寫在第61個秘書節(jié)之際

寫在第61個秘書節(jié)之際
　　
　　作者/程林盛

　　自從1952年美國兩位資深秘書提議政府設立秘書節(jié)（周），后由國際專業(yè)秘書協(xié)會(ProfessionalSecretarieslntemational，現(xiàn)已改為國際行政專業(yè)協(xié)會 Intemational Association of AdmirustrativeProfessionals)確認設立秘書周和秘書節(jié)以來，世界各國廣泛將每年四月的最后一個完整星期定為“國際秘書周”，該周星期三定為“國際秘書節(jié)”，旨在肯定秘書工作者所作出的貢獻，并鼓勵年輕朋友們投身秘書職業(yè)。這也是國內外僅有的幾個以職業(yè)命名的節(jié)日之一，其他如護士節(jié)、記者節(jié)、教師節(jié)等�？梢�，秘書節(jié)（周）對全世界在這個崗位上辛勤工作的人員來說意義重大。
　　今年是第61個秘書周（4月22—28日）和秘書節(jié)（4月25日），同時適逢秘書周和秘書節(jié)60周年。這也是繼去年11月我國教育部正式將秘書學列入本科專業(yè)目錄后的第一個節(jié)日，也算是給秘書節(jié)（周）的一份厚禮吧。
　　
　　一、秘書的角色認知
　　
　　秘書這一職業(yè)有著悠久的歷史。從古代的史官、師爺、秘書郎等幕僚性質的職位，到如今各行各業(yè)的一個常設性職位，秘書不再僅僅是上司的“抄寫員”、“錄字員”、“接線員”等“打雜人士”，而已成為專業(yè)的行政管理工作者。這一發(fā)展使得秘書的傳統(tǒng)角色不斷褪色，溝通性和管理性逐漸增強，成為“決策者的守門人”、“主管與員工的橋梁”、“組織的門面”、“主管的情報員”。這一角色職能的變化凸顯了這個職業(yè)的重要性。
　　
　　二、秘書的職業(yè)定位
　　
　　據(jù)不完全統(tǒng)計，目前秘書這一職業(yè)已經(jīng)進入熱門行業(yè)排行榜，甚至在部分地區(qū)進入了前十名。我們在招聘會現(xiàn)場常會看到很多用人單位在招聘秘書、助理等人員，這只是從職業(yè)角度而言，這一職業(yè)的定位還有待凝聚。從秘書職業(yè)發(fā)展來看，它正由打雜型走向專業(yè)化、職業(yè)化和社會化。在制度層面，國際上有各種秘書職業(yè)資格和從業(yè)認證考試，如劍橋辦公管理國際證書考試、LCCIEB（倫敦工商會考試局）秘書證書考試、IAAP（國際職業(yè)秘書協(xié)會）秘書資格考試等；在國內，我國原勞動與社會保障部于1997年制訂了《國家職業(yè)技能標準（秘書）》《國家職業(yè)資格鑒定規(guī)范（秘書）》，并于1998年試行國家秘書職業(yè)資格鑒定考試，2000年出臺了《招用技術工種從業(yè)人員規(guī)定》，其中要求從事秘書職業(yè)者需持證上崗。這是我國秘書職業(yè)制度化、專業(yè)化和職業(yè)化的開端。隨著今天秘書學正式進入本科專業(yè)目錄，其社會價值將進一步體現(xiàn)，這是對高等秘書學教育的肯定與促進，也是社會職業(yè)規(guī)范化管理的開始。
　　
　　同時，各行各業(yè)的用人單位還需用新的眼光認識秘書這個職業(yè)。2012年秘書節(jié)（周）的活動主題已由國際行政專業(yè)協(xié)會發(fā)布，為“秘書，辦公室的脈搏”（Admins，thePulseoftheOffice）。該協(xié)會認為：“過去六十年，由于新工具、新科技以及經(jīng)濟與文化的影響，帶來行政崗位的巨大轉變，行政人員（秘書）是辦公室內穩(wěn)定而有效率的核心，能確保職務在精確、準時而又節(jié)約的狀況下執(zhí)行完畢。在如此復雜的經(jīng)濟形勢下，行政人員就是各項事業(yè)的引擎；在這個需要準確、快速、高效處理信息的時代，行政人員（秘書）就是‘數(shù)據(jù)大師’（mastersofdata）。他們在執(zhí)行任務的時候，還需擔當傳統(tǒng)角色下成為許多顧客、客戶和員工的守門人（gatekeepers）。因此，他們就是辦公室的脈搏�！泵}搏是生命運行的象征，脈搏的正常搏動代表著組織的正常運轉，一個主管掌控了脈搏，就基本掌控了整個組織的運轉。所以，秘書職業(yè)在今天的行業(yè)發(fā)展、組織運轉中起著關系組織命脈的作用。但究竟有多少行業(yè)與單位能夠正視這個“脈搏”的作用，還需要對秘書職業(yè)重新定位。
