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公司印章管理標準
公司印章管理標準
范圍
本標準規(guī)定了公司總部印章的刻制、印章的啟用（更換）、作廢、印章的保管、印章的使用等要求。
本標準適用于公司總部各部門及所屬單位的印章管理工作。
規(guī)范性引用文件
無
術(shù)語和定義
下列術(shù)語和定義適用于本標準。
印章
本標準所提及的印章是指公司公章、人名章、部門名章以及公司各類業(yè)務專用章。
公司公章
是指公司處理內(nèi)外部事務的印鑒，包括公司法定名稱章（簡稱公司名章）、公司董事會印章和公司黨委印章。
人名章
是指有法定效力的公司法定代表人名章。
部門名章
是指冠以公司部門名稱的印章。
公司業(yè)務專用章
是指用于公司對外開展各類具體業(yè)務時使用的印章，業(yè)務專用章只用于該章所標示的具體業(yè)務。
電子印章
電子印章技術(shù)以先進的數(shù)字技術(shù)模擬傳統(tǒng)實物印章，其管理、使用方式符合實物印章的習慣和體驗，其加蓋的電子文件具有與實物印章相同的外觀、相同的有效性。
職責
公司領(lǐng)導
負責對重要用章事宜的審批。
印章的管理和使用部門
綜合管理部
負責公司總部各部門的印章啟用（更換）、刻制、作廢管理。
負責公司公章（包括公司名章、公司董事會印章和公司黨委印章）的使用管理。
負責公司法定代表人名章（用于經(jīng)法定代表人授權(quán)后的相關(guān)業(yè)務工作）的使用管理。
負責公司合同專用章的使用管理。
負責機關(guān)財務專用章、發(fā)票專用章和用于本部門業(yè)務的法定代表人名章的使用管理。
負責對公司總部、各單位各類印章和公司法定代表人名章使用管理的監(jiān)督、檢查、考核。
紀委監(jiān)察部
負責內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司紀委監(jiān)察部名章的使用管理。
工會
負責內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司工會各類印章的使用管理。
財務資產(chǎn)部
負責公司財務專用章和用于本部門業(yè)務的法定代表人名章的使用管理。
人力資源部
負責公司人力資源部各業(yè)務專用章和用于本部門業(yè)務的法定代表人名章的使用管理。
住房資金管理中心
負責住房資金管理各業(yè)務專用章的使用管理。
總部各部門
負責本部門名章的使用管理。
所屬各單位
負責本單位各類印章的使用管理。
管理活動的方法和內(nèi)容
本標準所依據(jù)的流程
本標準所依據(jù)的包括：
Q/ND 21501 06-LC 01-2016 公司公章使用審批流程（附錄圖A.1）；
Q/ND 21501 06-LC 02-2016 公司法定代表人名章使用（工程項目相關(guān)業(yè)務）審批流程（附錄圖A.2）；
Q/ND 21501 06-LC 03-2016 印章啟用（更換）作廢流程（附錄圖A.3）。
印章刻制
公司所有印章的刻制均由綜合管理部負責。公司公章、公司法定代表人名章、公司各類業(yè)務專用章需經(jīng)當?shù)毓矙C關(guān)核準備案，到指定單位刻制。公司各部門名章需到公安機關(guān)指定單位刻制。印章的規(guī)格、樣式按照國家相關(guān)規(guī)定和標準執(zhí)行。
因業(yè)務需要、機構(gòu)變動、印章磨損等原因需要刻制印章時，由使用部門提出申請，填寫《內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章刻制審批單》（附錄表B.1），經(jīng)使用部門領(lǐng)導同意簽字，送綜合管理部負責人審核，必要時經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批后，由綜合管理部統(tǒng)一刻制。
各部門不得擅自刻制印章。
印章的啟用（更換）、作廢
印章啟用、作廢時，需由印章的管理和使用部門下發(fā)啟用、作廢通知，明確啟用日期、主送單位、啟用印模，更換印章的需同時附作廢印模，業(yè)務專用章啟用、作廢通知需抄送業(yè)務相關(guān)單位并告知本單位業(yè)務相關(guān)部門。
各部門應在印章啟用、作廢通知發(fā)布的五個工作日內(nèi)將作廢的印章交由綜合管理部封存。綜合管理部對交回的公司公章、公司法定代表人名章、公司各類業(yè)務專用章要登記造冊，并于十五日內(nèi)交回備案或批準刻制的公安機關(guān)；對交回的部門名章移交檔案部門存檔。
人名章按其干部任免規(guī)定時間啟用、廢止。
印章保管
各印章的管理和使用部門必須按相應管理職責設(shè)專人保管印章。
印章保管必須安全可靠，必要時須配備保險箱等硬件設(shè)施。
印章保管人不得將印章隨意放置，使用后和下班前查看是否已將印章妥善存放。
印章保管人如因請假、休假等原因不在崗時，需指定其他人員代管印章，印章保管人與代管人交接工作時應說明注意事項，并填寫《內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章管理交接單》（附錄表B.2）。
