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淺談高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策
淺談高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策
葛夢(mèng)薇
摘要：高校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、參加各種學(xué)生活動(dòng)的真實(shí)反映，是伴隨學(xué)生高校生涯及其人生旅程的重要記錄，它不僅對(duì)學(xué)生本身有著重要作用，對(duì)未來(lái)用人單位選拔人才也有著重要的參考價(jià)值。而現(xiàn)如今，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，社會(huì)對(duì)學(xué)生檔案的要求與日俱增，但高校本身的檔案管理工作存在著諸多問(wèn)題，例如檔案管理方式落后、管理程序不規(guī)范等。為此，高校應(yīng)對(duì)本校和學(xué)生負(fù)責(zé)，及時(shí)制定相應(yīng)的對(duì)策，完善檔案管理工作，使學(xué)生在進(jìn)入社會(huì)時(shí)有個(gè)規(guī)范、實(shí)用的檔案。
關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策
作者簡(jiǎn)介：葛夢(mèng)薇（1978-），女，本科，講師，現(xiàn)主要從事檔案管理等工作。
高校學(xué)生檔案是學(xué)生在人生中使用最多的檔案，因?yàn)樗苷鎸?shí)反映學(xué)生在工作之前幾年間的種種表現(xiàn)，這時(shí)期的人格、特點(diǎn)基本定型，通過(guò)高校期間的檔案能基本映射出學(xué)生的能力、素質(zhì)、個(gè)性等特點(diǎn)，即使不見(jiàn)學(xué)生本人，也能對(duì)其有個(gè)大體認(rèn)識(shí)。但如今高校的檔案管理水平還停留在十幾年前的階段，已經(jīng)跟不上現(xiàn)在高速發(fā)展的社會(huì)，因此加強(qiáng)檔案管理水平，提升檔案管理能力，就成了高校不得不面對(duì)的問(wèn)題，本文就此提出幾點(diǎn)看法。
一、現(xiàn)如今高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題
1.缺少相應(yīng)的規(guī)范性文件。目前，我國(guó)在高校學(xué)生檔案管理工作方面沒(méi)有規(guī)范性文件，成熟的法律法規(guī)更是無(wú)從談起，到底學(xué)生檔案歸誰(shuí)管？怎么管？都不得而知。正因?yàn)闆](méi)有相應(yīng)的法規(guī)條文，使得學(xué)生檔案管理非�；靵y，包括管理部門(mén)混亂：有的地方歸教育部門(mén)管，有的地方歸人事部門(mén)管，有的地方多個(gè)部門(mén)一起管；管理標(biāo)準(zhǔn)混亂：有的按照本區(qū)域范圍內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，有的按照本學(xué)校自己制定的制度進(jìn)行管理，有的則根本沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)；管理人員混亂：有的由校人事處的人員進(jìn)行管理，有的由各個(gè)院系指派人員進(jìn)行管理。從混亂的現(xiàn)象中，不難分析出，沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范的法規(guī)條文是管理混亂的根本原因。[1]
2.管理方式落后。高校學(xué)生檔案作為未來(lái)我國(guó)人力資源建設(shè)的信息寶庫(kù)，是現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的重要組成部分，只有用科學(xué)、合理的管理方式才能跟上發(fā)展的腳步。學(xué)生檔案管理方式不能一成不變、遵循守舊，不能停留在你查我調(diào)的老路上，有時(shí)我們查閱檔案要花費(fèi)幾天甚至十幾天的時(shí)間，查閱流程煩瑣，而實(shí)現(xiàn)信息化管理、網(wǎng)絡(luò)化管理是大勢(shì)所趨，用計(jì)算機(jī)管理檔案能為我們提供諸多方便，我們不用舟車(chē)勞頓地去調(diào)取檔案，不怕有人造假檔案，不怕自己寫(xiě)的簡(jiǎn)歷沒(méi)人信。在需要查看檔案時(shí)，只需上網(wǎng)就能看到真實(shí)、詳盡的檔案資料，利己利人，這才是高效快捷的管理方式。
