檔案管理制度

　　現(xiàn)如今，制度的使用頻率逐漸增多，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？以下是小編收集整理的檔案管理制度，希望能夠幫助到大家。

檔案管理制度1

　　電生理中心屬于儀檢科室，設(shè)備管理的好壞，直接影響本科室乃至全院的經(jīng)濟(jì)效益，因此，建立完善的設(shè)備檔案，加強(qiáng)設(shè)備的專管專用，保持設(shè)備的完好狀態(tài)，是電診科今后重點(diǎn)抓的一件非常必要的日常工作。

　　一、建立完善的設(shè)備擋案

　　設(shè)備檔案是鑒定、評(píng)價(jià)儀器設(shè)備技術(shù)狀態(tài)的可靠依據(jù)；是啟動(dòng)設(shè)備發(fā)揮功能的鑰匙以及維修尋找故障的指南。搞好設(shè)備檔案的管理工作，人機(jī)結(jié)合是現(xiàn)代醫(yī)療設(shè)備管理必不可少的手段。電生理中心從20xx年11月份開始著手逐步完善落實(shí)設(shè)備擋案管理工作。

　　二、堅(jiān)強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備專管專用責(zé)任制的落實(shí)

　　醫(yī)療儀器設(shè)備的專管專用，是保證儀器設(shè)備處于良好工作狀態(tài)的`一項(xiàng)重要措施。一臺(tái)設(shè)備使用期限的長(zhǎng)短，性能穩(wěn)定的好壞、工作效率和測(cè)試精度的高低，除了取決于設(shè)備本身質(zhì)量的好壞外，在很大程序上取決于使用過程中的維護(hù)和保養(yǎng)。同樣一臺(tái)設(shè)備，如果維護(hù)和保養(yǎng)工作到位，操作正確就可以減少磨損，降低故障率，延長(zhǎng)使用壽命，反之，將加速部件老化，故障頻出，過早地喪失原有工作性能或降低診療測(cè)試準(zhǔn)確度。因此，建立設(shè)備使用責(zé)任制是提高設(shè)備效率的保證，具體應(yīng)做到以下2點(diǎn)：

　　1、專人專管，專人使用要求各檢查室配備有責(zé)任心的兼職設(shè)備儀器管理員，要求熟悉設(shè)備性能、操作方法、維保規(guī)程，以便正確操作和維持，并做好使用和維護(hù)記錄；在工作中發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)與工程技術(shù)人員聯(lián)系進(jìn)行修理，或采取緊急措施關(guān)機(jī)斷電、斷水以防意外事故發(fā)生。

　　2、定期培訓(xùn)對(duì)新上崗的人員重點(diǎn)培訓(xùn)，避免因操作不當(dāng)給診療工作帶來的負(fù)面影響和對(duì)儀器設(shè)備造成的損害，降低故障率提高使用率。

　　三、預(yù)防為主，保持儀器設(shè)備的完好狀態(tài)

　　醫(yī)療儀器設(shè)備的使用跟蹤管理，除了正確合理使用，專人專管外，建立必要的保養(yǎng)制度是保持設(shè)備完好狀態(tài)的關(guān)鍵，具體應(yīng)做以下工作：

　　1、日常保養(yǎng)：也稱例行保養(yǎng)，由儀器設(shè)備責(zé)任人或使用人員所進(jìn)行的保養(yǎng)工作。其主要內(nèi)容是定期對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行除塵保養(yǎng)、緊固松動(dòng)的螺絲和零部件及電源電壓等方面的監(jiān)護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，保養(yǎng)范圍大多在儀器設(shè)備的外部，每月進(jìn)行一次并填寫保養(yǎng)記錄。

　　2、一級(jí)保養(yǎng)：由儀器設(shè)備責(zé)任人或使用人員按計(jì)劃與維修工程技術(shù)人員配合對(duì)儀器設(shè)備的各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行檢查和測(cè)試，主要是對(duì)內(nèi)部的保養(yǎng)、檢查有無異常情況（如聲音、溫度、被測(cè)數(shù)據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)值偏差、指示燈等）并填寫保養(yǎng)記錄單。

　　3、二級(jí)保養(yǎng)：是以工程技術(shù)人員為主，儀器設(shè)備使用人員參與的一種預(yù)防性檢修，主要是檢查儀器設(shè)備的主體部分或主要部件，調(diào)整精度，必要時(shí)更換易損部件，并進(jìn)行磨損的測(cè)試和鑒定，為編制修理計(jì)劃提供依據(jù)。

檔案管理制度2

　　一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機(jī)密安全。

　　二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。

　　三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。

　　四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級(jí)來文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。

　　五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。

　　六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的`正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。

　　七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場(chǎng)營銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。

　　八、歸檔資料必須符合下列要求：

　�、傥募�材料齊全完整;

　　②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;

　　③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價(jià)值、分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。

　　九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)。

　　十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報(bào)告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。

　　十一、加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

檔案管理制度3

　　1、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容

　　業(yè)主入伙資料

　　業(yè)戶家庭資料

　　業(yè)戶聯(lián)系電話

　　包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、e-mail地址等。

　　業(yè)戶室內(nèi)裝修管理資料

　　包括:裝修申請(qǐng)表、裝修過程情況記錄、管線變動(dòng)情況等。

　　業(yè)戶日常維修資料

　　包括:維修、維修回訪等記錄情況。

　　業(yè)戶反饋資料

　　包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)戶投訴及處理記錄、業(yè)戶意見征詢、統(tǒng)計(jì)記錄等。

　　2、物業(yè)檔案管理的具體措施

　　業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括業(yè)戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。

　　(1)業(yè)戶檔案的收集

　　物業(yè)設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對(duì)業(yè)戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開始收集歸檔,實(shí)行業(yè)戶一戶一檔。

　　(2)業(yè)戶權(quán)籍資料管理

　　從業(yè)戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的.收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動(dòng)態(tài)反映業(yè)戶權(quán)籍狀況,為業(yè)戶需求提供服務(wù)。

　　(3)業(yè)戶檔案的整理

　　各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來源進(jìn)行分類,做到條理清晰、便于查閱。

　　(4)業(yè)戶檔案的歸檔

　　xxx華庭住宅小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。

　　(5)檔案的利用

　　為業(yè)戶服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

　　(6)業(yè)戶檔案的管理

　　業(yè)戶檔案的使用應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。業(yè)戶檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。

檔案管理制度4

　　第一章總則

　　第一條目的

　　為加強(qiáng)公司項(xiàng)目檔案的管理，規(guī)范項(xiàng)目檔案管理行為，保護(hù)公司利益，提高工作效率和檔案管理水平，特制定本制度。

　　第二條適用范圍

　　本制度適用于公司所有涉及項(xiàng)目的檔案管理工作，包括但不限于工程項(xiàng)目、市場(chǎng)拓展項(xiàng)目、技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目等。

　　第三條制度依據(jù)

　　本制度制定依據(jù)《勞動(dòng)合同法》、《勞動(dòng)法》、《勞動(dòng)保障監(jiān)察條例》、《行政管理法》等相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部政策規(guī)定。

