公文寫作技巧
公文寫作技巧1
一、公文寫作
公文寫作還是有一定的標準和規(guī)范的，通常在審題環(huán)節(jié)要審清三要素，即考察的文種、格式及身份。首先，通過考察的文種基本上能夠確定作答的內容。如寫整改通知書，我們能夠確定它的內容公式應該是：發(fā)文目的+通知的具體事項+限期整改要求。其次，要審清楚格式的要求，必須明確到底要求寫格式還是不寫格式，如果不寫就直接將公文的`正文整理出來，如果寫格式就按照常規(guī)的格式進行書寫，先確定標題，接下來是主送機關和發(fā)文機關，最后是日期的書寫，最后要審清楚身份，那么主送機關和發(fā)文機關就能夠準確的進行定位。
二、非公文寫作
非公文寫作的重點也在于審題，在審清楚文種、身份和格式的基礎上，還要著重審清要求，按照要求作答即可。
例：(三)某單位為了了解工作人員的生活、工作情況和心理、思想狀態(tài)，打算以“給定材料1”中小鄒的情況為案例，設計一份調查問卷。假如由你具體負責這項工作，請設計出該問卷內容所應列出的主要問題。(20分)
要求：
寫出明確具體的設問;
設問應當分類并對每類中的每個設問標注序號;
內容全面，用語得體;
不超過500字。
在這道題中，要求一中明確要寫出明確具體的設問，那么，我們調查問卷就要以一問一答的形式出現(xiàn)。要求二中談到設問應當分類并標注序號，那么我們按照題干中的提示，可分為生活、工作情況和心理狀態(tài)。在每個部分的內容里都要標注序號。
公文寫作技巧2
行政公文，是公務文書的簡稱，是人類在治理社會、管理國家的公務實踐中使用的具有法定權威和規(guī)范格式的應用文。它是特殊規(guī)范化的文體， 具有其它文體所沒有的權威性，有法定的制作權限和確定的讀者，有特定的行文格式（注意：比模式更進一步）并有行文規(guī)則和辦理辦法。 我國公文一律按照國務院辦公廳1987年2月18日發(fā)布、1993年11月修訂的《國家行政機關公文處理辦法》寫作和辦理。
公文寫作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作實踐的基礎，懂得工作中許多微妙的關節(jié)，而在具體起草中要求較好的文字語言工夫。公文語言總的要求是莊重、平實、概括。公文語言功夫的核心是選詞。選詞一：要根據(jù)所反映的客觀實際需要，二：要符合明晰、 確切、簡練的標準，三：要根據(jù)具體的語言環(huán)境， 為避免上下文重復而選擇不同的詞語，注意文中所涉及對象和閱讀對象。多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語和口語，不用方言土語，十分規(guī)范。
需要特別提出公文結構用語。一是開頭用語， 用來表示行文目的、依據(jù)、原因，伴隨情況等。如：為（了）、關于、由于、對于、根據(jù)、按（遵、依）照、據(jù)、查、奉、茲等。二是結尾用語。如：為要（荷、盼）、是
荷、特此通知（報告、函告）等。 三是過渡用語。如為（對、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經辦用語。如：經、已經、業(yè)經、現(xiàn)經、茲經、辦理、責成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實執(zhí)行等。五是稱謂用語。有第一人稱：我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：該。等等。
國家行政公文有12類13種,即命令（令）；議案；決定；指示；公告、通告；通知；通報；報告；請示；批復；函；會議紀要。
公文主文結構，是指除了公文格式（外部組織形式即文頭、主文和文尾及其各項設置）之外的公文核心部分。
這一部分的寫作，是公文寫作的難點。
一、 標題
1． 規(guī)范式：三部分，即：發(fā)文機關＋事由＋文種
――用于重要、莊重的公務
2． 靈活式
a 二部分：一是發(fā)文機關＋文種
（以上標題下可加時間）
二是事由＋文種
三是“轉發(fā)+始發(fā)機關及原通知標題”
�。� 一部分：只有文種
――常是不大重要的公務，帶周知性
帶發(fā)文機關的標題下面如寫發(fā)文時間，則須用括號，公務須是重大的、莊重的。文
后不寫落款及時間。
二、 正文
1．主送機關 （面向機關全體人員或者社會群體的，公務是周知的、重大的，常常不寫；注意工作實際中組織關系）
2． 正文
a． 原由：一是依據(jù)：
情況：敘述時間、單位、地點、人物和事件等； 常用“目前…”類時間狀語 ；簡介人物及事跡
文件： 常用“根據(jù)…”；往往是一句話
意義：議論：常用“是…”
作用 ：常用“將使…”
二是目的：常用“為…”
原由部分可省略，或只省略依據(jù)、目的之一。
b 事項：（內容多而重要的.分條列項即列出層義，或用小標題 或用句子表達）
1.并列式。常見。一般寫的是公務的橫向的、靜態(tài)的情況。各部分相互之間無緊密聯(lián)系，獨立性強，但共同為
說明主旨服務。能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣，條理性強。
并列式內容之間的序碼可用數(shù)字式，也可用分段式；段中并列的內容可用數(shù)字、分號（；），也可用句子并列式。
要求重輕有
序：重要的放在前邊，依次類推。
2.遞進式。一般寫的是公務的縱向的動態(tài)的過程或者事理。各部分層層遞進，每一部分也不可缺少，前后順序
也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴密，能說明問題。
在一篇公文中，兩種方法可以互相交叉，即以一種方法為主，在某一部分即某一層次中用另一種方法。
注意：自此以下常運用序碼。順序是一、（一）、1、（1）共四層。
不重要內容分項可用分段甚至加分號（；）的形式。
c 結尾：（可以不要）常見有：
一是各文種專用語如：“請予批準”、“特此通知”等。
二是希望、號召類。
公文寫作技巧3
【摘要】公文標題寫作不僅要注重嚴肅端莊規(guī)范，也講究美學視覺韻味。本文選取獨特的視角，從結構的嚴謹美、語言的簡約美、表述的精準美、外觀的規(guī)范美等方面試做拋磚引玉，與廣大同仁共同探究公文工作者美學素養(yǎng)提升之道。
【關鍵詞】公文標題美學視角結構語言表述外觀
標題是公文的重要組成部分，是一則公文的"眼睛"，也是一個單位的窗口。公文標題寫作是項嚴肅、莊重的工作，同樣也是件需要運用美學原理的技術活。受特定行文目的和規(guī)定程式等因素的影響，公文標題與一般文章的標題不同，它要求主旨鮮明、重點突出、文字簡潔、格式規(guī)范。一則好的公文標題往往蘊含著可貴的美學因子，包括標題結構的嚴謹之美、語言的簡約之美、表述的精準之美、外觀的規(guī)范之美。這就要求公文撰制者、審核者加強美學修養(yǎng)，自覺從美學視角來審視和指導公文撰擬實踐，不斷提升公文整體質量、擦亮單位窗口形象。依筆者的淺見，公文標題之美具體體現(xiàn)在以下幾個方面：
一、標題結構的嚴謹之美
一則公文標題，如同一個人一般，同樣要結構完整、功能齊全、符合語法規(guī)范，既不能"缺胳膊少腿"，也不能"隨機組裝"、變換位置，一是一、二是二，沒有可商量的余地和任意變通的空間。關于公文標題的結構，20xx年7月1日起施行的《黨政機關公文處理工作條例》(以下簡稱《條例》)作出了明確規(guī)定：公文標題"由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成"，要求三要素必須兼具，不得隨意省略成分，以標明由誰發(fā)文、為什么發(fā)文和用什么文種發(fā)文。嚴格來講，除了這三個實詞性元素，還包括兩個虛詞性元素，即發(fā)文機關名稱和事由之間的連接介詞"關于"、事由和文種之間的結構助詞"的"。一般而言，這五個元素的順序不能調換，要嚴格按照"發(fā)文機關名稱+關于+事由+的+文種"的總體結構和規(guī)范格式進行排布。例如，《××集團有限公司免征城鎮(zhèn)土地使用稅的請示》，不能缺省介詞"關于"，應改為《××集團有限公司關于免征城鎮(zhèn)土地使用稅的請示》;又如，《關于××集團有限公司推行全員健身活動的通知》，其中發(fā)文機關是"××集團有限公司"，不能挪位至介詞"關于"之后，應改為《××集團有限公司關于推行全員健身活動的通知》;再如，《××集團有限公司表彰決定》盡管標題三要素兼有，但要素之間缺少連接詞，且事由未作具體說明，不能籠統(tǒng)用"表彰"二字概括，應改為《××集團有限公司關于表彰××××的決定》。
二、標題語言的簡約之美
公文標題的簡約之美主要反映在標題語言的簡明扼要、精約簡省。一方面，要盡量使用簡單好記、通俗易懂的詞語，方便閱讀者記憶或轉述，切忌冗長拖沓、晦澀難懂。一般來講，公文標題以不超過三行為宜，如果字數(shù)確實過多，可以根據(jù)文件的主要內容、關鍵性詞語等作合理簡化。例如，《××集團有限公司關于印發(fā)××在公司首屆二次職工代表大會上的工作報告及關于公司首屆二次職工代表大會的決議和關于加強司務公開工作的意見的通知》，這則標題包括三個被印發(fā)文件的標題，看起來相當繁冗、復雜，對此可采取概述法，將印發(fā)文件名稱概括統(tǒng)稱為"公司首屆二次職工代表大會三個文件"，瘦身成"《××集團有限公司關于印發(fā)公司首屆二次職工代表大會三個文件的通知》"，如此則容易記住、便于傳達，給人的感覺就不一樣了。
