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在學分制視域下對高校教學秘書工作的思考
在學分制視域下對高校教學秘書工作的思考一、學分制下教學秘書工作面臨的新問題
1.教學秘書本身的問題。①人員構成復雜。從目前教務秘書人員構成上看，來源極為復雜：有應屆本科畢業(yè)生，有轉崗的專業(yè)教師和輔導員，有專職的行政人員，也有引進高層次人才的隨調人員等。②業(yè)務能力參差不齊。有些教學秘書對所在學院的各專業(yè)教育規(guī)律和教學管理理論知之甚少，無法用理論來指導實踐工作。實踐證明，既有教育學專業(yè)背景又有一定教學經歷和教學管理經驗的教務秘書其業(yè)務能力相對較高，往往能夠創(chuàng)造性地開展工作，實際上，這樣的教務秘書亟缺。③待遇低，發(fā)展空間窄。目前各高校普遍實行崗位津貼制，主導精神是向教學科研一線、優(yōu)秀骨干教師、拔尖人才、管理骨干傾斜，這種分配制度改革有利于調動廣大教職工的積極性，有益于學校的長遠發(fā)展。但在身份認定的標準上應該充分認識到教務秘書的教學管理一線作用。教務秘書工作任務重，自由支配的時間不足，不能評職稱，個人發(fā)展空間一定程度受限。
2.教學秘書工作面臨的新問題。①面臨新的教學文件和教學運行機制的問題。學分制下，教學秘書將面臨的是不熟悉的新的教學文件（具有一定彈性和靈活度的各專業(yè)指導性教學計劃、課程內容簡介、選課指南等），新的基本制度（選課制、導師制），新的運行機制（選課運行體制、學籍管理運行體制）以及新的教學環(huán)節(jié)。教學秘書不僅需要面對每一位學生，每一位任課教師，以及教務處和相關職能部門，而且還需要了解每位教師的專業(yè)特長，每位學生的學習興趣，以便更好地進行協調工作。教學秘書如何采用有效的操作方法使各環(huán)節(jié)得以正常、有序的進行，對學分制的有效實施起著重要作用。②面臨復雜的課程安排問題。學分制管理的主要模式有很多類型，但無論哪種類型的學分制，其核心是選課制。學年制下的學生，從一進校門起，只能按照一個事先制定好的統(tǒng)一的嚴格的課程教學計劃進行學習。教學秘書按此教學計劃工作相對容易，相同專業(yè)，相同年級每班均執(zhí)行同一種課表。從管理角度來講較單純，透明度較高。改制后，允許并且鼓勵學生根據自己的能力和愛好，跨年級、跨專業(yè)、甚至跨系、跨校選修課程。數千人按照自己設計的課表選課，而且有的學生缺乏自我設計能力，不適應新的學習要求，盲目選課或趨易避難，或者對自己的選擇把握不定。這就給排課、選擇教師、組織考核、學分統(tǒng)計等帶來一定難度，極易產生管理上的某些混亂。③面臨復雜的學生學籍管理問題。目前，大多數高校的學籍管理體制都是根據國家大學生管理條例結合本院具體情況制定的學年制《學生手冊》，對學生獎勵、授予學位、學業(yè)警告等都做了明確規(guī)定。管理和操作起來相對容易。改制后，新的學分制《學生手冊》規(guī)定在學籍管理上實行學分績點制。即在學生成績總表中要將學分績點記載清楚，取消留降級，但在學期或學年中對于達不到規(guī)定的最低學分者，則應退學，以確保優(yōu)勝劣汰。由于選課制的產生，使每一位學生會有不同的成績總表，使得成績管理、學籍管理的過程繁雜化，這給教學秘書在操作時帶來相當大的麻煩。
二、教學秘書的特點和工作職責
1.教學秘書的特點。①輔助性。教學秘書是學院、系領導的參謀和助手。所以，輔助性是教學秘書工作的基本特征。所以教學秘書應兼有咨詢和補償功能。②服務性。教學秘書工作就是為學院、系領導和師生提供優(yōu)質服務的，要為領導的決策性工作創(chuàng)造方便條件，提高工作效率和質量。教學秘書要為院、系各部門服務，為教師和學生服務，只有全心全意為這三方面服務，才能保證學院、系教學任務的順利完成。③政策性。任何一個單位，任何一個領導都要在自己的工作中貫徹執(zhí)行黨和國家的方針、政策。作為助手的教學秘書，工作內容都與政策緊密相連，要認真貫徹執(zhí)行相關政策和規(guī)定。