　　第四條主要內(nèi)容

　　本制度主要包括項(xiàng)目檔案管理的目的、范圍、責(zé)任主體、執(zhí)行程序、管理要求、責(zé)任追究等方面。

　　第二章目的與管理要求

　　第五條目的

　　項(xiàng)目檔案管理的目的是規(guī)范檔案管理行為，保障公司利益，提高工作效率和檔案管理水平。

　　第六條管理要求

　　1、嚴(yán)格按照公司相關(guān)制度規(guī)定，規(guī)范項(xiàng)目檔案管理行為。

　　2、確保項(xiàng)目檔案保密安全可靠，避免遺失、損毀或泄漏。

　　3、做好歸檔、整理、檢索等工作，確保檔案信息及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。

　　4、發(fā)生案件等應(yīng)急事件時(shí)，要做好相關(guān)檔案保管和處理工作，并及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)。

　　第三章范圍與責(zé)任主體

　　第七條范圍

　　公司項(xiàng)目檔案管理包括但不限于以下內(nèi)容：

　　1、招標(biāo)文件、方案設(shè)計(jì)文件、施工圖等工程項(xiàng)目檔案。

　　2、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營銷方案、推廣方案等市場(chǎng)拓展項(xiàng)目檔案。

　　3、科研報(bào)告、技術(shù)方案、產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案等技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目檔案。

　　第八條責(zé)任主體

　　1、指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，制定具體管理方案。

　　2、項(xiàng)目管理人員要協(xié)助檔案管理人員做好檔案整理和歸檔工作。

　　3、公司內(nèi)部審計(jì)部門要定期對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查和審計(jì)。

　　第四章執(zhí)行程序

　　第九條立卷建檔

　　1、建檔前，需審查文件、資料，分別歸類處理。

　　2、建檔須注明檔案代碼、檔案名稱、文號(hào)、年度、保管期限等項(xiàng)目，建立檔案目錄并編號(hào)。

　　3、項(xiàng)目檔案應(yīng)及時(shí)梳理，整理和升級(jí)管理，更新且完善檔案信息。

　　第十條檔案管理

　　1、指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，制定具體管理方案。

　　2、檔案管理員要負(fù)責(zé)未完成項(xiàng)目的檔案管理。

　　3、項(xiàng)目結(jié)束后應(yīng)及時(shí)完成歸檔，存放在指定的.檔案庫內(nèi)。

　　第十一條出入管理

　　1、出入檔案庫的人員，需出示有效證件并填寫出入登記表。

　　2、未經(jīng)許可，禁止私自攜帶檔案出庫或帶入檔案庫。

　　3、檔案外借須經(jīng)過審批，外借時(shí)間限制不可超過保管期限，歸還后要及時(shí)進(jìn)行核查。

　　第五章責(zé)任追究

　　第十二條追究責(zé)任

　　1、檔案管理人員未履行檔案管理職責(zé)，造成重大損失或影響，應(yīng)追究法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

　　2、違反規(guī)定，私自出入檔案庫，泄露、篡改、毀壞檔案，造成檔案丟失或毀損，應(yīng)追究相應(yīng)責(zé)任。

　　第十三條處理方式

　　1、如有違反規(guī)定、失誤等情形，應(yīng)及時(shí)上報(bào)上級(jí)主管部門，報(bào)告處理情況，為進(jìn)一步處置提供依據(jù)。

　　2、根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定，實(shí)行從嚴(yán)處理、從重處罰原則，依照不同情形進(jìn)行處理。

　　第六章附則

　　第十四條本制度的解釋權(quán)歸公司。

　　第十五條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，本制度修改權(quán)歸公司所有。

檔案管理制度5

　　1、檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)厲貫徹履行國家保密法規(guī)，遵照保密紀(jì)律，明確保密職責(zé)，維護(hù)檔案的安全完全。

　　2、保密文件材料、檔案的密級(jí)劃分、變換和解密，必須按照國家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨(dú)保管。

　　3、檔案庫房設(shè)施應(yīng)符合“十防”的要求，要裝置鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對(duì)庫房的安全保密設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)題目及時(shí)處理。

　　4、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。

　　5、不準(zhǔn)私自或在無保密包管的情況下復(fù)制、使用、寄存、銷毀國家秘密的.文件、檔案、資料和物品。不準(zhǔn)將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出賣。

　　6、不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應(yīng)履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。

　　7、不準(zhǔn)攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會(huì)、參觀、研究、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準(zhǔn)，同時(shí)指定專人保管。

　　8、不準(zhǔn)向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)搰�家秘密�?/p>

　　9、定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告。

　　10、不準(zhǔn)隱瞞泄密事件，對(duì)于造成失密、泄密的人員或事件要及時(shí)報(bào)告，并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。

檔案管理制度6

　　一、客戶資料管理辦法總則。

　　為了提高客戶資料的有效性和利用率，加強(qiáng)客戶資料管理，做好客戶服務(wù)品質(zhì)提升和客戶關(guān)系維護(hù)的基礎(chǔ)工作，提升客戶滿意度和忠誠度，使公司對(duì)客戶的管理規(guī)范化、有效化，保證穩(wěn)定開展，特制訂本客戶資料管理辦法。

　　二、客戶資料管理辦法管理范圍。

　　1、公司已合作客戶（老客戶）、未合作客戶、潛在客戶、流失客戶等客戶資料都納入本管理辦法范圍。

　　2、客戶資料的管理包括客戶資料的收集、整理、查閱、分析等方面。

　　3、公司客戶為與公司有業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商和經(jīng)銷商及合作的`重點(diǎn)客戶、品牌客戶。

　　三、客戶資料的內(nèi)容。

　　完整的客戶資料包括以下資料信息：

　　1、公司信息部負(fù)責(zé)公司所有客戶基本信息的匯總、整理。

　　a、客戶基本資料的收集是業(yè)務(wù)拓展的基礎(chǔ)，也是客戶資料管理的第一步�？蛻艋�本資料的收集主要由市場(chǎng)人員完成，市場(chǎng)人員要熟練掌握各種客戶資料收集的有效方法，積極主動(dòng)的收集客戶信息。

　　b、客戶基本信息包括客戶的企業(yè)名稱、地址、所有者（法人代表）、成立時(shí)間、企業(yè)性質(zhì)、所屬行業(yè)、注冊(cè)資料、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（電話、傳真、郵箱）等方面。

　　C、對(duì)經(jīng)銷商、重點(diǎn)/品牌資料要在ERP中規(guī)范管理。建立必要的信息系統(tǒng)，如客戶性質(zhì)/客戶合作年限/經(jīng)營品牌/信用評(píng)估/財(cái)務(wù)狀況/人員狀況等。

　　2、建立客戶檔案，并編制客戶一覽表供查閱。

　　1）、每發(fā)展、接觸一個(gè)新客戶，均應(yīng)建立客戶檔案戶頭；

　　2）、客戶檔案適當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，摸清客戶基本信息，如客戶名稱、法定代表人或不夫代表、地址、郵編、電話、傳真、經(jīng)營范圍、注冊(cè)資本等。

　　3）、建立客戶特征資料，客戶特征資料包括企業(yè)規(guī)模（營業(yè)額、員工人數(shù)）、采購決策特征、具體需求、決策者個(gè)人信息（愛好或偏好、生日等）、業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)等。

　　3、客戶檔案的更新、修改。

　　1）、客戶單位的重大變動(dòng)事基、與本公司的業(yè)務(wù)交往，均須記入客戶檔案；

　　2）、對(duì)客戶單位的重大變動(dòng)事項(xiàng)、與本公司的業(yè)務(wù)交往，均須記入客戶檔案；

　　3）、積累客戶年度業(yè)績(jī)和財(cái)務(wù)狀況報(bào)告。

　　4）客戶在財(cái)務(wù)上的開戶、更改戶名需提供紙制申請(qǐng)，并做好檔案記錄（銷售中心及財(cái)務(wù)部存檔，公司ERP做好記錄和分類，及時(shí)和相關(guān)人員溝通，并做好記錄）