印章保管人離職或調(diào)離工作崗位后，必須將印章管理工作全部交接，并填寫《內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章管理交接單》（附錄表B.2）。
印章不得轉(zhuǎn)借，一般不得帶離保管場所，如需帶出應在《內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章使用登記審批表》（附錄表B.3）注明外出使用，同時由印章攜帶人填寫《內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章外出使用登記審批表》（附錄表B.4）。印章攜帶人應妥善保管印章，辦理完畢后應立即返回。
公司公章、公司法定代表人名章、公司各類業(yè)務專用章丟失時，應及時向上級主管部門書面報告，并立即公告印章作廢，同時通知當?shù)毓矙C關(guān)和業(yè)務相關(guān)單位，按上述規(guī)定重新履行印章刻制手續(xù)。其他印章丟失時，應立即公告印章作廢，按上述規(guī)定重新履行印章刻制手續(xù)。
印章使用
印章使用總體原則
貫徹“一口對外”的原則，凡以公司名義對外聯(lián)系的事宜，必須使用公司公章或公司各類業(yè)務專用章。
印章的管理和使用部門應嚴格把關(guān)用印事宜，遵循使用審批流程，逐級審批后方可用章。對用印手續(xù)不全的，堅決不予用印。
內(nèi)蒙給電力（集團）有限責任公司紀委監(jiān)察部名章的管理和使用可參照本標準制定相應管理規(guī)范。
內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司工會名章、法定代表人名章、財務專用章的管理和使用可參照本標準制定相應管理規(guī)范。
公司公章的使用
公司名章
公司發(fā)文加蓋公司名章。
凡需加蓋公司名章的材料，需填寫《內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章使用登記審批表》（附錄表B.3），經(jīng)主辦部門（單位）、業(yè)務相關(guān)部門負責人簽字確認，綜合管理部負責人審核，必要時送公司領(lǐng)導審批后用印，并由印章保管人登記并留存審批資料。
凡在介紹信上加蓋印章時，需經(jīng)介紹信使用部門、單位負責人批準，綜合管理部負責人同意，必要時填寫《內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章使用登記審批表》（附錄表B.3）后，方可在介紹信上加蓋印章。
一般不得在介紹信、便函、材料證明等空白紙頁上加蓋印章。如需加蓋須在《內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章使用登記審批表》（附錄表B.3）上特別注明加蓋原因，并經(jīng)綜合管理部負責人審核，必要時請示公司領(lǐng)導后方可用印。
蓋章材料必須與審批表上登記內(nèi)容一一對應，并嚴格按照印章使用范圍用印。已加蓋公司名章需替換的材料，需附情況說明，必要時重新履行印章使用審批流程，并將原加蓋印章的材料交回后，方可用印。
凡公司總部職工個人因私出境、出國等相關(guān)證明材料需加蓋公司名章的，需填寫《內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章使用登記審批表》（附錄表B.3），經(jīng)本部門領(lǐng)導審核，公司廠局級領(lǐng)導人員和總部部門及掛靠單位處（科）級管理人員（含四、五級職員和相應退二線人員）由公司組織部、干部管理部登記備案用章事宜，公司總部、掛靠單位處（科）級以下職工因私出國（境）由人力資源部登記備案用章事宜，經(jīng)綜合管理部負責人審核后用印，并由印章保管人登記并留存審批資料。
辦理授權(quán)委托相關(guān)業(yè)務需加蓋公司名章的，需在公司法律事務信息系統(tǒng)中履行授權(quán)委托審批流程，由法定代表人簽字確認后，方可加蓋。
除對外投資、擔保類合同經(jīng)法律事務室審批后可加蓋公司名章外，其他合同不得加蓋公司名章。
公司董事會印章
董事會發(fā)文、董事會決議、董事會履行所出資企業(yè)章程中規(guī)定的股東職權(quán)相關(guān)文書，需經(jīng)董事長審批，綜合管理部負責人審核后加蓋公司董事會印章。
公司黨委印章
公司黨委發(fā)文加蓋公司黨委印章。
凡需加蓋公司黨委印章的材料，需填寫《內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章使用登記審批表》（附錄表B.3），經(jīng)主辦部門、業(yè)務相關(guān)部門領(lǐng)導簽字確認，綜合管理部負責人審核，必要時送公司主要領(lǐng)導審批后用印，并由印章保管人登記并留存審批資料。
公司法定代表人名章
如遇法定代表人外出等特殊情況，可經(jīng)法定代表人對相關(guān)工作事項進行口頭授權(quán)后，由綜合管理部負責人審核，登記備案后加蓋。
涉及工程備案等業(yè)務需加蓋公司法定代表人名章的，需由工程項目相關(guān)業(yè)務主管部門填寫《XX工程備案申請表法人簽字表單》（附錄表B.5）并附上相關(guān)證明文件及材料，經(jīng)相關(guān)部門負責人簽字確認，法定代表人審批后加蓋印章。
