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進出口管理系統(tǒng)規(guī)章制度

時間：2024-10-26 06:58:00 規(guī)章制度我要投稿

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　　在充滿活力，日益開放的今天，制度在生活中的使用越來越廣泛，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？以下是小編為大家整理的進出口管理系統(tǒng)規(guī)章制度，歡迎大家分享。

進出口管理系統(tǒng)規(guī)章制度

進出口管理系統(tǒng)規(guī)章制度1

　　準備工作

　　營業(yè)助理復查上次該客戶當面所交代或離京后來電或來函所應辦工作是否已完成，如未完成應速辦妥。

　　1.營業(yè)助理對客戶所寄來擬在臺仿制的原樣品，如需準備(counter sample)或報價、確認樣品、印刷盒、紙?zhí)�、標紙、標頭、陳列箱、說明書等資料，應立即準備齊全，如有問題不能解決，應立即向主管經(jīng)理請示如何處理。

　　2.營業(yè)助理需準備客戶所欲購項目的最新報價，以滿足客戶再訂購的需要。

　　3.營業(yè)助理應客戶所需，代訂飯店房間，并于到京前一天應再與飯店聯(lián)絡，不可有誤。

　　4.營業(yè)助理須通知裝押助理，最遲于客戶來京前一日備妥ool(outstanding order list)。

　　5.如需采購部有關科長配合準備工作者，營業(yè)助理應即與其聯(lián)系協(xié)調(diào)妥善，對大客戶來京應預告其到公司日期。

　　□ 客戶當日工作

　　1比縲璧交場迎接，營業(yè)部助理應向總務科協(xié)調(diào)安排接機事宜，并應于飛機抵達前2小時與航空公司機場辦事處聯(lián)絡班機確定到達時間。必須提早5分鐘抵達機場或飯店將客人接來公司。

　　2比緲突需赴工廠察看，營業(yè)助理應事先與工廠聯(lián)絡，安排行程。

　　3比緲突需要游覽名勝古跡，營業(yè)助理應事先安排觀光行程。

　　□ 客戶來公司當日

　　1.赴機場或飯店接客戶前，營業(yè)助理應將有關資料、檔案、樣品等置于業(yè)務洽談室。

　　2.如客戶需要飲料、食品等，營業(yè)助理應通知樣品室有關人員準備。

　　3.如需采購部有關科長備詢時，營業(yè)助理應事先通知待命。

　　□ 客戶接洽業(yè)務

　　1.營業(yè)部經(jīng)理及助理陪客戶挑選樣品。

　　2.經(jīng)客戶挑選的有興趣產(chǎn)品，營業(yè)助理應立即記錄詳細資料及產(chǎn)品編碼、規(guī)格、包裝明細、材數(shù)、最近工廠價格。如有必要，可與有關科長協(xié)調(diào)報價。如客戶系以c&f或cif條件采購者，應即計算所擬報單位數(shù)量的運費，如該產(chǎn)品客戶前曾購買者，則應記錄前次廠價與賣價。

　　3.與客戶洽談中，對報價及客戶所特別要求的.規(guī)格、形態(tài)、大小、尺寸、厚度、結(jié)構(gòu)材料、顏色、包裝、質(zhì)量、訂購數(shù)量等營業(yè)助理均應詳細列入記錄，必要時畫上該產(chǎn)品草圖。

　　4.如客戶當日未能決定采購，須待數(shù)日繼續(xù)洽談時，營業(yè)助理應將所挑選出來的樣品，留條囑咐樣品室有關人員暫保留于業(yè)務洽談室架子內(nèi)。以免下次洽談時重復挑選。(保留期限不得超過一星期)。

　　5.如客戶不予洽談或已洽商完畢之樣品，營業(yè)助理應立即囑咐樣品室有關人員歸還原處。

　　6.客戶如有任何詢問應即查核答復，如不能即時答復，也應向客戶說明原因并告以何時答復。

　　7.與客戶洽談中，對客戶所交代之工作應于下次洽談前完成。

　　1.應客戶需要，將洽談中有興趣的產(chǎn)品，營業(yè)助理與采購有關科長協(xié)調(diào)整理報價單，經(jīng)主管經(jīng)理核閱后打出交給客戶。

　　2.客戶訂購產(chǎn)品，營業(yè)助理應于客戶離公司的當日或限期內(nèi)將o/c單項總價及全部總價底稿整理妥當，呈主管經(jīng)理核閱后，按o/c所需份數(shù)多加二份。如系c&f或cif時，o/c上之材數(shù)不予打出。

　　3.營業(yè)助理，應立即核對o/c是否與底稿相符，如有錯誤即自行修改確實無誤，然后抽出一份o/c請示經(jīng)理后，開境內(nèi)訂單，連同境內(nèi)訂單裝運聯(lián)一并交裝押助理。

　　進出口管理系統(tǒng)規(guī)章制度

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進出口管理系統(tǒng)規(guī)章制度2

　　裝船通知單

　　1.依照境內(nèi)訂單的規(guī)定交貨日期1個月至1個半月前開始作業(yè)，由裝押助理按外勤人員的報告或直接與工廠聯(lián)系后填寫裝船通知單。

　　送貨柜場者：共四聯(lián)

