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檔案信息的管理與利用
檔案信息的管理與利用作者/黨秀麗
摘 要：對(duì)檔案信息加以科學(xué)高效地管理，靈活地對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，并使其在高校各單位實(shí)現(xiàn)更好地服務(wù)，是當(dāng)今檔案信息管理人員繼續(xù)重點(diǎn)考慮的問(wèn)題之一。通過(guò)對(duì)檔案信息管理技巧論述的同時(shí)，還提出了檔案信息的利用策略。
關(guān)鍵詞：檔案信息；管理；利用
隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，人們對(duì)于信息的需求量也越來(lái)越大，而檔案信息也開(kāi)始發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。因此，如何對(duì)檔案信息加以科學(xué)高效的管理，靈活地對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，并使其在高校各單位實(shí)現(xiàn)更好的服務(wù)，是當(dāng)今檔案信息管理人員繼續(xù)重點(diǎn)考慮的問(wèn)題之一。
一、檔案信息管理技巧
檔案信息是一種重要的信息資源，新形勢(shì)下可以運(yùn)用以下管理技巧來(lái)做好檔案信息的管理工作：
1.提高管理人員素質(zhì)
要想做好檔案信息管理，首先必須提高管理人員的素質(zhì)。因?yàn)�，檔案管理人員水平的高低、專(zhuān)業(yè)知識(shí)的好壞，直接關(guān)系到檔案信息管理的成效和發(fā)展。因此，提高管理人員的素質(zhì)顯得尤為重要。
比如，應(yīng)組織培訓(xùn)讓管理人員掌握熟練的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并通過(guò)不斷學(xué)習(xí)來(lái)提高他們的現(xiàn)代化管理技能以及科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)檔案資源的能力，只有通過(guò)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)才能有效提高檔案人員對(duì)檔案資源的使用效益。所以，相關(guān)單位應(yīng)充分充實(shí)檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)工作。
同時(shí)，還應(yīng)組織管理人員集中學(xué)習(xí)現(xiàn)代化科學(xué)知識(shí)，計(jì)算機(jī)操作技能等。因?yàn)殡S著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案信息電子化、辦公自動(dòng)化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，只有提高檔案管理者的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技能以及綜合能力，才能使之成長(zhǎng)為時(shí)代需要的復(fù)合型人才或信息專(zhuān)家，才能促進(jìn)檔案事業(yè)高水平的持續(xù)發(fā)展。
并且還應(yīng)積極培養(yǎng)檔案工作人員的敬業(yè)愛(ài)崗精神以及樂(lè)于奉獻(xiàn)、全心全意為用戶(hù)服務(wù)的品質(zhì)和良好的職業(yè)道德。還應(yīng)讓他們了解一定的法律法規(guī)，以做好相關(guān)檔案信息的保密工作。只有這樣，才能真正促使他們做好檔案信息管理工作，才能為用戶(hù)和各單位，甚至為社會(huì)提供快速、優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。
2.完善檔案信息管理制度
要想對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理，還必須完善檔案信息管理制度。(www.qkfawen.com)只有建立健全的管理制度，才能保障檔案信息管理工作的順利開(kāi)展，并使高校的檔案資源充分發(fā)揮出應(yīng)有的效用。
比如，可以根據(jù)高校檔案資源管理的實(shí)際情況，制訂科學(xué)合理的兩級(jí)檔案管理制度，如一級(jí)管理主要是由高校檔案室來(lái)進(jìn)行檔案信息管理工作，另一極管理則由基層立卷單位來(lái)進(jìn)行高校檔案的管理工作。兩級(jí)同時(shí)進(jìn)行管理，并制訂相應(yīng)的管理細(xì)則，就可以在分工明確的基礎(chǔ)上，依據(jù)制度來(lái)進(jìn)行管理。這樣可以取得良好的管理效果。
在高校的檔案管理過(guò)程中，建立有效的檔案管理機(jī)制，可以規(guī)范檔案管理并形成規(guī)范的檔案信息管理體系。比如，對(duì)檔案管理人員建立崗位責(zé)任制，對(duì)失職失責(zé)的管理人員依照懲罰制度進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，可以防范或杜絕泄密違法事件發(fā)生，比如，建立檔案信息借閱或使用制度，可以在保障信息安全的同時(shí)充分發(fā)揮其利用價(jià)值。只有建立健全的管理制度，才能使整個(gè)檔案信息管理工作做到有章可循。
3.加快檔案信息現(xiàn)代化管理
當(dāng)今是科學(xué)技術(shù)高度發(fā)展的社會(huì)，檔案信息管理只有順應(yīng)時(shí)代發(fā)展加快現(xiàn)代化管理進(jìn)程才能更好地發(fā)揮其作用和價(jià)值。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理，大多是以紙質(zhì)檔案為主進(jìn)行保存，或者以照片、錄音、錄像等實(shí)體作為檔案載體，工作人員主要是以手工操作為主完成檔案管理，因此，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，管理過(guò)程繁瑣且工作量較大，以致很多有價(jià)值的檔案信息資源大量被閑置或浪費(fèi)。
隨著電子信息時(shí)代的到來(lái)，為了提高檔案信息的利用價(jià)值，
為了優(yōu)化其存儲(chǔ)環(huán)境，可以借鑒計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)，以便于檔案信息的長(zhǎng)期保存，同時(shí)還可以有效避免紙質(zhì)檔案造成的受潮、蟲(chóng)蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，減少一定的損耗和保管經(jīng)費(fèi)等。同時(shí)，現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)管理還有利于檔案信息的反復(fù)借閱。
