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生活教練：讓工作效率UP起來
1.確定方向 不走冤枉路
俗話說："馬壯車好不如方向?qū)?，這句話的典故來自春秋戰(zhàn)國時(shí)期，有位夫子備了很多物品，欲前往南方楚國，便向路人問路，路人答："此路非往楚國。"夫子說："我的馬很壯，沒關(guān)系。"路人又再強(qiáng)調(diào)這不是去楚國的方向，夫子依然固執(zhí)的說："我的車很堅(jiān)固。"路人只好嘆息的說："這不是往楚國的方向�。�"方向錯(cuò)誤，再怎么努力都枉然。
仔細(xì)想想做這項(xiàng)工作的重點(diǎn)是什么，希望藉此得到什么結(jié)果，這樣做之后是不是真的能得到想要的結(jié)果，與你的主管及上下游流程的同事一同討論，再?zèng)Q定整個(gè)方向及流程。
小箴言：光是忙碌是不夠的。問題在于：我們到底在忙些什么？----美國自然主義作家亨利·大衛(wèi)·梭羅（Henry David Thoreau）
2.做行事歷及項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃
事先做好計(jì)劃表可以幫助你理清想做完的事，你可以利用以下的工具：
·計(jì)算機(jī)軟件，例如Outlook內(nèi)有計(jì)劃表、行程表和日歷。
·日歷或是商務(wù)日志。
·自行設(shè)計(jì)的簡單表格。
以一天的計(jì)劃表來說，首先列出你必須做的事，這些是你今天的首要工作；然后再列出應(yīng)該做的事，以及可以做但并不急于一時(shí)的事。然后評估各項(xiàng)工作所需的時(shí)間，再?zèng)Q定如何把時(shí)間分配到這些工作上。記住，應(yīng)該把最重要的事情放在一天中狀況最好的時(shí)間內(nèi)去做。一天的時(shí)間規(guī)劃完成后，可以延伸成一周的計(jì)劃，決定一周內(nèi)最重要及必須做的事。每天要確認(rèn)行程是否照計(jì)劃進(jìn)行。
小箴言：知道計(jì)劃何時(shí)開始，就開始列進(jìn)度，但不要讓做計(jì)劃的時(shí)間取代了執(zhí)行的時(shí)間。----波士頓顧問公司副總裁史塔克（George Stalk）
3.運(yùn)用系統(tǒng)思考，工作分門別類進(jìn)行
養(yǎng)成把握重點(diǎn)，循序漸進(jìn)，集中力量的習(xí)慣，決定次序，從最重要的事情著手。我們必須先決定哪一個(gè)工作比較重要，必須優(yōu)先去做；那些比較不重要，可以緩辦。不考慮優(yōu)先次序所產(chǎn)生的另一結(jié)果，常是一無所成，而且被拖延或耽擱的事情，等之后再提出時(shí)，往往已失去時(shí)效性。
·依工作的重要性決定完成工作的優(yōu)先級。
·依工作的重要性決定投入工作的時(shí)間。
·同性質(zhì)、同種類、類似性高的工作一次解決。
·不斷地思考是否有更有效率的工作方法。
·避免用過大的手段達(dá)成較小的目的以造成浪費(fèi)，如殺雞焉用牛刀。
小箴言：不要浪費(fèi)時(shí)間做"垃圾"工作，去做那些會增加你生產(chǎn)力的工作。----心理學(xué)與行為專家羅貝塔·羅史（Roberta Roesch）
4.事前準(zhǔn)備需周到
在工作過程中再花時(shí)間去尋找所需的資料或工具，只會事倍功半，徒增出錯(cuò)的機(jī)會。事前即將一切所需都準(zhǔn)備好，即取即用。
·隨時(shí)準(zhǔn)備好"最新"的信息："資料"的隨時(shí)更新與增刪，可以讓我們永遠(yuǎn)掌握到最新的訊息，并隨時(shí)將它做好整編、歸類等的工作，以供我們隨時(shí)掌握最新的狀況，并可迅速做出正確的思考判斷。