另一方面，應力求語義簡潔明確，言簡意賅，力避重復累贅，讓閱文者和受文單位"開門見山"、一目了然，一看便知公文主旨和行文目的，起到準確、有效地指導公務的作用。敘述事由時要用精煉濃縮的文字高度概括出正文的主題，避免事由中的動詞同文種在字面和詞義上的重疊，同時應注意詞語的搭配得當，避免出現(xiàn)歧義和語病。如《××職業(yè)技術學院關于請求××省財政廳撥付專項經費用于危房改造的請示》，事由顯得比較啰嗦，其一，"××省財政廳"系文件主送機關，可不必在標題中贅述;其二，"關于請求……的請示"系語義重復，屬于"過度客氣";其三，類似"撥付專項經費用于危房改造"這樣的兼語短語可改用動賓詞組形式表述成"撥付危房改造專項經費"更為簡練。綜合來看，這則標題若改為《××職業(yè)技術學院關于撥付危房改造專項經費的請示》，則既禮貌得體又干凈利落，彰顯簡約之美。
此外，對于有多層轉發(fā)、批轉關系的情況，公文標題的事由概述更應簡明扼要。如某集團公司轉發(fā)××省住房和城鄉(xiāng)建設廳已經轉發(fā)的《關于加強建筑企業(yè)安全生產工作的通知》，其標題如下：《××集團有限公司關于轉發(fā)××省住房和城鄉(xiāng)建設廳關于轉發(fā)國家住房和城鄉(xiāng)建設部關于加強建筑企業(yè)安全生產工作的通知的通知的通知》�？梢�，一個標題中出現(xiàn)多個介詞"關于"、多個助詞"的"和多個文種名稱"通知"，顯得十分臃腫，讀起來別扭，理解起來也困難，使閱文者不知所云。對這類公文標題的處理，可以省去中間的所有轉發(fā)環(huán)節(jié)，直接由發(fā)文單位轉發(fā)，并可省略兩個"關于"和"通知"，因此這則標題可改為：《××集團有限公司轉發(fā)國家住房和城鄉(xiāng)建設部關于加強建筑企業(yè)安全生產工作的通知》。從轉變文風、作風的角度而論，筆者認為，應當徹底掃除長期以來層層轉發(fā)文件的積習，讓一級轉發(fā)一級、照搬照抄照轉的做法退出歷史舞臺，為確保政令暢通、決策執(zhí)行、精神落實贏得時間和空間。具體到涉及需要轉發(fā)上級文件的情況，可以采用工作要點提取法，將上級文件中明確要求本單位貫徹執(zhí)行和組織開展的工作，提取成本單位發(fā)文的事由，必要時可在事由前強調"貫徹/落實XX單位指示/要求"。據(jù)此，上例可做如下修改：《××集團有限公司關于堅決落實國家住建部和××省住建廳要求切實做好××××安全生產工作的通知》或《××集團有限公司關于切實做好××××安全生產工作的通知》("××××"作為事由的核心元素，明確此次部署的安全生產工作與以往的不同或側重，具體以上級文件中所作的專項要求為依據(jù))。
三、標題表述的精準之美
這里的"精準之美"，其一是事由表述的精準性。公文標題中的"事由"應與內容高度相符、契合，要通過準確提煉，全面、清楚地反映出公文的主旨，避免出現(xiàn)事由概括不準、表意不清而引起歧義、費解甚至誤解等問題。要使閱文者通過標題即可了解發(fā)文機關的行文目的，以及公文的基本精神和中心內容，從而提高公文閱讀和流轉的效率。例如，《××大學關于土地問題的請示》這則標題便讓人無法從字面上獲取關鍵信息，是單位想申請劃撥用地還是轉讓現(xiàn)有土地，是解決校舍用地面積不足問題還是協(xié)調土地權屬糾紛問題?屬于典型的表意含糊，閱文者只能通讀文件后才能得知發(fā)文機關請示的真正意圖。特別是若出現(xiàn)同一單位需要在同一問題上多次發(fā)文的情況，不論是對發(fā)文單位還是收文單位，都會造成公文收發(fā)辦理、檔案查找借閱等多個環(huán)節(jié)的不便或麻煩。公司標題事由表述精準、到位的重要性，由此可見一斑。
其二是文種選用的精準性�！稐l例》規(guī)定的公文種類為15種，不可隨意生造文種或疊加文種名稱。從公文標題中的文種使用，可以看出發(fā)文單位和收文對象的關系，也能反映出行文的基本意圖。辦什么事，用什么文種，這是擬制公文應當遵循的起碼原則。公文文種的界限非常明確，文種的選用也是非常嚴格的，文種使用不對或不妥，將在一定程度上降低公文的質量和效用，也會影響受文者的感受及其對文件的處理意見，直接關系到文中所反映的問題能否順利得到解決，行文目的能否得以實現(xiàn)。比如，同樣用于表彰和嘉獎先進，公文文種可用"令""決定""通報"，但三者在行文單位層級、表彰規(guī)格、適用范圍、行文目的和側重點、行文格式及發(fā)布形式、法定效力等方面又各異;同樣用于請求辦理事項，上下級相隸屬機關之間用"請示"，而同級或不相隸屬機關之間則用請求批準性"函"。因此，要深刻認識各文種的特點和彼此的聯(lián)系與區(qū)別，切不可把行文方向弄錯、把行文關系搞亂，以免造成笑話、貽誤工作、影響形象。
毋庸置疑，一則從內容到形式都充滿美的標題，能為公文整體質量添色不少，能引起公文流轉辦理者、審核閱批者的重視和好感，從而使公文得到有效傳達和辦理，否則將一定程度上影響公文處理效率和單位外部形象。這就要求廣大文秘工作者從把好公文標題寫作關入手，著力培養(yǎng)自身認識美、體驗美、欣賞美和創(chuàng)造美的能力,共同提升公文處理工作水平。
四、標題外觀的規(guī)范之美
除了標題結構的嚴謹之美、標題語言的簡約之美、標題表述的精準之美，公文標題還要講究外觀形式的規(guī)范之美。一直以來，國家黨、政、軍等各類機關都對公文標題的美觀性做了相應的要求。如20xx年版《國家行政機關公文格式》規(guī)定公文標題的位置在"紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當"，20xx年版《黨政機關公文格式》則進一步提出"回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形"。
從規(guī)定中可見，公文標題排版的美觀性主要體現(xiàn)在其所處位置、語句斷行和整體排布形狀上。當公文標題字數(shù)不多、可一行排下時，排版的美觀性自然不成問題，居中排布即可。關鍵是標題字數(shù)偏多、需要分行排列時，應把握好標題排布的原則，即分行時須有所講究，不要把各行上下對齊排成等長，行與行字數(shù)相差也不可太懸殊。有兩行時，可排成"上短下長式"或"下短上長式";需三行時，可排成從上往下遞減式的"倒梯形"或從上往下遞增式的"正梯形"，也可排成"上下短中間長"的菱形。要避免使用上下長度一樣的長方形或上下長、中間短的沙漏形。需要特別注意的是，在斷行時要避免割裂題意，盡量保持詞或詞組的完整性以及字數(shù)搭配上的勻稱，不將兩個或兩個以上字的詞組拆開排在不同行的首尾，回行時不要把人名、地名、單位名稱等專用名詞拆開，盡量保持詞或詞組的完整性，這是保持標題美觀、莊重的一個重要方面。
毋庸置疑，一則從內容到形式都充滿美的標題，能為公文整體質量添色不少，能引起公文流轉辦理者、審核閱批者的重視和好感，從而使公文得到有效傳達和辦理，否則將一定程度上影響公文處理效率和單位外部形象。這就要求廣大文秘工作者從把好公文標題寫作關入手，著力培養(yǎng)自身認識美、體驗美、欣賞美和創(chuàng)造美的能力,共同提升公文處理工作水平。
公文寫作技巧解讀
意見是辦公室文秘人員在來文處理過程中所撰寫的應由哪位領導審批、哪一部門承辦以及承辦過程中可能涉及到的事項提出的初步處理意見，它是供領導批辦文件的重要參考依據(jù)，是辦公室在文件處理時發(fā)揮參謀助手作用、節(jié)省領導工作時間的有效措施之一。擬辦意見的撰寫非常重要，要根據(jù)來文的'內容和需要解決的事項，視不同問題、不同要求、不同情況撰寫不的"擬辦意見"，不要統(tǒng)統(tǒng)寫成"請××領導閱示"或"請××領導批示"等一個模式。
一、擬辦意見撰寫的范圍
并非所有來文都要撰寫擬辦意見，一般來說，以下四種來文需要撰寫擬辦意見。
(一)上級機關主送本機關并需要貫徹落實的文件;
(二)本機關所屬部門或下級機關主送本機關需要答復的文件;
(三)平級機關或不相隸屬機關主送本機關需要答復的文件;
(四)一些重要的保密性較強的資料以及所屬部門、下級機關主送機關的情況報告和信函。
二、擬辦意見撰寫的前期準備
擬辦意見的撰寫看似簡單，但要寫出恰當?shù)臄M辦意見并非易事。要寫好擬辦意見，首先必須認真閱讀文件，吃透文件內容，全面了解文件所提出的問題和要求，具體要做好以下幾個方面的前期準備工作：
(一)弄清來文主送和抄送機關，已發(fā)或應發(fā)的領導和部門，初步確定批辦和閱知范圍。
(二)根據(jù)文件的標題和內容，確認來文是請示性還是報告性文件，來文中提出了什么問題，是否需要辦理。如果來文在結尾寫有"如有不妥，請批示"，"不妥之處，請予批示"等，就屬于可辦可不辦的范圍。掌握的原則是有問題需要答復為"批辦"，無問題不需要答復為"閱知"。
(三)弄清來文的內容與何人何部門有關系，是何人何部門主管，需要何人何部門了解，從而根據(jù)領導分工確定由誰或哪個部門承辦，涉及到幾個部門承辦的由哪個部門牽頭，應由哪位領導批示需要哪些領導和部門閱知。