　　4、建立客戶交易資料

　　客戶與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手合作信息（合作方式、交易額、付款方式）、客戶與公司歷史交易信息（合作方式、交易額、付款方式、合同編號(hào)、流失原因）等。

　　四、公司各部門與客戶接觸的重大事項(xiàng)，均須報(bào)告信息部（除該業(yè)務(wù)保密外），不得局限在業(yè)務(wù)人員個(gè)人范圍內(nèi)。

　　五、員工調(diào)離公司時(shí)，不得將客戶資料帶走，其業(yè)務(wù)部門會(huì)同信息部將其客戶資料接收、整理、歸檔。

　　六、建立客戶信息查閱權(quán)限制，未經(jīng)許可，不得隨意調(diào)閱客戶檔案。

　　七、客戶管理。

　　1、接待客戶，按公司對(duì)外接待辦法處理以及招待費(fèi)用管理辦法進(jìn)行審批接待。

　　2、與客戶的信函、傳真、長(zhǎng)話交往，均應(yīng)按公司各項(xiàng)管理辦法記錄在案，并整合在客戶檔案內(nèi)。

　　3、對(duì)一些較重要、未來將發(fā)展的新客戶，公司要有兩個(gè)以上的人員與之聯(lián)系，并建立聯(lián)系報(bào)告制。

　　4、負(fù)責(zé)與客戶聯(lián)系的員工調(diào)離公司時(shí)，應(yīng)由公司及時(shí)通知有關(guān)客戶，產(chǎn)指派其員工頂替調(diào)離員工迅速與客戶建立聯(lián)系。

　　八、客戶資料管理辦法附則。

　　本客戶資料管理辦法由公司銷售中心解釋、補(bǔ)充，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。

檔案管理制度7

　　一、檔案管理人員要主動(dòng)及時(shí)地收集各種檔案資料，對(duì)接收來的各種檔案要及時(shí)進(jìn)行登記，統(tǒng)計(jì)、分類、編號(hào)和整理、鑒定。

　　二、按不同檔案分專柜存放，做到勤檢查、勤調(diào)整、防震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光。

　　三、嚴(yán)格保密，維護(hù)檔案的.完整和安全。

　　四、按規(guī)定及時(shí)承辦鑒定和銷毀已過保管期限和無保存價(jià)值的檔案。

　　五、檔案室鑰匙專人保管，門窗及時(shí)關(guān)鎖，閑人嚴(yán)禁入內(nèi)。

　　六、保持檔案室的整潔衛(wèi)生。

　　七、建立對(duì)檔案工作的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)改進(jìn)。

　　八、檔案人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須進(jìn)行檔案全面清點(diǎn)，做好交接工作。

　　九、建立電腦數(shù)據(jù)庫，實(shí)行微機(jī)管理。

　　十、借閱檔案要做好保管，不得損壞、丟失或修改，檔案員要做好借閱記錄。

檔案管理制度8

　　特種設(shè)備安全技術(shù)檔案管理工作為設(shè)備管理提供資料，技術(shù)信息和考核的依據(jù)，是管好設(shè)備和基礎(chǔ)工作，必須認(rèn)真做好。

　　1、有專人負(fù)責(zé)特種設(shè)備安全技術(shù)檔案管理工作。

　　2、特種設(shè)備要有安全技術(shù)檔案，并應(yīng)逐臺(tái)分別建檔（一機(jī)一檔），安全技術(shù)檔案應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：

　�。�1）特種設(shè)備的設(shè)計(jì)文件、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料；

　�。�2）特種設(shè)備使用證、注冊(cè)注冊(cè)登記表

　　（3）特種設(shè)備的定期檢驗(yàn)報(bào)告和定期自行檢查的記錄；

　�。�4）特種設(shè)備的日常使用狀況記錄；

　�。�5）特種設(shè)備及其安全附件、安全保護(hù)裝置、測(cè)量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的.日常維護(hù)保養(yǎng)記錄；

　�。�6）設(shè)備重大維修修、改造的有關(guān)技術(shù)文件；

　�。�7）特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄。

　　3、安全技術(shù)檔案必須齊、整潔、規(guī)格化，及時(shí)整理填寫。

　　4、公司檔案保管員負(fù)責(zé)保管和供應(yīng)公司圖紙、技術(shù)資料。

　　5、設(shè)備遷移或報(bào)廢，其檔案均隨設(shè)備調(diào)撥，設(shè)備報(bào)廢后，首先向質(zhì)監(jiān)部門辦理注銷手續(xù)，然后檔案由公司檔案保管員封存。

檔案管理制度9

　　1、綜合檔案室是檔案史料的收集、管理、開發(fā)、利用的主要部門，編研工作是檔案室的一項(xiàng)緊張工作職責(zé)。檔案人員應(yīng)按照檔案史料的構(gòu)成過程，堅(jiān)持做到經(jīng)常不斷的搞好編研和開發(fā)，以滿足各方面利用檔案史料的需要。

　　2、檔案室按規(guī)定搞好檔案全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、專題文件匯編等必須編寫的`檔案史料。

　　3、深層次的編研工作，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進(jìn)行編寫。

檔案管理制度10

　　一、編寫規(guī)章制度的目的

　　項(xiàng)目檔案管理制度的制定旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的項(xiàng)目檔案管理工作，確保檔案管理工作順利開展，達(dá)到以下目的：

　　1、提高檔案管理的規(guī)范化水平，保證公司對(duì)項(xiàng)目檔案的收集、整理、維護(hù)、利用、保管等工作符合國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司內(nèi)部政策規(guī)定；

　　2、優(yōu)化檔案管理服務(wù)，提高檔案利用效益，為公司的技術(shù)創(chuàng)新、管理決策和法律訴訟等方面提供可靠的文獻(xiàn)資料支持；

　　3、加強(qiáng)檔案管理的知識(shí)普及和培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理素養(yǎng)和意識(shí)，推動(dòng)檔案管理工作深入開展，達(dá)到不斷完善工作流程的目標(biāo)。

　　二、范圍

　　本制度適用于公司內(nèi)所有的項(xiàng)目檔案管理工作，包括規(guī)劃階段、設(shè)計(jì)階段、實(shí)施階段、驗(yàn)收階段以及運(yùn)維階段的項(xiàng)目檔案管理。

　　三、制度制定程序

　　本制度是由公司管理部門根據(jù)公司的管理實(shí)際情況制定的內(nèi)部管理制度，在制訂和修改本制度的過程中，應(yīng)當(dāng)按照以下程序來進(jìn)行：

　　1、制定編寫任務(wù)書，確定制度起草人、審核人、批準(zhǔn)人和公告人等責(zé)任人員；

　　2、圍繞檔案管理全過程，明確范圍和目的，并搜集相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部政策規(guī)定，以此為基礎(chǔ)，制定制度內(nèi)容和編寫草案；

　　3、提交草案到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，同時(shí)向公司員工征求意見，并進(jìn)行修改完善；

　　4、經(jīng)過全面審定后，由領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)，并在公司內(nèi)部廣泛宣傳，確保所有員工都知曉相關(guān)制度和規(guī)范。

　　四、制度內(nèi)容

　　1、項(xiàng)目檔案管理制度的名稱

　　本制度名稱為“項(xiàng)目檔案管理制度”。

　　2、適用范圍

　　本制度適用于公司內(nèi)所有的項(xiàng)目檔案管理工作。

　　3、目的

　　本制度制定的目的是規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的項(xiàng)目檔案管理工作，確保檔案管理工作順利開展。

