政府辦公室做好精簡(jiǎn)公文工作的實(shí)踐與思考

　　政府辦公室做好精簡(jiǎn)公文工作的實(shí)踐與思考
　　
　　作者/彭玉祥
　　
　　公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效用和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。離開(kāi)了公文，黨政機(jī)關(guān)就無(wú)法辦公，黨委政府的決策就不能及時(shí)貫徹落實(shí)；但如果公文過(guò)多過(guò)濫，公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性就可能在執(zhí)行過(guò)程中大打折扣。因此，精簡(jiǎn)公文一直是中央多年來(lái)的具體要求，也是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)長(zhǎng)期探索致力解決卻無(wú)法從根本上有效解決的問(wèn)題。各級(jí)政府辦公室承擔(dān)著研究制定、審核印發(fā)、歸檔保存、開(kāi)發(fā)利用本級(jí)政府公文的重要職責(zé)，是帶頭執(zhí)行黨和國(guó)家精簡(jiǎn)公文要求的實(shí)施主體和具體執(zhí)行者。本文就政府辦公室如何做好精簡(jiǎn)公文工作談點(diǎn)認(rèn)識(shí)，與廣大同仁商榷。
　　
　　一、政府辦公室公文過(guò)多過(guò)濫的不利影響
　　
　　公文過(guò)多過(guò)濫，不僅會(huì)影響政府在人民群眾中的形象，也會(huì)直接影響公文的權(quán)威性、嚴(yán)肅性。一是導(dǎo)致辦公成本增加。以一年增加100份文件，平均每份文件用紙10頁(yè)、印發(fā)300份計(jì)算，一年就要新增用紙30萬(wàn)頁(yè)，而一份公文從開(kāi)始起草到形成初稿、校核稿、審簽稿等，在付印之前至少要打印5份各類初稿或?qū)徍灨澹?00份文件至少又要消耗用紙5000頁(yè)，這樣，除了印刷耗材、設(shè)備磨損等經(jīng)費(fèi)和大量人力投入外，一年僅新增公文用紙費(fèi)用就要2萬(wàn)元左右。二是與中央三令五申精簡(jiǎn)公文的要求相悼。難以想象，一級(jí)政府連中央的一貫要求都沒(méi)有完全執(zhí)行好、落實(shí)好，又怎樣為下級(jí)政府和部門帶好頭、作表率？三是容易引起下級(jí)政府的反感，削弱公文的權(quán)威，致使相關(guān)政策在執(zhí)行時(shí)出現(xiàn)“缺斤少兩”的情況。公文的嚴(yán)肅性、政治性和權(quán)威性特點(diǎn)，決定了每一件公文的制發(fā)都應(yīng)該嚴(yán)肅認(rèn)真、審慎對(duì)待，不能隨意而為、破壞規(guī)矩。如果文件過(guò)多，下級(jí)人員忙于公文閱讀，根本就沒(méi)有時(shí)間去謀劃工作、落實(shí)部署。如果同一項(xiàng)工作，上級(jí)政府今天印發(fā)“意見(jiàn)”、明天下發(fā)“通知”、后天又發(fā)來(lái)傳真，就不能不讓下級(jí)反感，一旦下級(jí)對(duì)上級(jí)的工作安排產(chǎn)生抵觸情緒，執(zhí)行時(shí)就可能出現(xiàn)拖拉辦理或“克扣”政策的情況。
　　
　　二、政府辦公室公文長(zhǎng)期精簡(jiǎn)不了原因淺析
　　
　　公文難以精簡(jiǎn)的原因，需要辯證地分析和看待，既要看到因工作需要出現(xiàn)的正常公文增量，也要看到人為因素導(dǎo)致的非正常公文增量。大致有五個(gè)方面的原因：一是新增工作任務(wù)安排必須行文。隨著政府經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、市場(chǎng)監(jiān)管、社會(huì)管理、公共服務(wù)四大職能的不斷深化和拓展，工作中必然會(huì)出現(xiàn)一些新事物、有一些新工作需要部署，這是政府辦公室公文中的絕對(duì)增量，是不能精簡(jiǎn)的。二是重新調(diào)整指標(biāo)目標(biāo)需要行文。對(duì)過(guò)去已行文作出安排的工作，雖然公文還在有效期內(nèi)，但由于科學(xué)性、前瞻性不夠，涉及的指標(biāo)、目標(biāo)已經(jīng)不適應(yīng)發(fā)展的需求，需重新行文調(diào)整。三是監(jiān)管缺失導(dǎo)致升格行文。