2.教學秘書的工作角色。①稱職的參謀和助手。教學秘書隊伍是教學工作的最基層管理團隊，是面向師生的服務者，這就要求教學秘書明確角色、正確定位，協助部門領導做好日常教學管理工作。教學秘書要切實做好有關文件的貫徹執(zhí)行，維持正常的教學秩序，同時為領導和上級主管部門的決策提供可靠的第一手信息，在必要的情況下提出建設性的意見和建議，當好參謀助手。②求真務實的信息員。教學秘書是學校教務管理部門與具體教學單位間的橋梁，是師生溝通的紐帶，起著上令下達、下情上報，聯絡師生的重要作用。教學秘書是學校教務部門與具體教學單位的橋梁。同時，教師調（代）課和停課、教學安排、學生對教師教學手段與教學方法的意見和建議等，也通過教學秘書聯系和傳遞，是師生聯系的紐帶。③熱情周到的服務員。全面地服務教學、服務教師、服務學生，是教學秘書的中心任務和本職工作。教學秘書從事的工作是教學行政管理即教學管理，是對教學計劃實施過程中的常規(guī)管理，其主要目的是維持正常的教學秩序、保證教學任務的順利完成。真正把服務落實于各項教學管理工作中，為日常教學活動的順利進行保駕護航。④嚴謹的檔案管理員。在教學管理工作中，針對學校教學工作中發(fā)生的各類具有保存價值的文字、圖片、圖表、影像以及數據資料，教學秘書要有計劃地將其按一定順序或規(guī)則進行收集、整理、補充、存檔。比如，培養(yǎng)方案、教學大綱、教學工作量、教學日歷、教學進度表、教學課表、學生檔案、學生成績表、過往試卷、實習材料、畢業(yè)論文等，這些作為教學活動不可或缺的證據資料，因此必須做好教學檔案收集、整理、存檔，確保檔案的條理性、完整性和正確性。
三、做好教學秘書工作的路徑
實行學分制是一項系統(tǒng)工程，牽動著學校工作的方方面面。除以上列舉的諸多問題之外，還會有主輔修制、導師制、雙學位制等其他方面的問題，這就需要教學秘書充分認識到自己工作的特點和在工作中扮演的角色，以積極的態(tài)度，提高自己的水平，切實做好教學秘書的工作。
1.理論上要理解熟悉學分制。教學秘書首先要通過認真學習，全面理解學分制，提高理論水平。弄懂高校改革為什么要實行學分制，學分制與舊的學年制比較有什么優(yōu)勢。只有從理論上明白了，才能在實際工作中方向明確，做到心中有數。其次要熟悉學分制下的專業(yè)培養(yǎng)（教學）計劃以及選課原則，熟悉各專業(yè)的學分制指導性教學計劃，這有利于配合教師教學，指導學生選課。
2.思想上要明白管理就是服務。教學秘書要協助教學主任做好教學管理工作，既要協調好與上級主管部門教務處的關系，又要協調好與教師和學生的關系，對各方面工作都應做到熱情服務，盡量避免因為自己的疏忽造成工作損失。在與上級主管部門教務處聯系方面，做好教務處布置下來的工作。在與教師聯系方面，學生選課需要了解任課教師，因此，教學秘書必須了解每位任課教師的學歷、職稱、專業(yè)特長、學術成果、教學水平等基本情況，選課前對學生進行介紹，最好建立計算機庫，以便查尋。在與學生聯系方面，由于選課有一定的自由度，更容易造成工作混亂，因此，與學生的聯絡暢通顯得相當重要�？赏ㄟ^團學聯、學生干部建立一個完善有效的信息網絡，充分利用現代化的通訊設備，做到上情下達，下情上達，順暢無阻。通過這個網絡向學生發(fā)布選課情況、課程變化、考試安排、學習成績等各種信息，同時，學生反饋的信息，也可通過這個網絡很快反應到系里來。
3.工作中要提高管理水平和計算機應用能力。首先，要熟悉學院或系里整套的教學管理文件，了解各管理環(huán)節(jié)的工作程序。其次，整個管理要靠手工操作是難以辦到的，因此，必須應用計算機來展開工作。教學秘書應盡可能參與開發(fā)學分制的教務管理軟件。教學秘書熟悉教務管理的實際流程，以便用軟件能自動處理每個學生的選課單、各門課程的學時數等各種統(tǒng)計信息，自動統(tǒng)計形成各種標準報表，簡化教務管理中諸多煩瑣的工作。在學生成績管理模塊中應提供多種靈活的數據錄入瀏覽方式，特別是提供學生選課信息，并能自動生成學生補考、重修清單，以及進行成績績點、學分績點計算。在學籍管理模塊中應提供各種查詢統(tǒng)計方式，并快速組表輸出，自動篩選符合條件的學生，對不符合條件的學生自動生成未授學位、證書原因。
4.管理上建立目標競爭激勵機制。獎優(yōu)罰劣，優(yōu)上劣下，開展教學秘書之間的崗位競優(yōu)活動，對工作責任心強、業(yè)務水平高、業(yè)績突出的給予表彰和獎勵對在工作中推諉扯皮、不負責任、管理能力差、不適合教學秘書這一崗位的應給予處分或調離。這能有效調動教學秘書的工作積極性，促進教學管理事業(yè)的發(fā)展。
綜上所述，學分制下，教學管理的主要變化特點是由靜態(tài)管理變?yōu)閯討B(tài)管理，教學秘書在這由靜變動的過程中，應明確自己的職責，認識到發(fā)生的新變化，努力學習，熟悉理解學分制，提高自身的管理水平和計算機應用能力，主動熱情地為師生服好務，這樣才能適應改革，勝任工作。
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