　　4、內(nèi)容

　�。�1）檔案管理的職責(zé)與權(quán)利：明確負(fù)責(zé)檔案管理的人員，對(duì)他們的權(quán)利和職責(zé)進(jìn)行定義，并規(guī)定他們必須履行的職責(zé)和權(quán)力。

　�。�2）檔案的收集與整理：明確檔案的收集、整理及匯總的過程和流程，同時(shí)規(guī)定每一步操作的標(biāo)準(zhǔn)要求。

　　（3）檔案的保管和查閱：明確檔案的保管和查閱的規(guī)定，防止檔案流失，同時(shí)保護(hù)涉密檔案的安全，確保檔案不被非法獲取和濫用。

　�。�4）檔案的利用：明確檔案的`利用范圍，規(guī)定使用或借用檔案的程序和制度，以確保檔案的利用得到授權(quán)和監(jiān)督。

　　5、責(zé)任主體

　　本制度中的責(zé)任主體包括公司管理部門、公司內(nèi)部各部門和檔案管理人員等。

　　6、執(zhí)行程序

　　公司內(nèi)相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)按照本制度規(guī)定履行相應(yīng)職責(zé)，并按時(shí)完成檔案管理的各項(xiàng)任務(wù)。

　　7、責(zé)任追究

　　對(duì)于檔案管理中的違規(guī)行為和檔案管理人員的違規(guī)行為，都應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的責(zé)任追究，以便規(guī)范和完善公司的檔案管理工作，并保障公司的利益。責(zé)任追究的方式包括警告、制止、處罰以及追究法律責(zé)任等。

　　五、符合中國法律要求的制度

　　本制度的制定過程中，應(yīng)充分考慮并符合中國法律要求，特別是以下幾部分法律法規(guī)：

　�。�1）《勞動(dòng)合同法》：保障員工的基本權(quán)益，規(guī)范公司內(nèi)部勞動(dòng)關(guān)系。

　　（2）《勞動(dòng)法》：規(guī)范公司內(nèi)部的勞動(dòng)法律關(guān)系，保障員工的權(quán)利和利益。

　�。�3）《勞動(dòng)保障監(jiān)察條例》：對(duì)于勞動(dòng)保障監(jiān)察的程序和職責(zé)進(jìn)行規(guī)定和說明，確保公司的檔案管理工作得到良好監(jiān)管。

　�。�4）《行政管理法》：對(duì)于行政管理的程序、職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行規(guī)定和說明，為公司的檔案管理工作提供良好的環(huán)境和支持。

檔案管理制度11

　　1 目的

　　為加強(qiáng)環(huán)保檔案資料管理,進(jìn)一步完善檔案工作,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化,結(jié)合本部門工作實(shí)際,特制定本管理辦法。

　　2 適用范圍

　　適用于本部門在各種環(huán)保管理過程中形成的全部檔案資料。各單位的檔案資料由專人實(shí)行統(tǒng)一管理。

　　3 職責(zé)

　　3.1 部門檔案專人管理,負(fù)責(zé)部門檔案的統(tǒng)一管理并建檔,對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)及檔案標(biāo)簽的統(tǒng)一打印。

　　3.2 檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)下發(fā)文件根據(jù)下發(fā)部門進(jìn)行分類并填寫安全環(huán)保部文件內(nèi)部閱送表送相關(guān)人員閱后進(jìn)行文件的整理、歸檔、保管。

　　3.3 各主體檔案由主體使用人員自行搜集、整理、歸檔、保管,檔案變更及時(shí)通知檔案管理員,由檔案管理員對(duì)檔案編號(hào)及標(biāo)簽進(jìn)行及時(shí)修改。

　　4 管理規(guī)定

　　4.1 檔案資料的收集

　　4.1.1 各主體使用人員自行搜集整理檔案資料。

　　4.1.2 下發(fā)文件由檔案管理員根據(jù)發(fā)文單位進(jìn)行搜集、整理、歸檔

　　4.2 檔案立卷標(biāo)準(zhǔn):

　　4.2.1 文件齊全完整。

　　4.2.2 分類準(zhǔn)確、組卷合理、卷內(nèi)文件排列科學(xué)。

　　4.2.3 卷內(nèi)目錄填寫清楚。

　　4.3 檔案的保管

　　4.3.1 根據(jù)檔案集中管理的原則,各單位在日常工作中形成的各類檔案由各主體使用人員實(shí)行統(tǒng)一管理。

　　4.3.2 設(shè)置檔案柜、統(tǒng)一的檔案裝具及其它必要設(shè)施,嚴(yán)格管理,防止失密、泄密事件發(fā)生。

　　4.3.3 加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理,做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化。歸檔文件材料分類清楚,組卷合理,以利于調(diào)閱、存放和檔案的.安全,防止和減少檔案的損毀。

　　4.3.4 檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),必須在離職前,將其所保管的檔案數(shù)量及現(xiàn)狀交代清楚,并辦理交接手續(xù)。

　　4.4 檔案柜管理

　　4.4.1 檔案柜的擺放力求整齊。

　　4.4.2 入柜檔案井然有序,并設(shè)目錄索引以滿足迅速調(diào)閱的需要。

　　4.4.3 定期進(jìn)行檢查核實(shí),如發(fā)現(xiàn)檔案與目錄不符應(yīng)及時(shí)更正。

　　4.4.4 保密材料不得作為廢品出售。待確認(rèn)無保存價(jià)值后,編制清冊(cè),經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后銷毀。

　　5.相關(guān)文件

檔案管理制度12

　　一、目的

　　為規(guī)范修理廠檔案管理，增強(qiáng)修理廠檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　修理廠日常進(jìn)出維修車輛的車牌號(hào)碼，用戶信息，維修內(nèi)容，竣工時(shí)間，維修費(fèi)用，用戶要求等具有參考價(jià)值的文件材料。

　　修理廠的檔案管理由檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

　　檔案管理員的職責(zé)：保證修理廠及各部門的原始材料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

　　三、資料的收集與整理

　　1、修理廠的歸檔材料實(shí)行“日日建檔”及“月月歸檔”制度，即：每日對(duì)上一個(gè)工作日進(jìn)出車輛的信息進(jìn)行建檔，每月的月末為修理廠歸檔資料歸檔期。

　　2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各個(gè)主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

　　3、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員及時(shí)歸檔。

　　4、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上的文件必須把原件放入檔案室。

　　5、檔案管理員根據(jù)修理廠的《客戶檔案歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　四、車輛維修檔案的內(nèi)容包括：

　　1、車輛維修前診斷檢驗(yàn)記錄；

　　2、汽車維修登記臺(tái)帳；

　　3、車輛修前進(jìn)廠交接單；

　　4、車輛維修派工單；

　　5、車輛維修過程檢驗(yàn)記錄；

　　6、車輛修后檢視路試表；

　　7、車輛竣工質(zhì)量檢驗(yàn)記錄；

　　8、機(jī)動(dòng)車綜合性能檢測(cè)報(bào)告；

　　9、車輛修竣出廠驗(yàn)交單；

　　10、維修工時(shí)結(jié)算清單；

　　11、維修襯料結(jié)算清單；

　　12、車輛維修竣工出廠合格證（副本）；

　　13、車輛返修記錄表及車輛返修臺(tái)帳等。

　　五、資料的分類與歸檔

　　（一）修理廠檔案資料的分類依據(jù)《客戶檔案歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行

　　1、修理廠檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不再此規(guī)定范圍內(nèi)。

　　2、機(jī)動(dòng)廠進(jìn)行二次維護(hù)、總成修理、整車修理的，應(yīng)當(dāng)建立全部?jī)?nèi)容完整的維修檔案，并實(shí)行一車一檔的歸案原則。