3.檔案管理意識(shí)淡薄。目前，高校往往把教書(shū)育人、教學(xué)教務(wù)管理當(dāng)作重要任務(wù)來(lái)抓，忽視了學(xué)生檔案管理的工作。原因主要是檔案意識(shí)淡薄，上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，下到學(xué)生本身對(duì)檔案的作用和重要性都沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)。在當(dāng)?shù)刂鞴懿块T(mén)看來(lái)，學(xué)生檔案管理工作不能突顯自己的業(yè)績(jī)，不如抓教學(xué)水平來(lái)的實(shí)際，所以管理相對(duì)松懈。在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)看來(lái)，檔案管理不是硬性指標(biāo)，沒(méi)有上級(jí)部門(mén)的具體要求，沒(méi)有相應(yīng)的考核機(jī)制，執(zhí)行起來(lái)相對(duì)輕松，所以對(duì)檔案的日常管理敷衍了事，往往選派一些臨近退休的員工來(lái)進(jìn)行管理，且不說(shuō)這些人員是否具備相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，就連起碼的責(zé)任心都不會(huì)有，他們會(huì)認(rèn)為檔案管理工作是自己養(yǎng)老的一份差事。教師在填檔案時(shí)會(huì)集中發(fā)給學(xué)生，給學(xué)生一個(gè)模板，讓學(xué)生自己來(lái)填寫(xiě)。而學(xué)生在填寫(xiě)自己的檔案資料時(shí)也不夠認(rèn)真、仔細(xì)，要么字跡潦草，要么千篇一律，很少有新穎的展現(xiàn)，覺(jué)得寫(xiě)得好與差沒(méi)什么影響。這些原因使得我們的學(xué)生檔案資料質(zhì)量不高，他人從檔案中收獲的信息量很少，且沒(méi)有什么參考價(jià)值，對(duì)學(xué)生來(lái)說(shuō)也是不負(fù)責(zé)的。
4.檔案維度過(guò)窄。高校學(xué)生注重學(xué)業(yè)領(lǐng)域的學(xué)習(xí)，在思想教育、心理健康教育等方面則處于空白狀態(tài)，檔案里沒(méi)有這方面的涉及，學(xué)生也就不想浪費(fèi)時(shí)間在這上面，而思想、心理教育對(duì)大學(xué)生來(lái)說(shuō)也很重要，不容忽視，在提倡素質(zhì)教育，培養(yǎng)復(fù)合型人才的今天，僅靠學(xué)習(xí)成績(jī)證明學(xué)生的能力很難有說(shuō)服力。例如：許多學(xué)生因?yàn)槌煽?jī)不佳，或者感情受挫，又或者遇到一點(diǎn)點(diǎn)的矛盾和困難，就會(huì)做出傷害自己和他人的舉動(dòng)，特別是身處這種壓力巨大的社會(huì)，學(xué)生因?yàn)橐粫r(shí)排解不開(kāi)自身的問(wèn)題，就會(huì)做出出格的舉動(dòng)，這與學(xué)生的心理承受能力有很大關(guān)系，即使這些學(xué)生成績(jī)優(yōu)秀，但也難稱(chēng)得上是人才。(www.qkfawen.com)倘若，我們的學(xué)生檔案詳細(xì)記錄了每一位學(xué)生的心理特征、心理變化趨勢(shì)，那么很多問(wèn)題就能夠避免，我們教師能夠提前預(yù)防、幫扶說(shuō)教，把學(xué)生拉回到正常的心理軌跡上，防患于未然，學(xué)生的心理能力也會(huì)得到相應(yīng)的提高。所以，加大檔案維度、增加檔案的記錄項(xiàng)目很有必要。
二、對(duì)學(xué)生檔案管理問(wèn)題的對(duì)策
1.建立健全相應(yīng)的規(guī)范性文件。國(guó)家教育部作為主管教育的高層部門(mén)，在學(xué)生檔案管理上負(fù)有非常重要的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。沒(méi)有主管部門(mén)的法規(guī)條文，下面的高校自然不知如何去實(shí)施，只能是摸著石頭過(guò)河，只靠一套《檔案法》來(lái)寬泛地管理所有檔案，而缺少具體、有針對(duì)性的規(guī)范性文件，結(jié)果可想而知。因此，國(guó)家教育部應(yīng)盡快出臺(tái)有關(guān)高校學(xué)生檔案管理的文件，規(guī)范學(xué)生檔案管理機(jī)制，使全國(guó)各地的高校能夠有章可循，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求管理檔案[2]。規(guī)范性文件的內(nèi)容最好包括檔案管理的主管單位、管理人員的選用、檔案的媒介、檔案的存儲(chǔ)、檔案的抽查和檢查、獎(jiǎng)懲措施等內(nèi)容，有了硬性指標(biāo)和文件，高校才能有目的的進(jìn)行實(shí)施，管理效果也會(huì)事半功倍。
2.深化檔案改革，升級(jí)管理方式。我們的檔案管理方式已經(jīng)延用了很長(zhǎng)時(shí)間，在早期社會(huì)還能勉強(qiáng)應(yīng)付，但到了現(xiàn)代社會(huì)則有些捉襟見(jiàn)肘，很多工作因?yàn)橐环輽n案而停滯不前，從而影響整體工作效率。為此，對(duì)學(xué)生檔案改造升級(jí)就成為了必然，現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)，完成檔案的升級(jí)工作并非難事，關(guān)鍵要有勇于創(chuàng)新的勇氣和方便群眾的信念。十八大以來(lái)，我國(guó)領(lǐng)導(dǎo)人一直堅(jiān)持深化改革，割除影響社會(huì)進(jìn)步的不良因素，學(xué)生檔案管理工作理應(yīng)順應(yīng)改革潮流，發(fā)現(xiàn)自身問(wèn)題，革除舊病，勇于創(chuàng)新。例如，我們可以借助掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)將檔案錄入計(jì)算機(jī)，先在本地區(qū)形成小的數(shù)據(jù)庫(kù)，并試圖在全國(guó)形成一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，不管你身在何地，都能查得到，同時(shí)做好防泄密工作，使得檔案既方便又安全。這樣我們隨時(shí)隨地就能調(diào)取自己的檔案，節(jié)省時(shí)間的同時(shí)又提升了效率。
