大學(xué)電子文件歸檔及管理辦法

　　大學(xué)電子文件歸檔及管理辦法
　　
　　第一條　為規(guī)范我校電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效適用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《廣東省電子文件管理暫行辦法》等有關(guān)法律法規(guī)的精神，制定本辦法。
　　
　　第二條　本辦法所稱電子文件，是指通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。
　　
　　第三條　機關(guān)各處室、院（系、部）等單位和部門應(yīng)建立電子文件歸檔制度，指定專人（一般為單位或部門兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用工作納入單位（部門）文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。
　　
　　第四條　凡有保存價值的電子文件，文件形成單位（部門）均必須歸檔。電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分，參照紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
　　
　　第五條　電子文件的收集與積累要求
　　
　�。�1）收集時應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT、DOC為通用格式；
　　
　�。�2）對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；
　　
　　（3）對用計算機輔助設(shè)計或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)；
　　
　　（4）對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制成的文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式；
　　
　�。�5）對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式；
　　
　　（6）對用通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時應(yīng)連同專用軟件一并收集。
　　
　　第六條　電子文件歸檔的基本要求
　　
　�。�1）電子文件應(yīng)按照本單位（部門）紙質(zhì)文件的分類方案和整理方法進行分類、整理，下載到耐久性的載體上（推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：(www.qkfawen.com)只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體）；
　　
　�。�2）存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)；
　　
　�。�3）電子文件歸檔時，應(yīng)同時填寫《電子文件登記表》，與相應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。
　　
　�。�4）歸檔完畢，電子文件形成單位（部門）應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。
　　
　　第七條　歸檔電子文件移交前，文件形成單位（部門）必須認(rèn)真檢測電子文件，并填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》。登記表一式兩份，一份隨電子文件移交給綜合檔案室，一份由電子文件形成單位（部門）保存。
　　
　　第八條　電子文件的檢驗應(yīng)包括以下項目
　　
　�。�1）載體有無劃痕、是否清潔；
　　
　�。�2）有無病毒；
　　
　�。�3）核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗和審核手續(xù)；
　　
　�。�4）核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；
　　
　�。�5）對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。
　　
　　第九條　綜合檔案室應(yīng)按照檢驗要求對移交電子文件逐一驗收，對檢驗不合格者，應(yīng)退回形成單位（部門）重新制作。
　　
　　第十條　移交綜合檔案室的電子文件應(yīng)一式兩套，一套封存保管，一套提供利用。
　　
　　第十一條　歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：
　　
　　（1）歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；
　　
　�。�2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；
　　
　　（3）存放時應(yīng)防磁、防光、防潮、防有害氣體；
　　
　�。�4）環(huán)境溫度控制范圍為17℃-20℃，相對濕度控制范圍為35%-45%。
　　
　　歸檔電子文件在形成單位（部門）的保管，也應(yīng)參照上述條件。
　　
　　第十二條　電子文件歸檔每滿一年對涉及的電子文件形成單位（部門）和檔案室的設(shè)備更新情況進行檢查登記。設(shè)備更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時間不少于3年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進行處置。
　　
　　第十三條　檔案室對保管的電子文件應(yīng)定期進行檢驗、轉(zhuǎn)存。
　　
　�。�1）對磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于20%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施；
　　
　�。�2）磁性載體上的電子文件，每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時保留不少于4年。
　　
　　第十四條 歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門和個人不得擅自復(fù)制電子文件；利用歸檔的電子文件，應(yīng)使用拷貝件；利用時要遵守保密規(guī)定；利用者對歸檔電子文件的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。
　　
　　第十五條　歸檔電子文件的鑒定和銷毀，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，且應(yīng)在辦理審批手續(xù)后實施；屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦寫載體上，應(yīng)連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除，不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。
　　
　　第十六條　檔案室應(yīng)及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。
　　
　　第十七條 本辦法自印發(fā)之日起施行，解釋權(quán)歸學(xué)院綜合檔案室，未盡事宜參照國家其他有關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。

【大學(xué)電子文件歸檔及管理辦法】相關(guān)文章：

檔案歸檔工作自查報告01-07

檔案歸檔自查報告（精選6篇）10-07

大學(xué)教職工請銷假管理辦法08-25

檔案歸檔工作自查報告13篇01-14

檔案歸檔工作自查報告(13篇)01-14

檔案歸檔工作自查報告14篇01-07

檔案歸檔工作自查報告(14篇)01-07

檔案歸檔自查報告范文（通用13篇）10-01

檔案歸檔工作自查報告通用13篇01-14

檔案歸檔工作自查報告合集14篇01-07