　　第一聯(lián)：寄工廠，由裝押助理寫好廠商信封交營業(yè)助理簽字后再送收發(fā)。

　　第二、三聯(lián)：

　　(1)寄有關外務員，在第二聯(lián)上填妥確定出貨日期、

　　凈重、毛重、體積、未能如期交貨原因后寄回經(jīng)理，再交裝押助理協(xié)

　　調(diào)安排出貨。

　　(2)如每一item超過美金5千元者，第二聯(lián)交有關科長，第三聯(lián)仍寄

　　交交外務員。

　　第四聯(lián)：裝押助理存查。

　　貨送倉庫者：填"送倉裝船通知單"，共二聯(lián)

　　第一聯(lián)：寄工廠，由裝押助理寫好廠商信封交營業(yè)助理簽字后，再送收發(fā)。

　　第二聯(lián)：裝押助理存查。

　　如重要訂單未能如期交貨，得填寫"重要訂單逾期追問單"交有關科長協(xié)助處理。

　　2.如境內(nèi)訂單規(guī)定收到l/c后才通知生產(chǎn)者，收到l/c當日即發(fā)出裝船

　　通知單上注明"l/c已收到"船期通常以s/d期限前三星期為宜。(彈性應用)(schedule delivery)

　　3.如境內(nèi)訂單規(guī)定須等樣品確實通過才生產(chǎn)者，當收到客戶確認或回電時，由營業(yè)助理填寫確認函交工廠，并將留底聯(lián)交有關裝押助理簽收，并在境內(nèi)訂單裝運聯(lián)上登記后，再交回營業(yè)助理，以便安排船期。

　　4.如出口美、日地區(qū)，應將經(jīng)濟部商品檢驗局的`原料來源加工處所切結(jié)書空白數(shù)份填妥，可隨同第一聯(lián)裝船通知單寄往工廠或交外務員蓋章填寫后寄回，以便向"經(jīng)濟部"商品檢驗局申請產(chǎn)地證明書。

　　5.需確實注意出口貨品是否含有須辦沖退稅進口零件，協(xié)調(diào)報關行后與有關工廠辦理手續(xù)。

　　□ 催貨

　　1.送貨柜場之裝船通知單發(fā)出后一星期內(nèi)如無回音交貨，應立即會同營業(yè)助理向工廠或外勤業(yè)務人員催貨。

　　2.退稅資料寄回本公司時，應先告知工廠填寫承辦人姓名，否則經(jīng)常很多助理有同一家工廠的貨，退稅資料往往誤傳，而發(fā)生工廠不能退稅的麻煩。

　　□ 收到倉庫送來的進貨單

　　1.裝押助理收到進貨單應立即核對所列之嘜頭、數(shù)量、包裝情況是否與境內(nèi)訂單符合，如需更正即刻通知倉儲科長處理。

　　2.收到進貨單后，需通知助理前往倉庫驗貨，并制訂"營業(yè)部訂單貨款支付核準單"。 3.如未通知送貨柜場而擅自送到倉庫的，應扣運費。

　　□ 簽訂s/o

　　1.依據(jù)出貨明細表及境內(nèi)訂單裝運聯(lián)所示大約材數(shù)計算體積重量。

　　2.向擬裝運之船公司或報關行查詢是否確實簽到s/o(shipping order)。

　　3.船期如有提前或延后，應立即與工廠聯(lián)系務必配合。

　　4.打s/o時須查核是否每張均打，如有漏打，應立即補上，以免報關行在船公司重打，浪費時間。

　　5.簽s/o的時間應提早一星期或兩星期，或事先以電話與船公司聯(lián)絡訂船位。

　　6.如裝整臺貨柜時，貨物實際重量不可超過船公司所規(guī)定的重量，如超過時應立即請示主管經(jīng)理處理。

　　□ 結(jié)關前

　　1.如由倉庫裝貨柜出貨者，應提前將出貨明細表一份交倉儲科科長，以便送貨(貨未到尚未驗貨，應在明細表上注明)。

　　2.如由倉庫出卡車者，須在結(jié)關前二天將出貨明細表交押匯科長，以便及時通知卡車，貨未到或尚未驗貨必須在明細表上注明。

進出口管理系統(tǒng)規(guī)章制度3

　　營業(yè)助理復查上次該客戶當面所交代或離京后來電或來函所應辦工作是否已完成，如未完成應速辦妥。

　　1.營業(yè)助理對客戶所寄來擬在臺仿制的原樣品，如需準備(counter sample)或報價、確認樣品、印刷盒、紙?zhí)住思�、標頭、陳列箱、說明書等資料，應立即準備齊全，如有問題不能解決，應立即向主管經(jīng)理請示如何處理。?