有些部門職責(zé)范圍內(nèi)的工作，本來(lái)以部門名義行文即可，但部門希望能以政府或政府辦公室名義下發(fā)，片面、簡(jiǎn)單地認(rèn)為這樣做力度更大、層次更高，容易引起重視。四是上級(jí)部門在工作考核中提出不符合規(guī)定的要求迫使下級(jí)行文。一些上級(jí)部門為了推進(jìn)自身工作，直接安排下一級(jí)政府對(duì)某專項(xiàng)工作進(jìn)行安排，否則在年度目標(biāo)考核中就要減分，盡管這種要求不符合《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的規(guī)定，但下級(jí)政府為了不被扣分，無(wú)奈之下只得行文安排。五是政府為議事機(jī)構(gòu)或中介機(jī)構(gòu)越俎代庖行文，由于長(zhǎng)期受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)思維的影響，一些屬于政府設(shè)置的議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)或中介機(jī)構(gòu)直接安排的工作，政府大包大攬，代其行文。
　　
　　三、政府辦公室精簡(jiǎn)公文的對(duì)策建議
　　
　　一是制定“一條紅線”，實(shí)行發(fā)文計(jì)劃目標(biāo)管理、按照中央精簡(jiǎn)“文山會(huì)�！钡木�神，辦公室在年初時(shí)可以根據(jù)上級(jí)和本級(jí)黨委、政府年度工作總體安排，大致明確本年度精簡(jiǎn)公文的目標(biāo)比例，對(duì)年度發(fā)文進(jìn)行目標(biāo)管理。當(dāng)然，制定的目標(biāo)不能成為“硬規(guī)定”，要預(yù)留一定彈性空間，在圍繞既定目標(biāo)嚴(yán)控行文的同時(shí)，還可根據(jù)各階段工作任務(wù)適時(shí)調(diào)整。
　　
　　二是嚴(yán)格“五個(gè)不發(fā)”。政府辦公室是政府的中樞機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著服務(wù)政府、服務(wù)基層、服務(wù)群眾的職責(zé)，并受政府委托代表政府對(duì)外部署工作，一定程度上代表了本級(jí)政府的整體形象。發(fā)文作為政府辦公室履行“三服務(wù)”職責(zé)的手段之一，發(fā)文效果的好壞直接影響著人民群眾和下級(jí)部門對(duì)政府形象的評(píng)價(jià)，因此，必須高度重視發(fā)文、審慎對(duì)待發(fā)文、嚴(yán)格把關(guān)發(fā)文，杜絕發(fā)文的隨意性、盲目性和不科學(xué)性。圍繞這個(gè)總體要求，政府辦公室在辦文時(shí)應(yīng)該做到“五個(gè)不發(fā)”：不發(fā)檢查、督查專項(xiàng)工作的公文；不發(fā)收集某行業(yè)資料、材料的公文；不發(fā)屬于部門履行職能、開(kāi)展行業(yè)工作的公文；不發(fā)屬于議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)履行職責(zé)或應(yīng)交由市場(chǎng)中介機(jī)構(gòu)辦理的公文；對(duì)已在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)發(fā)放了領(lǐng)導(dǎo)講話稿的，會(huì)后不發(fā)專門刊載領(lǐng)導(dǎo)講話稿的公文。
　　
　　三是堅(jiān)持“四個(gè)一律”，杜絕升格發(fā)文。 “格”就是“規(guī)矩” “規(guī)范”， “出格”就會(huì)“破壞規(guī)矩”“打亂規(guī)范”，發(fā)文是一項(xiàng)有規(guī)可依、有章可循的工作，絕不允許“不拘一格”地任意升格、降格。政府辦公室應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，做到該由辦公室制發(fā)的公文不委托其他部門制發(fā)，應(yīng)由下級(jí)制發(fā)的公文不統(tǒng)包統(tǒng)攬，努力使行文“歸位”。