·要有"工具庫"的觀念：隨時(shí)將自己的知識、經(jīng)驗(yàn)、技能等，做好轉(zhuǎn)換成工具的觀念，以便隨時(shí)可以拿出來運(yùn)用，或重新組合，以便縮短時(shí)間、提高效率，增加更多的成功機(jī)率。
·尋找自己的"良師"：在公司內(nèi)外尋求一群具備不同專業(yè)技能與職位的良師，藉由良師的經(jīng)驗(yàn)、智能與人脈關(guān)系，可以提供各類的協(xié)助。
小箴言：當(dāng)你在做小事情的時(shí)候，你必須想"大事情"，以便讓所有的小事情都能朝正確的方向前進(jìn)。----趨勢專家艾文·托佛勒（Alvin Toffler）
5.不斷學(xué)習(xí)新的知識與技能
在十倍速生涯里，工作變換得快，工作速度本身也快，加上外在環(huán)境及產(chǎn)業(yè)新知識加速產(chǎn)生，若不加緊學(xué)習(xí)腳步，就可能像老牛拖著重車，或是一個(gè)折舊嚴(yán)重的汽車卻開在高速公路上一樣，不僅充滿了無力感，更會遭受時(shí)代無情的淘汰。"苦干"是成功的充分或基本條件，但它并不能保證成功，今天我們還要聰明工作，只有不斷學(xué)習(xí)才能提升工作效率及創(chuàng)新。
不斷學(xué)習(xí)對工作能力的增進(jìn)很重要，綜觀古今中外成功人士，或是觀察卓越企業(yè)的主管，主動(dòng)發(fā)問、參加課程，甚至只是默默觀察別人怎么做，都能從中學(xué)習(xí)到新知與技術(shù)，再消化出更有效的做事方法與解決問題之道。
小箴言：今天要追求成功，和是否擁有能夠開花結(jié)果的知識、知識多少與能夠開花結(jié)果成正比。----企管顧問與作家畢德士（Tom Peters）
有創(chuàng)造力，才不會為了一些問題苦思對策，在無例可循的情況下，急得像熱鍋上的螞蟻，坐立難安。時(shí)時(shí)評估創(chuàng)意帶來的好成果，在過程中你會領(lǐng)悟到，利用創(chuàng)意來解決問題是一種快樂而有趣的事，培養(yǎng)創(chuàng)意絕對是企業(yè)人必備的技巧之一。
培養(yǎng)創(chuàng)造力的方法有以下幾種：
·開放心胸，經(jīng)常注意周遭的環(huán)境，就像科學(xué)家一樣善于觀察四周的一舉一動(dòng)，就可發(fā)現(xiàn)很多新方法能解決老問題。
·檢視所有可能的方案，千萬別因"不可能"、"幼稚"、"沒人成功過"或是"從沒聽說過"而輕易放棄。
·善用自己的第六感，保有敏銳的感覺，放松身心，運(yùn)用你的靈感，突破思維的限制。
·抽離各個(gè)解決問題方案的精華，予以分類整理，再重新組合，看看彼此的關(guān)系如何，能否衍生出新的觀點(diǎn)。
小箴言：現(xiàn)在的公司需要很多好點(diǎn)子才能應(yīng)付各種改變，但往往斤斤計(jì)較員工是否準(zhǔn)時(shí)上班。----管理專家馬克·艾普勒（Mark Eppler）
7.適當(dāng)?shù)膃化工具輔助
高科技能幫助你節(jié)省時(shí)間，不過先決條件是要選適合自己的，考量你希望它為你做什么？它對你有用嗎？購買軟件前你需先做研究，確定它的功能符合你的需求，要讓e化工具確實(shí)幫你提升效率，請遵循以下步驟：
·請教同時(shí)熟悉科技產(chǎn)品與你的工作內(nèi)容的高手，了解你正考慮采用的工具有哪些利弊，是否能節(jié)省時(shí)間、提升生產(chǎn)力，增加你的工作優(yōu)勢。
·列一張采購評量表，跟賣場的銷售人員再討論一次。
·花點(diǎn)時(shí)間練習(xí)該工具的基本技巧，這時(shí)候所花的時(shí)間，將來都會加倍帶來利益。
