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加強高校組織機構(gòu)代碼證書管理工作的實踐與思考
加強高校組織機構(gòu)代碼證書管理工作的實踐與思考口馮勁濤 葉碩
組織機構(gòu)代碼是國民經(jīng)濟信息化的重要基礎(chǔ),在推進(jìn)社會信用體系建設(shè)和電子政務(wù)、電子商務(wù)活動中發(fā)揮著重要作用。近年來,隨著組織機構(gòu)代碼應(yīng)用的愈加廣泛,高校在與外單位辦理業(yè)務(wù)時,被要求出示組織機構(gòu)代碼證書或提供組織機構(gòu)代碼證書復(fù)印件的情形越來越多。組織機構(gòu)代碼證書作為高校的“身份證”,在日常管理工作中,如何做到既維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益,又很好地服務(wù)于高校的教學(xué)、科研、育人工作,是學(xué)校辦公室需要認(rèn)真思考的工作問題和主動實踐的工作內(nèi)容。
一、組織機構(gòu)代碼的含義與功能
準(zhǔn)確理解組織機構(gòu)代碼的含義是規(guī)范組織機構(gòu)代碼證書管理的重要前提。組織機構(gòu)代碼是指國家主管機關(guān)根據(jù)代碼編制規(guī)則編制,在全國范圍內(nèi)賦予每一個組織機構(gòu)(依法設(shè)立的機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位,社會團(tuán)體以及其他組織機構(gòu))唯一的、始終不變的識別標(biāo)識碼,由8位數(shù)字(或大寫拉丁字母)本體代碼和l位數(shù)字(或大寫拉丁字母)校驗碼組成。組織機構(gòu)代碼證書是組織機構(gòu)代碼識別標(biāo)識的載體和法定憑證,分為正本(紙質(zhì)證書)和副本(紙質(zhì)證書和電子證書)。
1996年,國家技術(shù)監(jiān)督局、國家稅務(wù)總局聯(lián)合發(fā)布的《關(guān)于在換發(fā)稅務(wù)登記證工作中使用(全國組織機構(gòu)統(tǒng)一代碼證書)的通知》(技監(jiān)局綜發(fā)[1996]114號),首次強制性要求包括高校在內(nèi)的組織機構(gòu)納稅人提供(儉國組織機構(gòu)統(tǒng)一代碼證書》,否則稅務(wù)機關(guān)一律不予換發(fā)和辦理稅務(wù)登記證件。隨后,全國人事管理信息系統(tǒng)、銀行賬戶管理系統(tǒng)、外匯管理系統(tǒng)、公安車輛管理系統(tǒng)、海關(guān)通關(guān)系統(tǒng)、社會保障系統(tǒng)和住房公積金管理、出國境管理、網(wǎng)絡(luò)域名備案等諸多與高校人、財、物管理及日常運行息息相關(guān)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域先后將查驗組織機構(gòu)代碼證書、采集相關(guān)數(shù)據(jù)作為辦理業(yè)務(wù)的必要前提。可以說,組織機構(gòu)代碼證書已成為高校教育教學(xué)、科學(xué)研究、社會服務(wù)不可或缺的基本證件。
二、清華大學(xué)規(guī)范組織機構(gòu)代碼證書管理的做法
組織機構(gòu)代碼證書的重要性日益凸顯,對高校辦公室管理工作的規(guī)范性提出了更高要求。多年來,清華大學(xué)學(xué)校辦公室在著力打造一支高素質(zhì)工作隊伍的基礎(chǔ)上,堅持以規(guī)范管理服務(wù)學(xué)校事業(yè)健康發(fā)展,不斷加強組織機構(gòu)代碼證書規(guī)范化管理,逐步摸索出了一套行之有效的做法。
(一)制定規(guī)章制度,規(guī)范組織機構(gòu)代碼證書申領(lǐng)流程
清華大學(xué)現(xiàn)有15個學(xué)院、56個系及幾十個校機關(guān)職能部處,均存在借用組織機構(gòu)代碼證書或申領(lǐng)證書復(fù)印件的情形,且經(jīng)辦人員變動較為頻繁。隨著學(xué)校各項事業(yè)的發(fā)展,每年借用組織機構(gòu)代碼證書或申領(lǐng)復(fù)印件的申請數(shù)都在1000次以上。為避免因辦事程序隨意導(dǎo)致工作出現(xiàn)失誤或錯誤,推動辦公室工作科學(xué)化、規(guī)范化管理,以規(guī)章制度的形式明確學(xué)校組織機構(gòu)代碼證書管理流程非常必要。