在傳統(tǒng)的檔案管理的基礎(chǔ)上加快檔案信息現(xiàn)代化管理，運(yùn)用電腦多媒體技術(shù)等科學(xué)技術(shù)的信息管理，不僅順應(yīng)了信息社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，還能加快檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)，并且能有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的現(xiàn)代化發(fā)展，比如，借助計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、縮微、多媒體等技術(shù)進(jìn)行管理可以更好地為當(dāng)代檔案管理的現(xiàn)代化提供良好的幫助。
二、檔案信息利用策略
檔案信息是檔案管理者進(jìn)行各項(xiàng)管理工作的依據(jù)，作為檔案管理者可以運(yùn)用以下策略，充分發(fā)揮高校檔案信息的利用價(jià)值：
1.打破傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)形式
檔案工作服務(wù)的目的是為用戶(hù)提供他們需要的檔案信息服務(wù)，尤其是在當(dāng)今信息化的社會(huì)，信息服務(wù)顯得越來(lái)越重要。因此，管理人員必須打破傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)形式，將過(guò)去檔案信息待查的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的開(kāi)發(fā)利用，這樣才能真正發(fā)揮檔案信息的使用價(jià)值。
打破傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)形式，還要求工作人員將檔案的工作重心進(jìn)行轉(zhuǎn)移，應(yīng)積極主動(dòng)地對(duì)那些需要檔案服務(wù)的用戶(hù)提供引導(dǎo)，提高檔案信息的利用率。比如，對(duì)那些處于雪藏式的檔案信息，應(yīng)將其分類(lèi)重新歸檔，并設(shè)置索引編號(hào)，加注檔案類(lèi)別，以供用戶(hù)查閱并發(fā)揮出檔案本身應(yīng)用的價(jià)值；同時(shí)還應(yīng)改變傳統(tǒng)的被動(dòng)坐等服務(wù)形式，應(yīng)積極改變單一的查詢(xún)檢索
工具，同時(shí)還應(yīng)積極做好檔案利用信息反饋等工作，這樣才能充分發(fā)揮出檔案信息資源的利用價(jià)值，并促使檔案信息管理的健康發(fā)展。因此，作為管理者必須主動(dòng)轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，積極改變傳統(tǒng)的檔案管理和服務(wù)形式，創(chuàng)造新的服務(wù)模式，以為用戶(hù)提供他們所需要的檔案資料，并有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的服務(wù)價(jià)值。
2.創(chuàng)建檔案信息開(kāi)發(fā)利用的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)
檔案信息的有效利用還需要積極創(chuàng)建檔案信息開(kāi)發(fā)利用的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以借助網(wǎng)絡(luò)來(lái)充分發(fā)揮檔案信息的利用價(jià)值。比如，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸速度快、存儲(chǔ)容量大，以及資源共享效率高等特點(diǎn)搭建信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以方便用戶(hù)、服務(wù)用戶(hù)。
例如，以一個(gè)檔案館為中心，組建網(wǎng)絡(luò)中心，在網(wǎng)上利用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檔案信息收集、存儲(chǔ)各種檔案信息源等，再集中取舍分析、定量分析、效益分析，并利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)高校圖書(shū)館以及各級(jí)直屬單位等進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息樞紐相互交流，對(duì)有價(jià)值的信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)共享，以發(fā)揮出檔案信息的利用價(jià)值。
利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)還可以創(chuàng)建虛擬空間來(lái)發(fā)揮相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)信息，將那些可選性強(qiáng)、目的性強(qiáng)、利用效果好的檔案信息，提供在線(xiàn)瀏覽功能，檔案管理者可以根據(jù)用戶(hù)的需要及時(shí)補(bǔ)充信息內(nèi)容，以為用戶(hù)及時(shí)提供準(zhǔn)確的檔案信息。因此，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)理想的效果。
高校檔案信息是高校辦學(xué)資源中重要的組成部分，現(xiàn)代檔案信息資源的管理和利用是聯(lián)系在一起的，是一個(gè)整體，科學(xué)高效的管理方式可以有效促進(jìn)檔案信息的利用，通過(guò)對(duì)檔案信息資源的利用也可以很好地促進(jìn)檔案信息的管理，甚至還可以提升檔案信息資源的社會(huì)貢獻(xiàn)力。因此，作為檔案信息管理人員，應(yīng)積極做好這兩方面的工作。
參考文獻(xiàn)：
[1]唐祖芳。淺談信息時(shí)代檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用[J].航空檔案，2013（02）。
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