一般會使用的e化工具，包括計(jì)算機(jī)及各式管理軟件、備份系統(tǒng)、電子郵件、網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)（包含線上服務(wù)、全球信息網(wǎng)、新聞布告欄等）、個(gè)人數(shù)字助理（PDA）、行動(dòng)電話、掃描儀等，即使平常使用的電話、傳真機(jī)、錄音機(jī)等，其實(shí)都有一些功能可以提升效率。
小箴言：如果你不了解科技，就永遠(yuǎn)不可能讓科技成為你的幫手。----新格無線通訊（Cingular Wireless）執(zhí)行長史帝芬·卡特（Stephen Carter）
要讓工作有效率，分工合作甚至找專家?guī)兔Χ际欠椒ㄖ唬跈?quán)是節(jié)省時(shí)間的終極武器，也是增加效率的法寶。投資一點(diǎn)時(shí)間常常和你的員工溝通，會產(chǎn)生很大的效益，尤其要讓他們搞清楚狀況，否則他們就不可能分擔(dān)工作負(fù)荷。
以下基本原則幫助你更有效地授權(quán)：
1.決定什么事要授權(quán)出去。授權(quán)和交托正常工作任務(wù)是不同的。授權(quán)是交付某人完成你的工作職責(zé)，但是你保有控制權(quán)，并負(fù)有責(zé)任。
2.說明清楚你要的結(jié)果。一般來說，被授權(quán)者都會用自己的方式去完成任務(wù)，如果你希望運(yùn)用特定的方法來完成，一開始就要讓對方知道。
3.清楚界定責(zé)任。確定對方了解他所應(yīng)負(fù)的責(zé)任，如果他不了解任務(wù)及目標(biāo)，或是不符合你的期望，要重新仔細(xì)檢討整件事。
小箴言：高績效者會集中心力于解決問題，而不會集中心力于責(zé)怪問題的發(fā)生。----Performance Sciences Corp.總裁查爾斯·佳飛爾（Charles Garfield）
9.做好情緒管理
每份工作都有壓力，我們的壓力就在于自己的情緒管理上。情緒管理就像大禹治水一樣，最好能夠疏導(dǎo)，如果一股腦將不滿情緒發(fā)泄在工作或同事身上，只會讓工作受阻，代價(jià)更大。
丹尼爾·高曼（Daniel Goleman）提出提升情緒智商的五個(gè)步驟：
1.我想成為什么樣的人？想象一下幾年后自己想成為怎樣的人？思考一下自己典型的一天是什么樣子？
2.我到底是誰？看清自己的弱點(diǎn)很重要，但也要了解自己的長處。
3.我要如何改變？擬定計(jì)劃朝目標(biāo)去改變，按部就班，從自我覺醒開始練習(xí)。
4.改變要如何持續(xù)？改變要靠實(shí)踐，要一遍又一遍地提醒自己要打破過去的思考和行為模式。
5.找誰幫忙？要增進(jìn)情緒管理的能力，一定要有人幫忙，創(chuàng)造支持我們改變的環(huán)境。
小箴言：在他人所輕蔑的事獲得成功，是了不起的事。因?yàn)�，這必須克服他人和自己。----《笑傲職場》一書作者波德斯塔（Connie Podesta）
很多人都有一種錯(cuò)誤的觀念，以為多做一點(diǎn)事情，多花一點(diǎn)時(shí)間，就會有多一點(diǎn)代價(jià)�？墒�，人在筋疲力盡的狀態(tài)下，反而容易犯錯(cuò)，也許隔天醒來，又要從頭來過；這個(gè)時(shí)候，選擇休息一天，或許工作效率會更高。而且，計(jì)劃未必能完全按照期望進(jìn)行，此時(shí)，在時(shí)間表上留白，就有其必要性。
小箴言：讓每一分鐘上緊發(fā)條，然后適時(shí)放松，讓工作游刃有余，事業(yè)耀眼也能兼顧生活。----大學(xué)研究公司執(zhí)行副總裁里根（Lewis D. Eigen）
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