同時要認真保存，作為圖書館的寶貴文化遺產(chǎn)。為此我們決定對地方文獻單獨建設(shè)藏書體系、單獨管理、單獨進行文獻開發(fā)、單獨設(shè)立閱覽室為讀者服務(wù)。在這項工作中遇到了不少問題，現(xiàn)僅就建設(shè)書目數(shù)據(jù)庫中遇到的問題，本著理論與實踐相結(jié)合的原則，將處理情況整理成文。
１在ＩＬＡＳ系統(tǒng)下建立地方文獻分系統(tǒng)
我館書目數(shù)據(jù)庫建立在深圳圖書館開發(fā)的ＩＬＡＳ５．０系統(tǒng)下，該系統(tǒng)具有較強的科學性、實用性、操作性，但是它并沒有設(shè)立分系統(tǒng)的功能。因而在ＩＬＡＳ５．０下建立地方文獻書目數(shù)據(jù)庫所有的分類、著錄數(shù)據(jù)都會混同于館藏書目數(shù)據(jù)庫，二者區(qū)別不開，無法單獨借閱、檢索。如何在ＩＬＡＳ系統(tǒng)下建立有地方文獻特色的書目數(shù)據(jù)庫，成為我們研究的一個重要課題。這個問題在我館少兒分館建立獨立藏書體系時就沒有解決。此次本館人員提出幾個方案，經(jīng)過對比實驗，采取簡而易行的辦法，即在每一個目錄前加注一個地方文獻代碼"ｊｄｗ"，便可使地方文獻目錄單獨排列在一起。但不能用"ＪＤＷ"，因為在計算機中大寫字母與類號混淆，無法區(qū)別。在主題標引中遇到同樣的問題，每當檢索地方文獻標引的主題詞時，館藏書目數(shù)據(jù)庫中同一主題詞全部顯示出來。為了解決這個問題，在每個主題詞前加注"ｄ"的區(qū)別符號，如"＠ａｄ抗日斗爭"、"＠ｂｄ史料"，使這一問題得到了解決。
２對多種類型文獻建立統(tǒng)一的分類體系
我館館藏地方文獻有１千多冊圖書、１００多種期刊、歷時幾十年的十多種報紙和地圖、照片、光盤、單篇資料、手稿、文件等。雖然總量不大，但種類繁多。如果按著常規(guī)的分類方法把各種類型文獻都單獨分類、排架，各自建成獨立的藏書體系，就會非常分散和零亂，不能科學地管理和利用。所以把多種類型文獻建成一個藏書體系，統(tǒng)一分類、排架，統(tǒng)一管理，勢在必行。從理論上講，要解決的一個關(guān)鍵問題就是把各種類型文獻按照書名標目，都按圖書分類、著錄。期刊每種按一種書處理，以刊名標目，與年代號、卷期號組成種次號；報紙每種按一種書處理，以報名標目，每個月合訂本按一冊書處理，以報紙種類與年、月組成種次號；各種單篇文獻裝入文件盒，每盒按一種書處理，給出書名進行標目、著錄和主題標引，仿照圖書著錄，項目略有減少。這個問題的解決為統(tǒng)一分類、著錄創(chuàng)造了條件。
３制訂地方文獻分類細則
地方文獻分類與館內(nèi)其他藏書相同，使用《中圖法》，但在類目的設(shè)置上根據(jù)地方文獻的特點做了一些特殊的規(guī)定，并制定了分類細則和類目表。一是地方文獻的數(shù)量較少，涉及學科范圍較窄，馬列、哲學、自然科學各類圖書更少。因此規(guī)定除經(jīng)濟、文學、歷史、綜合４類之外，其他各類只設(shè)一級類目。二是重點突出歷史類。地方文獻中歷史類是最常用的一個類目，在Ｋ大類中歷史、考古、風俗習慣、地理、人物傳記等圖書是最常用的內(nèi)容，其他類文獻涉及歷史類的內(nèi)容，也常從歷史的角度使用。因此將《中圖法》中規(guī)定各入其類的歷史類圖書（如農(nóng)業(yè)史、文化史）均集中于歷史Ｋ大類。各種報告文學形式的回憶錄、真實人物事跡入Ｋ８２人物傳記。有些文獻是以分析分類號作為主要分類號入類，如一部黑龍江人口資料圖書，因其中有篇文章是研究赫哲族人口問題，我們將其列為佳木斯地方文獻，入類時就依據(jù)其分析分類號Ｋ２８入少數(shù)民族史料。有些文獻是以附加分類號作為主要分類號入類，如《合江建黨建政》按學科體系應(yīng)分入Ｄ大類政治，但其內(nèi)容是反映解放戰(zhàn)爭時期黨的建設(shè)史料，依地方文獻特點確定其主要分類號，分入Ｋ２６新民主主義革命時期史料。三是為了便于一些類型的地方文獻歸類，在原分類法類目之外新增了一些類目。如地方史志在４版分類法只設(shè)到省一級，依中國地區(qū)表分，黑龍江應(yīng)為Ｋ２９３．５。因為地方文獻中史志較多，我們增設(shè)了：Ｋ２９３．５１佳木斯市志，Ｋ２９３．５２佳木斯各縣、區(qū)志，Ｋ２９３．５３佳木斯各行業(yè)（部門）志，Ｋ２９３．５４佳木斯及各縣單位志等類目。另外，利用分類法的空號Ｚ７作報紙分類號，Ｚ９為單篇文獻分類號，Ｚ９１為地圖分類號，Ｚ９２為照片分類號，Ｚ９３為錄像帶、光盤分類號。