公司財務資產(chǎn)部使用的法定代表人名章，是按照有關(guān)法律法規(guī)授權(quán)取得，是內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司銀行賬戶預留印鑒（主要用于賬戶開立、撤銷、變更、日常對賬及銀行柜臺業(yè)務）、支票簽發(fā)、承兌匯票背書以及公司收付款業(yè)務等的使用。由財務資產(chǎn)部制定相應管理規(guī)范，嚴格按照有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定管理使用。
公司人力資源部使用的法定代表人名章，是按照有關(guān)法律法規(guī)授權(quán)取得，是內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司養(yǎng)老保險基金委員會以及內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司企業(yè)年金管理委員會銀行賬戶預留印鑒（主要用于賬戶開立、撤銷、變更、日常對賬及銀行柜臺業(yè)務）、支票簽發(fā)以及該賬戶下的收付款業(yè)務等的使用。由人力資源部制定相應管理規(guī)范，嚴格按照有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定管理使用。
公司綜合管理部機關(guān)財務處使用的法定代表人名章，是按照有關(guān)法律法規(guī)授權(quán)取得，是內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司機關(guān)財務部銀行賬戶預留印鑒（主要用于賬戶開立、撤銷、變更、日常對賬及銀行柜臺業(yè)務）、支票簽發(fā)以及公司收付款等業(yè)務的使用。由綜合管理部制定相應管理規(guī)范，嚴格按照有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定管理使用。
各法定代表人名章管理和使用部門需將授權(quán)委托書復印件及法定代表人名章印模交綜合管理部備案。
公司業(yè)務專用章
公司各類業(yè)務專用章，由印章的管理和使用部門制定相應管理規(guī)范，建立逐級審批流程，涉及一般業(yè)務事項需加蓋印章的，需經(jīng)部門負責人審核后用��；涉及公司重大業(yè)務事項需加蓋印章的，需逐級審核，經(jīng)公司分管、主要領(lǐng)導審批后用印。
凡以公司名義簽署的各類對外協(xié)議、合同，應使用公司合同專用章，并在履行法律事務信息系統(tǒng)相應審批流程后加蓋。
部門名章
部門名章僅適用于以本部門名義印發(fā)的文件以及本部門與其他業(yè)務相關(guān)部門、系統(tǒng)各單位工作聯(lián)系等事宜。
部門名章一般不得用于對外簽訂協(xié)議、合同，不得用于對外提供擔保、承諾和開展經(jīng)營活動，不得用于對外回復、答復公司生產(chǎn)經(jīng)營管理等事宜。
部門名章均由各部門自行管理，各部門需根據(jù)本標準制定本部門印章管理標準。
電子印章的使用
電子印章使用管理流程與其對應的實物印章一致。
印章使用考核
各部門、單位必須嚴格遵守本標準所規(guī)定事項，公司綜合管理部將按照業(yè)績考核細則考核各部門、單位執(zhí)行情況。
檢查與評價
電力公司綜合管理部對本標準規(guī)定的管理活動進行檢查，并對表1所列的指標進行系統(tǒng)性評價，依據(jù)評價結(jié)果提出考核意見，各部門、單位負責對本部門、單位內(nèi)部進行指標評價。
評價項目與指標
序號
評價項目
評價指標
責任部門
評價部門
1
嚴格程序、規(guī)范用印情況
差錯次數(shù)
印信保管人
相關(guān)部門（單位）負責人
2
用印登記和用印臺賬使用情況
臺賬完整率
印信保管人
相關(guān)部門（單位）負責人
3
印章廢止、啟用情況
在規(guī)定時限內(nèi)完成相關(guān)手續(xù)
綜合管理部
和相關(guān)部門
分管領(lǐng)導
報告和記錄
表2給出了執(zhí)行本標準形成的報告和記錄
報告和記錄
序號
名稱
填寫部門
保存地點
保存期限
1
內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章刻制審批單
相關(guān)部門（單位）、
綜合管理部
綜合管理部
長期
2
內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章管理交接單
綜合管理部
綜合管理部
長期
3
內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章外出使用登記審批表
綜合管理部
綜合管理部
長期
4
內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章使用登記審批表
相關(guān)部門（單位）、
綜合管理部
綜合管理部
長期
5
XX工程備案申請表法人簽字表單
相關(guān)部門（單位）
綜合管理部
長期
*附件見文件
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