建設工程檔案管理制度

　　工程檔案管理制度
　　
　　一、總則
　　
　　一、為了加強TQ－04標段檔案的收集、整理、立卷、歸檔管理，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)營管理、施工生產(chǎn)中的作用，根據(jù)《江蘇省高速公路建設項目檔案管理規(guī)范》以及有關各類檔案管理的規(guī)定、規(guī)范、條例、辦法等要求，制定本檔案管理制度，確保建設項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性，達到“建一流交通工程，創(chuàng)一流工程檔案”的目標。
　　
　　二、檔案工作是企業(yè)管理、施工生產(chǎn)管理、技術管理的重要組成部分，各分部應根據(jù)分管業(yè)務內(nèi)容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、積累、整理、歸檔工作，把此項工作做為考核本分部工作的一部分。
　　
　　三、檔案管理體系與職責
　　
　　經(jīng)理負責檔案的全面工作，工程技術檔案，由項目總工主管。項目經(jīng)理部誠懇接收通啟高速公路建設總指揮部的指導和檢查。
　　
　�。ㄒ唬� 主管經(jīng)理
　　
　　1、組織經(jīng)理部、分部技術部門，貫徹執(zhí)行本制度的各項規(guī)定，并負責監(jiān)督檢查。
　　
　　2、負責檔案工作的總體安排，定期檢查檔案工作。
　　
　　3、布置和檢查各項工作的同時要布置和檢查檔案文件材料的形成和歸檔。
　　
　�。ǘ�）檔案管理室
　　
　　1、檔案管理室由工程部負責，貫徹執(zhí)行本制度統(tǒng)一管理檔案。
　　
　　2、負責檢查和協(xié)助各分部及有關資料管理員做好文件材料的形成、積累、整理和立卷歸檔工作。
　　
　　3、對各分部檔案管理的質(zhì)量好壞，給予獎勵和處罰。
　　
　　4、 參加建設項目竣工及重要設備開箱的文件材料驗收工作，專職或兼職檔案管理員必須參加。
　　
　　5、工程技術檔案由項目總工負責，由工程部主任根據(jù)《公路工程竣工驗收辦法》或合同中規(guī)定要求進行收集組卷，移交通啟高速公路建設項目檔案室，并辦理移交手續(xù)。
　　
　�。ㄈ�）各分部
　　
　　1、各分部接收檔案管理室的業(yè)務指導和檢查，在工作中接收主管領導和檔案管理室負責人的領導。
　　
　　2、檔案管理員對接收的檔案進行分類，編號，登記，統(tǒng)計和日常必要的整理。
　　
　　四、經(jīng)理部、分部應加強對檔案工作的領導，由分部經(jīng)理領導分管分部此項工作。并應將檔案工作納入工程計劃管理之中，納入施工管理及考核范圍，納入有關領導和工程技術人員的崗位職責，納入經(jīng)濟責任制，建設項目專職檔案或兼職檔案員要參加工作例會和工程質(zhì)量評定會，參加設備開箱、參加各單項驗收和工程項目總驗收。
　　
　　二、文件材料的形成、積累、整理、歸檔和移交
　　
　　一、高速公路建設項目文件材料要字跡清楚，圖畫整潔，簽署完備，文件材質(zhì)優(yōu)良，不得用易褪色的書面材料書寫、繪制。歸檔文件材料應為原始件。
　　
　　二、做好施工記錄、檢驗試驗記錄、交工驗收記錄和各種表格匯總簽證施工組織設計、圖紙會審記錄，施工日志，變更設計報告，設計變更通知單，開工報告，施工技術總結等，按規(guī)定在工程竣工驗收前編制好竣工圖，并加蓋竣工圖章，由施工單位負責人審核簽字。
　　
　　三、在職責范圍內(nèi)做好與高速公路建設項目有關的文件材料的收集、積累工作，按《江蘇省高速公路建設項目文件材料歸檔范圍內(nèi)及保管期限表》的要求將具有查考利用價值的各種形式與載體的文件均收集齊全。
　　
　　四、高速公路建設項目形成的全部文件在歸檔前必須進行系統(tǒng)整理。其分類組卷做到科學合理，充分保持卷內(nèi)文件有機聯(lián)系，歸檔案卷要符合《江蘇省高速公路建設項目檔案、案卷質(zhì)量標準》的要求，分類編號方法依據(jù)《江蘇省高速公路建設項目檔案分類編號表》執(zhí)行。
　　
　　五、編制檔案總目錄，分目錄，移交單位和接收單位目錄。歸檔的案卷質(zhì)量必須符合下列十條標準。
　　
　　1、歸檔文件、齊全完整；
　　
　　2、分類清楚，保持聯(lián)系；
　　
　　3、題名確定，容易查找；
　　
　　4、卷內(nèi)排列，系統(tǒng)條理；
　　
　　5、保管期限準確；
　　
　　6、密級劃分恰當；
　　
　　7、藍圖折疊，符合要求；
　　
　　8、卷皮書寫，正楷整法；
　　
　　9、案卷裝訂，整齊美觀；
　　
　　10、聲像資料，清楚清晰。
　　
　　六、在高速公路建設項目完成后三個月內(nèi)將項目檔案文件向建設單位移交、歸檔。
　　
　　七、向管理單位移交時應辦理檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容，案卷數(shù)，圖紙份數(shù)，并有完備的清點、簽字等交接手續(xù)。
　　
　　八、負責對全部工程歸檔文件的匯總整理，并根據(jù)江蘇省高速公路檔案分類編號體系完成案卷的編目工作。
　　
　　附：1、工程檔案管理流程圖
　　
　　2、工程檔案管理組織機構圖

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