　　3、維修檔案內(nèi)容填寫必須真實(shí)，不得弄虛作假，相應(yīng)責(zé)任人應(yīng)簽字確認(rèn)。

　　4、機(jī)動(dòng)車維修檔案保存期為二年。

　�。ǘ�）技術(shù)檔案管理規(guī)定

　　1、技術(shù)檔案，指本企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報(bào)表、技術(shù)資料、有關(guān)設(shè)備、技術(shù)的.文字說明等技術(shù)文件，整理后歸并文件檔案。

　　2、本店設(shè)置技術(shù)檔案有：維修汽車技術(shù)質(zhì)量檔案，車間、辦公室基建檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、工藝文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案和科研產(chǎn)品開發(fā)檔案。

　　3、本店技術(shù)檔案室由技術(shù)部門負(fù)責(zé)建立、保管、運(yùn)用或提供使用。保管工作由技術(shù)部指定專人負(fù)責(zé)。

　　4、每當(dāng)檔案資料進(jìn)入本企業(yè)、技術(shù)部應(yīng)在一周內(nèi)建立檔案。建檔時(shí)要分類編號(hào)，登記立卷歸檔，并進(jìn)行必要的整理編制卡片，以利查閱。

　　5、技術(shù)檔案不外借。內(nèi)部技術(shù)人中辦理借閱手續(xù)后，可以借閱，但屬秘密的資料不得外借，不得隨便復(fù)印。技術(shù)檔案閱后要及時(shí)歸還并辦理歸還手續(xù)。

　　6、技術(shù)部定期對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定，確定保管年限，及時(shí)毀銷失去使用價(jià)值的檔案。

　　六、檔案的借閱

　　1、廠長(zhǎng)、副廠長(zhǎng)借閱非密級(jí)檔案克直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

　　2、因工作需要，修理廠的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送廠長(zhǎng)辦公室主任核批。

　　3、因車輛后續(xù)維修、發(fā)生事故或維修糾紛等情況需要查閱維修檔案的，應(yīng)按規(guī)定手續(xù)調(diào)閱，確需借出的重要維修檔案，可采用復(fù)印件或視需備份，并督促如期歸還。

　　4、檔案借閱者必須做到： 愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

　　注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

　　七、檔案的銷毀

　　1、修理廠任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀修理廠檔案資料。

　　2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《修理廠檔案資料銷毀審批表》交廠長(zhǎng)辦公室主任審核經(jīng)廠長(zhǎng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由廠長(zhǎng)批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由廠長(zhǎng)辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的修理廠檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《修理廠檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。

　　5、在銷毀修理廠檔案資料時(shí)，必須由廠長(zhǎng)或分管副廠長(zhǎng)或廠長(zhǎng)辦公室主任制定專人監(jiān)督銷毀。

檔案管理制度13

　　1.生產(chǎn)技術(shù)處技術(shù)管理具有的資料

　　1.1以生產(chǎn)車間為單位的設(shè)備清冊(cè)（計(jì)算機(jī)建檔管理）；

　　1.2全廠設(shè)備分類匯總表；

　　1.3全廠靜密封點(diǎn)匯總表；

　　1.4全廠設(shè)備技術(shù)狀況季報(bào)、年報(bào)；

　　1.5關(guān)鍵機(jī)組特護(hù)管理臺(tái)帳；

　　1.6設(shè)備維護(hù)檢修規(guī)程；

　　1.7鍋、容、管、特設(shè)備臺(tái)帳及檢驗(yàn)報(bào)告；

　　1.8設(shè)備非計(jì)劃停車臺(tái)帳；

　　1.9設(shè)備事故及故障臺(tái)帳；

　　1.10全廠潤(rùn)滑手冊(cè)；

　　1.11全廠主6kV系統(tǒng)一次圖；

　　1.12全廠主6kV系統(tǒng)繼電保護(hù)配置圖，全廠繼電保護(hù)裝置動(dòng)作記錄，全廠6kV電氣設(shè)備繼電保護(hù)定值臺(tái)帳；

　　1.13全廠過程控制計(jì)算機(jī)系統(tǒng)技術(shù)檔案；

　　1.14全廠A、B級(jí)儀表聯(lián)鎖明細(xì)表，全廠A級(jí)儀表聯(lián)鎖管理臺(tái)帳。

　　2.生產(chǎn)車間技術(shù)管理具有的資料

　　2.1建立全車間設(shè)備明細(xì)表及分類匯總表；

　　2.2全車間靜密封點(diǎn)匯總表；

　　2.3車間設(shè)備技術(shù)狀況季報(bào)表；

　　2.4建立與第3條第5項(xiàng)至第9項(xiàng)同內(nèi)容的各類技術(shù)檔案；

　　2.5建立車間所轄范圍內(nèi)的全部轉(zhuǎn)動(dòng)設(shè)備及鍋爐、壓力容器、壓力管道等特種設(shè)備、加熱爐、常壓儲(chǔ)罐、主要靜止設(shè)備及防腐蝕設(shè)備技術(shù)檔案，內(nèi)容包括：

　　（1）設(shè)備技術(shù)特性、附屬設(shè)備明細(xì)表等，

　�。�2）安裝使用說明書，安裝試車記錄，

　�。�3）設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)間累計(jì)，

　�。�4）歷年設(shè)備重大缺陷及事故記錄、事故報(bào)告，

　�。�5）設(shè)備結(jié)構(gòu)及易損件圖紙，

　�。�6）潤(rùn)滑油（脂）種類、用量記錄等設(shè)備潤(rùn)滑資料，

　�。�7）設(shè)備防腐檔案，

　�。�8）設(shè)備檢修、試驗(yàn)與技術(shù)鑒定記錄，

　　（9）主要配件更換記錄，

　　（10）設(shè)備及設(shè)備管路靜密封點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)和靜密封點(diǎn)泄漏記錄，

　�。�11）設(shè)備技改技措記錄；

　　2.6現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備巡檢記錄，含潤(rùn)滑內(nèi)容；

　　2.7潤(rùn)滑手冊(cè)；

　　2.8車間A、B級(jí)儀表聯(lián)鎖明細(xì)表，車間A、B級(jí)儀表聯(lián)鎖管理臺(tái)帳；

　　2.9發(fā)電車間電氣技術(shù)管理需具有的資料：

　　（1）資產(chǎn)管理范圍內(nèi)主要電氣設(shè)備技術(shù)檔案、一般電氣設(shè)備登記卡片，

　�。�2）資產(chǎn)管理范圍內(nèi)電氣系統(tǒng)一次圖、配電設(shè)備二次原理圖、電纜及架空線路走向圖，

　�。�3）資產(chǎn)管理范圍內(nèi)電氣系統(tǒng)繼電保護(hù)配置圖、繼電保護(hù)裝置動(dòng)作記錄、繼電保護(hù)定值臺(tái)帳，

　　（4）資產(chǎn)管理范圍內(nèi)電氣運(yùn)行規(guī)程、試驗(yàn)規(guī)程、特殊設(shè)備檢修規(guī)程、事故處理規(guī)程，