(四)弄清來文的密級和緊急程度，以便分清急緩，本著方便工作、有利保密的原則，確定分送范圍。對絕密文件按絕密文件的處理規(guī)定辦理。
三、擬辦意見的寫法
擬辦意見的撰寫無固定不變的格式，但總的原則是文字要準確，觀點要鮮明，要簡明扼要，使人一目了然。具體來講有以下幾種情況：
(一)對上級機關主送本機關并需要貫徹落實的文件，要根據(jù)文件的要求和需要落實的問題，提出擬請哪位領導批示，由哪個部門承辦以及需送哪些領導和部門閱知的意見。對需要幾個部門承辦的來文，擬辦意見要寫明主辦部門或主辦人。擬辦意見的寫法一般是"請××領導批示，請××領導審閱，擬請××部門辦理"或"請××領導審示，擬請××部門會同××部門辦理"或"請××批示，擬請××部門商××部門承辦"。對上級下發(fā)的閱知性文件和重要的保密性較強的資料以及所屬部門、下級機關主送本機關的情況報告和信函，要根據(jù)其內容提出閱知和分送意見，擬辦意見的寫法一般是"請××領導閱處"或"請××領導審閱請××部門閱"，或"請××領導及××領導(部門)閱酌"
(二)對本機關所屬部門及下級機關主送本機關需要答復的文件，要根據(jù)文件所請示的需要答復的問題和要求，提出由哪個部門承辦和如何辦理的擬辦意見。對涉及面廣、內容比較復雜的請示性文件，要根據(jù)具體情況，提出不同的擬辦意見。擬辦意見的寫法一般是："請××領導閱示，××部門閱辦"或"請××領導批示，擬以××部門主辦，會同××部門閱辦"。緊接著簡明扼要擬提如何辦理的意見。
(三)對平行機關和不相隸屬機關主送本機關需要答復的文件，要根據(jù)文件提出的需要辦理的事項，商洽的問題，提出由哪位領導審批或哪一部門承辦和如何辦理的擬辦意見。擬辦意見的寫法一般是"請××領導批示，××部門承辦"。緊接著擬提如何辦理意見。
(四)對重大問題不便撰寫擬辦意見或者不能確定應該由哪個部門來承辦的，則擬辦意見一般只寫"請××領導批示"或"請××領導閱示"即可。
四、撰寫擬辦意見應注意的事項
(一)對一些難以提出擬辦意見的，或認為所提擬辦意見沒有把握，應先與來文機關或有關部門聯(lián)系商洽，確有把握再撰寫擬辦意見，以免擬辦意見不準而造成公文旅行。
(二)為使領導準確批示來文，擬辦意見要隨有關資料、政策依據(jù)、背景材料一并呈送，供領導批辦時參考。如果來文同本機關、其他機關以前發(fā)的文件有關，應將有關文件一并附上;如果來文以前涉及過同類問題，應將過去的來文和處理情況附上;如果有關領導對此類來文過去作過批示，最好仍請原領導批示，若原領導不在或調離或調整，擬請其他領導批辦時，應將原領導批辦意見附上或在擬辦意見中注明，以免天長日久批辦人很難件件記清或批辦人不同導致批辦意見前后不一致。
(三)對承辦部門提出處理意見后轉回來的文件，應根據(jù)承辦部門所提意見及要求再次寫出擬辦意見。
(四)對抄送本機關的請示性文件，一般不寫擬辦意見，只分送有關領導和部門閱知。
(五)撰寫擬辦意見要注意政策把關
公文寫作技巧4
概括材料的寫作是在不改變原文的主題思想、主要內容、情節(jié)結構的前提下，進行集中、概括提煉，把一篇較長的文章概括出短小的觀點，能夠較完整地、提綱摯領地體現(xiàn)出原作的精髓。因此必須認真閱讀原文，深入理解原文的思想內容，掌握原文的中心思想，找出各段的內容要點，將原文的材料進行篩選、提煉，看看什么材料必須保留，什么材料應當刪掉，什么材料應當壓縮。要保留最能表達文章主題的材料，要壓縮與中心關系不密切的材料。此外，要把一些可有可無的過渡段、句及修飾語刪去，畫出表示內容要點的關鍵語句，從而列出段落提綱和要點，再進行概括。在寫作技巧上，掌握一定的方法，根據(jù)給定材料的寫作具體要求，可以使概括材料寫作“行之有效”。
(一)刪繁就簡法
刪繁就簡法就是要把材料中的次要人物、次要情節(jié)刪掉，把具體的'描寫、詳盡的敘述加以抽象和概括，把文章中的次要論據(jù)刪掉，把詳盡的例證加以概括。一般而言，給定的材料往往是一組，包括人物、事件、時間、地點、原因、結果等各種要素，對該組材料來說，人物和事件是核心，它們表達了材料所反映的主要內容，而時間、地點、原因、結果常常是輔助性要素，它們對材料的主題常常起補充說明作用。因此，在寫作中，應用精簡的語言將作用內容抽象概括出來，去掉材料中的細枝末節(jié)，概括材料中的精髓，即將人物和事件從材料中抽出來，而對時間、地點、原因、結果等要素，可根據(jù)需要保留或刪減。
(二)聯(lián)想類推法
聯(lián)想是指由某點觸發(fā)而想起其他相關的問題，類推是指在同類或相近的事物之間的比較。聯(lián)想類推法適用于要求概述觀點，主要用于某些可以由小見大的材料。即材料提供的，是一種帶有典型性或啟示意義的小事，它往往可以引導我們由小到大、由近及遠或由少到多的聯(lián)想和類推，由小事想到大事，由局部想到全局，由小道理悟出大道理。這種聯(lián)想類推到的全局性大道理，就是材料所表達的觀點。
(三)延伸開拓法
延伸屬于深化，開拓屬于全面。即在圍繞給定材料的基本上，通過點、面、正反、遠近、開合、因果、類比的運用，從不同角度，不同層次，采取不同方法進行概括。這種方法能使寫作者在全面把握思維對象的過程中，找到那些未被認識的方面或特征，從而確定一個思維的新角度，使思維得以引入、深入和全面。運用延伸拓展法時，要注意以下幾點：一是萬變不離其宗，給定材料是前提;二是延伸要有因果關系、邏輯性，層層推進，推得出;三是拓展要有必然聯(lián)系，可以類比、參照借鑒。
(四)模式識別法
對事物的認識過程，其實就是個模式識別過程。面對一個材料，要弄清它的意義是什么，我們就得從頭腦中調動出一個個哲理的、道德教訓的認知模式，一一與材料對照、匹配，通過比較、斟酌，最后確定哪一種哲理或道德教訓與之最吻合，那么，材料表達的就是哪種哲理或道德教訓。換句話說，如果我們頭腦中沒有這份材料所表達的哲理或道德教訓方面的認識模式，那么，這份材料我們就不理解，或理解不確切，觀點就難以確立，或確立得不對。
(五)推理演繹法
推理演繹，是從一般的原則、原理出發(fā)，推演出關于特殊或個別事物的思維方法。這是概括材料寫作常用的方法。一般性的原則或原理是我們行文的依據(jù)、前提、目的，由此出發(fā)，得到關于特殊或個別事物的判斷。推理演繹在概括材料寫作中運用得最頻繁，也是最有效。寫作者寫作時應注意把握好這幾方面的內容：一是法律、政策、規(guī)章等。法律、政策、規(guī)章對指導工作具有指導意義，是概括的依據(jù)。二是上級指示精神。上級指示精神或傳達政令、或指導工作，或答復問題。三是專業(yè)的標準。專業(yè)標準指的是業(yè)務的范圍、內容、要求等，專業(yè)標準同樣是概括材料寫作的依據(jù)。
(六)歸納、演繹結合法
歸納和演繹是概括材料寫作不可或缺的方法，歸納和演繹經常結合使用，由于歸納和演繹思維是辯證統(tǒng)一的思維方法，它們互相關聯(lián)、互為作用、互為前提。歸納以演繹為前提，任何歸納都是從個別出發(fā)，首先認識個別事物，即歸納之前先收集材料。但如何達到目的，要依靠演繹來解決，演繹得出的個別結論是歸納的前提。而演繹則以歸納為基礎，任何演繹都是從一般出發(fā)，認識一般原則或原理。這一般性原則或原理是借助歸納得到的，是演繹的根據(jù)，為演繹提供了前提。歸納和演繹，在概括材料寫作的整個思維活動中，互相補充、作用。演繹使主題提煉更為全面、深刻，歸納使主題提煉更為充實、客觀。
關于概括材料寫作的方法還有很多，這里不一一贅述，以上的方法可以單獨運用，也可以綜合運用，不必拘泥。而運用的成功與否，則要依靠認識水平、知識結構和分析概括能力或思維能力等。
公文寫作技巧5
一、決定
領導指導性文件的一種，用于對重要事項和重大行動作出安排。決定在實踐中具有比較廣泛的具體用途，正文的組成也存在很大的差異，常見的組成形式有這樣兒種：
第一種最簡潔，通常只有一個自然段，幾句話。主要包括的內容是：誰，于何處，根據(jù)或為了什么，確定采取什么行動或措施。確定召開會議、人事任免、設立機構、參加或脫離組織的決定，以及一部分履行法定審定批準程序的決定常采用這種形式。
第二種比第一種稍復雜一些，主要有這樣一些內容：目的或根據(jù)；對所針對事物或問題性質的分析、評價；有關措施（實施的對象、范圍、方法、注意事項等）。用于表彰或處分，命名，撤銷有關議案或其他公文，以及賦予、剝奪、免除有關對象的權利義務、能力的決定常采用這種形式。
第三種形式則更復雜一些，主要組成部分有：根據(jù)、目的、意義或原因；分條列項陳述有關措施的具體內容，必要時在各條項上附加小標題，以概括揭示各自的主要內容。這部分內容通常要寫出：措施的性質、種類以及實施的時間空間和人員范圍、步驟、方法、條件、組織領導保障、政治思想保障、與其他措施的關系、有關的政策界限、執(zhí)行要求等。用于確定實施重要政策的決定常采用這種形式。
第四種形式適用于確定并表明原則立場的決定。其特點是除了以簡要文字表明自己的立場、觀點之外，還有較多的議論、推理方面的文字，以講清道理，駁斥錯誤觀點。
二、指示
