##大學(xué)學(xué)生會(huì)檔案管理制度

大學(xué)學(xué)生會(huì)檔案管理制度

檔案工作是校學(xué)生會(huì)工作連續(xù)性，有序性的有力保障，為實(shí)現(xiàn)工作的正規(guī)化，特制定此項(xiàng)制度，以提高工作效率和工作質(zhì)量。

一、日常檔案工作辦法

1、校學(xué)生會(huì)檔案是學(xué)生會(huì)的組織干部管理、教育、活動(dòng)等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學(xué)生會(huì)至關(guān)重要的公共財(cái)產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。

2、校學(xué)生會(huì)檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理;各部門檔案由各部門部長整理，秘書處監(jiān)督管理，每一學(xué)期各部門將進(jìn)行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。

3, 校學(xué)生會(huì)檔案包括人事檔案,工作檔案,財(cái)務(wù)檔案及活動(dòng)檔案。

4、各部門策劃籌備的各項(xiàng)活動(dòng)的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。

5. 檔案形式要求：對(duì)于各部文檔案，應(yīng)有文本和電子兩種版本。對(duì)于磁盤、磁帶,CD,VCD等介質(zhì)，向辦公室索取檔案帶，待總結(jié)完后一并上繳。

6. 檔案上繳日期：在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)。

7. 檔案上交時(shí)由辦公室簽收。

二,檔案內(nèi)容要求：

（一）人事檔案 包括個(gè)人履歷簡介、年度工作鑒定，以及其它有關(guān)材料,由主席團(tuán)負(fù)責(zé)考察記錄。

      l、個(gè)人履歷簡介是校學(xué)生會(huì)成員的基礎(chǔ)檔案，由有關(guān)個(gè)人及部門填寫。

      2、年度工作鑒定是對(duì)大學(xué)學(xué)生會(huì)成員每年工作的評(píng)定，一式三份，每年由大學(xué)學(xué)生會(huì)送一份到被鑒定人所在學(xué)院，作為評(píng)定獎(jiǎng)學(xué)金、評(píng)選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會(huì)干部的依據(jù)之一。

      3、工作鑒定是大學(xué)學(xué)生會(huì)成員免職或畢業(yè)離校時(shí)對(duì)其總體工作的鑒定，由學(xué)校有關(guān)部門存入該學(xué)生檔案。

   （二）工作檔案 包括校學(xué)生會(huì)工作目錄，各部門工作檔案，上級(jí)及外單位來文以及其它有關(guān)檔案，由辦公室整理保管。

      l、大學(xué)學(xué)生會(huì)工作目錄是校學(xué)生會(huì)的大事記，按日期順序記錄，并標(biāo)上詳細(xì)內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁碼。

      2、各部門將其各項(xiàng)工作指示、活動(dòng)通知、會(huì)議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等認(rèn)真詳實(shí)地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項(xiàng)列入工作目錄。

        （三）財(cái)務(wù)檔案 包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)、表格等，由主席團(tuán)負(fù)責(zé)，定期檢查，詳見財(cái)務(wù)制度。

   （四）活動(dòng)檔案

      1、活動(dòng)檔案內(nèi)容包括活動(dòng)企劃書；活動(dòng)籌備情況；活動(dòng)及進(jìn)程結(jié)果；活動(dòng)新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。

      2、 活動(dòng)結(jié)束后由主辦部門及時(shí)寫出工作總結(jié)，并與以上材料一起及時(shí)辦公室歸檔。

三、檔案查閱辦法

1,查閱要求:

1)        各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關(guān)文件，但不得將有關(guān)文件作非工作之用。

2)        各部門借閱文件后，應(yīng)保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應(yīng)該及時(shí)歸還，若有遺失應(yīng)做出書面檢討，主席團(tuán)會(huì)做出相應(yīng)的警告、批評(píng)。

3)        查閱前請(qǐng)對(duì)照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號(hào)。

4)        認(rèn)真填寫索檔單，并由部長以上簽名。

5)        各部在指定時(shí)間辦理查檔手續(xù)，并同時(shí)告知辦公室歸還日期。

6)        檔案閱畢后請(qǐng)及時(shí)歸還，過期不還辦公室有權(quán)進(jìn)行查詢并作相應(yīng)處理。

2、借閱手續(xù)：

（1） 借閱檔案必須有證明，由主席團(tuán)授權(quán)后方可借閱，沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進(jìn)行注冊(cè)登記，登記時(shí)應(yīng)注明借閱人姓名、地址、借閱的內(nèi)容和時(shí)間等。

（2）借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)（包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員、記錄人），做到責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

 （3）借閱時(shí)間不得超過一周（主席團(tuán)同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評(píng)。

 （4）復(fù)制文件必須征得主席團(tuán)的同意。

8、外單位借閱校學(xué)生會(huì)工作檔案的，需向團(tuán)委提出書面申請(qǐng)，并經(jīng)主席簽字同意后方可，

秘書處的對(duì)外借檔案應(yīng)做好外借登記（包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員的個(gè)人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一周。

9、外借檔案不得為檔案原件。

 

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