清華大學(xué)根據(jù)國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局頒布的《組織機構(gòu)代碼管理辦法》及《北京市組織機構(gòu)代碼管理辦法》有關(guān)規(guī)定,不斷摸索分析組織機構(gòu)代碼證書管理工作規(guī)律,并將其制度化為“院系申請一部門審查——校辦核準(zhǔn)”三項基本環(huán)節(jié)。首先,經(jīng)辦人根據(jù)所辦業(yè)務(wù)要求,填寫借用組織機構(gòu)代碼證書(或其復(fù)印件)申請表,內(nèi)容包括申請證件類型、事由、擬歸還時間、經(jīng)辦人姓名及其聯(lián)系方式等,報所在單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋公章。然后,由相關(guān)校級職能部處對申辦事項的合法性(如購買易制毒化學(xué)品等)、出示組織機構(gòu)代碼證書或提供證書復(fù)印件的合規(guī)性進(jìn)行實質(zhì)性審查并出具審查意見。最后,學(xué)校辦公室對所填寫的申請表格及職能部處審查意見進(jìn)行審查后,核準(zhǔn)是否出借組織機構(gòu)代碼證書或提供證書復(fù)印件。同時,學(xué)校辦公室對提供的每一份組織機構(gòu)代碼證書復(fù)印件編號登記,并要求借用人在復(fù)印件上現(xiàn)場填寫具體用途和有效期,以確保組織機構(gòu)代碼證書復(fù)印件規(guī)范使用。
(二)創(chuàng)新管理工作機制,不斷提高工作效率與服務(wù)質(zhì)量
工作方式方法與程序的創(chuàng)新可有效提高組織機構(gòu)代碼證書的管理水平。清華大學(xué)行政辦公地點分散各處,有的職能部門因主管業(yè)務(wù)眾多又下設(shè)若干辦公室分管具體事務(wù),有時院系為一件事情往往要往返于校內(nèi)多個地點或者同一部門的不同辦公室之間,需耗費大量時間和精力。針對這一情況,學(xué)校辦公室以服務(wù)學(xué)校中心工作、提高工作效率為出發(fā)點,對歷年申領(lǐng)組織機構(gòu)代碼證書復(fù)印件情況進(jìn)行統(tǒng)計分析,通過整理發(fā)現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)有兩個主要特點:(1)類型相對集中。因開展國際合作與交流、科研、財務(wù)、物業(yè)管理(辦理固定電話)等業(yè)務(wù)而申請的比重很大。(2)流程較為規(guī)范。相關(guān)職能部門因經(jīng)常辦理此類業(yè)務(wù),且對上級主管部門業(yè)務(wù)規(guī)定較為熟悉,早已形成一套相對固定有效的操作流程。由此,學(xué)校辦公室研究決定,對申領(lǐng)業(yè)務(wù)相對集中的若干部處如科研院、國際處等進(jìn)行校內(nèi)授權(quán),學(xué)校辦公室向其批量提供組織機構(gòu)代碼證書復(fù)印件,受權(quán)部處負(fù)責(zé)對其核準(zhǔn)院系使用組織機構(gòu)代碼證書復(fù)印件情況嚴(yán)格登記備案,每年定期向?qū)W校辦公室反饋申領(lǐng)明細(xì)。這樣,院系經(jīng)業(yè)務(wù)部處審查后即可領(lǐng)取復(fù)印件,極大地提高了辦事效率。
學(xué)校辦公室還定期組織工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)組織機構(gòu)代碼相關(guān)知識及規(guī)范性文件,鼓勵結(jié)合工作實際開展調(diào)研和深入探討,力爭每個人都成為組織機構(gòu)代碼管理工作的行家里手;同時采取多種方式不定期地與各部處、院系辦公室人員及經(jīng)常辦理借用事宜的工作人員等進(jìn)行工作交流,組織相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),最大限度地減少了工作過程中的摩擦,提高了整個隊伍的協(xié)同工作能力。
當(dāng)前,學(xué)校辦公室正在現(xiàn)有公文管理與查詢系統(tǒng)基礎(chǔ)上研發(fā)一套更加符合高校管理工作實際需求的協(xié)同辦公系統(tǒng),并考慮將組織機構(gòu)代碼證書申領(lǐng)實行網(wǎng)上審批管理,以進(jìn)一步提高辦公室工作的信息化水平。
多年實踐證明,制定規(guī)章制度、加強隊伍建設(shè)、創(chuàng)新工作機制,顯著提高了學(xué)校組織機構(gòu)代碼證書的借用效率,有力加強了基層部門工作的規(guī)范性,大大減少了工作失誤,進(jìn)一步提高了管理工作的綜合水平?梢灶A(yù)見,隨著我國社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展,組織機構(gòu)代碼涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域?qū)絹碓蕉唷H绾螀^(qū)分情況做好組織機構(gòu)代碼證書管理工作,還需要我們在今后的工作中不斷探索、思考與完善。
。ㄗ髡邌挝唬呵迦A大學(xué)黨委辦公室、校長辦公室)
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