　�。�5）資產(chǎn)管理范圍內(nèi)電氣設(shè)備運(yùn)行記錄、電氣設(shè)備檢修記錄、電氣設(shè)備試驗(yàn)記錄、電氣設(shè)備缺陷記錄、電氣設(shè)備故障及處理記錄、電氣設(shè)備事故記錄、第一種工作票登記冊(cè)、第二種工作票登記冊(cè)、電氣設(shè)備絕緣電阻登記薄，

　�。�6）資產(chǎn)管理范圍內(nèi)電氣設(shè)備倒閘操作票、第一種工作票、第二種工作票、臨時(shí)用電票（至少保存最近一年），資產(chǎn)所屬范圍內(nèi)電氣設(shè)備檢修項(xiàng)目、備品備件和改造項(xiàng)目計(jì)劃（至少保存最近一年）。

　　3.電氣技術(shù)管理具有的資料

　　3.1電氣設(shè)備維護(hù)檢修規(guī)程；

　　3.2受托管理范圍內(nèi)電氣設(shè)備清冊(cè)以及分類匯總表（計(jì)算機(jī)建檔管理）；

　　3.3受托管理范圍內(nèi)主要電氣設(shè)備技術(shù)檔案，一般電氣設(shè)備登記卡片；

　　3.4受托管理范圍內(nèi)電氣系統(tǒng)一次圖、配電設(shè)備二次原理圖、電纜及架空線路走向圖；

　　3.5受托管理范圍內(nèi)電氣系統(tǒng)繼電保護(hù)配置圖、繼電保護(hù)裝置動(dòng)作記錄、繼電保護(hù)定值臺(tái)帳、繼電保護(hù)年度檢修計(jì)劃；

　　3.6受托管理范圍內(nèi)電氣運(yùn)行規(guī)程、試驗(yàn)規(guī)程、特殊設(shè)備檢修規(guī)程、事故處理規(guī)程；

　　3.7受托管理范圍內(nèi)6kV電動(dòng)機(jī)和100kW及以上的低壓電動(dòng)機(jī)技術(shù)檔案，100kW以下的`低壓電動(dòng)機(jī)登記卡片；

　　3.8受托管理范圍內(nèi)電氣設(shè)備運(yùn)行記錄，電氣設(shè)備檢修記錄，電氣設(shè)備試驗(yàn)記錄，電氣設(shè)備缺陷記錄，電氣設(shè)備故障及處理記錄，電氣設(shè)備事故記錄，第一種工作票登記冊(cè)，第二種工作票登記冊(cè)，電動(dòng)機(jī)潤(rùn)滑記錄，電氣設(shè)備絕緣電阻登記��；

　　3.9受托管理范圍內(nèi)電氣設(shè)備倒閘操作票、第一種工作票、第二種工作票、臨時(shí)用電票（至少保存最近一年）；

　　3.10受托管理范圍內(nèi)電氣設(shè)備檢修項(xiàng)目、備品備件和改造項(xiàng)目計(jì)劃（至少保存最近一年）。

　　4.儀表技術(shù)管理具有的資料

　　4.1儀表維護(hù)檢修規(guī)程；

　　4.2受托管理范圍內(nèi)儀表自動(dòng)化設(shè)備清冊(cè)以及分類匯總表（計(jì)算機(jī)建檔管理）；

　　4.3受托管理范圍內(nèi)儀表自動(dòng)化設(shè)備“八項(xiàng)技術(shù)基礎(chǔ)資料”；

　　4.4受托管理范圍內(nèi)A、B級(jí)儀表聯(lián)鎖明細(xì)表；

　　4.5受托管理范圍內(nèi)關(guān)鍵特護(hù)機(jī)組的儀表臺(tái)帳；

　　4.6受托管理范圍內(nèi)可燃?xì)怏w報(bào)警儀技術(shù)檔案；

　　4.7受托管理范圍內(nèi)儀表非計(jì)劃停車管理臺(tái)帳；受托管理范圍內(nèi)各種票據(jù)（至少保存最近一年）；

　　4.8受托管理范圍內(nèi)儀表自動(dòng)化設(shè)備檢修項(xiàng)目、備品備件和改造項(xiàng)目計(jì)劃（至少保存最近一年）。

檔案管理制度14

　　第一章總則

　　第一條為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，特制訂本制度。

　　第二條本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級(jí)部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第三條重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。

　　第二章檔案歸檔

　　第四條歸檔范圍

　　通用管理：證書、部門職責(zé)、崗位職責(zé)、手冊(cè)、注冊(cè)申報(bào)資料等。工程基建：設(shè)計(jì)文件、圖紙、會(huì)議記錄、招投標(biāo)文件、造價(jià)、工程管理、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資料等。

　　合同：原輔料采購、設(shè)備采購、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計(jì)合同、其他合同。

　　設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉庫等輔助設(shè)備;生產(chǎn)部設(shè)備、工程部設(shè)備、Qc部設(shè)備等。

　　員工培訓(xùn)：培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報(bào)告等。計(jì)量：化測(cè)類、力質(zhì)類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長(zhǎng)度類、計(jì)時(shí)類、流量類等，設(shè)備內(nèi)部校驗(yàn)記錄歸于設(shè)備檔案中。

　　產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計(jì)、技術(shù)轉(zhuǎn)移資料、產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白批記錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、留樣觀察和產(chǎn)品穩(wěn)定性試驗(yàn)資料、產(chǎn)品質(zhì)量回顧、變更情況、產(chǎn)品藥檢所檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料等。

　　檢驗(yàn)方法：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請(qǐng)驗(yàn)單等;

　　批記錄：批生產(chǎn)記錄、批檢驗(yàn)記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程。

　　驗(yàn)證文件：驗(yàn)證主計(jì)劃、廠房及公用系統(tǒng)、生產(chǎn)設(shè)備驗(yàn)證、Qc設(shè)備驗(yàn)證、工程部設(shè)備驗(yàn)證、方法驗(yàn)證、工藝驗(yàn)證、清潔驗(yàn)證等。

　　行政類文件：

　　行政法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章規(guī)程等;

　　各類。本企業(yè)對(duì)外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來往的批復(fù);

　　各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊(cè)證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書等;人事任命、勞動(dòng)糾紛等;

　　各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛所有原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說明書、保修卡等;

　　所有加蓋公章的文件復(fù)印件;

　　在企業(yè)文化建設(shè)和社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的.各種文字、聲像光碟等形式的歷史記錄。

　　第五條歸檔時(shí)間

　　各類證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時(shí)內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù);設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔;

　　員工培訓(xùn)類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù);

　　計(jì)量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù);

　　供應(yīng)商檔案按年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的

　　資料到檔案室辦理歸檔手續(xù);手續(xù);

　　驗(yàn)證文件隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔，驗(yàn)證主計(jì)劃按年度歸檔，于每年月25記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次;批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔

　　日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù);其他文件每周一集中歸檔一次。

　　未按要求及時(shí)歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任，并根據(jù)情節(jié)

　　輕重予以相應(yīng)處理。

　　第六條歸檔份數(shù)

　　原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。

　　使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。

　　第七條歸檔要求

　　由檔案室和各部門指派一名專人負(fù)責(zé)歸檔事宜。對(duì)已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。

　　文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可歸檔。

　　第八條歸檔手續(xù)

　　各類文件歸檔時(shí)，歸檔部門應(yīng)填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認(rèn)。

　　第三章檔案的收集與整理

　　第九條檔案的收集

　　由各部門指派專人，每周一對(duì)其本部門需要?dú)w檔的文件進(jìn)行收集，并進(jìn)行分類、排列、編目后移交檔案室。

　　由檔案管理人員定期到各部門對(duì)零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)行系統(tǒng)的、