指示用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則。用于對下級機關布置工作的指示的正文包括三部分內容：一是行文的客觀依據(jù)或目的、意義；二是具體的工作任務與安排，以及指示事項的意義；三是對落實指示事項提出具體注意事項和要求（如步驟、方法、時間安排、期限、政策界限、報告執(zhí)行情況的方式、時間等）。這三部分內容可依以上次序陳述，也可先講事項意義及行文目的，然后分條列項對每一項具體任務和要求分別陳述。用于闡明工作活動的指導原則的指示，其正文通常也有三個組成部分：一是行文依據(jù)或該項工作活動的意義；二是對開展各項活動指導原則的規(guī)定（禁止、糾正或倡導、要求以及有關政策界限）；三是在落實指示事項過程中的具體注意事項和要求等。
三、領導指導性文件
領導指導性公文的一般特點是：公文內容對規(guī)定受文者的行為具有強制約束力，有關下級機關及有關個人必須認真遵行；公文所針對的問題帶有一定的隨機性，涉及特定的問題、特定的人，一般不具有普遍性；有效期一般不長，時過境遷公文即失去執(zhí)行效用；與規(guī)范性公文相比生效程序相對簡約，除決定、決議等之外，只要發(fā)文機關的法定代表對公文的效用予以確認（如簽發(fā)），即為有效；在效用方面，一般“溯及既往”，即公文的效力所及不僅針對成文之后發(fā)生的有關事物和問題，而且包括成文之前發(fā)生的問題，受文者應根據(jù)作者要求糾正有關偏向，采取措施彌補不足。
四、通知
�。ㄒ唬╊C發(fā)、轉發(fā)、批轉公文的通知
頒發(fā)（印發(fā)）、轉發(fā)、批轉公文的通知的主要作用分別是完成有關規(guī)范性公文的發(fā)布生效程序（頒頒發(fā)）；擴大一部分公文的有效范圍并使之更加具體化（轉發(fā)）；使一部分公文升格賦予其在更大范圍產生效用的條件（批轉）。
這三種通知的正文都比較簡短，最簡單的形式就是指出誰，經誰批準，為何原因，根據(jù)什么，制定了一個什么公文，現(xiàn)將公文發(fā)（轉發(fā)）給誰，怎樣執(zhí)行（或從何時開始施行）。稍復雜一點的就是在上述簡單形式的基礎上，對被印發(fā)、轉發(fā)的公文或其所針對的事物進行評價分析，說明意義，指出執(zhí)行中需注意的事項，或者對這些公文中的規(guī)定、要求等提出補充性意見。
這三種通知的標題式樣與其他公文稍有不同，一般為：（作者）+頒發(fā)或印發(fā)或轉發(fā)或批轉十（原文標題）+的通知。
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指示性通知用于傳達要求下級機關辦理和有關單位需要共同執(zhí)行的事項。這種通知的發(fā)送對象雖不只是下級機關，但因其內容為更高層次機關的指示精神，因而仍具指示性。
指示性通知的正文一般包括：行文的依據(jù)（客觀情況、上級要求等）或目的意義；上級指示的精神及其具體化，如政策規(guī)定，工作任務及安排；執(zhí)行要求及有關注意事項，如步驟、方法、時間要求、政策界限、報告執(zhí)行情況的方式與期限等。后兩部分內容常需以分條列項的方式表達，每條的開端大都以簡短文字對主要內容加以概括（主題句），其后再予闡述發(fā)揮使之具體化、明確化。
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知照性通知用于轉達要求各有關方面周知（只需要知曉而不要求直接執(zhí)行）的事項。這種通知的發(fā)送對象更為廣泛，級別方面的限制也不嚴格，對下級對平級，甚至對一部分上級均可發(fā)送。
知照性通知的正文主要包括：形成該事項的過程、原因、根據(jù)；事項的具體內容（性質、狀態(tài)）。為簡化正文，有時以附件（如任免名單、公章印模、組織章程等）對事項的內容作細致交代。
知照性通知所涉及的`事項主要是：成立或撤銷機構或組織；啟用或廢止公章；變更一些組織或刊物的名稱；任免干部；出版發(fā)行刊物等。
五、通報
表彰性通報用于表彰好人好事和介紹先進典型經驗，其正文主要有三方面內容：先進事跡（人物、時間、地點、過程、結果）或經驗（單位及所處的客觀條件、主要作法、規(guī)律性的認識等）；評價分析（性質、意義、經驗所在及適用的條件情況，經驗中的不足及其原因等）；決定事項（給有關單位或個人何種稱號或其他精神的、經濟的獎勵），以及提出一些學習先進事跡、借鑒吸收典型經驗方面的要求或號召等。
事故通報是批評性通報的一種，其正文主要包括：事故的概況（時間、地點、過程、結果等）；對事故性質、原因以及后果的分析說明；提出防止類似事故的原則性要求、措施及各方面應記取的主要教訓。有時還包括對事故責任者的處理決定。上述內容可以直接敘述說明，也可以轉發(fā)有關事故報告等公文的形式間接轉述有關情況（以這些報告等為附件）。
批評錯誤典型的通報用以批評壞人壞事以及有關單位或個人的錯誤，其正文主要有這樣一些內容：主要的錯誤事實（單位、人物、時間、地點、主要過程、結果等）；分析評價（錯誤性質及原因、嚴重后果）；對有關當事人的處理意見，以及要求各方面從中記取的教訓。有時還提出請檢查上報有無類似問題、匯總有關反映等方面的要求。
情況通報用以報道、傳達重要情況和有關精神，其正文有兩種組成方式，其中一種只對有關事實作客觀敘述；另一種除此外還對情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應采取何種對策的指導性意見。
六、批復
批復用于答復下級機關的請示事項。批復是一種被動的指示，是針對下級的請示而形成的，其正文主要有三方面內容：指明針對的來文（時間、發(fā)文字號、標題等），簡要交代形成答復意見的過程；應對方請求回答是否同意或批準對方要求，或應對方請求提出解決工作問題的指導性意見，如不能批準時，需說明理由，只部分同意或批準時，除說明理由外還要提出具體修正、補充的意見，應對方請求發(fā)表指導性意見時，具體寫法可參照指示或指示性通知；常以“此復”“特此批復”等結束，有時也以提出請對方復文的要求作結，如請對方匯報有關情況，答復有關疑問等。
公文寫作技巧6
1、標題
公文標題是對文件內容的精確概括，要準確、簡要，一般由發(fā)文單位、事由和文件三部分組成。它表明了文件的來源、主要內容及其性質使用。
有版頭的文件或法規(guī)性文件，計劃和總結，通知和通報，可省略發(fā)文單位，有時或只標以文件種類，如《通知》。
2、發(fā)文字號
包括機關代號、年號、順序號。編寫發(fā)文字號的作用是有利于統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量，便于公文管理，有利備案查找，在引用時，可以作為公文的代號使用。
例如“審辦發(fā)（xxxx）6號”，代表審計署（局）辦公廳xxxx年第6號文件，“審辦發(fā)”是審計署（局）辦公廳的代字，（xxxx）是年號，“6”號是發(fā)文順序號。
幾個機關聯(lián)合發(fā)文，只標明主辦機關發(fā)文字號。
編號的位置，凡有文件版頭的，放在文頭名稱的下面；凡無文件版頭的，放在標題的右側方。
3、主送機關
主送機關是行文的主要對象，即要求主辦或答復這份文件的對方單位。準確地確定主送機關是公文發(fā)出后能否及時得到處理的關鍵。
對下級發(fā)出的指示、通知、通報等稱為普發(fā)公文，可以主送幾個以上機關，凡其下屬機關都是主送機關；向上級報告、請示的公文，一般只寫一個主送機關，不能多頭主送，如需報送另一個上級機關時，可以用抄報的形式，以免責任不明，處理延誤。布告、通告、公告等公布性公文，不寫主送機關，可在發(fā)表或發(fā)送時，另附一個通知或公函給主送機關。
主送機關一般寫在正文之前、標題之下，頂格寫。
4、正文
正文是公文的主體，請示問題時，要求一文一事，不要一文數(shù)事。
正文的作用是：直接體現(xiàn)黨和國家的方針政策，反映文件作者的意圖。發(fā)文的目的能否實現(xiàn)，主要在正文的書寫。因此，正文的寫作應該觀點鮮明，內容清楚、簡潔、通暢，標點符號準確。正文一般在主送機關之后另起一行空兩格書寫。
正文一般分為開頭、中段、結尾三個部分，不同文種的正文結構還有些細微的差別。
開頭要開篇明意，簡要說明發(fā)文的根據(jù)和理由、發(fā)文的目的或結論。如是復文，要引述來文的日期和標題。
中段是公文主體，要根據(jù)辦文的目的、國家的有關政策，將情況、問題、要求闡述清楚。內容較多的，可依次表述，或分段寫，或用序數(shù)表明項目，以資醒目。
結尾應簡潔明晰，向對方提出要求，請求解決某項問題。結尾用語要按照行文關系，寫得妥貼得體：上行文，可用“以上報告妥否，請批示”、“以上報告如無不妥，請批轉”；平行文，可用“專此函復”、“特此通知”；下行文則常用“希遵照執(zhí)行”、“此復”、“此令”等語。
5、發(fā)文機關
發(fā)文機關又稱落款，應寫在正文的下面偏右，與正文保留適當?shù)目崭�，以便蓋章。發(fā)文機關應寫明全稱，以示嚴肅負責。以機關領導人名義行文時，應冠以職務、身份。
蓋章是表示發(fā)文機關對公文生效負責的憑證，應按GB9704—88“國家標準”規(guī)范執(zhí)行，端正、清晰地蓋在成文日期上，做到上不壓正文，下壓成文日期年月日4～7個字，俗稱“齊年蓋月”。領導機關大批印發(fā)的公文，因使用了規(guī)定格式的文件版頭，并由機關交通遞送，所以不蓋印章也同樣生效。
6、發(fā)文日期
