加強干部學院學籍檔案管理芻議

加強干部學院學籍檔案管理芻議

　　徐麗麗

　�。ê邶埥�省婦女干部學院，黑龍江哈爾濱 150040）

　　摘要：學籍檔案管理是干部學院教學管理工作的重要內容。正確認識學籍檔案，加強學籍檔案管理，對提高干部學院管理水平有著的巨大的促進作用。本文論述了干部學院學籍檔案的內容和作用，探討了從完善學籍檔案管理制度、提高學籍檔案管理人員素質、推進學籍檔案信息化建設三個方面加強學籍檔案管理，從而提高干部學院管理水平。

　　關鍵詞：學籍檔案；干部學院；檔案管理；信息化

　　檔案管理工作是衡量干部學院教育質量和管理水平的一個重要標志，而學籍檔案是干部學院檔案的重要組成部分。管理和利用學籍檔案是干部學院管理工作中的一項基礎性工作。加強學籍檔案的管理，促進學籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學化和標準化，對規(guī)范干部學院的教學秩序、提高教育教學質量、促進良好學風的形成、實現向社會輸送全面發(fā)展的合格人才的最終目的等都有著巨大的促進作用。本文結合筆者多年檔案管理工作的經驗，圍繞干部學院的學籍檔案管理，討論了其主要內容、主要作用和存在的問題，對目前如何加強干部學院學籍檔案管理工作進行探討。

　　一、干部學院學籍檔案的主要內容

　　學籍檔案是學生從入校到畢業(yè)分配的整個在校學習過程的原始記錄，是學生在校期間學習、考試、實習和社會實踐等一系列教學活動中直接形成的，具有保存與利用價值的文件材料。依據根據《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》，結合干部學院的實際情況，干部學院學籍檔案主要包括：1．招生計劃、新生名冊等；2．在校學生名冊，新生登記表，學生學籍卡片、考試成績卡，學生學籍變更（休學、復學、轉學、轉專業(yè)等）的材料；3．學生職業(yè)技能培訓參訓情況和所獲證書統(tǒng)計表；4．各年級實習計劃和實習單位合同、學生實習情況、實習報告和實習成績；5．學生獎懲材料：獲獎、評優(yōu)、處分等；6．畢業(yè)證書和發(fā)放登記表；7．畢業(yè)分配單位統(tǒng)計表和簽約單位合同；8．擴展材料——畢業(yè)生跟蹤調查統(tǒng)計情況：使用單位對畢業(yè)生質量的意見、畢業(yè)生社會滿意度調查、優(yōu)秀畢業(yè)生情況和典型事跡等。

　　二、干部學院學籍檔案的主要作用

　　學籍檔案對個人、學校和社會都具有重大價值。1．對個人而言，學籍檔案記錄的內容是評價學生在校表現和學習情況的依據。因此，學生在校期間，通過了解學籍制度，可以明確努力的方向、規(guī)范自己的行為，并有意識地遵循有關規(guī)則，從而促進良好學風的形成。學籍檔案作為學生在校期間真實情況的證明，學�？蓳�此為學生開具相關證明。2．對學校而言，學籍檔案的建設是學�；�礎性建設之一，學籍檔案的管理是學校日常管理的重要部分。好的學籍檔案管理制度可引導教學活動的有序進行，有效降低學校管理成本。學籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學化和標準化水平在一定程度上體現著干部學院的教學管理水平。加強學籍檔案的管理，可大大提干部學院的管理水平。3．對社會而言，學籍檔案是用人單位挑選人才的重要參考依據，學籍檔案的完整性、真實性在一定程度上影響單位對學生的評價。此外，用人單位對畢業(yè)學生的反饋情況進行統(tǒng)計分析和評價，可以為學校擬定人才培養(yǎng)方案提供重要依據，有助于促進干部學院向社會輸送全面發(fā)展的、社會迫切需要的合格人才。

　　三、存在的問題

　　目前，針對婦女干部學院適應社會發(fā)展需求的需要，專業(yè)變化快，辦學形式和生源多樣化，學籍檔案的種類和內容也呈現出復雜多樣的局面。在這樣的形勢下，學籍檔案的管理出現了一些不容忽視的問題。主要有：1．管理體制不夠完善，管理比較混亂；2．學籍檔案的內容復雜，數量繁多，建設周期長，在學籍檔案形成過程中，由于各種原因很容易造成檔案不全或檔案丟失，使學籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實性；3．由于檔案管理人員工作量大，任務繁重，卻往往不受重視，使得人員流動性較大造成缺乏相對固定的專業(yè)隊伍，或責任心不強等導致檔案管理工作出現脫節(jié)現象。

