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文檔管理制度

時間:2022-08-08 18:07:07 規(guī)章制度 我要投稿
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文檔管理制度

  文檔管理制度(一)

文檔管理制度

  一、總則

  1、技術文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障,公司的技術文件屬于公司所有。

  2、為規(guī)范本公司技術文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內容,確保技術文件的正確性及實施有效的管理,特制訂本制度。

  3、適用范圍:適用于本廠的技術文件的管理。

  二、技術文件的編制

  1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料 。

  具體包括:

  1)開發(fā)計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發(fā)計劃書、檢驗要求。

  2)開發(fā)設計階段:原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

  3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

  4)產品維護階段:設計開發(fā)總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

  2、技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規(guī)定要求。

  3、技術文件由技術開發(fā)部等相對應部門編制,各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

  三、技術文件的提交

  1、在產品開發(fā)的整個周期中,設計人員必須按照技術文件規(guī)范認真進行各項文件的編寫工作,以保證技術文件的完整性。

  2、在產品開發(fā)的各個階段,設計人員都必須按時提交設計文件,并保存在公司的服務器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后,設計人員都必須重新提交文件,以便更新服務器中的文件,保證開發(fā)工作的可靠性。

  3、設計文件的提交以starteam為準,設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

  4、對于已提交的文件,任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

  四、技術文件的歸檔

  1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準;技術文件的編制必須嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。

  2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期,設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。

  3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中,紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。

  4、各類歸檔文件經確認無誤并且簽署完畢后,方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。

  5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽,標簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號、簽署信息等。

  6、歸檔文件時,須填寫<設計項目歸檔資料 清單>,并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗,檢驗合格后方可給予存檔。

  五、技術文件的借閱

  1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件,不得非法保持不具權限的文件。

  2、若因工作需要,須借閱技術文件,則需報相關領導批準,并填寫<借閱登記表>,然后方可通過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

  3、對于借閱的文件,不得私自打印、傳閱,不得泄露借閱文件的秘密。

  4、如有特殊情況需要將文件轉與他人或攜帶外出時,須經相關領導批準。

  5、文件閱覽之后,須在相關人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件,并補充完整<借閱文件記錄表>。

  六、責任 追究

  各部門應嚴格遵守上述規(guī)定,若因不遵守上述規(guī)定而遺失 或者泄漏公司的技術文件,公司將根據有關保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內部記過處罰,情節(jié)嚴重者公司將保留追究法律責任 的權利。

  文檔管理制度(二)

  一、總則

  第一條 為減少發(fā)文數量,提高辦文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,結合公司的實際情況,特制訂本制度。

  第二條 文件管理內容主要包括:上級函、電、來文,公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關方函、電、來文。

  二、收文的管理

  第三條 公文的簽收:

  凡來公司公啟文件(除領導訂啟的外)均由辦公室收發(fā)員登記簽收

  第四條 公文的編號保管:

  1、 辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應及時附上"外來文件流單",并分類登記編號、保管。

  2、公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室 收發(fā)員進行登記編號保管,不得個人保存。

  第五條 公文的閱批與分轉。

  1、凡正式文件均需由辦公室主任根據文件內容和性質閱簽后,由收發(fā)員分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司領導親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。

  2、一般函、電、單據等,分別由辦公室 收發(fā)員直接分轉處理。

  3、為加速文件運轉,辦公室收發(fā)員應在當天將文件送到公司領導和承辦部門,如關系到兩個以上業(yè)務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

  第六條 文件的傳閱與催辦。

  1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

  2、閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交辦公室,切忌橫傳,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見",辦公室收發(fā)員應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

  3、辦公室收發(fā)員對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如確系工作需要備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉,以防丟失。

  三、發(fā)文的管理

  第七條 發(fā)文的規(guī)定:公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負責。

  第八條 發(fā)文的范圍:

  1、凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。

  2、下發(fā)文件主要用于:(1)公布規(guī)章制度;(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件;(3)公布體制機構變動或干部任免事項;(4)公布重大經營管理、技術、生活福利等工作的決定;(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報;(6)其他有關重大事項;

  3、上行文件主要用于:(1)對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定;外發(fā)文主要用于:(2)同相關單位聯系有關重大經營管理、技術、人事、物資供應等事宜。

  4、在日常經營管理、技術工作中,有關圖紙、技術文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經分管公司領導批準后,由相關業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。

  5、各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,可以各業(yè)務部門名義發(fā)會議紀要。

  6、各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯系,可用各部門的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)不用公司名義發(fā)文。

  四、發(fā)文程序與要求

  第九條 發(fā)文程序規(guī)定:

  1、各部門需要發(fā)文,應事先向辦公室提出申請;擬搞人應填寫《發(fā)文擬稿單》,并詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、標定日期;

  2、草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。

  3、 辦公室對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿;

  4、經辦公室審查修改后的文稿,送主管領導核稿(對文稿內容、質量負責);

  5、對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬搞部門重新整理清楚;

  6、需經會簽的文稿,由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽;

  7、經領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打;

  8、文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名;

  9、文件打字后,由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實情況。

  五、文件的借閱和清退

  第十條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需經本部門負責人同意后辦公室方可借閱。

  第十一條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。(www.qkfawen.com)任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。

  第十二條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

  六、文件的立卷與歸檔

  第十三條 文件的歸檔范圍:

  以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負責歸檔;其它部門日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務部門負責立卷歸檔。

  第十四條 立卷要求

  1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。

  2、立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

  3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。

  4、上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交,清單一式兩份。(交接部門各留存一份備查)。

  七、文件的銷毀

  第十五條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,辦公室應定期清理造冊,辦理銷毀手續(xù)。

  文檔管理制度(三)

  1、負責收發(fā)、保管監(jiān)理工作中的往來文件、通知、報告,整理會議記錄;

  2、收集所監(jiān)理工程的技術資料,并按要求分類、編號、登記、保管;

  3、負責接收業(yè)主提供的圖紙、資料,并及時發(fā)給各專業(yè)監(jiān)理工程師;

  4、工程竣工后,做好項目監(jiān)理檔案資料的整理、歸檔工作;

  5、認真做好計算機操作、文印及信息傳遞工作;

  6、完成領導安排的其它工作。

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