發(fā)文日期是以文生效的起始時間，年月日須完整，年份不得略寫，如1991年不得寫成91年。發(fā)文日期一般以機關領導人簽發(fā)日期為準；會議通過文件以會議通過日期為準；一般性例行公文如通知、函等以實際發(fā)出日期為準；法規(guī)性以公文的批準日期為準，或公文最后專門規(guī)定生效、執(zhí)行日期，如“本條例自發(fā)布之日起施行”。
發(fā)文日期寫在公文末尾、發(fā)文機關下面，并稍向右錯開。
7、抄報、抄送
抄報、抄送單位是指協(xié)助承辦或需要了解公文內容的有關單位。上行文列為抄報，平行、下行文列為抄送。為了提高工作效率，節(jié)省人力、物力，必須避免濫抄濫報，但也要防止漏抄漏報，以免工作脫節(jié)，影響協(xié)調。
抄報、抄送單位名稱列于公文末頁下端。為了整齊美觀，文尾的報、送單位，印刷單位，印發(fā)時間，一般均用兩條線段隔開，文件份數(shù)印在最后。
8、文件版頭
正式公文一般都有統(tǒng)一規(guī)格，標明發(fā)文機關的專用版頭。版頭以套紅大字印上“××××（機關名稱）文件”，下加一條紅線，中綴紅五星。公布性文件，如公告等通常不用版頭。
9、公文附件
附屬公文正文的材料叫公文附件。它是公文的補充說明或參考材料，是公文的.重要組成部分，但并非每份公文都有附件。
公文附件應在正文之后，發(fā)文機關之前注明附件名稱全稱和件數(shù)，不可略寫成“附件如文”或“附件×件”。
10、機密等級
公文內容涉及國家機密時，應根據(jù)機密程度，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。劃分機密等級力求準確，寬了，造成失密，嚴了，妨礙工作開展。
密級的位置，通常放在公文標題左上方醒目位置。密級不同，公文遞送方式也不同。
機密公文還要按份數(shù)編號，如“編號000××”或“No、000××”，印在文件版頭左上方，以便查對，清退。
11、緩急程度
緩急程度是公文送達和辦理時限的要求，有“急件”、“緊急”、“特急”三種。標明緩急程度是為了引起特別注意，保證公文時效和緊急工作的及時處理。
緩急程度的書寫位置沒統(tǒng)一要求，為了醒目，常寫在標題或編號的左側或放在版頭的右上角。有時緩急程度不單獨標出，而是放在標題中的公文種類前面，如“國務院關于控制各單位上年結余存款的緊急通知”。
12、閱讀范圍
上級機關對下級發(fā)文，根據(jù)工作需要和機密程度，有些公文還要注明發(fā)送和閱讀范圍。閱讀范圍通常寫在發(fā)文日期之下，抄報、抄送單位之上偏左的位置，并加括號，如“（此件發(fā)至縣、團級）”。
行政性、事務性的非機密公文，向上級機關的報請性公文都不必規(guī)定閱讀范圍。
公文寫作技巧7
俗話說，“天下文章一大抄，就看會抄不會抄”。自從學習寫作開始，此番論調就在耳邊縈繞不停。特別是從事公文寫作以來認真學習，刻苦鉆研，對所謂有定評的大材料無不細心揣摩，然而“照貓畫虎”“依葫蘆畫瓢”者比比皆是，深感“天下沒有不抄的筆桿子”。然而，細細品味，才知小抄者形似，中抄者神似，大抄者抄于無形，以彼家之語言，闡此戶之思想，憑甲方之結構，創(chuàng)乙類之新意，宛如冰糖葫蘆，山里紅雖是買來的，竹簽子卻是自產的，冰糖一滾，渾然天成，又有誰敢說這不是新的創(chuàng)造呢？以此為切入點，談點公文寫作的粗淺感受，與諸君共勉。
一、以“沒有不抄的筆桿子”談抄的重要性
長期的實踐，使我們感覺到——每一次寫材料經歷的思維過程，與初學寫作時的過程是何其相似，初學者從摹仿開始，老成者從參考起步，其主要的區(qū)別就在于進入狀態(tài)的速度不同，初學者緩慢，老成者迅達，如此而已。摹仿是抄，參考也是抄，一個是抄的初級形式，一個是抄的升華階段。試想，公文文體的嚴格規(guī)定性，注定我們在寫作時繼承的多，創(chuàng)新的少，甚至可以說在文體上就不可能有什么創(chuàng)新。文體的繼承，就是文體的“抄”。公文的內容是反映組織的意志，是“代人立言”，其指導思想必須同組織的領導者保持一致，特別是作為地方組織的公文一般是以落實上級精神為主的多，在精神上必須同上級保持一致，這必然要體現(xiàn)在語言文字載體的同一，必要的內容，必要的語言，必要的引經論典，所有這些其實質就是必須做好“抄”字文章�？吹眠h，是因為站的高；寫的好，是因為有參考。抄是引用，抄是參考，抄是引經論典，抄是你之所以看得更遠的巨人肩膀，抄是之所以寫得更好的前期平臺。筆桿子是寫出來的，是改出來的，也是抄出來的。
二、從“如何讓人覺得不是抄”談抄的藝術性
抄不是抄襲，而是參考，引用，摹仿，所以必須講求藝術性，有條原則必須予以堅持。
一是不能全抄，全抄就是抄襲。抓住重點，突出特點，這篇材料需要什么就抄點什么，缺少什么就抄什么。但絕對不能整篇全抄，全抄就是抄襲。謀篇之初，可能是文體未定前，那就不妨參考文體，以了解這種體裁的要求和具體模式；立意之始，也許結構未明，那就不妨引用結構，以彼之骨架塑此之雕像；或內容，或語言，雜取種種，皆以此論。
二是不要在一棵樹上吊死人，要抄的廣泛。一篇文章，文體采用甲種形式，結構融匯乙類骨架，內容涉足丙的涵蓋，語言淵源于丁的精彩，甲、乙、丙、丁優(yōu)化組合，是它又非它，這不是新的創(chuàng)造又是什么呢？參考要廣泛，引用不單一，摹仿看不見。
三是抄要分清類型，不能千篇一律。抄上級的文件，重在落實批示，貫徹精神，本已十分精確的`語言，何用更改？抄下級的匯報重在抓住事例，事情要清楚，數(shù)字要準確，為經驗提供例證，為觀點提供論據(jù)。抄外單位的材料重在寫作技巧，語言精華，他山之石，可以攻玉。
三、從“怎么就算是會抄”談抄的實踐性
話好說，事難辦，文章不好寫。如何在公文寫作中運用抄的技巧，需要大量的實踐。這決不是講一講秘訣就可以一下子完成的，那如何實踐呢？
一是要勤于積累。俗話說，厚積薄發(fā)，才能出精品。抄最起碼還得找到地方，這就需要我們日常勤于積累，包括理論觀點的積累、典型事類的積累、本部門本單位基本情況、工作思路的積累、領導風格的積累、有價值文稿的積累等等。積累是一個長期的工作，也是一項基礎性的工作，一時半時很難見到明顯成效。但隨著時間的推移，積累量的增加，就會出現(xiàn)質的飛躍，為公文的抄作提供堅實的基礎。
二是要提高理論素養(yǎng)。生活珍珠只有用思想的紅線貫穿連綴起來，那才是引人注上目的美麗。沒有真知卓見的觀點，沒有系統(tǒng)完整的思路，只知其然不知其所以然，抄來的東西只是一種簡單的拼湊，沒有靈魂，沒有生命力。這就要求我們不斷加強理論學習，提高理論素養(yǎng)，能從多方面去領會組織者的意圖，代人立言，方有生機，否則只是一片散沙而已。
三是要有改寫的功夫，能夠快速進行文體變換。大抄者，抄于無形，其實是抄自己，我們常說大筆桿子材料出手快，其實是他材料積累豐厚。能夠迅速進行文體變換而已，一個材料寫出來，這次用了；等到周期性的工作再周而復始時，是不是改寫后還能再用？工作匯報寫出來了，是不是還可以改寫成新聞報道，工作信息再進行發(fā)表？領導講話起草后能不能改寫成工作經驗再進行探索？當然改寫的過程、文體變換的過程也不是簡單地、機械地，它同樣需要創(chuàng)造，需要創(chuàng)新！這種素質既是一項基本功，也是一種高深的功夫。當此種功夫爐火純青之時，方時材料由匠成家之日。
抄是已知內容的重新組合，抄是已有文體的快速轉換。公文寫作運用抄的技巧，會使我們材料不論是在質量上，還是在速度上都會有很大的提高。
公文寫作技巧8
第一章公文的基礎知識
一、什么是公文？
公文是法人之間為處理各種事務而形成的具有特定格式的書面文字材料。公文就是公務活動中使用和形成的一切文字材料。
二、公文的種類？
1《國家機關公文處理辦法》中規(guī)定的公文種類有十三種，即：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議記要。
2《中國共產黨機關公文處理條例》中規(guī)定的公文種類有十四種，即：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議記要。3企業(yè)常用應用文
通知、通報、規(guī)定、請示、報告、批復、函、會議紀要、講話稿、簡報、計劃、總結等
三、公文的作用
1策令作用2規(guī)范作用3計劃作用4組織作用5協(xié)調作用6控制作用7協(xié)調作用8聯(lián)系作用9憑證作用
第二章公文撰寫方法
一、總結
1.怎樣撰寫總結
總結――是對已經完成的工作進行全面回顧，它要對整個工作進行分析、評定和綜合，找出經驗、教訓，提煉出規(guī)律性的東西，以便指導今后工作。
2、總結的分類
總結按照其工作范圍的不同，可分為：綜合性工作總結和專題性工作總結。
3、總結的文章結構
�、贅祟}：由單位名稱、時限、內容、文種四部分組成
②開頭，即情況概述。
�、壑黧w，即經驗體會。
④結尾，即存在的問題及今后努力的方向。
4、撰寫總結要注意以下四點：
�、偈占驼加胁牧�
�、趯嵤虑笫�，一分為二
③圍繞中心，突出重點
④敘議結合，語言簡樸
二、計劃
1、怎樣撰寫計劃
計劃――為做好某項工作或完成某項任務，根據(jù)上級的要求，結合本單位實際情況，確定具體的目標、要求，提出相應的措施和辦法而預先作出安排時擬定的一種公文。
2、計劃分類
按時間劃分年度計劃、季度計劃、月份計劃、一周計劃；按范圍劃分單位計劃、部門計劃、車間（處室）計劃、科室計劃.