依據(jù)以上原則擬定了一部類目表，總計６７個類目，簡明易用，重點突出，尤其是能夠把各種類型文獻全部統(tǒng)一管理起來，排架之后整齊劃一，具有管理方便、使用方便、清點方便的特點。
４在著錄時加大"３３０"提要項的說明力度
在著錄工作中發(fā)現(xiàn)，通過對篇名和其他項目的標引難以真正揭示地方文獻的內(nèi)容。如《烏蘇春秋》是一本反映撫遠縣土地改革的長篇紀實文學，收入地方文獻是作為土地改革的史料，如果不在提要項加以說明，很難使人了解其內(nèi)容。注明提要項的要點：①要寫出為什么應(yīng)是地方文獻；②要寫出是什么樣的地方文獻；③要寫出書中事件的時間、地點、主要事件和書中的重要人物；④要將書中珍貴的資料、照片、地圖等標注出來。加大提要項的著錄，提高了揭示文獻的深度，提高了書目水平，提高了讀者利用書目檢索時的檢中率。
５做好揭示地方文獻內(nèi)容的主題標引
主題詞檢索是一種最能直接反映地方文獻內(nèi)容特征的檢索途徑，做好標引工作是建立檢索工具和檢索系統(tǒng)的基礎(chǔ)和前提。在ＩＬＡＳ系統(tǒng)下，主題標引也是一個完整的體系，如６０７標引地名、６００標引人物，我們均按要求標引。但在主題標引中我們把６０６的學科標引改為地方文獻內(nèi)容主題標引，這是因為學科主題詞檢索對象主要是學科內(nèi)容，地方文獻主題詞檢索則直接對文獻內(nèi)容中有關(guān)的事物、事件進行檢索。為了規(guī)范主題標引工作，我們建立了一部主題詞表，這部詞表是在工作中逐步形成的后組式主題詞表。凡是使用過的主題詞，都要做出記載。如此，一是避免同類主題概念使用主題詞不統(tǒng)一。規(guī)范工作人員的標引行為，限制濫用主題詞，減少主題詞數(shù)量。二是可與規(guī)范主題詞表對照，使選用的主題詞盡可能規(guī)范化。三是可供讀者檢索時使用。這個主題詞表是由專指詞（按其揭示反映的地方文獻內(nèi)容）、組配詞和通用詞３部分組成。其中組配詞和通用詞都是規(guī)范主題詞，專指詞則有許多是自然語詞。如"抗日斗爭"這個主題詞，既代表日本占領(lǐng)時期地下黨和平共處５項原則斗爭，也反映黨領(lǐng)導(dǎo)的抗聯(lián)武裝斗爭，還反映日偽統(tǒng)治時期農(nóng)民暴動。
６建設(shè)目錄系統(tǒng)
我們在建設(shè)地方文獻書目數(shù)據(jù)庫的同時，建立了卡片式分類目錄和書名目錄，形成１部機讀、２部手工使用的目錄體系。我們認為在書目數(shù)據(jù)庫投入使用后，卡片式目錄仍然有其重要作用，不可忽視。因為有些讀者能力所限，習慣于使用卡片目錄；工作人員在查重、注銷時仍有必要使用；翻閱卡片式目錄對了解地方文獻全貌也較容易。
用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開發(fā)地方文獻是實現(xiàn)地方文獻信息處理標準化的必要步驟，它可以為今后進行聯(lián)機檢索，進入國家和地區(qū)網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)地方文獻資源共享打下堅實的基礎(chǔ)。我們的探索只是初步，尚很粗淺，有待于今后努力提高。
［作者簡介］
侯曉穎 女，佳木斯市圖書館館員，從事地方文獻研究工作，曾發(fā)表論文多篇。
〔出處〕 圖書館建設(shè)2004(2)
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