　　
　　三、秘書的職業(yè)建設
　　
　　秘書職業(yè)的準確定位，決定著秘書人才的創(chuàng)新培養(yǎng)。當前走向職場的秘書工作者，要么是高職高專培養(yǎng)的技術型秘書，他們主要擅長于打理雜務；要么是正規(guī)院校培養(yǎng)的文科非秘書專業(yè)畢業(yè)生，他們由于沒有接受過秘書專業(yè)的科班訓練，對秘書職業(yè)的角色認知還不夠明朗，在崗位上依舊是重復處理雜務的角色。這種狀況致使秘書職業(yè)的發(fā)展受阻，甚至秘書學科的建設無法取得突破，在整個教育領域，本科以上層次的秘書專業(yè)畢業(yè)生寥寥無幾�，F(xiàn)在秘書學已經(jīng)名正言順，從原來寄生于漢語言文學專業(yè)下的母子學科變?yōu)槊撎ビ谄涞逆⒚脤W科，并且逐步向管理學科靠攏，希望秘書界趁著這次契機，深化秘書學專業(yè)教育，提升職業(yè)秘書的社會知名度與認可度，推進秘書技能的專業(yè)化、秘書工作的規(guī)范化、秘書觀念的職業(yè)化、秘書制度的體系化、秘書職責的制度化——我以為這是秘書學學科建設的一個目標。
　　
　　秘書職業(yè)化體系的構建需要秘書學教育界、秘書職業(yè)界、用人單位和國家人力資源主管部門合力完成，將已有的制度與規(guī)范落到實處，并配套完善秘書從業(yè)者的社會保障體系、用人機制與培訓體系以及職稱評定體系，從而開拓秘書職業(yè)正常發(fā)展的渠道，避免因秘書使用過程中的不規(guī)范產(chǎn)生秘書腐敗、秘書跳槽、工作不力等負面效果，從而使得秘書職業(yè)走上職業(yè)化發(fā)展的軌道，以適應日益激烈的市場競爭和市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，促進工作效率的提高與人力資源的合理配置，形成人盡其才、崗盡其責、事盡其成的良好局面。
　　
　　四、優(yōu)秀職業(yè)秘書必魯?shù)臈l件
　　
　　秘書這一職業(yè)盡管在我國的現(xiàn)代化進程中逐步為各行各業(yè)所重視，但在社會上還有很多誤解，如秘書常被人們當作“吃青春飯的”、“小蜜（秘）”，也常成為“潛規(guī)則”、“性騷擾”等敏感話題中的中心人物。事實上，秘書職業(yè)非常崇高，它對從業(yè)者有很高的要求，特別是在現(xiàn)代化的辦公條件和復雜的人際關系環(huán)境下，秘書必須創(chuàng)新思維、善理事務、敬業(yè)樂群、崇尚道德、追求卓越。
　　
　　21世紀的秘書絕不能再像傳統(tǒng)秘書那樣被動適應環(huán)境，消極地等待主管的命令去行事。秘書工作者不僅要具備從業(yè)所必需的基本素養(yǎng)（如忠誠、保密、高尚、任勞任怨等）、基本知識（如寫作、文書、檔案、財務、法律等）和技能（如辦公自動化、攝影等），而且要具備處理復雜事務和應對危機的能力，如信息鑒別和整合能力、減壓能力、公關能力、國際交流能力、時間管理能力、人際關系管理能力等。這是新世紀對職業(yè)秘書的素質要求。
　　
　　同樣，企業(yè)或組織也要為職業(yè)秘書的發(fā)展創(chuàng)造良好環(huán)境，如加強企業(yè)文化建設、實施人性化的組織管理，為職業(yè)秘書的成長盡可能提供幫助。
　　
　　在21世紀這個新的時代，誰掌握了信息誰就能占據(jù)主動，而秘書在這一點上優(yōu)勢明顯，這將為他們承擔更多的輔助決策職責提供便利。因此，今天的秘書將比以往任何時候更需要充實自己的資訊接獲與處理能力，從而不斷提高適應社會的競爭力。
　　
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