3、計劃的文章結構
�、贅祟}：一般由單位名稱、計劃時限、計劃內容和文種四部分組成
�、谡模呵把�，相當于導語，說明為什么這樣做和主要依據(jù)。 ③主體，計劃的主要內容，由目標、措施和步驟組成。
�、芙Y束語
4、撰寫計劃要注意以下三點：
�、購膶嶋H出發(fā)，量力而行
�、谟媱澲械哪繕�、任務、指標等要寫明確
�、凼褂帽砀袷奖磉_計劃內容，表格設計要簡明，不要在一張表格上列過多的項目，必要時，可以把計劃內容分成幾張表格來體現(xiàn)。
三、請示
1、怎樣撰寫請示
請示――下級單位在工作中發(fā)生的不能自行決定的重大問題，或不屬于本單位權限審批范圍的事項，需要上級解決、批準或指示時使用的文種。
2、請示的分類
請示大體上有五種，即審批事項請示、解決問題請示、建議性請示、請求性請示、答復性請示。
3、請示的文章結構
①標題：要準確點出請示事項。
②主送機關：堅持“主送一個機關”的原則。
�、壅模�
請示緣由
請示事項
結束語
落款
4、撰寫請示要注意以下三點：
�、俨辉郊壵埵�
�、诓欢囝^請示
�、垡晃囊皇�
四、報告
1、怎樣撰寫報告
報告――向上級匯報工作、反映情況、提出意見、報送材料、答復上級詢問時使用的文種，可分為綜合報告和專題報告。
2、報告的文章結構
①標題：要準確點出報告事項。
�、趫蟾嬉龘�(jù)：用簡明扼要的語句交待出全文的主要內容。 ③報告事項
�、芙Y尾
五、會議紀要
1、怎樣撰寫會議紀要
會議紀要――傳達會議議定事項和主要精神，要求個與會單位共同遵守和執(zhí)行的文種，它是將會議研討情況和成果摘要綜合而成。
2、會議紀要的分類
會議紀要可以分為辦公會議紀要、專題會會議紀要、座談會議紀要。
3、會議紀要的文章結構
�、贅祟}：單位名稱+會議名稱+文種；會議名稱+文種
�、谡模�
�、劭偨Y部分
④分述部分
⑤結尾
六、述職報告
1、怎樣撰寫述職報告
述職報告――述職者在被考核過程中，向自己的任命部門和上級領導及職工群眾匯報自己在一個時期內守職、盡責和施政情況的書面報告，是干部考核過程中普遍使用的一種事務文書。
2、述職報告的文章架構
①標題
�、诜Q謂
③正文：
�、荛_頭部分
�、葜黧w部分
�、藿Y尾
�、呗淇�
3、撰寫述職報告要注意以下兩點：
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②語言要恰當、得體
第三章公文寫作技巧
一、公文寫作的基本套路
公文寫作的.基本套路三段式：
1、是什么
2、為什么
3、怎么辦
即：提出問題――分析問題――解決問題
二、要養(yǎng)成打腹稿的習慣
打腹稿的過程就是謀篇和立意的過程：
1、正確領會領導意圖
2、擬定寫作提綱
三、公文寫作怎樣收集材料
公文材料是公文寫作的物資基礎
1、以前的和最近的
2、正面的和反面的
3、點上的和面上的
4、直接的和間接的
四、熟記公文的結構
從公文結構的整體來分析，一般的結構為：
開頭――主體――結尾
五、公文開頭的幾種寫法
公文開頭要開門見山，起句立意、簡潔精煉、富于概括力。
1、根據(jù)式
2、原因式
3、目的式
4、引文式
5、時間式
6、事實式
六、公文結尾的幾種寫法
結尾是對全文的總結，應簡明概括，意盡言止。
1、總結式2、展望式3、號召式4、要求式5、特定式
第四章公司行政公文處理常識
一、行政公文管理和制發(fā)的責任單位
公司總經理辦公室是本公司公文處理的管理部門，對各職能管理處室起草的以公司名義制發(fā)的上行、下行和平行公文進行審核和管理，從政策、格式、行文規(guī)則上把關。未經總經理辦公室審核登記，任何車間和處室均無資格以公司名義制發(fā)公文，沒有法定效力。
二、公文格式
1、公文標題中除法規(guī)、規(guī)章制度類名稱加書名號外，一般不用標點符號。
2、公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。寫在正文之下，成文日期之上。
3、公文除“會議紀要”以外，都應加蓋印章。
4、成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準。
三、發(fā)文辦理
發(fā)文辦理是指公司名義制度公文的全過程，即：
草擬→本處室負責人簽字→會簽→審核→簽發(fā)→登記、批發(fā)文字號→打字→校對→繕印→用印→登記、分發(fā)
※必須明確的幾個問題：
1.引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號
2.公文結構層次序數(shù)
3.應當適用國家法定計量單位
4、公文中的數(shù)字
5、擬制公文
6、裝訂要求
7、公文的版面要求
公文寫作技巧9
規(guī)定的特點。規(guī)定一般來說是具有約束力的，內容具有可操作性和針對性，語言比較明確。
標題的寫法。要素的構成，一種是"發(fā)文機關+事由+文種"，如《第三車間關于節(jié)約用電的規(guī)定》，有時不需要強調發(fā)文單位，直接用"事由+文種"構成標題。
正文。規(guī)定往往采用條款的寫法，一項內容寫一條，每條內容都要寫得簡潔、清晰、具體。開頭條款用"總述"或"總則"說明制定規(guī)定的目的、原則、依據(jù)等。主體部分寫具體的要求事項，語言切記模棱兩可。最后用一到兩條，說明規(guī)定的施行日期、解釋權、適用范圍等對規(guī)定的補充內容。
發(fā)文單位和時間。標題中有發(fā)文單位的'，可不再另注。日期可以在標題之下，也可以在正文之后，與發(fā)文單位共同作為落款。
公文寫作數(shù)字使用規(guī)范
一、總的原則
凡是可以使用阿拉伯數(shù)字而且又很得體的地方，特別是當所表示的數(shù)目比較精確時，均應使用阿拉伯數(shù)字。遇特殊情形，可以靈活變通，但應力求保持相對統(tǒng)一。
二、要求使用阿拉伯數(shù)字的情況
(一)公歷世紀、年代、年、月、日和時刻均使用阿拉伯數(shù)字。年份要寫全數(shù)，不能簡化、省略。例如：公元前18世紀;20世紀80年代;20xx年12月31日;13時40分50秒;20xx年。注意：公文中的成文日期須用阿拉伯數(shù)字。
(二)計數(shù)與計量和統(tǒng)計表中的數(shù)值。如正負整數(shù)、分數(shù)、小數(shù)、百分比、比例等必須使用阿拉伯數(shù)字。例如：20;-25;1/15;1.26;12%;2：4。
(三)代號、代碼和序號。部隊番號、文件編號、證件號碼和其他序號均應用阿拉伯數(shù)字。例如：中國電信〔20xx〕7號文件;37/38次特別快車;期刊號CNll一1000/D;郵發(fā)代號37—1; HP-5100型打印機。
(四)引文標注中版次、卷次、頁碼、除古籍應與所據(jù)版本一致外，一般均應使用阿拉伯數(shù)字。例如：人民出版社20xx年8月第1版，第101頁。
三、要求使用漢字的情況
(一)公文中作為定型的詞、詞組、慣例語、縮略語、具有修辭色彩的詞語中作為詞素須使用漢字。例如：一律;一方面;十滴水;四氧化三鐵;第四季度。
(二)概數(shù)和約數(shù)
1.鄰近的兩個數(shù)字，并列連用表示概數(shù)時，應使用漢字，并且兩個數(shù)字之間不能用頓號隔開。例如：三四天;五六米;七八十歲。
2.帶有"幾"字的數(shù)字表示約數(shù)，必須使用漢字。例如：十幾天;幾十年;一百幾十次。
(三)整數(shù)一至十，如果不是出現(xiàn)在具有統(tǒng)計意義的一組數(shù)字中，也可以用漢字，但要注意照顧到上下文的統(tǒng)一。例如：一個人;四本書;八個百分點。
(四)含有月日，簡稱表示事件、節(jié)日和其他意義的詞組須使用漢字。例如：七七事變;五一國際勞動節(jié);"三農"問題;。
(五)星期幾一律用漢字。
四、可以靈活變通掌握使用的情況
(一)用"多、余、左右、上下、約"等字表示的約數(shù)一般使用漢字。但如果公文中出現(xiàn)一組具有統(tǒng)計和比較意義的數(shù)字，其中既有精確數(shù)字，也有約數(shù)時，為保持公文局部體例上的統(tǒng)一，其約數(shù)也可以使用阿拉伯數(shù)字。
例：省金融學會召開課題調研交流會7次，共收到課題調研文章800余篇，其中有200多篇獲獎。
(二)標題涉及數(shù)字時，可以根據(jù)版面實際需要，靈活使用阿拉伯數(shù)字和漢字數(shù)字。
五、其他需要注意的問題
(一)尾數(shù)有多個零的整數(shù)值的寫法，可改寫為以萬、億作單位。例如：345000000可寫成34500萬或3.45億，但不能寫成3億4千5百萬。
(二)用阿拉伯數(shù)字書寫的數(shù)值不能斷開移行。
(三)用阿拉伯數(shù)字表示數(shù)值的范圍時，使用連接號"—"或波浪式連接號"～"。
(四)公文中的結構層次序數(shù)，要段落分明，前后一致。要求第一層為"一、"，第二層為"(一)"，第三層為"1."，第四層為"(1)"，第五層為"①"。
公文寫作技巧10
一、請示的寫作要求
(一)概念與分類
請示“適用于向上級機關請求指示、批準的事項”。
請示正文一般分為三個部分:①請示的理由。這部分十分重要，它是請示的依據(jù)和出發(fā)點，是能否得到滿意批復的關鍵，一定要充分說明理由。②請示的具體事項及要求。這部分有什么就寫什么，要明確、具體。③結語。一般用“妥否，請批示”等語。
(二)寫作要求
1、請示的理由要充分有力，請示的事項和要求要明確。對請示事項的理由要實事求是，具有說服力，不能虛報。注意行文語言，選用詞語要謙敬、分寸得當，一般不用請馬上、請立即等詞語。
2、請示要一文一事。切忌在一篇請示中同時請示若干個不同性質、不同類別的問題，如在一個請示件中羅列了很多不相關的請示內容，請示的事項無法分清主次緩急，上級機關無從審批或因請示中某一件事不能解決，使得整個請示擱置下來，影響請示事項的及時批復。
3、切忌多頭主送。請示要根據(jù)機關隸屬關系向上級主管機關或主管部門行文，一般只報一個主送機關。如多頭主送，容易造成責任不明，互相推誘，或領導機關的批復不一致。如縣(市)婦聯(lián)向省婦聯(lián)寫請示，同時也讓設區(qū)市婦聯(lián)知悉，則可用抄報的形式。請示不能送領導個人，不抄送下級機關。
4、請示和報告的內容不能混淆。請示與報告是兩個不同的文種，請示適用于向上級機關請求指示、批準;報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問。
(三)請示與報告的區(qū)別請示與報告的相同之處在于它們都是上行文。其區(qū)別是：
(1)行文目的不同。請示需要上級對下級有明確的批復；報告則是下情上達，上級領導機關只作為閱知件，不作答復。
(2)行文時間不同。請示必須事前行文，不允許先斬后奏;報
告可根據(jù)實際情況隨時行文。
(3)行文內容不同。請示主要寫帶有迫切需要上級批示的事項;報告只是匯報事項。請示中可以有報告事項，但報告中不可夾帶有請示事項。在行文過程中請示與報告這兩個文種混用和不分的情況經常發(fā)生。有的該用請示用了報告，有的報告中夾帶請示事項，有的請示件標題用“關于xxx的請示報告”，這都是極不規(guī)范的。
二、報告的寫作要求
(一)概念與分類
報告“適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關
的詢問。”
報告一般分為三部分:一是報告的原由，即為什么寫報告;二是報告的事項，用“現(xiàn)將報告如下：”之類的轉接語引出報告的事實和問題，這部分要突出重點，做到點面結合;三是結束語，可根據(jù)報告內容的不同寫明
報告分為綜合報告、專題報告(情況報告)、隨文報告、答復報告和建議報告。
(1)綜合報告。是下級機關為了使上級機關全面了解下級機關各方面情況，便于上級機關掌握全局，指導工作而寫的公文。綜合報告的主要特點是:匯報的情況和反映的問題比較全面，一般和工作總結結合起來。綜合報告的正文，一般包括報告起因和報告內容兩部分。報告起因即說明為什么要寫報告，報告起因一定要集中、概括、簡要直陳。有時就是幾句話，報告起因與報告內容之間的承上啟下用語，往往用“現(xiàn)將情況報告如下”。報告內容，是報告正文的主體，一般要寫明完成任務、進行工作、處理事情的依據(jù)、過程、措施以及結果、成效與存在的問題，今后的打算與安排。報告正文的結尾用語一般用“特此報告”表述。
(2)專題報告(情況報告)。是為了向上級著重匯報某項工作和某個問題，以使上級了解情況，做出指示而寫的公文。專題報告的顯著特點是，報告的內容專一。專題報告可分為:反映某項工作
及其存在問題，并提出解決問題意見的專題報告;為總結某項工作而形成的經驗性的專題報告;為研究和解決某一問題或工作而召開會議所形成的會議專題報告;工作中有了錯誤，需要向上級機關檢討所形成的檢討性專題報告;對某一事情或某種情況進行周密的調查，在分析研究基礎上形成的調查，專題報告。
各種專題報告的格式大體一致。正文內容，由于專題報告種類不同，在寫法上有所差異。一般說來，專題報告的正文大體包括三部分:一是工作開展情況，二是存在問題及其原因，三是解決問題的意見和辦法。正文開頭一般先詳細敘述新情況產生的緣由、情況和問題等作為“依據(jù)”，然后用“為了”等句式點名主題，再用“現(xiàn)如下”句作為過渡語，轉入分旨部分，提出解決問題的具體措施。
