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秘書論文:談如何做好機關協(xié)調(diào)工作
秘書論文:談如何做好機關協(xié)調(diào)工作協(xié)調(diào)工作,是各級機關的一項基本職能,也是機關工作人員的一項基本職責。武警部隊的雙重領導管理體制,對做好機關協(xié)調(diào)工作提出了更高的要求。實際工作中,協(xié)調(diào)工作名目繁多、林林總總。如何做好機關協(xié)調(diào)工作呢?
一、吃透任務。主要做到“五清”。一是搞清協(xié)調(diào)范圍,明確協(xié)調(diào)對象,這是做好協(xié)調(diào)工作的前提。二是搞清協(xié)調(diào)事項,明確要協(xié)調(diào)的問題,這是做好協(xié)調(diào)工作的核心。三是搞清協(xié)調(diào)目標,明確要達到的目標,這是衡量協(xié)調(diào)成功與否的關鍵。四是搞清協(xié)調(diào)時間,明確時間節(jié)點,這是調(diào)控協(xié)調(diào)進度的尺碼。五是搞清上級意圖,明確對協(xié)調(diào)工作的具體要求,這是確保協(xié)調(diào)工作順利進行的重要依據(jù)。做到這“五清”,協(xié)調(diào)者對協(xié)調(diào)任務就有了總體把握,具體協(xié)調(diào)時就能做到心中有數(shù)。
二、系統(tǒng)謀劃。常規(guī)謀劃好兩個系統(tǒng):一是謀劃好與協(xié)調(diào)任務密切關聯(lián)的工作大局,就是找準協(xié)調(diào)任務在整個工作系統(tǒng)中的位置、所發(fā)揮的作用以及與之直接關聯(lián)的其他工作事項,確保協(xié)調(diào)任務與全局工作同頻共振、渾然一體。二是謀劃好協(xié)調(diào)任務本系統(tǒng)。遵循系統(tǒng)論原理,按照事理邏輯規(guī)律,將協(xié)調(diào)任務分解細化成若干事項。情況簡單事項的協(xié)調(diào),拉出工作綱目即可;復雜事項的協(xié)調(diào),應視其為一項工程,并將其分解,依時間次序排列,經(jīng)過綜合統(tǒng)籌形成協(xié)調(diào)工作方案。為形象直觀、條理清晰、一目了然地展示協(xié)調(diào)工作流程,常常附以表格或流程圖。在系統(tǒng)謀劃中要特別注意,分解細化協(xié)調(diào)任務時應當考慮周延、全面,不漏項。
三、擇優(yōu)方法。協(xié)調(diào)工作的方法多種多樣、不計其數(shù),具體情況具體運用;老方法不適應了,應當在實踐中創(chuàng)新新方法。常規(guī)的協(xié)調(diào)方法有以下五種:一是電話協(xié)調(diào)法。適用于簡單的、一事一結的工作協(xié)調(diào)。二是單獨當面協(xié)調(diào)法。適用于協(xié)調(diào)面小、情況需要當面說清楚并表示尊重協(xié)調(diào)對象的事項。三是書信協(xié)調(diào)法。適用于情況較復雜、電話里一時說不清或不便當面協(xié)調(diào)的事項。四是公文(公函)協(xié)調(diào)法。適用于機關與機關之間協(xié)調(diào)重要事項、明確協(xié)調(diào)身份,并以此作為協(xié)調(diào)依據(jù)的公務協(xié)調(diào)。五是會議協(xié)調(diào)法。適用于協(xié)調(diào)面大、協(xié)調(diào)事項多等綜合性工作的協(xié)調(diào)。實際工作中常常諸法并舉,擇優(yōu)而用。
四、信息貫通。實際工作中,情況在不斷發(fā)生變化,保持協(xié)調(diào)中的信息暢通十分重要。實踐中應當把握好三點:一是密切關注和了解掌握來自上下接口的各種信息,切實把握住各種變化了的情況以及協(xié)調(diào)中遇到的新情況新問題。二是依據(jù)變化了的情況及時修正工作方案,相應調(diào)整協(xié)調(diào)內(nèi)容、方法和步驟。三是第一時間將調(diào)整后的工作方案傳達到各有關協(xié)調(diào)單元,確保協(xié)調(diào)工作同步整體推進。協(xié)調(diào)者應充分發(fā)揮樞紐作用,及時做好上情下達、下情上報,確保協(xié)調(diào)信息全程、全方位暢通。
五、謙恭友善。協(xié)調(diào)者謙恭友善的態(tài)度,對被協(xié)調(diào)者保持應有的尊重,對保證協(xié)調(diào)工作進度和質(zhì)量起著重要作用。工作中應當做到:第一,要態(tài)度和善,切忌盛氣凌人。盛氣凌人不僅有損自身形象,而且不易被別人所接受,會增加協(xié)調(diào)工作的難度。第二,要文明用語,切忌出語傷人。文明用語,既表現(xiàn)了對別人的尊重,也體現(xiàn)了自身的素質(zhì)、涵養(yǎng),協(xié)調(diào)中容易贏得對方的理解、尊重和支持。第三,要不厭其煩,切忌急躁、抱怨。協(xié)調(diào)中情況總在發(fā)生變化,有時變化還非?,協(xié)調(diào)方案勢必要隨之修改和調(diào)整,工作就會出現(xiàn)反復和忙亂,也容易引起協(xié)調(diào)者的急躁和埋怨情緒。因此,必須清醒地認識到,變化是絕對的,不變才是相對的,從而在實際工作中主動去適應這種變化。
(作者單位:武警總部司令部)
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