公司辦公設施管理規(guī)定

第一節(jié) 辦公設施管理

一、辦公設施分類

辦公設備：包括電腦、打印機、復印件、傳真機、服務器、軟件、等物品。

辦公家具：包括辦公桌椅、會議桌、洽談臺、文件柜等物品。

二、辦公設施采購

（一）辦公設施的采購，由行政部統(tǒng)一購買。每年年未由各部門提出下一年度購買需求，提交行政部匯總并編制下一年度辦公設施購置計劃和預算，經財務部復核、總經理審核后，報董事會審議。

（二）根據(jù)年度辦公設施購置計劃，由使用部門提出書面報告，經綜合行政部與財務部會審，報總經理批準后，歸口行政部購置。計劃外的辦公設施購置，除辦理以上手續(xù)外，需特別說明購置的理由， 并報董事會批準后實施。

（三）購置、建造單項價值在 5 萬元以上或總價值在 20 萬元以上辦公設施時，必須按招標方式進行，并報董事會備案。

三、辦公設施的管理

（一）辦公設施編號

1、辦公設施實行編號管理，由行政部會同財務部，在辦公設施交付使用的當天，進行登記并統(tǒng)一編號。

2、編號辦法：編號形式為：公司英文標識 + 分類符號+ 計算機代碼。

①辦公設備編號（****-YP-XXX；包括：電腦，打印機，軟件，服務器,傳真機等物品）。

②辦公家具編號（****-JJ-XXX；包括：辦公桌椅，會議臺，洽談臺, 文件柜等物品）。

（二）辦公設施標牌制作

1、定制統(tǒng)一的辦公設施牌，標牌的內容包括：公司英文標識 + 分類符號+ 計算機代碼。

2、標牌的材料為即時貼，由行政部會同財務部在辦公設施交付使用的當天，進行登記并貼上標牌。

四、辦公設施的異動管理

（一）辦公設施的租賃、出租、出借、抵押、擔保、調入、調出、報廢等，必須由使用部門提出書面報告，經行政部與財務部會審，由財務經理審核確認并報總經理批準后方可辦理相關手續(xù)。

（二）辦公設施的內部轉移，由使用部門或使用人提出書面報告，經行政部與財務部會審，報總經理批準后實施。

（三）按規(guī)定程序發(fā)生的辦公設施異動，行政部應在手續(xù)完成后的當天作相應的登記，并填寫《辦公設施異動通知單》，財務部應在手續(xù)完成后的三天內根據(jù)《辦公設施異動通知單》作相應的帳務處理。

（四）涉及辦理產權登記的辦公設施，由行政部負責辦理產權登記手續(xù)及根據(jù)產權變動情況辦理產權變更登記手續(xù)。

五、辦公設施的維修

由使用部門提出維修計劃并填寫《辦公設施維修申請單》，經行政部與財務部會審， 500 元以下維修費用，報副總經理批準； 500 元以上報總經理批準。

六、重大辦公設施的原始發(fā)票復印件由行政部負責妥善保存，做好登記帳，如經批準用于抵押需提交原始發(fā)票時，應留復印件保存，并做好相應的輔助登記帳，注明抵押合同號、抵押事項、抵押期限、債權人、經辦人、批準文件等主要內容，到期辦妥相關手續(xù)后，及時收回原始發(fā)票專門保管。 

七、因管理或使用不當造成辦公設施毀損、丟失的，由直接責任人承擔直接經濟損失。

八、行政部與財務部應每半年對辦公設施進行一次全面的核對清理，清理時應做到標牌與清單相符、清單與明細帳相符、明細帳與總帳相符。對于不符的，應查明原因，并在次月15 日前，將辦公設施清理情況專題報告公司領導，同時對辦公設施的變動情況提出處理意見或建議。

第二節(jié) 電腦管理

一、日常管理

（一）公司辦公電腦的安裝、調試、維護、保養(yǎng)、管理由公司行政部指定專人負責。

（二）公司電腦由各使用人負責保管。

二、使用需求申請

（一）硬件需求由使用人所在部門提出申請，送行政部做出計劃， 綜合行政部經理審核，費用在 500 元以下報財務經理批準，500 元以上報總經理批準。

（二）軟件需求由使用人根據(jù)工作、業(yè)務需要提出申請，由所在部門送行政部做出方案，由行政部經理審核，費用在3000 元以下由報總經理批準， 費用在3000 元以上報董事會備案。重大項目按招、投標方式進行。

三、注意事項

（一）公司員工應妥善設置和保管好開機密碼，不得將密碼，特別是財務軟件使用密碼泄露他人。

（二）盡量利用公司辦公網絡以無紙化方式處理公文，確需打印的資料，應妥善保存，不得無序擺放。

（三）不得在辦公電腦上玩游戲，未經批準，不得將外來盤插入電腦使用。

（四）個人筆記本電腦的硬盤不得存儲涉及公司機密的文件，凡機密文件出差時用軟盤（或其他存儲器）存儲，并妥善保管。

（五）不得私自將公司電腦外借或交外單位人員使用。

四、違則

公司電腦因人為因素造成損壞的，由使用人負責賠償，特殊情況以書面形式報公司領導，視原因酌情處理。

第三節(jié) 復印機管理

一、復印機機統(tǒng)一由行政部負責管理。

二、復印機使用完畢后，應按“清除”按扭，將復印機恢復至初始狀態(tài)，復印無效的文件應立即銷毀。

三、復印資料注意節(jié)約紙張，避免浪費。

第四節(jié) 傳真機管理

一、傳真機統(tǒng)一由行政部負責管理，并指定專人負責公司傳真接收。

二、每一份收到的傳真件都要按接收的部門或個人在行政部進行編號、登記,重要傳真件須復印一份在行政部存檔, 原件由行政部及時通知有關部門或個人領取。

三、每一份發(fā)出的傳真件都要按發(fā)出的部門或個人在行政部進行編號、登記后才能發(fā)出，重要傳真件須復印一份交行政部存檔。

四、嚴禁使用傳真機打電話。

五、無關人員無故不要進入傳真區(qū)域, 更不準擅自翻閱甚至取拿傳真件。

六、不得傳真私人資料和未經批準手續(xù)先行發(fā)出傳真。

七、傳真機的使用注意事項（不得把下列稿件傳入傳真機）

1、涂改液未干或稿件有涂層；

2、稿件有皺紋、折縫或嚴重卷曲；

3、破裂的稿件或稿件過厚；

4、炭紙或背面有炭的稿件。

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