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企業(yè)印章管理中的法律風險防范
企業(yè)印章管理中的法律風險防范作者/ 魏兆兵 魏夢雅
印章風險歷來是企業(yè)法律風險防控的重點。隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，工作地點不斷變化，企業(yè)印章管理中的法律風險尤為突出。本文試結(jié)合企業(yè)印章管理實際，分析印章管理中存在的主要問題，提出印章管理法律風險防范對策。
一、企業(yè)印章的種類及其主要風險
印章是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要憑證，在法律上意味著企業(yè)的承諾、認可和證明。一般來說，企業(yè)印章分為以下幾類：一是公司和下屬分公司的行政印章、合同專用章以及財務專用章，二是公司機關(guān)部門印章，三是公司黨務、工會、團委及協(xié)會印章，四是項目部印章，五是公司法定代表人、負責人的個人名章。
上述不同類別的印章在企業(yè)的內(nèi)部效力雖然不同，對外效力卻有一定的相似之處，用印后企業(yè)都要承擔相應的法律后果，都會給企業(yè)利益帶來不同程度的影響。因此，企業(yè)一定要防范印章管理中可能出現(xiàn)的風險。
1.未經(jīng)批準擅自刻制的風險�？讨朴≌聭斀�(jīng)過本單位領(lǐng)導批準，未經(jīng)批準不能擅自刻制印章。
2.未在公安機關(guān)指定單位刻制印章的風險。在公安機關(guān)指定單位刻制印章，可以直接在公安機關(guān)備案，以后需要鑒定印章真?zhèn)螘r就有案可查。
3.未經(jīng)批準擅自使用的風險。使用印章必須經(jīng)過有關(guān)部門批準，未經(jīng)批準不能使用，更不能在空白介紹信或紙張上用印。
4.擅自攜帶印章外出的風險。印章不能離開保管人，不能擅自攜帶外出，特殊情況下經(jīng)過批準攜帶外出應指定監(jiān)印人。
5.未建立印章使用臺賬、無原始證據(jù)查詢的風險。
6.印章被盜或丟失的風險。在被盜期間若有人使用，在沒有充分證據(jù)的情況下，企業(yè)要承擔相應責任。
7.印章特別是項目部印章被仿冒的風險。
二、當前企業(yè)印章管理中存在的主要問題
雖然印章管理中存在著各種風險，許多企業(yè)卻熟視無睹，不采取措施加以防范，而是在印章管理中出現(xiàn)了較大問題給企業(yè)帶來訴訟風險時才去亡羊補牢。目前，企業(yè)印章管理中主要存在著以下問題：
1.印章刻制的業(yè)務流程不清晰，沒有審批程序，只要業(yè)務需要，領(lǐng)導或部門就可隨便刻制印章，刻制后沒有下發(fā)正式啟用文件，沒有明確印章使用范圍和使用時間。
2.印章刻制不在公安部門指定的單位進行，不在公安機關(guān)備案，隨便找一家單位刻制公章，刻完就用，為以后發(fā)生印章使用風險埋下了隱患。
3.個別企業(yè)沒有印章管理方面的規(guī)章制度，使用印章未經(jīng)過嚴格審批。印章管理人員對使用印章材料不嚴格審查，更有甚者在空白介紹信或空白紙張上用印。印章保管者讓印章離開自已的視線或因自己沒時間讓他人代為蓋章，在沒有監(jiān)管人的情況下允許他人攜帶印章外出。
4.個別企業(yè)沒有統(tǒng)一的印章使用臺賬，采用一頁紙請示的方式，請示完成后，領(lǐng)導審批用印的簽批單由經(jīng)理辦公室保存，時間長了很容易丟失，無法追溯。個別單位雖有統(tǒng)一的用印臺賬，但對領(lǐng)導在材料上簽字直接上報的文件則沒有登記用印事項和用印人，以后涉及此類文件的問題同樣無法追溯，形成法律風險。
5.個別企業(yè)印章保管制度不健全，未設專人保管，印章丟失或被盜后不及時報告，不及時報案，也不主動在報紙上發(fā)布公告聲明作廢，從而留下了潛在的用印風險。
6.個別企業(yè)為追求收益，允許不具備資質(zhì)的企業(yè)掛靠施工，個別情況下甚至允許掛靠單位使用公司印章，一旦掛靠單位出現(xiàn)問題，企業(yè)就要承擔相應責任。
7.個別企業(yè)不重視管理項目部印章，意識不到項目部印章對企業(yè)的重要性，項目部印章管理不規(guī)范，沒有限定項目部印章的使用范圍和使用審批程序，沒有設立項目部印章使用臺賬，形成了項目部印章管理的空白，給企業(yè)帶來較大的法律風險。
8.個別企業(yè)印章被仿冒后，未采取正確的應對措施，放任風險發(fā)生，給企業(yè)帶來了不可挽回的損失。
9.個別企業(yè)在下屬單位、部門、項目部被撤銷和關(guān)閉后，沒有及時收回和銷毀這些單位的印章，造成印章的流失，形成了潛在的法律風險。
三、企業(yè)應對印章管理法律風險的措
要解決企業(yè)印章管理中存在的問題，防范可能帶來的法律風險，企業(yè)應當采取以下措施：