3.加大宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識(shí)。國(guó)家教育部要自上而下的進(jìn)行檔案宣傳，強(qiáng)化高校的檔案意識(shí)，提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和理解，在沒(méi)有成熟的學(xué)生檔案管理文件之前，要以《中華人民共和國(guó)檔案法》來(lái)強(qiáng)化人們的認(rèn)識(shí)，加大學(xué)習(xí)和宣傳的力度，充分理解和牢記檔案管理的重要性，檔案是關(guān)系到社會(huì)、學(xué)校和個(gè)人的大事，必須當(dāng)做重要任務(wù)來(lái)抓。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要把檔案工作納入正常工作內(nèi)容的范疇，做好做實(shí)檔案管理的部署，統(tǒng)籌兼顧，責(zé)任到人；教師要教育學(xué)生認(rèn)真對(duì)待檔案的填寫(xiě)和考核，教育學(xué)生重視檔案、認(rèn)真填寫(xiě)檔案，并對(duì)學(xué)生填寫(xiě)的檔案認(rèn)真審查；學(xué)生要提高填寫(xiě)檔案的規(guī)范性，正確認(rèn)識(shí)檔案的重要性，在校期間好好表現(xiàn)，不犯錯(cuò)誤，爭(zhēng)取在檔案上留下優(yōu)良記錄。
4.增加檔案的信息量。高校學(xué)生檔案是陪伴我們一生的資料，對(duì)我們來(lái)說(shuō)意義重大，既然如此重要，就要把這項(xiàng)工作做好，如果僅僅是記錄在校學(xué)習(xí)成績(jī)，未免顯得有些單薄，畢竟學(xué)生的個(gè)人素質(zhì)不僅僅是由成績(jī)來(lái)表現(xiàn)的，還應(yīng)包括心理素質(zhì)、思想素質(zhì)、誠(chéng)信能力等，一份完整、詳盡的檔案，才更有說(shuō)服力[3]。素質(zhì)教育倡導(dǎo)培養(yǎng)復(fù)合型人才，未來(lái)社會(huì)也需要能力出眾的人才，學(xué)習(xí)成績(jī)好只能證明在校期間善于學(xué)習(xí)，考試能力強(qiáng)，其他方面則無(wú)法判斷，倘若檔案的維度得到增加，我們能考察和篩選的項(xiàng)目就會(huì)更多。例如：用人單位選擇人才時(shí)，不僅看到了學(xué)生每門(mén)功課的成績(jī)，還了解到學(xué)生心理抗壓能力、為人是否誠(chéng)信、執(zhí)行能力是否出眾等資料，這樣就能選出德才兼?zhèn)涞膯T工。
5.理順管理體制，狠抓組織落實(shí)。檔案管理作為一個(gè)特殊的部門(mén)，不像教育那樣需要淵博的知識(shí)儲(chǔ)備，只要具備有關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)就能做好，關(guān)鍵在于落實(shí)。高校應(yīng)建立健全適合自己學(xué)校的管理體制，不管是全校統(tǒng)一管理還是分院管理，都應(yīng)建立完善的體制，權(quán)責(zé)明晰，責(zé)任到人，最重要的是建立一支成熟的管理隊(duì)伍，選派政治可靠、責(zé)任心強(qiáng)、年富力強(qiáng)、具有大專(zhuān)以上學(xué)歷的黨員同志從事檔案管理工作。檔案工作細(xì)致煩瑣，需要選派的工作人員有耐心和責(zé)任心，熱愛(ài)檔案管理工作，愛(ài)護(hù)檔案資料，嚴(yán)格依規(guī)辦事，嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容，對(duì)檔案工作要充滿(mǎn)服務(wù)意識(shí)，踏踏實(shí)實(shí)地把檔案管理工作做好。
三、結(jié)語(yǔ)
隨著社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展，也對(duì)檔案信息的內(nèi)容、形式、服務(wù)模式提出較大的要求，且關(guān)系到每一位學(xué)生的切身利益，目前的檔案管理方式已經(jīng)與現(xiàn)代社會(huì)有些脫節(jié)，因此，提升和改進(jìn)檔案管理方式成為必然，國(guó)家和高校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)真對(duì)待，提升檔案管理的水平，制定一套科學(xué)有效的管理模式，必須做到管理的科學(xué)化、規(guī)范化、實(shí)用化，以適應(yīng)新時(shí)代的步伐。
參考文獻(xiàn)：
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[2] 高淑俠。 淺談高校學(xué)生檔案管理[J]. 徐州工學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，5（10）：12-13.
[3]侯子云，張龍。高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].麗水學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，8（6）：126-128.
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