(3)隨文報告。是指報送文件或物件時隨件附文。它的范圍
比較明確，寫法也較簡單，一般只對報送的文件、物件作簡要說明。
(4)答復報告。是被動回答上級詢問的一種隨機性呈報，正文開頭一般先引用上級來文(或領導批示要求、函電)作為“依據(jù)”，然后用“現(xiàn)將報告如下�！币痪潼c明“意圖主旨”兼作過渡語，轉入分旨部分的詳細敘述。答復報告結尾處常用“以上報告如有不妥，請指示”做結語。
(5)建議報告。是主動向上級提出建議要求批轉的一種祈使性上行文，一旦被批轉后，便可作為下行文下發(fā)。正文開頭應先逐一說明本建議的“事實依據(jù)”、“理論依據(jù)”、“目的主旨”和“意圖主旨”等，然后用“具體建議如下”一句過渡語轉入用“一、二、三”序號列項，或用小標題分列的`分旨要素。建議報告的結束語常用“以上報告(建議)如無不妥，請批轉各地各部門執(zhí)行”。
(二)寫作要求
1、重點突出，中心明確，詳略得當，即使是綜合報告，也要重點突出幾個問題，對其他問題簡略帶過。
2、要有分析，不能只羅列現(xiàn)象，要著力揭示問題的實質，分析
發(fā)展趨勢。
3、要注意反映新情況、新問題即報告的內容要有新意，要注
意時效性。
4、內容要真實可靠，實事求是，要一分為二，報喜也要報憂，講成績也要找出差距和不足。
5、注意一文一事，不要夾帶請示事項，簡明扼要，文字精煉。
三、通知的寫作要求
通知“適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員�！�
通知按內容性質和寫作方法不同可分為:①用于頒布行政法規(guī)的公布性通知，②用于批轉下級機關來文的批轉性通知，③用于轉發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關來文的轉發(fā)性通知，④用于對下級機關發(fā)布指示的批示性通知⑤告知一般事項的一般性通知，⑥會議通知。其內容構成一般由“原由”和“具體事項”組成。“原由”要講清目的;“具體事項”的內容要直截了當明確具體，有的很簡短，另起一段寫明所要求的事項即可。
通知的適用范圍廣泛使用頻率高靈活及時不受單位級別限制，無論機關、學校、企業(yè)、部隊、群眾團體都可以使用。同時，它行文簡便、寫法靈活、種類多樣，寫作方式可以不拘一格，長篇、短篇、大事、小事都可以根據(jù)需要制發(fā)通知。
四、總結的寫作要求
總結是對前一階段社會實踐活動進行全面回顧、檢查、分析、評判，從理論認識的高度概括經驗教訓，并從中歸納出某些規(guī)律性的東西，以明確努力方向，促進和指導今后工作的一種公文。
(一)分類和作用
1、總結的分類。依據(jù)不同的劃分標準，總結可以分為若干類。
(1)按內容可分為綜合性總結(全面總結)和專題性總結(經驗總結)。
(2)按性質可分為工作總結、教學總結、學習總結等。
(3)按時間可分為月份總結、季度總結、年度總結等。
2、總結的作用�？偨Y是工作中常用的一種公文，其作用具體
如下:
1、總結是推動工作前進的重要環(huán)節(jié)。任何一項工作，不論是個人或群體去進行，都需要多次反復操作、辛勤勞動才能完成。每一次具體實踐，都有成績與失誤、經驗與教訓。及時總結，就會及時取得經驗教訓，提高認識和工作技能。不斷總結，那么人們對客觀事物的認識也就越來越深刻，知識越來越廣，智慧越來越高，所進行的事業(yè)通過總結才會不斷發(fā)展、前進。
2、總結是尋找工作規(guī)律的重要手段。任何一種事物，都存在著內在聯(lián)系、外部制約，都有它自身的發(fā)展、運動規(guī)律。遵循這些規(guī)律辦事就能順利達到預期的目的，否則就會受到違背規(guī)律的懲罰而招致失敗。而要找尋、發(fā)現(xiàn)客觀規(guī)律，就需要總結。
3、總結是培養(yǎng)、提高工作能力的重要途徑。一個人的工作能力是指這個人能否承擔某項工作氣執(zhí)行某項任務的能力。具體表現(xiàn)有兩個方面:一是專業(yè)知識水平，二是解決、處理實際工作中所遇問題的能力。在實踐中，二者常常是揉合在一起的，相得益彰。運用所學到的知識，處理實際工作中的問題，并不斷總結經驗的過程，就是工作能力不斷提高的過程。因此，總結是提高工作能力的重要手段。
4、總結是團結群眾，爭取領導支持的好渠道。一項工作任務完成之后，必須進行總結�？偨Y能全面深入地回顧、檢查，對成績與不足、成功與失敗、經驗與教訓，實事求是地做出正確評價，使大家認識統(tǒng)一。這樣的總結群眾心服口服，把群眾最大限度地團結起來。同時，通過總結把成績、經驗、問題和今后的努力方向等向領導匯報，能引起領導重視，爭取領導的更大的支持和指導。
(二)格式與內容
總結包括標題、導語、正文和落款四部分。
1、標題。標題寫法有兩種:一種是類似公文式的標題，由“機關名稱+時間+事由+文種”構成，例如(xx市婦聯(lián)20xx年度巾帽英雄創(chuàng)建工作總結);或由“時間十事由+文種”構成，例如(20xx年度春蕾行動計劃情況工作總結);由“事由十文種”構成等。另一種是新聞式標題，這種標題側重在經驗總結上，由引題、正題和副題構成，它要求切實有力地反映出總結的內容和特點。
2、導語。導語是總結的開頭部分。一般是概述基本情況，包括交代總結所涉及的時間、地點、機關和背景;概述基本經驗、點明中心思想、引用數(shù)據(jù)、主要成就或問題等。導語要求緊扣中心，簡潔精練，有吸引力。
3、正文。正文是總結的主要內容，這一部分一般要寫明以下幾個問題:
(1)工作情況。即進行了哪些工作采取了哪些措施、方法和步驟，有哪些效果，取得了什么成績。
(2)經驗和體會。即工作中哪些做法是成功的，取得成績的主客觀因素是什么。這部分是總結的重點，在全文中占主導地位，寫時要注意主次和詳略，注意把感性認識上升到理性認識的高度。
(3)問題和教訓。即工作中遇到哪些問題，給工作帶來哪些損失和影響。這部分著重分析問題、教訓的存在以及產生的主客觀原因。如果是著重反映問題的總結，則應把問題和教訓當作重點來寫。
(4)今后的打算和努力方向。即針對工作中存在的問題，提出切實有效的改進措施，提出一些新的奮斗目標，以表示決心，展望前景，鼓舞斗志。
4、落款�？偨Y的落款包括署名和日期。機關總結的署名，一般不放在落款處，而寫在標題中或標題下。有的總結隨文發(fā)送，所以總結上不署名。個人總結署名，一般寫于正文后的右下方。
公文寫作技巧11
培訓目的：使受訓人員了解公文的基本特點和一般格式，掌握常用快速的寫作方法及其變化提高日常公文的寫作能力。
培訓內容：
1、公文的概念
2、日常公文的分類
3、公文擬寫的步驟與方法
4、電子公文
5、公文范例
6、嘗試寫作
.課程長度：6時
.培訓方式：講解法+范文欣賞+模擬練習
.教材內容：
引言
在科學技術突飛猛進，經濟競爭日趨激烈，人類社會快步走向信息時代的今天，公文在為黨政機關、人民團體和企事業(yè)單位實施領導、處理公務、溝通信息、聯(lián)系事務、傳達企業(yè)決策中發(fā)揮著越來越重要的作用，公文的寫作也正在從舊模式中解放出來，逐步走向科學化、規(guī)范化、制度化。
什么是公文？
所謂公文，它是公務文書的簡稱，它是國家機關在行政管理過程中為處理公務而按規(guī)定格式制作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。
在各類企業(yè)中，所指的公文一般為商務公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結、市場調查報告、說明等
公文擬寫的步驟與方法
公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。
公文的擬寫通常按以下步驟進行：
一、 明確發(fā)文主旨
任何一份公文都是根據(jù)工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚 發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項內容：
1、文件的中心內容是什么？比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協(xié)助事項；再如請求事項，擬請上級機關答復或解決問題等。
2、根據(jù)文件內容，準備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規(guī)定性質的通知等。
3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。
4、明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關貫徹執(zhí)行，還是參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等。
總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草。
二、收集有關資料，進行調查研究
發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調查研究當然，這也要根據(jù)具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關材料和進行進一步調查研究工作。
怎樣為擬寫公文搜集材料和進行調查研究呢？一是收集和閱讀有關的文字材料；二是到實際當中搜集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關先進企業(yè)的同類工作計劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務上級要求等。
總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經過分析思考產生一個認識的飛躍。
三、擬出提綱，安排結構
在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。
擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。
四、落筆起草、擬寫正文
結構安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：
1、 要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統(tǒng)帥材料，使材料來為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統(tǒng)一。
在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖，特別是情況匯報、工作匯報介紹。
2、 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。
五、反復檢查，認真修改
初稿寫出后，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反復修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能通過。
1、 關于主題的修改�？粗黝}是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。
2、 關于觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。
3、 關于材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。
4、 關于結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。
5、 關于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規(guī)范的字及標點符號。
修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。
幾種常用的商務公文
請示
請示是下級向上級請求決斷、指示或批準事項所使用的呈批性公文。
請示的特點
一、針對性。只有本單位權限范圍內無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用"請示"行文。請示上級給予指示、決斷或答復、批準。因而"請示"具有很強的針對性。
二、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領導對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的"批復"回文。
