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牢固樹立四種意識提高公文寫作水平
牢固樹立四種意識提高公文寫作水平
口甘正氣
公文寫作能力是機關(guān)工作人員必備的重要能力之一。古人欽慕“上馬擊狂胡，下馬草軍書”之人，今人也常要求公務(wù)員“筆桿子會搖、嘴皮子會翻”，或者“提筆能寫、張口能說、遇事能辦”。根據(jù)多年工作的經(jīng)驗和教訓(xùn)，筆者認(rèn)為要提高公文寫作能力，應(yīng)牢固樹立四種意識。
一是要牢固樹立“研究者”意識。從某種意義上說，公務(wù)員比研究員更需要搞研究，因為這是正確決策的需要，公務(wù)員如果對問題沒有深入研究而草率決策造成的破壞性后果比研究員要嚴(yán)重得多。在起草公文前，起草者一定要對有關(guān)問題進(jìn)行深入研究。如果只是起草通知、函、會議紀(jì)要，研究單項的、具體的問題就夠了；如果起草大型的報告、領(lǐng)導(dǎo)講話和綜合性工作匯報，則要對全盤工作作深入、細(xì)致、全面的研究。
1．要研究本部門本單位的職能、職權(quán)、職責(zé)，將應(yīng)該做什么工作，可以做哪些工作研究透。2．要研究本單位的歷史，至少是最近五年的歷史，深入了解已經(jīng)做了哪些工作，有什么問題和不足，有什么需要改進(jìn)的地方，有什么固定的工作模式和行之有效的工作，還要了解哪些是經(jīng)常性、常規(guī)性、持續(xù)性工作，哪些是臨時性、緊急性工作。這些可借助《年鑒》、本單位本部門的各種資料匯編以及機關(guān)歷年的內(nèi)部刊物獲得。3．要研究本單位本部門的工作規(guī)劃、工作安排、工作要點。4．要研究本單位本部門的運作機制，掌握本單位是怎么開展工作的，如本單位的內(nèi)部機構(gòu)、二級單位、指導(dǎo)單位的運作情況，以及單位的工作制度，如辦公會議、黨組會議、主委會、常委會、全會、代表大會召開的頻率和主要議程，以便提前收集相關(guān)資料和素材。5．要研究上級機關(guān)對本單位工作的要求、指示、批示，弄清上級機關(guān)希望本單位本部門怎么開展工作。這可以借助于上級單位下發(fā)的文件以及主辦的網(wǎng)站和刊物了解，也可以通過上級單位領(lǐng)導(dǎo)人的講話了解。6．要研究外地兄弟單位兄弟部門的工作情況，看看別人是怎么做的，了解外地工作進(jìn)展情況，看看外地工作是否有所創(chuàng)新，是否有可以借鑒的先進(jìn)經(jīng)驗。進(jìn)行這些研究之后，撰寫公文就有了基礎(chǔ)，寫起來就會駕輕就熟，且立意會比較高。
二是要牢固樹立“領(lǐng)導(dǎo)者”意識。要時刻牢記公文寫作是代領(lǐng)導(dǎo)立言，公文以單位、部門名義上報或者下發(fā)體現(xiàn)的是領(lǐng)導(dǎo)者的思路，所以公文起草者必須杜絕“起草者自己的話越多，越體現(xiàn)起草者水平”的思想，牢記公文是對領(lǐng)導(dǎo)者思想的記錄和整理，而不是起草者自己獨出機杼。起草者的工作是將領(lǐng)導(dǎo)者的思想、思路表達(dá)準(zhǔn)確、完整、曉暢，而不是將領(lǐng)導(dǎo)者的思想任意解釋或者隨意增刪、修改。
三是要牢固樹立“接受者”意識。任何公文都有其“接受者”或者說“受眾”。會議講話的“受眾”是全體與會者，匯報的受眾是上級單位領(lǐng)導(dǎo)，情況介紹的受眾是兄弟單位的同志。公文起草者在起草公文時一定要心里時刻裝著“受眾”，揣摩受眾的心理，根據(jù)受眾的接受能力和不同身份撰寫公文。如果受眾是基層群眾和全體干部職工，公文用語就要盡可能生動、形象，通俗易懂，講道理要深入淺出，多舉例子、多擺事實，盡量少用枯燥的數(shù)字或者深奧的理論；如果受眾是兄弟單位同仁或者上級單位領(lǐng)導(dǎo)，對于本部門本單位的特色提法、工作要予以一定解釋，否則受眾會一頭霧水；如果受眾是學(xué)者專家，則要把相關(guān)問題的復(fù)雜性、艱巨性闡述清楚，
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不妨使用專業(yè)術(shù)語，這樣有利于受眾思考，提出好的意見建議�？傊�，在起草公文時，公文起草者一定要站到受眾的角度想問題，確保每句話受眾都能接受、都能理解。
四是要牢固樹立“編校者”意識。公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性，決定了起草者一定要有“編校者”意識，確保公文零差錯。雖然正式文件下發(fā)時都有校核程序，但是公文起草者這關(guān)最重要，首先自己要審校好。1．公文中絕對不能有錯別字，要反復(fù)校對，對沒有把握的字詞，要查閱字典、詞典，秘書工作者的案頭應(yīng)該有一本字典。不要生造誰也不懂的形容詞、動詞，也不要因文害意、以文害意。2．公文中絕對不能有錯誤的話。引用上級領(lǐng)導(dǎo)講話、上級文件以及本單位本部門文件精神，一定要核對原文，確保準(zhǔn)確無誤，對于上級領(lǐng)導(dǎo)指示和上級文件中的原話禁止斷章取義或者任意增刪。3．防止出現(xiàn)錯誤的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)一定要反復(fù)核對，拿不準(zhǔn)的數(shù)據(jù)要向統(tǒng)計局核實。4．公文中要杜絕病句，不能因為病句損害公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。5．文風(fēng)要保持一致。公文語言講究簡潔，不需要廢話；公文文風(fēng)講究莊重，不需要狂熱；公文表達(dá)講究理性，不應(yīng)摻雜個人情緒。因此在公文中盡量少用詩意的語句或者個性化特征非常明顯的語句，也不要使用非常學(xué)術(shù)化的詞語。對于剛從事公文起草工作的同志而言，公文初稿完成后，反復(fù)校對7遍以上很有必要；即使從事公文起草工作多年的同志，也要校對3～4遍。另外，公文在送交領(lǐng)導(dǎo)審閱前一定要按照規(guī)定處理好文字格式、排好版面，打印并裝訂。
（作者單位：民進(jìn)湖南省委辦公室）
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