　　全面的整理。

　　收集時(shí)要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集，對(duì)收集不全的檔案，要做好記錄。

　　第十條檔案的整理

　　檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號(hào)由英文字母及阿拉伯?dāng)?shù)字組成，具體說明如下：

　　7、8、9位代表流水號(hào)001～999。、6位為檔案柜號(hào)。、4位為二級(jí)分類的編號(hào)。、2位為一級(jí)分類的英文縮寫。

　　第四章檔案建檔

　　第十一條分類梳理

　　歸檔的資料，由檔案員分類、編號(hào)，于文件歸檔的當(dāng)天入庫，并建立《檔案明細(xì)臺(tái)賬》。第十二條檔案專用章

　　所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁紙加蓋藍(lán)色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。第十三條檔案編號(hào)章檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號(hào)章，編號(hào)手寫，檔案編號(hào)章置于檔案室，由檔案員保管，對(duì)已歸檔編號(hào)檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。第十四條檢索目錄

　　所有歸檔文件，由檔案員建立對(duì)應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄，并定期核對(duì)。

　　第十五條電子備份

　　重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。

　　第五章檔案使用和歸還

　　第十六條檔案使用

　　文件復(fù)印：由使用人填寫《檔案復(fù)印登記薄》，一般性文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，重要文件同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，由檔案員復(fù)印、提供。

　　借出已加蓋檔案專用章的復(fù)印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長(zhǎng)不超過十個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn);十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。

　　借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，于檔案室指定的地點(diǎn)查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)。

　　借出原始文件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長(zhǎng)不超過五個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會(huì)簽;五個(gè)工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù);原件借出后不再歸還的，須經(jīng)分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會(huì)簽，檔案室保留復(fù)印件備查;

　　外單位借出檔案時(shí)，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。

　　按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記薄上登記并簽字確認(rèn)方可使用檔案;違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對(duì)檔案員處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

　　第十七條檔案歸還

　　檔案使用者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時(shí)，經(jīng)檢查無誤后，應(yīng)在《檔案借出登記薄》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認(rèn)。

　　發(fā)生損壞、丟失的，對(duì)使用人處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失

　　的，由使用人全部承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

　　檔案歸還時(shí)內(nèi)容發(fā)生變更的，使用人應(yīng)及時(shí)知會(huì)檔案員進(jìn)行更新，以保持檔案的準(zhǔn)確性。

　　第十八條檔案保管與檢查

　　公司各類應(yīng)歸檔文件應(yīng)集中于檔案室管理，任何部門和個(gè)人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當(dāng)事人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

　　每月底，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人將對(duì)檔案室的資料進(jìn)行抽查;每三個(gè)月與檔案員共同對(duì)檔案室的所有資料進(jìn)行一次徹查，并填寫《檔案清查記錄》。

　　檔案管理應(yīng)賬實(shí)相符。檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

　　第六章檔案保管期限和銷毀

　　第二十條檔案的銷毀

　　對(duì)需要進(jìn)行銷毀處理的檔案，由檔案室填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，并制作

　　《檔案銷毀清冊(cè)》，包括：本單位和卷宗的簡(jiǎn)短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報(bào)告，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審核簽字同意后，方可銷毀。

　　由檔案員進(jìn)行檔案銷毀，QA和檔案歸檔部門各指派一人進(jìn)行監(jiān)銷，檔案

　　銷毀須協(xié)同保衛(wèi)部門共同處理。

　　檔案銷毀時(shí)檔案員要在銷毀清冊(cè)上“銷毀情況”一欄注明“已銷毀”字

　　樣和日期，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。

檔案管理制度15

　　我國是農(nóng)藥生產(chǎn)、使用和出口大國，促進(jìn)我國農(nóng)藥GLP 管理體系和農(nóng)藥GLP 實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)，是農(nóng)藥管理和形勢(shì)發(fā)展的需要。農(nóng)藥檢（環(huán)境）函〔20xx〕187號(hào)中明確規(guī)定從20xx年1月1日起，農(nóng)藥環(huán)境試驗(yàn)單位應(yīng)嚴(yán)格按照NY/T 1906-20xx 《農(nóng)藥環(huán)境評(píng)價(jià)良好實(shí)驗(yàn)室規(guī)范》的要求開展試驗(yàn)。筆者所在農(nóng)藥環(huán)境評(píng)價(jià)實(shí)驗(yàn)室從建立之初便嚴(yán)格遵循GLP管理體系，現(xiàn)結(jié)合實(shí)際情況，介紹本實(shí)驗(yàn)室GLP 管理體系中的檔案管理。

　　檔案是實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行及開展各類試驗(yàn)時(shí)直接形成的對(duì)機(jī)構(gòu)和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄，是反映和追溯農(nóng)藥環(huán)境評(píng)價(jià)真實(shí)歷史面貌的一項(xiàng)重要工作，是GLP 管理體系中的重要組成部分[1]。

　　1 GLP檔案管理規(guī)范

　　1.1 制定科學(xué)研究的檔案管理SOP

　　制定檔案管理SOP時(shí)應(yīng)結(jié)合本單位特點(diǎn)，參考檔案工作的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，使之符合GLP要求并具有權(quán)威性。本實(shí)驗(yàn)室經(jīng)歷數(shù)次現(xiàn)場(chǎng)檢核和國內(nèi)GLP檢查專家指導(dǎo)后，結(jié)合實(shí)驗(yàn)室日常檔案管理工作，多次修改檔SOP，不斷完善和改進(jìn)檔案管理程序。目前本實(shí)驗(yàn)制定了檔案管理總則、研究檔案的歸檔程序、儀器設(shè)備檔案的歸檔程序、人事檔案的歸檔程序、管理檔案的歸檔程序、留樣的歸檔程序、檔案借閱程序、保密檔案降密及解密程序、檔案銷毀程序、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人暫存資料的管理等SOP。

　　1.2 檔案管理中人員的要求

　　實(shí)驗(yàn)室記錄種類和數(shù)量繁多，涉及不同崗位的人員，檔案管理員需認(rèn)真負(fù)責(zé)，才能做好檔案資料的收集、整理和更新工作。檔案管理員上崗前應(yīng)進(jìn)行G LP 體制下的檔案管理培訓(xùn)，并由GLP機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人以書面形式任命，檔案管理員長(zhǎng)期離崗， 須以書面形式委托其他人代為管理[2]。各類資料文件的收集整理也是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)按照SOP中的要求，收集和整理需歸檔的材料，并按規(guī)定期限交送檔案室。

　　2 檔案分類及歸檔要求

　　GLP管理系統(tǒng)中對(duì)檔案的分類無硬性規(guī)定，各機(jī)構(gòu)的檔案室可按照本單位實(shí)際情況來對(duì)檔案進(jìn)行分類。檔案的分類應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和相互之間的聯(lián)系分成一定類別，建立1個(gè)具有一定隸屬關(guān)系的不同級(jí)別的檔案管理系統(tǒng)。對(duì)于各類記錄資料進(jìn)行分類時(shí)要注意用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，按照一定的層次逐級(jí)進(jìn)行，避免出現(xiàn)分類重疊和分類過程中的邏輯錯(cuò)誤。本實(shí)驗(yàn)室的檔案分類和歸檔要求為：