三、單一性。請示應一文一事，一般只寫一個受文領導，即使需要同時呈送其他領導，也只能用抄送形式。
四、時效性。請示是針對本單位當前工作中出現(xiàn)的情況和問題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時發(fā)出，就會使問題得以及時解決。
請示的分類
根據(jù)內容、性質的不同，請示分為以下三種：
一、 請求指示性請示。
二、 請求批準性請示。
三、 請求批轉性請示。
請示的結構、內容和寫法
請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫法如下：
一、 首部。主要包括標題和主送機關兩個項目內容。
1、 標題。請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發(fā)文機關名稱、事由和文種構成。如《***組關于********的請示》；另一種是由事和文種構成，如《關于*******的請示》
2、 受文領導。每份請示只能寫一個受文領導，不能多頭請示。
二、 正文，其結構一般由開頭、主體、結語構成。
1、 開頭。主要交代請示的理由。
2、 主題。主要說明請示事項，它是向上級機關提出的具體請求，這部分內容要單一，只宜請求一件事。
3、 結語。另起一段，其習慣用語有"當否，請批示"、"妥否、請批復"、"以上請示，請予審批"、"以上請示，呈請核準"或"以上請示如無不妥，請批轉各部門予以執(zhí)行"。
三、 尾部，其主要結構為落款與成文時間兩部分。
請示應注意的問題
一、 一文一事的'原則。
二、 材料真實，不要為得到領導批準而虛構情況。
三、 理由充分，請示事項明確。
四、 語氣平實、懇切，以引起上級的重視。
報告
報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復詢問的陳述性上行公文。
"報告"是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內容，以概括敘述為主要的表達方式。"報告"是行政公文中的上行文種，撰寫"報告"的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支持，為上級機關處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據(jù)。"下情上達"是制發(fā)報告的目的。所以報告的內容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。
報告的特點：
一、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直
接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區(qū)別之一。
二、報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關批轉到有關部門貫徹執(zhí)行，報告一經批準，便作為批轉文件的附件下發(fā)，其權威性依賴或附屬于批轉機關。
三、報告在內容上不像"請示"那樣有"一文一事"的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較復雜。
四、報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯(lián)系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關必須履行的一項工作制度。
報告的種類
報告從種類與內容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告、例行工作報告。
寫法
報告的結構一般由標題、受文領導、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法
一、 匯報性報告
匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：
1、 綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內容大體包括工作進展情況，成績或問題，經驗或教訓以及對今后工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。
2、 專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。
二、 答復性報告
這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問 什么答什么，不涉及詢問以外的問題或情況。
三、 呈報性報告
呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關的事宜。
四、 例行工作報告
例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務報告、費用 支出報告等。
公告
公告是用于對企業(yè)內、外宣布重要事項的公文。
公告的寫法
公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔明快。
一、 標題。
公告標題有三種：一種是完全標題，包括發(fā)文機關、事由、文種；二是發(fā)文機關和文種 以上兩項，多用于政府機關；有的只有文種，如《公告》，標題之下，有時可依公告單獨編號。
二、 正文
正文一般由主旨與說明構成。
主旨單獨成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內容。
說明寫出公告依據(jù)、公告事項。結尾一般用"特此公告"作為結語。
三、 落款及日期
公告日期有的標注在標題下方，也可以注在公告結尾處。重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外，還應標明發(fā)文地點。
會議紀要
會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用于各機關、企事業(yè)單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。
會議紀要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統(tǒng)一認識，會后全面如實的進行傳達組織開展工作的依據(jù)。同時"會議紀要"是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進行交流的作用。
會議紀要的寫法
會議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：
一、 首部。這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內容。會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的。如《*****公司******會議紀要》。
二、 正文。會議紀要正文結構由前言、主體兩部分組成。
1、 前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。
2、 主體。它是會議機要的核心內容，主要記載會議情況和會議結果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準確的表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。
三、 尾部。包括署名和成文時間兩項內容。
電子公文
隨著網絡化的發(fā)展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統(tǒng)的辦公模式正在發(fā)生著革命性的變化，但現(xiàn)在國內缺少實現(xiàn)網上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業(yè)的辦公方式還無法真正實現(xiàn)無紙化。
電子公文的寫法
電子公文主要由主題、事項或附件落款組成。
一、 收件單位/人
二、 抄送單位/人
三、 主題。相當與公文的標題，如《關于***請示》、《關于****報告》。
四、 事項。公文的主要內容，包括發(fā)文目的，事項等（與日常公文協(xié)作方法一致），若提供相關文件或報告等，可以附件方式發(fā)送（注明）。
五、 落款。署名及成文時間
遞交程序以遞交直屬領導為宜。
公文寫作技巧12
1、選擇好文種
與其他文章相比，公文有特定的制發(fā)主體、閱讀對象、內容、格式和語言，因此，選擇合適的公文文種是寫好公文的第一步。一般而言，選擇什么樣的公文文種，應當根據(jù)行文目的、發(fā)文的職權、發(fā)文與收文機關的關系來確定，注意把握三點要求。一是選擇法定文種。20xx年4月，中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《黨政機關公文處理工作條例》，合并統(tǒng)一了黨政機關常用公文文種，包括決議、決定、命令、公報等共15種，公文寫作必須選擇法定的文種，如陳述情況、匯報工作應用"報告"，要求上級給予批復要用"請示"，弄清楚每個文種的特點和作用，做到文種選擇不生造、不濫用、不錯用。二是注重唯一性。每一份公文只能選用一個文種，決不允許出現(xiàn)兩個及以上文種并用的情況。三是遵守行文規(guī)則。每個文種都有明確的格式和起草、管理要求，嚴格遵守行文規(guī)則，公文才能發(fā)揮應有效力。
2、把握好"意圖"
公文寫作，在上傳下達、部署工作、協(xié)助決策、解決問題上有不可替代的作用，說到底就是要實現(xiàn)以文輔政的目的，因此公文行文上必須把握意圖。一要準確定位。寫作公文之前要把握行文目的或發(fā)文行政意圖，弄清閱文對象的具體情況，把自己擺到制發(fā)公文的主體位置上，圍繞主題內容提煉觀點，遵循文種既定格式行文，旗幟鮮明地表明支持什么、反對什么，明確具體指出該做什么、不能做什么，切忌模棱兩可、含糊其辭。二要出以公心。需要明確的是，即便有的公文是以領導署名發(fā)出，但也代表的是發(fā)文機關領導集體的意圖，就要詳細了解領導的意圖、聽取行文的要求，不摻雜個人喜惡，要站在領導的角度，從工作大局出發(fā)，來認識形勢、分析問題、提出對策，高屋建瓴、掌控全局。
3、謀好篇布好局
一篇優(yōu)秀的公文，必須把想說的話說深說透、把想表述的'問題點到點準、把帶有規(guī)律性和根本性的東西揭示出來，既不能浮光掠影，也不能淺嘗輒止。做到這點，關鍵要在謀篇布局上下功夫。一是"有物"，就公文寫作而言，是指要素齊全、內容豐富，沒有缺項漏項，這就要求在日常工作中一重學習積累，二重調查研究，既讀書破萬卷，又躬行求真知。二是"有序"，即總體構架的序列安排，要求層次清晰、條理清楚，在公文寫作中，不論是以并列、遞進、分合、因果、邏輯等關系中的任何一種展開行文，都必須聚焦到認識問題、研究問題、解決問題上來，客觀辯證地看問題，透過現(xiàn)象分析本質，抓住重點、把握難點、明確關鍵點，合理安排行文順序，表述詳略疏密恰當。
4、語言表述"精煉得體"
制發(fā)公文是為了解決公務中的各種實際問題，公文發(fā)揮實效，其語言表述就必須符合文體特性。一是準確，要客觀真實地反映問題，做到表述合意、辭意相符，語言表述上既要符合語法規(guī)范，也要注重表意分寸，突出針對性。二是簡明，公文寫作要開門見山、言簡意賅，一針見血指出問題，抓住關鍵和要害，摒棄大話、空話、套話，集中筆墨講清楚該說的、必須說的問題。三是樸實，公文寫作講求平易樸實、通俗易懂，忌用過多的華麗辭藻展現(xiàn)文采，不宜使用抒情方式表達情感，平鋪直敘講問題、說明議論作補充，寫準確、寫到位。四是得體，每一種公文類別均有各自的行文對象和作用，故語言表述也不同，要把握好性質、作用等特點，按需行文，恰到好處。例如，上行文多用于工作匯報，突出請示性；下行文多用于發(fā)號施令或部署工作，強調指令性；平行文常用于工作溝通交流，注重協(xié)商性。
5、修正定稿"精雕細琢"
俗話說，文章不厭千回改。好文章都是改出來的，善作不如善改。公文從寫作到定稿，絕不可能一蹴而就。公文擬好報送領導審閱之前，擬稿者至少得進行"三改"。一改內容，反復閱讀推敲，審閱內容主題是否突出、觀點是否正確、材料是否詳實、論證是否準確等，注重把握內容上政治性、政策性的要求。二改篇幅，能文者惜墨，公文尤其注重簡潔明了、直截了當，當刪繁就簡，力戒冗雜。三改敘述，既檢閱結構是否符合邏輯、過渡銜接是否順暢，又檢查文字表述不規(guī)范、不準確、不通順的地方。尤其要注意的是，抄襲是寫作大忌，公文寫作必須摒棄照抄照搬、順手牽羊、改頭換面等"小伎倆"，老老實實地寫、認認真真地寫。
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