1.企業(yè)要建立崗位法律風險防控體系，印章管理崗位人員要簽訂法律風險崗位承諾書，明確印章管理崗位的法律風險防控職責；同時，要加強對印章管理崗位人員法律風險防范的教育，使其認識到印章對企業(yè)管理的重要意義，不斷提高印章管理的技能和法律風險防范意識。
2.企業(yè)要制定印章管理規(guī)定，指定印章歸口管理部門，明確企業(yè)各部門印章管理職責，明晰印章刻制、使用的業(yè)務流程，做到有規(guī)可依、有章可循。
3.企業(yè)新注冊設立的單位在領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照后，應直接到行政服務中心公安機關(guān)刻制印章并備案。
企業(yè)臨時刻制印章，包括項目部印章，必須由印章管理部門統(tǒng)一提出，經(jīng)過法律部門、專業(yè)部門審查，報公司主要領(lǐng)導審批。經(jīng)批準后，由印章管理部門統(tǒng)一在公安機關(guān)指定的單位刻制并備案。印章管理部門在印章交付使用前，應下發(fā)印章啟用文件，未經(jīng)啟用的印章不能使用。
4.企業(yè)應當建立統(tǒng)一的印章使用臺賬，制定印章使用申請表。申請使用印章的單位必須按印章管理規(guī)定履行審批程序，經(jīng)過有權(quán)部門和企業(yè)領(lǐng)導批準。經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導批準后，印章使用單位應填寫統(tǒng)一的用印登記表，企業(yè)文書人員對用印文件要認真審查，審核與申請用印內(nèi)容、用印次數(shù)是否一致，然后才能在相關(guān)文件上用印。用印時必須由印章保管人員親自用印，不能讓他人代為用印，同時不能讓印章離開印章保管人員的視線。
5.印章保管人員必須加強對印章的保管，未經(jīng)企業(yè)主要領(lǐng)導批準，不允許將印章攜帶外出，特殊情況下需攜帶外出時，必須指定監(jiān)印人隨同。印章遺失必須在第一時間向公安機關(guān)報案，并取得報案證明，同時在當?shù)鼗蝽椖克诘貓蠹埳峡沁z失聲明。
6.企業(yè)必須定期檢查印章使用情況。企業(yè)印章管理部門應按照印章管理規(guī)定組織法律、監(jiān)察等部門對所屬單位印章使用情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取相應措施。
7.企業(yè)應加強對項目部印章、部門印章的使用管理，限定其用途和使用審批程序，嚴格按公司行政公章的使用程序要求各級印章保管和使用單位。項目部印章和部門印章要嚴格限定使用范圍，不能用于對外簽訂合同，不能在對外承諾、證明等材料上使用，必要時要將使用權(quán)限通知業(yè)主、原材料供應商等利益相關(guān)方。項目部和企業(yè)的部門要指定印章用印和保管人，建立使用臺賬，絕不允許分包方使用項目部印章。
8.企業(yè)所屬部門發(fā)生變更或被撤銷后，印章統(tǒng)一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄；所屬分公司注銷后，在工商注銷手續(xù)完成后，必須收繳分公司包括行政印章、合同專用章、財務專用章、負責人名章等在內(nèi)的全部印章及用印記錄；項目部關(guān)閉后，項目部印章及用印記錄必須全部上繳企業(yè)印章管理部門。企業(yè)印章管理部門會同法律部門將收繳的印章統(tǒng)一銷毀，用印記錄由印章管理部門按檔案管理規(guī)定存檔。
9.企業(yè)在遇到仿冒本單位或項目部印章的情況時，企業(yè)印章管理部門要及時將有關(guān)情況通報法律管理部門，由法律管理部門按法律規(guī)定解決�；咀龇ㄈ缦拢菏紫龋皶r向公安機關(guān)報案，追究仿冒人的法律責任；其次，在相關(guān)報紙上發(fā)布澄清聲明，及時知會潛在客戶；再次，及時通知仿冒合同的相對人，陳述相關(guān)事實，解除相關(guān)合同，如果相對人不予配合，要及時向當?shù)胤ㄔ荷暾�，通過法律途徑認定合同無效，解除相關(guān)合同。
隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)印章管理的難度不斷加大，法律風險防范的責任更加重大。因此，企業(yè)必須將印章管理作為法律風險防控的重要內(nèi)容加以謀劃，以印章管理制度為基礎(chǔ)，以印章管理業(yè)務流程為主線，以印章管理崗位法律風險承諾書為抓手，形成印章管理法律風險防控體系，只有這樣，才能保證企業(yè)的和諧穩(wěn)定健康持續(xù)發(fā)展。
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