　　2.營業(yè)助理需準備客戶所欲購項目的最新報價，以滿足客戶再訂購的需要。

　　3.營業(yè)助理應客戶所需，代訂飯店房間，并于到京前一天應再與飯店聯(lián)絡，不可有誤。

　　4.營業(yè)助理須通知裝押助理，最遲于客戶來京前一日備妥ool(outstanding order list)。

　　5.如需采購部有關科長配合準備工作者，營業(yè)助理應即與其聯(lián)系協(xié)調(diào)妥善，對大客戶來京應預告其到公司日期。

　　□ 客戶當日工作

　　1?如需到機場迎接，營業(yè)部助理應向總務科協(xié)調(diào)安排接機事宜，并應于飛機抵達前2小時與航空公司機場辦事處聯(lián)絡班機確定到達時間。必須提早5分鐘抵達機場或飯店將客人接來公司。

　　2?如客戶需赴工廠察看，營業(yè)助理應事先與工廠聯(lián)絡，安排行程。

　　3?如客戶需要游覽名勝古跡，營業(yè)助理應事先安排觀光行程。

　　□ 客戶來公司當日

　　1.赴機場或飯店接客戶前，營業(yè)助理應將有關資料、檔案、樣品等置于業(yè)務洽談室。

　　2.如客戶需要飲料、食品等，營業(yè)助理應通知樣品室有關人員準備。

　　3.如需采購部有關科長備詢時，營業(yè)助理應事先通知待命。

　　□ 客戶接洽業(yè)務

　　1.營業(yè)部經(jīng)理及助理陪客戶挑選樣品。

　　3.與客戶洽談中，對報價及客戶所特別要求的規(guī)格、形態(tài)、大小、尺寸、厚度、結(jié)構(gòu)材料、顏色、包裝、質(zhì)量、訂購數(shù)量等營業(yè)助理均應詳細列入記錄，必要時畫上該產(chǎn)品草圖。

　　5.如客戶不予洽談或已洽商完畢之樣品，營業(yè)助理應立即囑咐樣品室有關人員歸還原處。

　　6.客戶如有任何詢問應即查核答復，如不能即時答復，也應向客戶說明原因并告以何時答復。

　　7.與客戶洽談中，對客戶所交代之工作應于下次洽談前完成。

　　□ 整理o/c或報價單

　　1.應客戶需要，將洽談中有興趣的產(chǎn)品，營業(yè)助理與采購有關科長協(xié)調(diào)整理報價單，經(jīng)主管經(jīng)理核閱后打出交給客戶。

　　2.客戶訂購產(chǎn)品，營業(yè)助理應于客戶離公司的'當日或限期內(nèi)將o/c單項總價及全部總價底稿整理妥當，呈主管經(jīng)理核閱后，按o/c所需份數(shù)多加二份。如系c&f或cif時，o/c上之材數(shù)不予打出。

　　4.所有寄境外信件，o/c或其他一切文件須由營業(yè)助理核對，并在寄出之份上經(jīng)理簽名處旁簽名，日期，送交主管經(jīng)理發(fā)出，但報關文件由營業(yè)助理于結(jié)關前自行核對單價數(shù)量，必須在當日內(nèi)完成。

　　□ 開境內(nèi)訂單時

　　營業(yè)助理應時常查核自存之o/c，并盡快請主管經(jīng)理會同有關采購科長發(fā)出境內(nèi)訂單，并在存檔o/c及資料卡或price list上注明承制工廠、廠價、境內(nèi)訂單號碼及日期。

　　1.訂單上嘜頭可采用下列方式：

　　(1)刻章。

　　(2)打字。

　　(3)由營業(yè)助理書寫清楚。

　　2.如境內(nèi)訂單上數(shù)量、價格、包裝、規(guī)格、嘜頭有變更時，即發(fā)出"訂單更改通知"，并與原境內(nèi)訂單所留底聯(lián)裝訂一起。

　　3.如系將境內(nèi)訂單改開給另一工廠，則應于境內(nèi)訂單留底聯(lián)、驗貨聯(lián)、裝運聯(lián)上注明"本訂單系原訂單××號重開，原訂單作廢"，并于存檔o/c聯(lián)及資料卡或price list上更改境內(nèi)訂單號碼、日期、承制廠商名稱價格，但在工廠聯(lián)及簽回聯(lián)上絕對不可注明該訂單系重開，并立即將裝運聯(lián)直接交裝押助理。

　　4.原境內(nèi)訂單如系改開別家工廠時，須用特別編號，舉例如下：

　　kr-1021 (此為改開訂單號碼)

　　k-1021 (此為原訂單號碼)

　　5.需熏蒸的貨，外箱上一定要打洞，應于訂單上特別注明，告知工廠。

　　6.如系紡織品的訂單，亦應于訂單上注明需辦quota才可出口。

　　7.印刷品清款時，務必附上樣品才可付款。

　　8.訂單一個item在us$5000以上，營業(yè)部科長在時一定要讓科長簽字，才能寄出，如科長不在而急于寄出的訂單由營業(yè)部自行決定此訂單是否要由科長簽準才寄出，但如未經(jīng)科長簽字的訂單，采購科長應協(xié)助出貨，而催貨則由營業(yè)部負責。

　　9.凡向工廠催貨(包括配件及印刷品)一切成敗的責任由營業(yè)助理負責，但裝押助理協(xié)助催貨。

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