　　2.1 管理檔案

　　包括SOP及表格管理記錄、工作人員管理記錄、實(shí)驗(yàn)室管理、實(shí)驗(yàn)設(shè)施管理、試驗(yàn)項(xiàng)目管理、樣品管理、試驗(yàn)系統(tǒng)管理、檔案管理、合格供應(yīng)商記錄等相關(guān)材料。管理檔案由各相關(guān)管理人員按照年度收集整理管理材料，每年第1季度歸檔。

　　2.2 研究檔案

　　包括各類專題申請(qǐng)書、開題論證報(bào)告及批復(fù)、各類專題的技術(shù)總結(jié)、論文、專著以及測(cè)試項(xiàng)目的測(cè)試申請(qǐng)表（復(fù)印件）、SD任命書、計(jì)劃書、受試物前處理原始記錄、原始記錄、測(cè)試報(bào)告等。項(xiàng)目研究結(jié)束后，SD負(fù)責(zé)收集實(shí)驗(yàn)過程中產(chǎn)生的記錄資料并整理成冊(cè)，歸檔材料的順序?yàn)椋簷n案封面、卷內(nèi)目錄、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人任命書、受試物前處理原始記錄、研究計(jì)劃、預(yù)試驗(yàn)封面及記錄、正式試驗(yàn)封面及記錄、2次數(shù)據(jù)處理封面及記錄、研究報(bào)告、備考表。QAU審查、FM審批并簽署意見后，進(jìn)行歸檔。檔案管理員對(duì)歸檔材料的完整性進(jìn)行審查并對(duì)檔案材料編寫頁碼后裝訂成冊(cè)。根據(jù)裝訂情況，統(tǒng)一定義檔案1盒為1卷，在檔案編號(hào)中注明；1本為1冊(cè)。對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)管理后放入檔案室，并填寫相關(guān)記錄。

　　2.3 SOP檔案

　　包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、現(xiàn)行所有SOP及表格原件和SOP及表格歷史文件。按照文件版次進(jìn)行歸檔，現(xiàn)行有效的版本SOP新增時(shí)要及時(shí)歸檔。

　　人員檔案：包括所有工作人員的身份證明、學(xué)歷證明、資格/培訓(xùn)證書（復(fù)印件）、培訓(xùn)登記、考核記錄、健康記錄等。實(shí)驗(yàn)室人員在轉(zhuǎn)正之后建立人員檔案，新增材料每年第1季度進(jìn)行歸檔。

　　儀器設(shè)備檔案：包括實(shí)驗(yàn)室所有儀器設(shè)備的說明書、附件材料、SOP（復(fù)印件）、檢定證書、儀器使用與維護(hù)記錄、校準(zhǔn)記錄等。儀器設(shè)備到貨驗(yàn)收合格后，儀器設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)將儀器設(shè)備的全部資料收齊，移交檔案管理人員歸檔。檔案管理人員對(duì)所送資料進(jìn)行核實(shí)并對(duì)儀器檔案進(jìn)行編號(hào)。儀器使用與維護(hù)記錄每年第1季度歸檔；其他記錄應(yīng)在產(chǎn)生后及時(shí)歸檔保存。

　　2.4 QAU檔案

　　包括QAU所有基于研究、過程和設(shè)施的檢查記錄以及年度檢查計(jì)劃和培訓(xùn)計(jì)劃。QAU負(fù)責(zé)檔案立卷工作，F(xiàn)M審批后由檔案管理員進(jìn)行裝訂歸檔。

　　2.5 設(shè)施檔案

　　包括實(shí)驗(yàn)室的基建、結(jié)構(gòu)、布局等相關(guān)材料。

　　2.6 留樣檔案

　　留樣受試物及相關(guān)材料。樣品管理員在接收樣品時(shí)分裝受試物留樣材料，移交至檔案室進(jìn)行歸檔和保管。

　　2.7 電子檔案

　　研究計(jì)劃、2次整理數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、研究檔案紙質(zhì)版的'掃描文件等。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在光盤類儲(chǔ)存介質(zhì)中，歸檔時(shí)標(biāo)明檔案編號(hào)、收集人及刻錄者。

　　其他檔案：上述檔案類別之外的檔案。

　　3 檔案保存與期限

　　檔案室屬于受控區(qū)域并由專人保管，檔案保存設(shè)施和環(huán)境條件需要符合GLP要求。設(shè)備安全、保密，需要防盜、防火、防潮、防霉、防蟲蛀鼠咬。留樣檔案為農(nóng)藥受試物，應(yīng)有配備帶抽風(fēng)系統(tǒng)的保存柜，保存條件應(yīng)與對(duì)應(yīng)的農(nóng)藥受試物保持一致。電子檔案保存還需要防光、防塵、防磁。檔案保存期限由檔案管理員根據(jù)SOP規(guī)定及檔案類型進(jìn)行確定。管理檔案、SOP檔案、人員檔案、設(shè)施檔案、儀器設(shè)備檔案、QAU檔案中的非研究項(xiàng)目檢查及其他類檔案中重要性較強(qiáng)的檔案和電子檔案一般需長(zhǎng)期保存，如遇檔案重要性出現(xiàn)變化等特殊情況或其他重大事件須銷毀檔案，首先由檔案管理員提出申請(qǐng)，由QAU及FM進(jìn)行評(píng)審。研究檔案、QAU檔案中的研究項(xiàng)目檢查檔案及其他類非重要的檔案為短期保存檔案，保存期限一般為5a。留樣檔案的保存期限根據(jù)受試物特點(diǎn)以及同委托單位協(xié)商結(jié)果，一般留樣期限為接收樣品之日起2a。

　　4 檔案借閱

　　檔案借閱需經(jīng)過實(shí)驗(yàn)室最高管理者書面批準(zhǔn)，借閱者限在辦公室查閱。外單位人員原則上不允許借閱實(shí)驗(yàn)室檔案材料。借閱檔案時(shí)需做好借閱登記手續(xù)，未經(jīng)實(shí)驗(yàn)室最高管理者批準(zhǔn)不得將實(shí)驗(yàn)室檔案資料擅自復(fù)印、帶離實(shí)驗(yàn)室和轉(zhuǎn)借他人。

　　5 檔案補(bǔ)充、修改和處理

　　當(dāng)檔案需要修改或增加內(nèi)容時(shí)，由立卷人提出申請(qǐng)，經(jīng)QAU確認(rèn)、FM批準(zhǔn)后補(bǔ)充或修改，補(bǔ)充或修改后應(yīng)在備考表中詳細(xì)注明修改情況。保存期限已滿和經(jīng)鑒定確已失去保存價(jià)值的檔案資料，由檔案管理員提出處理申請(qǐng)，列出處理文件清單，經(jīng)QAU及FM審定批準(zhǔn)后，在監(jiān)督人員的監(jiān)督下處理或銷毀，并做好處理或銷毀記錄。

　　資料檔案是記錄研究過程和實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行情況的重要文件，真實(shí)、規(guī)范、完整的記錄才能保證農(nóng)藥環(huán)境評(píng)價(jià)結(jié)果的真實(shí)可靠[3]。今年起，農(nóng)藥登記環(huán)境試驗(yàn)單位已按照GB/T 31270-20xx標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行試驗(yàn)，試驗(yàn)方法和要求較之前的舊標(biāo)準(zhǔn)都有很大的不同，例如開展水生物試驗(yàn)時(shí)，試驗(yàn)體系應(yīng)為真溶液，需測(cè)定真實(shí)濃度，這樣就增加了理化分析方面的記錄跟圖譜。如何適應(yīng)新標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施后的變化也值得各機(jī)構(gòu)檔案管理人員思考。

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