具體工作中，要始終堅(jiān)持“四個(gè)一律”：對(duì)屬于部門、議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)或中介機(jī)構(gòu)履行自身職責(zé)的事項(xiàng)，一律交由相關(guān)職能部門和機(jī)構(gòu)直接行文；對(duì)上級(jí)業(yè)務(wù)部門有關(guān)工作安排需要本級(jí)行文貫徹落實(shí)的，一律由對(duì)口業(yè)務(wù)部門制定文件下發(fā)；對(duì)仍在有效期內(nèi)的公文需要重新調(diào)整、修改相關(guān)指標(biāo)的，一律由業(yè)務(wù)部門直接行文調(diào)整修改；對(duì)政府成立的議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，除組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)或主任、副主任人員調(diào)整由政府辦公室行文外，其他組成人員因工作變動(dòng)需要調(diào)整的，一律由該議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)行文。
　　
　　四是巧用“三種方法”減少公文。第一種方法，集中管理使用文號(hào)。文號(hào)可用來(lái)統(tǒng)計(jì)發(fā)文數(shù)量，文號(hào)的多少體現(xiàn)了精簡(jiǎn)公文的成效，從一定意義上說(shuō)，減少了文號(hào)也就減少了公文。因此，在不影響公文法定性質(zhì)、功能作用的情況下，對(duì)涉及內(nèi)容相同或相近的諸多事項(xiàng)，完全可以按照歸類方法集中使用一個(gè)文號(hào)統(tǒng)一印發(fā)，不必一一單列成文編號(hào)。比如涉及幼兒教育、基礎(chǔ)教育、高中教育的三個(gè)文件，可以直接用印發(fā)的形式將三個(gè)文件作為附件統(tǒng)一印發(fā)；對(duì)下級(jí)部門購(gòu)置公務(wù)用車的批復(fù)，可以集中歸類為一個(gè)文號(hào)批復(fù)，不必一一行文批復(fù)。這樣不但可以減少文號(hào)達(dá)到精簡(jiǎn)公文的目的，更重要的是便于同一類公文集中歸類存檔、檢索查找。第二種方法，不用法定文種。 儻政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定的15個(gè)文種都屬于公文數(shù)量統(tǒng)計(jì)的范疇，每一個(gè)文種都有其相應(yīng)的功能和適用范圍。但在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)遇到一些特殊情況，比如對(duì)某項(xiàng)工作只帶有初步安排的性質(zhì)，沒(méi)有形成最后決定，但又必須用這個(gè)初步安排的意見(jiàn)去指導(dǎo)工作，或者因各方面原因不能用公文形式印發(fā)相關(guān)工作安排的意見(jiàn)但又必須形成備查材料，在這種情況下，可以不用法定文種，而用備忘錄、資料備查等形式做好相關(guān)記載。特別是政府召開(kāi)的專題會(huì)議，沒(méi)有形成具體要求、具體決定的，或者會(huì)議主持人認(rèn)為沒(méi)有必要形成紀(jì)要的，完全可以用備忘錄、資料備查等形式記錄會(huì)議情況、記載會(huì)議達(dá)成的共識(shí)。第三種方法，授權(quán)或委托下級(jí)。授權(quán)或委托的本質(zhì)是上級(jí)對(duì)下級(jí)決策權(quán)力的下放，也是一種職責(zé)的再分配。政府可以根據(jù)部門職責(zé)，將一些應(yīng)由政府行文安排的事項(xiàng)授權(quán)或委托部門行文辦理。比如對(duì)人民代表、政協(xié)委員提出的議案、提案的辦理答復(fù)，可以按議案、提案涉及的內(nèi)容授權(quán)或委托相關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理；對(duì)國(guó)土資源的登記工作，可以委托國(guó)土資源部門用“專用章”進(jìn)行管理。這都是授權(quán)或委托下級(jí)行文的最好實(shí)證。
　　
　　當(dāng)然，精簡(jiǎn)公文不能“一刀切”，不能片面地認(rèn)為就是不發(fā)公文、少發(fā)公文。任何一份公文的制發(fā)都需要文秘部門認(rèn)真把關(guān)，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，做到該行的文一個(gè)不少，不該行的一個(gè)不行，可行可不行的一律不行，用實(shí)際行動(dòng)把中央精簡(jiǎn)公文的要求落到實(shí)處。
　　
　�。ㄗ髡邌挝唬嘿F州省畢節(jié)市人民政府辦公室）