　　這些問題的存在給學籍檔案的持續(xù)建設、有效管理和利用造成了不便，嚴重影響了干部學院學籍檔案管理的質量。因此當務之急是要針對存在問題，切實加強學籍檔案管理水平，實現學籍檔案的科學管理，從而提干部學院管理水平。

　　四、加強學籍檔案管理的主要途徑

　　加強學籍檔案的管理應從以下幾方面人手：

　　1．完善學籍檔案管理體制，提高管理意識。學籍檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，必須把學籍檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，完善管理體制，從而加強對檔案工作的領導和管理。建立和完善歸檔制度，分散收集，集中管理。學籍檔案的歸檔納入各部門人員的職責范圍，做到每學期、每年級按時、完整、準確歸檔。要從制度上加強對學籍檔案真實性的認證和鑒別，保證其真實可靠。還應制定完善的考核管理制度和激勵機制，獎罰分明。

　　2．加強學籍檔案管理人員培訓，提高素質，穩(wěn)定工作隊伍。學籍檔案管理是一項非常細致的工作，具有極強的程序性和專業(yè)性。學籍檔案管理人員必須具備檔案業(yè)務知識和一定的科學文化知識；必須熱愛檔案事業(yè)，忠于職守、遵守紀律；必須有極大的責任心和學習精神，經常研究工作中出現的新情況，解決新問題。要建設這樣一支隊伍非一朝一夕可以實現，干部學院的領導者必須重視檔案管理人員的培訓，提高管理人員素質；必須有針對性的引進人才，培養(yǎng)人才，適當提高人員待遇，穩(wěn)定學籍檔案管理隊伍，保證檔案管理工作的嚴肅性與持續(xù)性。

　　3．推進“檔案信息化”，促進學籍檔案現代化建設。在目前整個社會大環(huán)境中，檔案工作正隨著經濟、社會和科學技術的發(fā)展不斷發(fā)展變化，學籍管理手工操作的傳統(tǒng)方法已經不能適應廣大干部學院學員人數多、工作量大的現狀，“檔案信息化”、“數字檔案”等是高速發(fā)展的信息時代對學籍檔案管理提出的新要求。學籍檔案電子化管理具有傳統(tǒng)管理方式無可比擬的優(yōu)勢，可大大提高學籍檔案管理的效率．存儲信息量大，檢索迅速、查閱方便、保存時間和空間幾乎不受限制。這是信息技術、網絡技術的快速發(fā)展給學籍檔案管理帶來的新的機遇。就筆者多年工作經驗，以下幾方面是干部學院學籍檔案管理信息化建設的基本要求：硬件設備的準備：計算機、掃描儀、服務器、存儲設備等；軟件：應該購買或開發(fā)專門的檔案管理軟件以進行檔案的輸入、查詢、輸出等；檔案信息化管理制度的建立：包括檔案收集、輸入、校對、審查、儲存、備份、修改、查閱等制度；條件好的干部學院也可將檔案管理系統(tǒng)與學校信息網整合，以方便用人單位作網上查詢以便選才或甄別學歷真假；做好病毒及黑客的多層次防護；專職人員培訓制度及標準操作流程的建立；引進信息化管理的專門人才�？傊�，學籍檔案計算機信息化管理是現代社會學籍檔案管理發(fā)展的必然之路，已成為衡量干部學院學籍檔案管理水平高低的重要指標。

　　隨著社會的進步和發(fā)展，干部學院的社會需求也在穩(wěn)步上升，保證學籍檔案的真實、完整、準確，是衡量學校管理水平和教學質量的標尺之一，因此，加強學籍檔案的建設和管理是干部學院長期而又與時俱進的工作。本文結合實際工作經驗，就干部學院學籍檔案的內容、作用談了一些認識，針對目前干部學院學籍檔案管理工作中存在的普遍問題，論述了從完善管理制度、提高管理隊伍素質、學籍檔案信息化管理的發(fā)展趨勢三方面加強學籍檔案的管理，希望對干部學院學籍檔案管理工作的提高有所助益。

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